紙請求書を電子化業務処理後、印刷保存して税法的に大丈夫？

従業員3000人超の中堅規模の税務責任者より
本音トークで
「紙請求書を電子化業務処理後、印刷保存して税法的に大丈夫？」と質問を受けました。

詳しい状況は
１　紙で「請求書」を入手している中で
２　それを電子化してワークフローに添付して買掛支払業務処理をしている
３　処理完了後は、電子化した電子ファイルから印刷して、紙の「請求書」を保存している
４　監査や税務調査では３を必要に応じて提示している
５　４の対応で今まで支障はなかった
６　税法上、これらの考えや対応は正しいのだろうか？
と、言うものです。

さて、皆様は、如何ですか？

結論から先に言いますと
税法上の違反となります。

理由は、法人税法と消費税法から明確です。
法人税法施行規則では紙の書類を大前提に、紙のまま保存しなければなりません。
法人税法施行規則59条（抜粋）
（帳簿書類の整理保存）
第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。
三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

今回の質問のケースの問題点は
・紙の「請求書」の保存が定かでない点
・紙の「請求書」を電子化保存し、それを原本として扱うのであれば「スキャナ保存」（電帳法4条3項の制度）の要件確保が出来ていない点
の2点となります。

つぎに消費税法を見ると
下記の仕入れ税額控除の規定で、紙の「請求書」保存が基本で、「電子取引」（PDF等のデータ）の「請求書」の場合は、
電帳法の「電子取引」の保存要件は、それを紙に印刷しての保存は認められなくなったが、仕入れ税額控除の要件としては
それを紙に印刷しても認められると、書かれています。
下記を注意深く読んでみてください。
   
まとめ
紙の「請求書」は、それそのものが税法上の原本なので、整理しての保存が必要
業務処理上、それを電子化するのは自由だが、電子化したものを原本にするためには電帳法「スキャナ保存」の要件確保が必須
但し、PDF「請求書」を入手した時の仕入れ税額控除の扱いでは、それを印刷保存したもので、適用を受けることができるが、
印刷したものは法人税法上の原本ではなく保存義務違反となる。

・・・やはり　複雑骨折しているのだが、税務コンプライアンス上、専門家はここまで把握理解が必要なのは事実。

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

電子取引の訂正削除防止の事務処理規程は、使い物になるか？

（法人の例）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

を皆さんは、じっくり見たことありますか？

これは、真実性の措置４号確保する上で、必要な規程になります。

使い物になるか見ていきましょう。

ーーーーーーーー
（電子取引の範囲）

第４条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

一 ＥＤＩ取引

二 電子メールを利用した請求書等の授受

三 ■■（クラウドサービス）を利用した請求書等の授
ーーーーーーーーー
とあるように
ＥＤＩ取引を１番目に置いています。

つぎに
ーーーーーーーー
（取引データの保存）

第５条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

（対象となるデータ）

第６条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

一 見積依頼情報

二 見積回答情報

三 確定注文情報

四 注文請け情報

五 納品情報

六 支払情報
ーーーーー
と、あるように、5条と6条では、ＥＤＩデータに急に絞込み、メール添付請求書等やクラウド経由入手の請求書等は、まったく触れられていません。

最後に極めつけは
ーーーーーーーー
（訂正削除を行う場合）

第９条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること

１　・・・・・・・・・・・省略
２　・・・・・・・・・・・省略
３　・・・・・・・・・・・省略
４　・・・・・・・・・・・省略
５　・・・・・・・・・・・省略
ーーーーーーーーーー
と、こと細かく、
業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合の
ツールが
処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること、等と
５項目にわたって規定されています。

当初の投げかけ：

　「（法人の例）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
　を皆さんは、じっくり見たことありますか？
　これは、真実性の措置４号確保する上で、必要な規程になります。
　使い物になるか見ていきましょう。」

結論：参考にはなるが、このままでは、使い物にならない！


そして、

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用している場合は、
明らかに、過剰で、大きな負担を強いられる書きぶりになっています。

