電帳法の知見がない電子請求書サービスの危うさ！

昨日びっくりしたことがありました。

筆者がコンサルしているお客様が、Ｍ社の「電子請求書サービス」を利用している中で
電子帳簿保存法の要件確保が正しくできているかチェックして欲しい！との要請の元、
Ｍ社に次のような質問をしていました。

回答は、以下のものでビックリ※しました。
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お待たせしました　びっくりした※１，２，３を解説させていただきます。

※１
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二　当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、
当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
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の場合、具体的な内容として回答のあったURLは「スキャナ保存」用の規程のひな形であり、明らかな間違い。

※２
匿名にしている関係上、該当のマニュアルを添付していませんが、次の点に驚きました。
・電帳法の基本5が帳簿に対するものであることが理解できていなくて、施行規則8条の理解さえできていない。
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第八条　法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより
同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報（法
第二条第六号に規定する取引情報をいう。）に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたと
した場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の
規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げ
るいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号（同
号イに係る部分に限る。）及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
・帳簿相互関連性の間違った解釈と電子取引の場合は「相互関連性」は要件でないことが判っていない。

※３
税法上保存が求められている期間の解釈が明らかに間違っている
・単に「7年」保存では駄目！
・基本的に7年とは、施行規則59条にあるように「書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。」の起算日を見落としている。
・さらに、欠損金の繰越控除を行った場合は、「7年」が「10年」に変わるので、事業年度初月から全体期間を考慮すると11年2カ月間は少なくとも保存が必要になる。

如何でしょうか？
筆者としては、ビックリしてしまいました！！
この程度の知識と間違った解釈で
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
と言えたものです。

もっと真剣に電帳法に向き合って、正しい解釈と要件確保で、利用者が安心できるサービスを提供して欲しいものです。

 

スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは！？

1900名規模の東証一部上場企業の中小企業診断士資格保有のキーマンと
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。

１　600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
　　特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している

２　紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
　　拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
　　即時検索がとても役立っている。
　　事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
　　現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。

３　検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
　　→　上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
　　　いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。

【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難！
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難！
マニュアルに１００％の機能や使い方を表現することも困難！
とは言え、努力が必要！
日々改善！

頑張り対応思います。

 

電帳法「スキャナ保存」サービス業の テスト稼働 奮闘記

ESTAの申請 電子渡航認証システムは手こずりますよ！

公式
ESTAの申請

電子渡航認証システムへようこそ

https://esta.cbp.dhs.gov/

で申請手続きを行ってみましたが、正直手こずりました。

１　最初のページは英語表記！
２　未完了で保存しても1週間で削除される
３　事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
４　滞在ホテルの詳細情報が必須
５　緊急連絡先や両親のことまで質問がある
６　これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
７　クレジットカードの準備もお忘れなく
８　申請完了と承認の違いに注意

具体的に見てみましょう！
１　最初のページは英語表記！
　　https://esta.cbp.dhs.gov/
　　右上にカーソルを当てると日本語が選べます。

２　未完了で保存しても1週間で削除される
　　途中保存していたのですが、1週間期限を見落として、1か月後に再開しようとしたら
　　検索してもエラーになり、焦りました。

３　事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
　　 ４　滞在ホテルの詳細情報が必須
ハワイ（米国内）での滞在先（ホテル名），住所，電話番号が書かれたもの（ツアー日程表など）

５　緊急連絡先や両親のことまで質問がある
両親が他界している場合はどうなるのでしょうかね？
私の場合は、存命でしたが・・・
また、両親の勤め先に関して記載欄があり、既にリタイアしているので適当に書いておきました。

６　これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
私の場合は、事前に準備していたので、何とか（リトライ時に）30分ぐらいで申し込みが完了しました。

７　クレジットカードの準備もお忘れなく
14ドルでした。

８　申請完了と承認の違いに注意

申し込み後の承認について
72時間以内に問題があなければ承認されると記載がありました。
しかし、72時間経過しても、メール通知はありませんでした。
当該URLから検索して、承認されていることが確認できました。

早めにやりましょうね！



 

残念ですがスキャンしても請求書や領収書をすてると大問題！

最近、電子化が簡単にできますよね！
テレビでも、スキャナーのＣＭが流れています。

請求書や領収書などを単にスキャンして、電子化ファイルを保管して、紙の請求書や領収書などを
廃棄している企業は、税務署から、法人税法上の保存義務違反を指摘されて
・消費税の仕入れ控除
・青色申告法人
などの取り消しと言う恐ろしいペナルティが待ち構えていまます。

えっ
「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」って声も聞こえてきそうですが

法人政法施行規則で下記の規定の通り
－－－－－－ 「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」は、ズバリ！、保存義務違反です！

税務コンプライアンス向上に向けて、この際、国税関係帳簿書類の保存義務の履行状況を見直してみてはいかがでしょうか？

紙の国税関係書類を合法的に廃棄するためには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」を利用する必要があります。
詳しくは、こちら「国税関係書類のスキャナ保存制度創設の経緯」などをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/01.htm


不明点は、お問い合わせください。

 

