株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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お知らせブログ

実は電子取引よりも書類データ保存が効率的だ!と言う気付き

益田康夫
中堅企業の有償コンサル第2回での出来事です。

当初はIマートの請求書とRR明細の納品書の両サービスを利用されている
お客様だったので、電帳法10条「電子取引」での保存要件確保で検討していた。

しかし、結論は、電帳法10条「電子取引」ではなく、電帳法4条2項「書類」制度を
利用することに方針が変わったのです。

影響を与えた要素は、保存要件比較です。
結果的に、電帳法4条2項「書類」制度として申請が必要なものの、要件が少なく簡単
だったことです。

さらに決定打としては、両サービスにアップするための元データファイルは、自社の
業務システムに既に保存されていて、当該要件を既に確保できていることが判明した
為です。

手前味噌な話ですが、決めつけや誘導ではなく、フットワークを軽くして、制度比較し
ながら、コンサルできた典型的な事例です。

コロナ後の経理・購買業務でペーパーレスは喫緊の課題です。
また、正しい電帳法全体制度を俯瞰しての、お客様に寄り添ったコンサルがますます
重要になってきます。

これからも、今回の様に、頼られるコンサルとして精進してまいります。

皆様のお役に立てれば幸いです。
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月08日 19:16

電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察!

ますだ行政書士事務所
電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察
■ 電子化作業について
1 前提
   電子帳簿保存法_スキャナ保存制度_買掛請求書の電子化
2 対象
   内部統制用_バーコード付き証憑台紙
   関連する請求書
   請求書に関連するエビデンス類
3 運用
   BPO(作業委託)
4 作業内容など
   スキャニングによるPDF化 
   PDF化の際にバーコード情報からRename処理
   業務システムから出力したCSVファイルの、電子文書管理システム用のCSVファイルへのコンバート処理
   電子文書管理システム用のCSVファイルの特定列に「請求書の記載年月日」の入力
   PDFとCSVレコードの突合(突合正常・突合異常に仕分け)
   CSVレコード内に同一ファイル名があった際のPDFの複製処理
5 作業制限など
   データのアップロードは、固定IP縛り、でセキュアFTPを利用すること
   受領後概ね7営業日以内に作業を完了させること
   作業者と管理責任者を配置すること
   作業日誌を付けること
6 作業条件など
   請求書とCSVの整合性を極力確保して頂いて、提供して頂く
   ホッチキス留めは無し(クリップの方がベター)
   付箋は無し
   バーコード無しの請求書セットは混在無しで
   同一申請で「内部統制用_バーコード付き証憑台紙」を発行し直した場合は、必ずバーコードに太マジックで縦線を入れる
   薄い紙の場合、裏写りしたPDFページが作成する場合があるが、その確認除去は行わない
7 納品予定物
1) 請求書がありCSVがあったもの ○○件(請求書件数)
2) CSVがあるが請求書の無かったもの○○件(CSVレコードの行数)
3) 請求書があるがCSVの無かったもの●件(請求書件数)
4) 請求書はあったが、バーコードがなくスキャンしなかったもの2件(メモを入れているもの)
 
■ 運用基本手順
1)パソコンとスキャナのセッティング
2)上記基本動作確認
3)対象書類の確認
4)作業場の確認
5)以降 ルーチン
①作業フォルダの空を確認
②スキャナアプリの起動
③10件の請求書の準備
  「支払未承認リスト」外し
  ホチキス外し
  付箋外し
  BC付き台紙が単独か確認
   複数の場合は、2番目のBCにマジックで縦戦を入れる
  10セット出来たら、  
④スキャニング
⑤スキャニング結果のサムネイルから、結果の確認
⑥スキャニング「完了」(アプリ)ボタン押下
⑦作業フォルダーに出力されたpdfファイルの件数(紙投入の件数10との合致)と、ファイル名にザっと見て異常がないか確認(202005xxx等の見た目:簡易的な検査)
⑧上記確認済みを、作業フォルダー内の確認済みフォルダーに移動
⑨上記を繰り返して、最終的に、スキャナのカウンターを確認して総枚数を確認
⑩すべて完了したpdfをCSVと突合せする:「一括取込フィルタ」を利用※別途解説