なので

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用しているお客様で、この点悩んでいる
場合は、解決策を提案することが可能ですので、お気軽にお問い合わせください。

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

帳簿書類の保存義務を起点に電帳法の基本を学習しましょう！

青色申告法人の帳簿書類の保存義務を起点に電帳法の基本を学習しましょう！
開催日：日時2022年10月12日（水）15：00～15：30
をYouTubeに公開しました。
宜しければ、ご視聴ください。
また、リクエストを頂ければ、そのテーマで制作を検討させていただきます。

概　　要
法人税法施行規則59条「青色申告法人の帳簿書類の保存」をしっかり確認した上で、
電子帳簿保存法４制度の効果的な利用方法を学習します。

https://youtu.be/STYxKBenemE
法人税法施行規則５７・５９条_編

https://youtu.be/bH0J1N3NYQs
電帳法4制度基本理解_編

https://youtu.be/uNi-U1YCud0
電帳法4制度_要件比較俯瞰表等_編

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました

経験に基づく「税務調査」の税務署からの事前通知内容の実態

以下が
経験に基づく「税務調査」の税務署からの事前通知内容の実態情報になります。
（平成30年当時のもの）

ーーーーーーーーー
調査対象法人 ○○株式会社
本店所在地  ○○区○○番地
調査対象税目 法人税・地方法人税・消費税・源泉所得税及び復興特別所得税
調査対象期間 ○○年○○月期～○○年○○月期までの〇期分
臨場予定日 ○○年○○月○○日～○○年○○月○○日　〇日間
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
《調査臨場時において、準備いただきたい帳簿証憑等》

＊会社案内、社内（グループ）組織図、座席表（内線番号表）
　従業員名簿（できれば部門・営業所等毎）
　　役職・氏名・生年月日・住所・入社年月日・給与振込口座
　就業規則、給与等規定、その他社内諸規定
　給与台帳（一人別徴収簿）、扶養・保険料等控除報告書、住宅借入金等特別控除通知書
　退職所得の受給に関する申告書、タイムカード（出勤簿）、住民税等決定（変更）通知

＊取締役会（株主総会）議事録綴り、稟議書（決裁文書）綴り
＊有価証券報告書又は営業報告書
＊取引基本契約書や請負契約書などの各種契約書、見積書等

＊総勘定元帳、仕訳伝票綴り、仕訳日記帳（最終期の決算日付分）、売上（・原価）管理表
　売上元帳及び仕入元帳等の補助元帳、売上請求書控、納品書綴り、領収証控
　仕入・外注費及び販管費関係の請求書領収書綴り、小切手・手形帳控、保険証券関係

＊海外取引関係書類（送金依頼書、送金内容についての証拠書類、インボイス等）
＊固定資産（減価償却資産）明細書、消費税勘定科目別取引区分表
＊その他、個々の取引に関する証拠書類（調査の進捗に応じて）

※１　書類名は一般的な名称を記載しています。同様な内容を備えた書類であれば
　　名称の如何を問いません。（申告書に添付済みの書類を除きます）
※２　調査の状況によっては、上記の調査対象名目以外の税目若しくは調査対象期間
　　以前分を調査対象にする場合があります。

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。
 

請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば？！

請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば？！
とJ-SOX対応企業から相談を受けました。

状況としては
・請求書控が複数のプロジェクトを跨いでいて、別で管理している
・売掛仕訳や入金仕訳は、請求書控単位でしか実施していない
・要するに
　・会計仕訳からは請求書控しか見えない

そこで
J-SOX対応企業から「請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば？！」と相談を受けた訳です。

