株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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2020年7月の記事:お知らせブログ

●●士法人コンサルが理解不足なスキャナ保存要件とその理由

営業教育・活動支援
スキャナ保存制度は電子帳簿保存法、同法施行規則で要件が規定されていて
且つ、
取扱通達や取扱通達趣旨説明で要件の解釈やその理由が解説されているます。
更に、
一問一答でユーザー向けにFAQが提示されている訳です。

これらを横断的に読み込んで、その知識の引き出しを整理して、問手の立場
になってコンサルするのは並大抵のことではないから「理解不足」が起こり
がちなのです。

さて、今回の事案ですが
1)「一の入力単位」と「検索」要件
2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち
の2つとなります。

皆様は大丈夫ですか?

少し解説していきましょう!

1)「一の入力単位」と「検索」要件

平成27年の取扱通達趣旨説明4-21を見てみましょう。

(一の入力単位の意義)

4-21 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
 

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。


筆者コメント:上記趣旨説明より以下の4つのことが明確です。
1 タイムスタンプの付与は一の入力単位ごと
2 一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの
3 お互いに関連性を持たない複数の国税関係書類をスキャンしても一の入力単位にはならない
4 台紙に小さなレシートを複数貼り付けた時、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、それぞれ適切に検索できること

皆さんは、知っていましたよね?



2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち

スキャナ保存 一問一答 問34 を見てみましょう

【質問】
タイムスタンプは、「一の入力単位ごと」に付すこととされていますが、このタイムス タンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電 磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

【回答】
まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

【解説】
規則第3条第5項第2号ロ(タイムスタンプ)の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁 的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタン プ・・・を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、
①一の入力単位である単ファイルごとにタイ ムスタンプを付す方法及び
②複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられ ます。
上記②の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが 改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証するこ とができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができ なくなります。
しかしながら、上記②の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ね て階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプ を付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、
また、このような 方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じて タイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタン プを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えあり ません。

如何でしょうか?
理解できましたか?

要するに、まとめて入れたバケツの中に怪しいデータがありますではなくて、バケツの中のデータが一つ一つ管理されていて、そのうちのどのデータが怪しいものか取り出せればよい訳です。本問は特定の企業の特定の技術を指しているのではないので、ある程度の表現で規定を留めていますが、実は本要件を実装するためには、さらに踏み込んだ実装が必要になってくる部分があり、各社が工夫を凝らしているのです。

余談ですが、
「書類書類毎」に検索できないとならないので、まとめてタイムスタンプが運用できても、知恵と工夫を働かせないと、法損要件違反や不効率な運用を強いられるわけです。
→ 取扱通達4-39「スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目」が参考になります。

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月17日 06:54

中堅企業のキーマンの要件理解が あやふやな 点と理由とは?!

ますだ行政書士事務所
中堅企業のキーマンの要件理解があやふやな点とは?!

全国版のTVコマーシャルを積極的に展開している
某中堅企業の電帳法「スキャナ保存」の導入検討のプロジェクトキーマンが
「タイムスタンプの一括検証」と「適正事務処理要件の定期検査」の理解がグダグダで
混同甚だしい自体に遭遇しました。

内容は、以下のような感じです。

質問者「検査結果は電子文書管理システムで保存されるのですよね?」
筆 者「検査とは、紙を捨てる前の定期検査のことですか?」

質問者「検査結果は保存しないとだめなんですよね?」
筆 者「タイムスタンプの検証は、いつでも、何度でもできて、国税要件としてその保存は不要です」
   「対して、定期検査は検査報告書を作成して、検査結果の保存が必要です。

質問者「両方が要件なのですね、よくわかりました」
筆 者「電帳法には基本の5要件と、スキャナ保存用の要件があるので、正確な要件知識を獲得していきましょう」
質問者「ありがとうございます」

このような感じでした。

理由は、電帳法を学んでいる自負はあっても、法令が読めていない。そして、セミナーなどで摘まみ食いして、偏った解釈で不完全なママであるからです。

皆様は、如何ですか?
大丈夫ですよね!?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月15日 12:44

請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応?