■ 課題(紙請求書のスキャニング作業のその他注意事項)
1 輪ゴムのグループ →原状復帰する
2 黒金具の羽クリップ  →外すだけ 原状復帰無し
3 付箋 中、小  →外すだけ 原状復帰無し★つけないで欲しい
4 ホチキス  →★これが一段大変:つけないで欲しい(外すのに時間がかかるし、丁寧にしないと、破れる)
  →専用のホチキス用の治具が必要
5 バーコードの消しが不完全
  →★不要なバーコードがある場合は、マジックで縦線して欲しい  →これをしてもらわないと、工数が余分にかかる
6 A4サイズの幅を超えるもの  →振込用紙:仕方がないので、破線部で、分割してスキャンさせました。
7 ドットプリンターで、左右穴付きで、請求書と納品書が二重になったもの  →★左右の取り外しと請求書と納品書を分割して欲しい
  →納品書をどうするのか決めて欲しい
8 紙が薄いと、裏面に移ったものを、データとしてPDFのページしてしまう場合がある  →★この確認(削除)が余分に工数がかかる
  →白紙ページを許容して欲しい(削除しない)

■ 考察
1 電子化作業は専門業者にBPOした方が確実でスピーディである
2 社内で作業した場合は、他のメイン業務の兼任となるので、次の観点で不効率である
  ・スキャニングの手順の習熟が上がらない
  ・スキャニング後のCSV等の加工業務の習熟が上がらない
3 社内で人材の活用ができるのであれば、社内で専門チームを育成すべき
4 3が出来ない場合は、複数のBPO候補を競わせて、ベターなところを選定すべし
5 電子文書管理システムの選定から含めて、専門コンサルタントのアドバイスを受けた方が良い
   選定ポイント
   ・バーコート知識
   ・スキャナアプリ知識
   ・CVS加工知識
   ・pdfとcsvレコードのマッチング処理技能
   ・電子文書管理システムへのインポートのしやすさ
   ・インポート後のタイムスタンプ付与やヴァージョン管理等電帳法要件の確保の容易さ

以上 お役に立ちましたでしょうか?
 
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@antenna.co.jp
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2020年07月03日 09:45

電帳法_電子取引の最新情報YouTubeミニセミナ第7弾

電帳法 電子取引の最新情報
【有料級】セミナー第7回_電帳法_電子取引の最新情報!
 
行政書士・上級文書情報管理士・企業経営者の益田康夫が
デジタル化に舵を切る為の最短コースである国税庁の
「電子帳簿保存法」のページの見方を優しく、解説します。

帳簿・書類等の保存分類方法
→ まずは、帳簿・書類保存の全体像を把握して、電子取引のポイントを把握します。

法10条電子取引とは
→ 法律2条定義と法律10条の制度を確認します。

電子取引の法令要件
→ 財務省令=施行規則の電子取引(規則8条)要件を確認します。

令和2年税制改正での電子取引
→ 令和元年年末発表の税制改正大綱を確認します。

今後の電子取引の可能性
→ 現在の領収保管と今後の電子取引の比較を見て、インボイス制度の電日取引データ保存の基本を確認します。

https://youtu.be/cRT4Cw4-n70
 
皆様のお役に立てれば幸いです。
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
=====【 公開セミナー 一覧 】==================

第1回「日本はデジタル化後進国か?!」 
https://youtu.be/aKctKhLRjOY

第2回「電帳法」を優しく解説      
https://youtu.be/RbEZe00m0TA

第3回「帳簿・書類」の7年保存がそもそも何故求められるのか?
https://youtu.be/Ht68XGdFdnU

第4回「タイムスタンプ」って_なに?
https://youtu.be/RqRbwlHvAfo

第5回_国税庁の「電子帳簿保存法」のページの見方
https://youtu.be/pCUfL17KgEY

第6回_電帳法4制度の横断的概要学習!
https://youtu.be/5HbsneGZAFQ

====================================
 
皆様のお役に立てれば幸いです。
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@antenna.co.jp
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特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年06月23日 15:15

電帳法4制度横断的概要学習YouTubeミニセミナ第6弾

電帳法4制度の横断的概要学習!
【有料級】セミナー第6回_電帳法4制度の横断的概要学習!
 