皆様ならどうしますか？

以下が、私のアドバイスです。
参考になれば幸いです。

１　電子取引は「その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。」がポイントです。
２　当該請求書控えは、下記要件の確保が必要です。
【要 件】
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。） (規２②一イ、⑥七、４①)
見読可能装置の備付け等(規２②二、４①)
検索機能の確保(規⑥六、４①)
次のいずれかの措置を行う（規４①）
　一 タイムスタンプが付された後の授受
　二 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関 する規程を定めている場合に限る。
　三 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、 授受及び保存を行う。
　四 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
３　「次のいずれかの措置を行う（規４①）」の選択で一番簡単（責任者の負担が少なく）で確実なのは「ニ」になります。
　理由は、
　「一」：現実的に無理：100%タイムスタンプ付きで送ったりもらったりすることは不可能
　「三」：システムを利用して保存だけでなく、送ったりもらったりする機能まで備えるのは困難
　「四」：「訂正削除の防止に関する事務処理規程」の備付けに加えて、その内容で内部統制※しなければならないから
４　※ここで求められる内部統制とは、具体的に次の点が大きな負担になります。

国税庁のひな形より（訂正削除を行う場合）を抜粋　
https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.nta.go.jp%2Flaw%2Fjoho-zeikaishaku%2Fsonota%2Fjirei%2Fword%2F0021006-031_d.docx&wdOrigin=BROWSELINK

第９条
　　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

　　　一 申請日

　　　二 取引伝票番号

　　　三 取引件名

　　　四 取引先名

　　　五 訂正・削除日付

　　　六 訂正・削除内容

　　　七 訂正・削除理由

　　　八 処理担当者名

　　２ 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

　　３ 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する

　　＜筆者コメント：責任者には営業から切羽詰まった修正承認依頼が容赦なく連絡がくる可能性が高いです。＞

５　さて、仕上げは、
　「請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば？！」です。
　「請求書控が複数のプロジェクトを跨いでいて、別で管理している」ものが「補助記録帳」になります。
　「売掛仕訳や入金仕訳は、請求書控単位」で会計システムと関係性が確保できています。
　なので次の事を明確にすればよいです。
　・仕訳の入力から会計システムにデータが流れる内容の可視化
　・補助記録帳の存在とその管理内容
　・会計システムからエビデンスである請求書控えが紐づき、請求書控えから補助記録帳がどのように関連づいているか
　以上の各システムのデータの総合的な流れが可視化できる概要説明書の作成と備え付けが重要になります。

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました.

領収書表示画面を撮影して電子取引保存は適法か違法か？

経理が躍起になって調べる２つ「電帳法とインボイス制度」

経理責任者が躍起になって調べている２つの、電帳法とインボイス制度を約３分で確認できます。
7月15日から9月15日の3カ月で3,000回以上読まれている下記ブログよりご確認ください。
 

「支払通知書」は国税関係書類で電帳法対応が必要か？

https://e-sol.tokyo/blog_articles/20191217.html
 

インボイス制度の恐ろしい禁止規定とその罰則とは！？

https://e-sol.tokyo/blog_articles/20220217_invoice_NG.html

以上

参考になれば、幸いです。

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メアド　masuda@e-sol.tokyo
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やっぱり電帳法は悪法か？　小手先の緩和や改正には辟易だ！

電子帳簿保存法を研究して１２年目になります。
「やっぱり電帳法は悪法か！？」とタイトルに書きましたが
その気持ちの背景は
・電帳法の制度導入企業にとって
・「紙の帳簿書類保存」「電子化保存」「電子取引」「電子インボイス」と制度が複雑骨折していて
・私は悪法だと思います。

具体的には
・法人税法や所得税法は紙の帳簿書類を前提にしていて時代遅れ
・時代遅れを特例法の電帳法で巻き取ろうとしているが
・PDF等電子で取引関係書類をやり取りすると電帳法の電子取引の要件確保が義務になる
・電帳法の電子取引の要件確保が義務ということはその部分は特例法から外れる
・言い訳がましく電帳法の電子取引の要件確保されたものは「国税関係書類以外の書類としてみなす」と無理やり、上から目線で電帳法8条に規定されている
・これは財務省が作った法律である
・しかし、有名な制度改正で
　法七条電子取引では
　「申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的 記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。」
　これに対して反発に負けて、腰砕けになり、「宥恕（ﾕｳｼﾞｮ）」措置と言う名の実質引き延ばしをしたのはご承知の通りです。
・更にですよ！！
　消費税での仕入れ税額控除では上記廃止に関係なく！
　「電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面等については、保存書類（国 税関係書類以外の書類）として取り扱わないこととされましたが、消費税法上、電子イン ボイスを整然とした形式及び明瞭な状態で出力した書面を保存した場合には、仕入税額控 除の適用を受けることができます。」

