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2020年2月の記事:お知らせブログ

PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

スライド1
PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

最近、PDFで請求書などの国税関係書類を授受することが増えてきています。

実態としては
PDF請求書を先に入手して、後日紙の請求書が届く場合と・・(A)
PDF請求書のみの場合があります。・・(B)

(A)は、
一般的には紙の請求書が原本として扱うことが多いようですが
電帳法的には、PDF請求書を原本として扱うことも可能です。
この場合、電帳法施行規則8条の要件が確保されていれば問題ないです。

(B)は
わざわざ紙に印刷されて保管している
印刷した紙の請求書をスキャナ保存している
電帳法を熟知して、電帳法施行規則8条の要件が確保して保存している

皆さん、上記のすべてのパターンと要件を把握されていましたでしょうか?

ここがPDFでの証憑授受の保管の肝!となります。

内部統制企業の実態を見てみましょう!
組織の業務の適正な処理の担保を明確に定めて、手堅く運用している企業で
電子決裁のWFやその中でのPDF添付が進んでいない企業は、
決済処理上、紙の「証憑台紙」などを印刷して、それに紙の請求書などを
添付して、回付して、各承認者の押印をされています。

この場合、せっかくのPDF請求書は、わざわざ印刷して、添付しなければならず
、その紙保管から脱却するには、スキャナ保存になる訳です。

スキャナ保存は、電帳法の中でも一番要件が複雑で要件数も多いので
可能であれば、ペーパーレスの電子決裁のWFやその中でのPDF添付に早期に
移行されることをお勧めします。

上記が、経理の支払業務に「働き方改革」に直結するBPO活動になります。
 
皆様の ヒントになれば 幸いです。
2020年02月06日 09:00

電帳法スキャナ保存でコピー機の危険性!利用中止すべきか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法 4条3項スキャナ保存制度の要件確保の中で
・大きさ情報
・解像度
・階調
・フルカラー
と言うものがあることは皆さん、ご認識の通りですよね!?

電子帳簿保存法 施行規則 第3条5項2号(以下抜粋)にスキャナの要件と電子化ファイルの情報保存の要件が規定されています。

イ スキャナ(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を使用する電子計算機処理システムであること。
(1) 解像度が、日本産業規格(産業標準化法(昭和二十四年法律第百八十五号)第二十条第一項(日本産業規格)に規定する日
    本産業規格をいう。以下同じ。)Z六〇一六附属書AのA・一・二に規定する一般文書のスキャニング時の解像度である二
    十五・四ミリメートル当たり二百ドット以上で読み取るものであること。★所謂200dpi★
(2) 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。★所謂フルカラー&256階調★

ハ 当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報を保存すること。
(1) 解像度及び階調に関する情報
(2) 当該国税関係書類の大きさに関する情報

---ここまで抜粋

最近、筆者がコンサルしている中堅企業でも、コピー機の設定上の問題が露呈しました。
事前に注意するように、指導していたのですが、発生していた問題は次のようなものです。

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
・ 階調が「二値」になっていて
・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた

これ等の問題の解説をすると

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
  → コピー機や複合機は、A4等の定型サイズのことしか考量されていない
  → 定型外の書類がある場合は、
    ・大きさ情報が読み取れる専用スキャナにする
    ・大きさ情報を入力する
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
  → 200dpiで設定しなおす

・ 階調が「二値」になっていて
  → 256階調で設定しなおす

・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた
  → 国税重要書類はフルカラーで全ページ処理するように設定る

などを考慮して、対応を強化しないと、保存義務違反となります。

その他
コピー機や複合機の問題点として、次の機能には厳重な注意が必要です。

・修正液や修正テープの美形処理:改竄痕跡を消すことになるので違反です。
・高圧縮PDF処理:解像度階調違反です。

不安な 方は お問い合わせください。
 
2020年02月05日 08:10

企業内で本来、国税関係書類の保管責任者はどこなのか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
本質的な問題を問います。

法人税法施行規則59条で青色申告法人の帳簿書類の保管について
納税地に7年間保管とされている中で
-----(原文抜粋)
(帳簿書類の整理保存)
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
----

その保管対象は
同条第三号
----(原文抜粋)
 
取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
----
規定されています。

しかしながら、
実態として

経理で保管されているのは
領収書
請求書
契約書
までで、他の書類の保管は、経理ではない、他部署に委ねられています。

当然、委ねられている他部署は
法令保存義務意識が低いので、適当な保存になっていることが散見されています。

そうです
実態として
見積書や注文書などは、決算が終了したら、廃棄されているケースが多いのです。

これは、法人税法上の書類保存義務違反になるのですが
国税一般書類(見積書や注文書など)は、重要度が低く、税務調査で対象になることが
殆どないため、書類保存義務違反自体が見過ごされていることが常態化されています。

本来であれば
・債権系は営業が保存責任
・債務系は購買が保存責任
・経理は、売掛&未回収管理と買掛&未払い管理と経費管理
の総合的な国税関係書類の管理体制を確立しておくことが、結果的に、
内部統制の強化になり、協業の信頼アップにつながり
税務コンプライアンス向上で良好な税務署とのつながり、評価アップになると考えます。

皆様も、他部署任せの、適当な国税関係書類の保管ではなく、この際考え直す機会にしてみては
いかがでしょうか?


 
2020年02月04日 15:16

「みなし承認」とは、どういう意味か?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法の場合の
「見なし承認」に関する規程は
第六条(電磁的記録による保存等の承認の申請等)に下記の通り規定されています。
 
---以下抜粋---

5 
第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がなかったときは、同日においてその承認があったものとみなす
一 当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日
二 当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日の前日
三 当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたものである場合 その提出の日から三月を経過する日

---ここまで抜粋

と、いうことで、
特に何もなければ、3カ月経過することで、承認されたとみなしてくれる訳です。

さて、ここで問題となるが、何かある、場合がある訳です。

いままで筆者のお客様が経験されたなかで、比較的問題になったことは
「どうされますか?」
と暗に「取り下げ」に誘導された案件がありました。

その時の理由は、特定の要件が、ご利用になられているシステムで
スカッと確保できなかった為です。
申請書提出後2カ月と25日以上経過してのギリギリの攻防でした。

お客様が我慢強く、筆者と相談の上、次善の策を引き出して、了解をギリギリ3カ月内で
行政側の了解を得て、みなし承認を獲得されました。

この時の、事例は、某一問一答に追加掲載されました。

皆様も苦労されないためには、初期の段階から、専門家に相談された方が良いですよ!

以上 ご参考になりましたでしょうか?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年02月03日 07:10

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