行政書士・上級文書情報管理士・企業経営者の益田康夫が
デジタル化に舵を切る為の最短コースである国税庁の
「電子帳簿保存法」のページの見方を優しく、解説します。

帳簿書類の類型を俯瞰する
→ 国税関係帳簿種類と他の書類の分類を学ぶ

帳簿・書類等の保存分類方法
→ 基本は帳簿も書類も印刷した紙保存と受領した紙保存だが・・・

電帳法 5要件など俯瞰表
→ 電帳法4制度を5要件の視点で横ぐしを入れて俯瞰します

電帳法「帳簿」「書類」の要件比較
→ 帳簿4条1項と書類4条2項の要件比較から見るもの

電帳法「スキャナ保存」要件確認
→ 緩和されてきているが、要件が多いスキャナ保存の詳細を確認してみる

https://youtu.be/5HbsneGZAFQ
 
皆様のお役に立てれば幸いです。
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=====【 公開セミナー 一覧 】==================

第1回「日本はデジタル化後進国か?!」 
https://youtu.be/aKctKhLRjOY

第2回「電帳法」を優しく解説      
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第3回「帳簿・書類」の7年保存がそもそも何故求められるのか?
https://youtu.be/Ht68XGdFdnU

第4回「タイムスタンプ」って_なに?
https://youtu.be/RqRbwlHvAfo

第5回_国税庁の「電子帳簿保存法」のページの見方
https://youtu.be/pCUfL17KgEY

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2020年06月23日 12:32

電帳法のページの見方!YouTubeミニセミナー第5弾

国税庁の「電子帳簿保存法」のページの見方_03
【有料級】セミナー第5回_国税庁の「電子帳簿保存法」のページの見方
 
行政書士・上級文書情報管理士・企業経営者の益田康夫が
デジタル化に舵を切る為の最短コースである国税庁の
「電子帳簿保存法」のページの見方を優しく、解説します。

国税庁の立ち位置(国税庁とは)
→ 国税庁の下に、国税局があり、その下に税務署があるのです!
 
国税3法とは
→ 帳簿・書類の7年保存を規定している3つの税法

「電帳法」の国税庁ページの全体説明
→ 電子帳簿保存法_国税庁で検索して電帳法TOPページをご覧ください。

「電帳法」の国税庁ページの見方
→ ページの効率的な見方を伝授します

電帳法関係の今後の改定予測
→ 3年先まで見渡せます!
 
内容をギュッと11分に圧縮して、ユーチューブでいつでも視聴できるミニセミナーにしました。
お好みのところのみ 短時間での 確認も可能です!!

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第1回「日本はデジタル化後進国か?!」 
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第2回「電帳法」を優しく解説      
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第3回「帳簿・書類」の7年保存がそもそも何故求められるのか?
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2020年06月15日 13:56

タイムスタンプってなに?YouTubeミニセミナー第4弾

タイムスタンプって何?01
第4回 タイムスタンプって_なに?
 
・サーバーのタイムスタンプと何が違うの?
・PDFにしか打てないの?
・PDFをインターネットに送る必要あるの?
・費用がかかるの?

など素朴な疑問を解決します。

内容をギュッと14分に圧縮して、ユーチューブでいつでも視聴できるミニセミナーにしました。
お好みのところのみ 短時間での 確認も可能です!!

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第1回「日本はデジタル化後進国か?!」 
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2020年06月02日 12:47

帳簿書類7年保存は何故?YouTubeミニセミナー第3弾

帳簿・書類の保存が求められるのか?03
【有料級】ミニセミナー 第3回「帳簿・書類」の7年保存がそもそも何故求められるのか?

セミナー 目次

青色申告法人最大のメリットとその義務
・欠損金の繰越控除
 
取引の発生から決算後の納税の流れ
・利益の約30%が納税額

節税と税務調査のせめぎあい
・その経費が企業の運営に必要かどうか?

キャッシュレイスとクラウド会計
・電帳法の真正性を担保するクラウド会計

5年後を見据えたペーパーレス
・とっとと、デジタル経営を始めましょう!

