株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜東京都板橋区

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始しました！

最近、JIIMA認証について注目がアップしてきています。

JIIMA認証：https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/tesuduki/

その理由は、国税庁が認めているからです。

具体的には、国税庁の一問一答
問 81 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェアとはどのよ うなものでしょうか。
【回答】抜粋 
　公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「ＪＩＩＭＡ」といいます。）が電子帳 簿保存法に規定する機能要件に適合するか機能の仕様について取扱説明書等で確認を行い、法的要件を満たしていると判断し認証されたソフトウェアをいいます。
　また、認証を受けたソフトウェアは、国税庁及びＪＩＩＭＡのホームページに記載される認 証製品一覧表に明示されるほか、当該ソフトウェアの説明書等に認証番号などが記載されてい ます。
　なお、認証を受けたソフトウェアは、以下に示す「認証ロゴ」を使用できることから、その ソフトウェアがＪＩＩＭＡから認証されたものであるか否かについては、この認証ロゴによっ て判断することもできます。

上記の様に国税庁のお墨付きと同等の認証をJIIMAが行っているから注目されているのです！
要するに民間企業がシステムやサービスを選択する際の基準の一つになっているからなのです。

具体的にJIIMA認証の取得時の課題やポイントを見てみましょう！

１）JIIMA自身が注意喚起している内容は以下の通りです。
　　ご注意）機能チェックリストに対する理解不足やマニュアルの記載内容が不足しているため、改訂を依頼せざるをえないケースがあります。「注意事項及びマニュアル記載レベルガ
　イド」を参考とし、あらかじめマニュアル等の内容をご確認ください。

２）上記を筆者なりに組み砕くと　
　・「機能チェックリスト」とは電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解できるいない
　・「機能チェックリスト」で求めている、記載内容が欠落している、不足している、間違った記載になっている等の不備がある

３）ポイントは
　・電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解者にアドバイスを求めること
　・JIIMA認証取得経験者のノウハウを引き出すこと
　・当然ながら上記を兼ね備えたコンサルタントのアドバイスを受けること

４）自社単独で行った場合のリスク
　・認証取得までの期間が長くなる
　・「再評価２回上限とします。３回目以降では更新審査手数料と同額をお支払いいただきます。」がJIIMA認証ルールなので
　　長引くと余分な費用が掛かる

以上　ご理解いただけましたでしょうか？

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

経験不足な●●士先生の電帳法申請にミスが散見される理由

今回も某税理士先生が支援された電帳法スキャナ保存の申請書をレビューする機会があり
ありがちなミスが散見さえれていたので、注意喚起の意味でブログをアップしておきます。

具体例に沿って見ていきましょう！

１）タイムスタンプの事業者名称が、間違っている。
　スキャナ保存システムベンダーの名称を書いている。
　要するに見分けがついていないから

２）入力期間に関する措置の「ロ」業務サイクル入力方式が理解できていない。
　「受領者読取り」とごった煮になって、正確な要件把握ができていない
　「特に速やか・タイムスタンプ」が生煮えの理解になっているから

３）書類帳簿相互関連性で、「一連番号」と「伝票番号」両方にチェックマークしている
　要件定義ができていな

４）検索機能の確保欄に「一連番号」も「伝票番号」も書かれていない
　要するに検索要件が理解できていない

皆様は、大丈夫ですよね！？

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

●●士法人コンサルが理解不足なスキャナ保存要件とその理由

スキャナ保存制度は電子帳簿保存法、同法施行規則で要件が規定されていて
且つ、
取扱通達や取扱通達趣旨説明で要件の解釈やその理由が解説されているます。
更に、
一問一答でユーザー向けにＦＡＱが提示されている訳です。

これらを横断的に読み込んで、その知識の引き出しを整理して、問手の立場
になってコンサルするのは並大抵のことではないから「理解不足」が起こり
がちなのです。

さて、今回の事案ですが
１）「一の入力単位」と「検索」要件
２）「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち
の２つとなります。

皆様は大丈夫ですか？

少し解説していきましょう！

１）「一の入力単位」と「検索」要件

平成27年の取扱通達趣旨説明４－２１を見てみましょう。

（一の入力単位の意義）

4－21　規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
 

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

筆者コメント：上記趣旨説明より以下の４つのことが明確です。
１　タイムスタンプの付与は一の入力単位ごと
２　一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの
３　お互いに関連性を持たない複数の国税関係書類をスキャンしても一の入力単位にはならない
４　台紙に小さなレシートを複数貼り付けた時、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、それぞれ適切に検索できること