これを益田は　電帳法の複雑骨折！と言いたい！！

優秀な
財務官僚が
規制緩和への圧力と
戦後に改正された大昔の法人税法など紙を大前提にした大きな壁に
対処療法で屋上屋を重ねた歪な法令を作り続け、修正し続けるから
日本はガラパゴス化が進み
隣国韓国に追い越され

日本の労働生産性 OECD38か国で23位 G7では最下位

もう、小手先の緩和や改正には辟易しています。
行政に任せるのではなく、労働生産性をあげて、日本の強みを引き出すような政治の動きに期待したい。

以上

参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
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インボイス制度と電帳法「電子取引」 の交差点を益田が解説！

ウェビナー開催日：2022年9月7日
テーマ）令和5年10月1日本番の「インボイス制度」と電帳法「電子取引」 の交差点を益田が解説！

・電帳法と電子取引宥恕措置編
https://youtu.be/vno0ZbhT4l0

・インボイス制度と電帳法の交差点編
https://youtu.be/j3ow93FemSU

・実施計画と質疑応答編
https://youtu.be/3fWaWoT2N0I

以上

参考になれば、幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　
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調査から見えてくる程遠いＤＸ化の現状等

調査から見えてくる程遠いＤＸ化の小規模企業の現状等を筆者が整理すると。

・顧問税理士なしで、経理事務をしている。
・手書き帳簿の割合が４６％もある。
・受発注業務は7割以上が、御用聞き・ＦＡＸ・電話で行っている。
・改正電帳法の電子取引データ保存義務化について５６％が把握せず、何ら準備をしていない。
・電子化と逆行した「全て紙の請求書等へ切り替える」と回答した企業が４％あった。

筆者からのお願い

・手書き帳簿からの脱却が先決で
・電子帳簿（会計システム）化出来ているとことろは、顧問税理士の適切な関与を受けて
・制度改正の調査やその対応について、準備から進めていただきたい
・不明点や不安点があればお問い合わせください。

ーーーー筆者が整理した引用部分ーーーーー

バックオフィス業務のデジタル化状況等

○ 「売上高１千万円以下の事業者」の30.7%が、経理事務について税理士等外部専門家の関与なくすべて社内で対応、
　　また、93.3%が１人で経理事務に従事している。
　　後者のうち68.5%は、代表者が経理事務を兼務しており、昨年とほぼ同様の結果となった。

○ 帳簿の作成について、「売上高１千万円以下の事業者」では46.2%がいまだに手書きで行っている。
　　昨年（50.4%）と比べ、デジタル化がほとんど進んでいない状況。

○ 受発注業務について、中小企業の多くがいまだに電話、FAX、実訪といったアナログで行っており、
　特に「売上高１千万円以下の事業者」では受注84.7%、発注78.7%にのぼる。
　昨年（受注86.3%、発注80.4%）と比べ、デジタル化がほとんど進んでいない状況。

○ 改正電子帳簿保存法による電子取引のデータ保存義務化への対応について、
　小規模な事業者ほど「内容をよく理解しておらず、何もしていない」割合が高く、
　「売上高１千万円以下の事業者」では56.8%にのぼる。
　また、本来の目的である「経理業務のペーパーレス化」に逆行し、「全て紙の原本の授受に切り替える」と回答した事業者も4.0％存在。

ーーーー引用＿ここまでーーーーーーー

出典元
「消費税インボイス制度」と「バックオフィス業務のデジタル化」等に関する実態調査結果について - 日本商工会議所 (jcci.or.jp)

以上

参考になれば、幸いです。

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