について、やさしく解説させて頂きます。

内容をギュッと14分に圧縮して、ユーチューブでいつでも視聴できる※ミニセミナーにしました。
お好みのところのみ 短時間での 確認も可能です!!


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2020年05月29日 04:37

「電帳法」を優しく解説!YouTubeミニセミナー第2弾

電帳法を優しく解説_02
「電帳法」を優しく解説!
 
一丁目一番地の話し
・青色申告法人の帳簿書類の保存義務について

政府のデジタル化の取組の流れ
・財務省のICT施策の具体例

電帳法の制度比較について
・「電子帳簿等保存制度」と「スキャナ保存制度」
・税務署宛て申請書の簡素化(JIIMA認証・申請書サンプル)

について、やさしく解説させて頂きます。
内容をギュッと22分に圧縮して、ユーチューブでいつでも視聴できる※ミニセミナーにしました。

お好みのところのみ 短時間での 確認も可能です!!
皆様のお役に立てれば幸いです。
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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年05月27日 14:47

日本はデジタル化後進国!だからテレワークでハンコ騒ぎになる

日本はデジタル化後進国?_sam
日本はデジタル化後進国!
だからテレワークでハンド騒ぎになる!
ここで、海外と比較して、見ませんか?
日本の周りと比較しても、駄目ですぞ!
日本人の悪い癖です!
同業他社は?
あそこの会社は?
社会全体は・・・?
などと言っている間に、日本は今どうゆう状態かを、本ミニセミナーで学習してみてください。

・OECD加盟国中で「労働生産性」日本に順位は?
・主要先進7か国で「労働生産性」の日本の順位は?
・主要先進7か国の国民一人当たりのGDPの日本の順位は?
・欧米でPDF契約が進み、日本ではあまり進んでいなかったのか?
・エストニアでは「公認会計士」「税理士」が死滅した?
・日本政府の打ち手!と要件緩和の状況!
・日本CFO協会の4月15日コロナレポートの分析!
・テレワークの推進のために等にも「書類」のデジタル化は有効か?

以上の内容をギュッと14分に圧縮して、ユーチューブでいつでも視聴できるミニセミナーにしました。


https://youtu.be/aKctKhLRjOY

皆様のお役に立てれば幸いです。

また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。

 


 
2020年05月25日 14:03

東京国税局相談センターに5年7年保存の表記揺れ問題を聞く

同行
先ほど、ながらく引っかかっていた問題が(ほぼ)解決しました。

問題は、国税庁のページに
帳簿・書類の保存に係る表記で
「書類は5年保管」
と書かれている
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

対して
「基本、書類は7年保管」と書かれているページ
https://www.nta.go.jp/m/taxanswer/5930.htm
があります。

本日、東京国税局相談センターに電話してみました。

質問 どうして5年保存と書かれていたり、7年保存と書かれているのか?
回答 法人は基本7年以上、個人は5年保管です。

質問 5年と書かれている
   「ホーム刊行物等パンフレット・手引 パンフレット「暮らしの税情報」(令和元年度版)記帳や帳簿等保存・青色申告」
   ページには、特に断り書きがなく、5年保存と書かれているが、どのように判断できるのか?
回答 同じページを今見ているところですが、これは、「暮らしの税情報」とあるように「個人事業主」向けの情報です

質問 Webで「
青色申告 帳簿書類」を入力して検索すると、該当のページに誘導される、特に、個人事業主向けとの断りもなく、
   
さらに、法人の場合は7年保存との注意書きもなく、このような表記になっていること自体が問題ではないかと考えます。
   その点、どうなのでしょうか?
回答 確かに、十分とは言えないし、今のままでは、誤解を招く恐れがある。

とのことでした。

なお、ご担当の方は、青色申告法人の帳簿書類の保存期間に関して「欠損金の繰越控除」時の保存期間が「10年」であることを最後に強調されていました。

アー すっきり しました。

しかし、このページを読まれた、関係省庁の方は、是非とも当該ページの手直しをお願いいたします。

   
2020年05月20日 10:22

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

会社概要はこちら

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