皆さんは、知っていましたよね？



２）「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち

スキャナ保存　一問一答　問34 を見てみましょう

【質問】
タイムスタンプは、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムス タンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電 磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

【回答】
まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

【解説】
規則第３条第５項第２号ロ（タイムスタンプ）の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁 的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタン プ・・・を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、
①一の入力単位である単ファイルごとにタイ ムスタンプを付す方法及び
②複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられ ます。
上記②の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち１つの単ファイルが 改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証するこ とができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができ なくなります。
しかしながら、上記②の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ね て階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプ を付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、
また、このような 方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じて タイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタン プを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えあり ません。

如何でしょうか？
理解できましたか？

要するに、まとめて入れたバケツの中に怪しいデータがありますではなくて、バケツの中のデータが一つ一つ管理されていて、そのうちのどのデータが怪しいものか取り出せればよい訳です。本問は特定の企業の特定の技術を指しているのではないので、ある程度の表現で規定を留めていますが、実は本要件を実装するためには、さらに踏み込んだ実装が必要になってくる部分があり、各社が工夫を凝らしているのです。

余談ですが、
「書類書類毎」に検索できないとならないので、まとめてタイムスタンプが運用できても、知恵と工夫を働かせないと、法損要件違反や不効率な運用を強いられるわけです。
→　取扱通達４－３９「スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目」が参考になります。

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
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中堅企業のキーマンの要件理解が　あやふやな　点と理由とは？！

中堅企業のキーマンの要件理解があやふやな点とは？！

全国版のＴＶコマーシャルを積極的に展開している
某中堅企業の電帳法「スキャナ保存」の導入検討のプロジェクトキーマンが
「タイムスタンプの一括検証」と「適正事務処理要件の定期検査」の理解がグダグダで
混同甚だしい自体に遭遇しました。

内容は、以下のような感じです。

質問者「検査結果は電子文書管理システムで保存されるのですよね？」
筆　者「検査とは、紙を捨てる前の定期検査のことですか？」

質問者「検査結果は保存しないとだめなんですよね？」
筆　者「タイムスタンプの検証は、いつでも、何度でもできて、国税要件としてその保存は不要です」
　　　「対して、定期検査は検査報告書を作成して、検査結果の保存が必要です。

質問者「両方が要件なのですね、よくわかりました」
筆　者「電帳法には基本の５要件と、スキャナ保存用の要件があるので、正確な要件知識を獲得していきましょう」
質問者「ありがとうございます」

このような感じでした。

理由は、電帳法を学んでいる自負はあっても、法令が読めていない。そして、セミナーなどで摘まみ食いして、偏った解釈で不完全なママであるからです。

皆様は、如何ですか？
大丈夫ですよね！？

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応？

「請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応？」
を少しかみ砕くと。

請求書のスキャナ保存を本気で検討している企業のプロジェクト某責任者曰く
・請求書とセットで納品書もスキャンしたい
・請求書は電帳法申請するが
・納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる

えーーーーーーーーーっ！

駄目です！（益田）
そんなこと、間違いです（益田）
納品書は国税関係書類の重要書類に分類されます。
何をもって、「納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる」との判断ができるのでしょうか？

まったくもって、駄目駄目です。

中堅企業の方でもこんなレベルです。

皆様は、大丈夫ですよね！？


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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ＦＡＸデータ受注の注文書！それ国税関係書類ですよ！！

「ＦＡＸデータ受注の注文書！それ国税関係書類ですよ！！」

今週、某大手複合機ベンダーのソリューション担当営業より問合せが入りました。

お客様にＦＡＸで注文書を電子ファイルで受信する仕組みを提供していて、注文書は紙に印刷して保存しているが、今後は電子保存したい。

と、言うことでした。
ここまでは、特に問題は無いのですが、次の発言にビックリしました。

発言内容
「注文書は電帳法対象外なので好きに電子保存してよいですよね？」

・・・・・・・
おもわず、ため息が出ました。
こんな知識しかないのに、注文書の電子受信のソリューションをよく担当しているなぁ・・・

仕方ないので、コメントしておきました。
「注文書は国税関係書類で電子保管を原本とする際は、電帳法の要件確保が必要です。」
「なお、電子受信した注文書は電帳法の10条電子取引制度ですよ」

と、説明しても、知識が無いようで、・・・ふーーーン的な反応でした。

困ったものです。
皆さんは大丈夫ですよね！！？


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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