同行
「請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応?」
を少しかみ砕くと。

請求書のスキャナ保存を本気で検討している企業のプロジェクト某責任者曰く
・請求書とセットで納品書もスキャンしたい
・請求書は電帳法申請するが
・納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる

えーーーーーーーーーっ!

駄目です!(益田)
そんなこと、間違いです(益田)
納品書は国税関係書類の重要書類に分類されます。
何をもって、「納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる」との判断ができるのでしょうか?

まったくもって、駄目駄目です。

中堅企業の方でもこんなレベルです。

皆様は、大丈夫ですよね!?


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年07月14日 12:44

FAXデータ受注の注文書!それ国税関係書類ですよ!!

営業教育・活動支援
「FAXデータ受注の注文書!それ国税関係書類ですよ!!」

今週、某大手複合機ベンダーのソリューション担当営業より問合せが入りました。

お客様にFAXで注文書を電子ファイルで受信する仕組みを提供していて、注文書は紙に印刷して保存しているが、今後は電子保存したい。

と、言うことでした。
ここまでは、特に問題は無いのですが、次の発言にビックリしました。

発言内容
「注文書は電帳法対象外なので好きに電子保存してよいですよね?」

・・・・・・・
おもわず、ため息が出ました。
こんな知識しかないのに、注文書の電子受信のソリューションをよく担当しているなぁ・・・

仕方ないので、コメントしておきました。
「注文書は国税関係書類で電子保管を原本とする際は、電帳法の要件確保が必要です。」
「なお、電子受信した注文書は電帳法の10条電子取引制度ですよ」

と、説明しても、知識が無いようで、・・・ふーーーン的な反応でした。

困ったものです。
皆さんは大丈夫ですよね!!?


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
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2020年07月14日 11:32

実は電子取引よりも書類データ保存が効率的だ!と言う気付き

益田康夫
中堅企業の有償コンサル第2回での出来事です。

当初はIマートの請求書とRR明細の納品書の両サービスを利用されている
お客様だったので、電帳法10条「電子取引」での保存要件確保で検討していた。

しかし、結論は、電帳法10条「電子取引」ではなく、電帳法4条2項「書類」制度を
利用することに方針が変わったのです。

影響を与えた要素は、保存要件比較です。
結果的に、電帳法4条2項「書類」制度として申請が必要なものの、要件が少なく簡単
だったことです。

さらに決定打としては、両サービスにアップするための元データファイルは、自社の
業務システムに既に保存されていて、当該要件を既に確保できていることが判明した
為です。

手前味噌な話ですが、決めつけや誘導ではなく、フットワークを軽くして、制度比較し
ながら、コンサルできた典型的な事例です。

コロナ後の経理・購買業務でペーパーレスは喫緊の課題です。
また、正しい電帳法全体制度を俯瞰しての、お客様に寄り添ったコンサルがますます
重要になってきます。

これからも、今回の様に、頼られるコンサルとして精進してまいります。

皆様のお役に立てれば幸いです。
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
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Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月08日 19:16

電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察!

ますだ行政書士事務所
電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察
■ 電子化作業について
1 前提
   電子帳簿保存法_スキャナ保存制度_買掛請求書の電子化
2 対象
   内部統制用_バーコード付き証憑台紙
   関連する請求書
   請求書に関連するエビデンス類
3 運用
   BPO(作業委託)
4 作業内容など
   スキャニングによるPDF化 
   PDF化の際にバーコード情報からRename処理
   業務システムから出力したCSVファイルの、電子文書管理システム用のCSVファイルへのコンバート処理
   電子文書管理システム用のCSVファイルの特定列に「請求書の記載年月日」の入力
   PDFとCSVレコードの突合(突合正常・突合異常に仕分け)
   CSVレコード内に同一ファイル名があった際のPDFの複製処理
5 作業制限など
   データのアップロードは、固定IP縛り、でセキュアFTPを利用すること
   受領後概ね7営業日以内に作業を完了させること
   作業者と管理責任者を配置すること
   作業日誌を付けること
6 作業条件など
   請求書とCSVの整合性を極力確保して頂いて、提供して頂く
   ホッチキス留めは無し(クリップの方がベター)
   付箋は無し
   バーコード無しの請求書セットは混在無しで
   同一申請で「内部統制用_バーコード付き証憑台紙」を発行し直した場合は、必ずバーコードに太マジックで縦線を入れる
   薄い紙の場合、裏写りしたPDFページが作成する場合があるが、その確認除去は行わない
7 納品予定物
1) 請求書がありCSVがあったもの ○○件(請求書件数)
2) CSVがあるが請求書の無かったもの○○件(CSVレコードの行数)
3) 請求書があるがCSVの無かったもの●件(請求書件数)
4) 請求書はあったが、バーコードがなくスキャンしなかったもの2件(メモを入れているもの)
 