上場製造業のシステム系の経理キーマンが考えるe-文書対応

東京国税局管轄で、東証一部上場企業の経理部所属のシステム担当キーマン曰く

電子帳簿保存法を帳簿・書類・スキャナ・電子取引と４つの制度を俯瞰して理解できたが
税法以外のその他法令で保存義務があるe-文書法全体の社内調査を重視している。

そのような中で、電子化サービスを行っている業者に、相談したところ、そのような調査
の支援やコンサルティングは実施出来ない。

との回答しか得られなかった。

筆者の方では、
可能です！
回答したところ、具体的な費用感や進め方について確認が即入りました。

具体的には、下記の様な進め方になります。
１　ヒアリングシートの記入
　　・基礎的な情報の収集
２　上記に基づいて、訪問しての調査対象の確認や調査条件などの確認
　　・調査対象の幅と奥行きなどの確認
３　２を持っちかえてっての、提案見積
　　・調査対象やその件数
　　・調査対象の関係する法令など
　　・関係省庁への問い合わせや確認
　　・関係する省庁の広さにより、専門家の招集検討
　　・調査期間の長短により、調査密度とスピードがどの程度影響が受けるのか
　　等を勘案しての見積提案書の提出
となります。

横断的なe-文書法対応を考える時がやってきたということなのでしょう！

腕が鳴ります！！

 

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者と
その顧問税理士（公認会計士の資格保持者）2名同席で
3時間にじっくり
有料で
・電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
・現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
・現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
・個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
・個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果
などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。
・顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
・ＳＫ〇社の電帳法本を購入して
・JIIMA認証製品などを調査し
筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと
直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は
１　「取引年月日」
２　「一の入力単位」
３　「検索」
などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、
１　「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
　　スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件
２　「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
　　買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
　　「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、
　　　お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって
　　　一の入力単位ということにはならない。」（通達4-21より引用）
３　「検索」→請求書単位でホチキス留め
　　書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須
となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく
顧問税理士のアドバイスも受けながら
１　取引年月日の記載を検討
２　「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
３　「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し
にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。
（１）スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
　　・検索性の向上
　　・倉庫スペースの削減
　　・会計伝票画面から証憑画像を開く
（２）上記を実現することの実現の見通しがつくこと
（３）具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
　　・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
　　・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。

とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

（４）他に質問として重要だったもの
　　？書類を限定して申請できるのか？→可能：限定列挙や限定除外など可能
　　？初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか？→可能：追加申請による
　　？取りやめは可能か？→可能：取りやめの届書がある
　　？変更はできるのか？→可能：変更の届書がある
　などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです！

さあ、実現に向けて頑張ります！！

ご参考になりましたでしょうか？
 

さあ！現場でスキャナ保存運用準備！何がポイントか？

専用スキャナで想定外のクレーム発生！その原因とは？

４０００名規模のお客様と同席しながら、目利きして
専用スキャナを選定して、ベンダーから納品していただきました。

納品当初で、付属アプリケーションの設定アドバイスをしてもらえない、事案が発生するものの
、後日、電話サポートを得て、何とか設定できたと思った矢先に

Ａ４を横にして読み取ると
端の画像が切れてしまう不具合が発生しました。

なんたることか？
ベンダーお薦めの設定なのに、どうしてと・・・
憤りを押さえつつ、調べてもらいましたが
その当日の解決はなされませんでした。

後日、仕切り直しで
同じ方に電話サポートをしてもらい
設定状態の確認と
設定変更の指示を受けて

結局のところ
入力設定をＡ３用紙にすることが
不具合現象は改善されました。

裏返すと
Ａ４での不具合現象の解消はなりませんでした。

これに突っ込みを入れると
・クロッピング（原稿サイズ自動切り出し）ミス
・原稿内のある罫線を、本来端でないにもかかわらず、端だとご認識して切り出す不具合
・このような不具合は少なからずある
とサポートから、？？？？と思うような回答が来ました。

本件は、メールの返信を見て、目を疑いました。

なお、回答者特有の問題かもしれないと、思い返して
再度、品質部門を巻き込んだ正式回答を求めているとことです。

今回の教訓は
・事前検証をしていても
・不測の不具合は起こるもの
・検証機を借用して、納得のいく検査機関を設けた方が良かった
・次回からは、クロッピング（原稿サイズ自動切り出し）機能については一番に検査すること！

皆様も　十分お気をつけてください。

以上　参考になれば幸いです。
 

会計サービスベンダー泣かせの電帳法！「一の入力単位」とは

東証一部上場の会計・人事パッケージやクラウドサービスをしている企業から次の質問が入りました。

質問
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保となるか？

皆さんは、どう思いますか？

つぎの可能性があるますよね？
１）要件確保となる
２）要件確保とならない
３）法令要件が明確でないのでわからない

どう思われましたか？

答えを見る前に通達を一つ見てみましょう！

（帳簿書類間の関連性の確保の方法）
4－36 規則第3条第5項第5号（（帳簿書類間の関連性の確保））に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

当該通達のポイントは、
相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
なので、ここだけ見れば、どうやら「１）要件確保となる」でもよさそうですよね？

果たしてそれで良いのでしょうか？
このあたりが電帳法の複雑骨折的な難解な法令要件の見落とし地獄が待っている訳です。


それが「一の入力単位」です、
通達では
（一の入力単位の意義）
4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
と規定されています。

さらに
通達趣旨説明の解説では

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

とあります。

さらにさらに
検索機能確保要件が複雑に絡んでくるのです。

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ここまでついてこられた方は
上級の方です。

参考になりましたか！？

整理をすると
「帳簿書類の相互関連性」は
「一の入力単位」と
「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」
の要件により
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない！
となります。

これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。