請求書（控え）の印刷保存の脱却する電帳法の裏技とは？！
「電帳法を帳簿の電子保存と紙請求書などのスキャナ保存しかない」と勘違いしている企業担当者の方が何と多いことか！
更に、「電帳法に帳簿書類のデータ保存制度があるらしい」ところまで探り当てて、所
轄税務署に聞いても、「国税局に聞いてください」と言われ
国税局に電話しても「税務署に聞いてくれ」と
「たらい回しにあって、自分で調べても、よくわからないし・・・」
と途方に暮れて、Ｆ社経由で相談がありました。
よくよく聞くと
請求書を紙に印刷して、お客様に送り、その控えを紙で印刷して7年保管しているので
それを「スキャナ保存」したい！
というものでした。
これは、間違っていませんが、控え書類をわざわざ印刷した上で、更にスキャンしなければ
ならない、現場運用としては、大きな負担で、更に「スキャナ保存制度」を申請する場合は
、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務処理要件など過度な要件確保の負担が
待ち構えています。
対して、電帳法4条2項 控え書類のデータ保存は、紙の印刷に変えて、PDF等の電子データを
そのまま検索可能にして7年保管すればよく、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務
処理要件などは不要です。なので申請書も簡単に作成できます。
請求書は一貫してコンピュータで作成してるものが９０％以上あることがヒアリングより
判明しましたので、電帳法4条2項「控え書類のデータ保存」制度が使えて、「スキャナ保存」
と比較して、圧倒的に電子保存要件が軽く、サクッと電帳法対応できることをお伝えすることが
出来ました。
この点が、ポイントです。
何かというと、お客様の思い込みを紐解いてあるべき姿を示すことです。
・不要な印刷はしない
・電帳法を使い倒す
・控え書類はわざわざ印刷しなくとも、データ保存できる
・電子取引で授受した電子の書類の保存制度使う
これらの知見やノウハウや失敗経験を持つ、アドバイザーやコンサルタントの意見を
聞くことが重要です。
2019年12月06日 08:00