■ 運用基本手順
1)パソコンとスキャナのセッティング
2)上記基本動作確認
3)対象書類の確認
4)作業場の確認
5)以降 ルーチン
①作業フォルダの空を確認
②スキャナアプリの起動
③10件の請求書の準備
  「支払未承認リスト」外し
  ホチキス外し
  付箋外し
  BC付き台紙が単独か確認
   複数の場合は、2番目のBCにマジックで縦戦を入れる
  10セット出来たら、  
④スキャニング
⑤スキャニング結果のサムネイルから、結果の確認
⑥スキャニング「完了」(アプリ)ボタン押下
⑦作業フォルダーに出力されたpdfファイルの件数(紙投入の件数10との合致)と、ファイル名にザっと見て異常がないか確認(202005xxx等の見た目:簡易的な検査)
⑧上記確認済みを、作業フォルダー内の確認済みフォルダーに移動
⑨上記を繰り返して、最終的に、スキャナのカウンターを確認して総枚数を確認
⑩すべて完了したpdfをCSVと突合せする:「一括取込フィルタ」を利用※別途解説

■ 課題(紙請求書のスキャニング作業のその他注意事項)
1 輪ゴムのグループ →原状復帰する
2 黒金具の羽クリップ  →外すだけ 原状復帰無し
3 付箋 中、小  →外すだけ 原状復帰無し★つけないで欲しい
4 ホチキス  →★これが一段大変:つけないで欲しい(外すのに時間がかかるし、丁寧にしないと、破れる)
  →専用のホチキス用の治具が必要
5 バーコードの消しが不完全
  →★不要なバーコードがある場合は、マジックで縦線して欲しい  →これをしてもらわないと、工数が余分にかかる
6 A4サイズの幅を超えるもの  →振込用紙:仕方がないので、破線部で、分割してスキャンさせました。
7 ドットプリンターで、左右穴付きで、請求書と納品書が二重になったもの  →★左右の取り外しと請求書と納品書を分割して欲しい
  →納品書をどうするのか決めて欲しい
8 紙が薄いと、裏面に移ったものを、データとしてPDFのページしてしまう場合がある  →★この確認(削除)が余分に工数がかかる
  →白紙ページを許容して欲しい(削除しない)

■ 考察
1 電子化作業は専門業者にBPOした方が確実でスピーディである
2 社内で作業した場合は、他のメイン業務の兼任となるので、次の観点で不効率である
  ・スキャニングの手順の習熟が上がらない
  ・スキャニング後のCSV等の加工業務の習熟が上がらない
3 社内で人材の活用ができるのであれば、社内で専門チームを育成すべき
4 3が出来ない場合は、複数のBPO候補を競わせて、ベターなところを選定すべし
5 電子文書管理システムの選定から含めて、専門コンサルタントのアドバイスを受けた方が良い
   選定ポイント
   ・バーコート知識
   ・スキャナアプリ知識
   ・CVS加工知識
   ・pdfとcsvレコードのマッチング処理技能
   ・電子文書管理システムへのインポートのしやすさ
   ・インポート後のタイムスタンプ付与やヴァージョン管理等電帳法要件の確保の容易さ

以上 お役に立ちましたでしょうか?
 
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@antenna.co.jp
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特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年07月03日 09:45

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

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