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上場製造業のシステム系の経理キーマンが考えるe-文書対応

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
東京国税局管轄で、東証一部上場企業の経理部所属のシステム担当キーマン曰く

電子帳簿保存法を帳簿・書類・スキャナ・電子取引と4つの制度を俯瞰して理解できたが
税法以外のその他法令で保存義務があるe-文書法全体の社内調査を重視している。

そのような中で、電子化サービスを行っている業者に、相談したところ、そのような調査
の支援やコンサルティングは実施出来ない。

との回答しか得られなかった。

筆者の方では、
可能です!
回答したところ、具体的な費用感や進め方について確認が即入りました。

具体的には、下記の様な進め方になります。
1 ヒアリングシートの記入
  ・基礎的な情報の収集
2 上記に基づいて、訪問しての調査対象の確認や調査条件などの確認
  ・調査対象の幅と奥行きなどの確認
3 2を持っちかえてっての、提案見積
  ・調査対象やその件数
  ・調査対象の関係する法令など
  ・関係省庁への問い合わせや確認
  ・関係する省庁の広さにより、専門家の招集検討
  ・調査期間の長短により、調査密度とスピードがどの程度影響が受けるのか
  等を勘案しての見積提案書の提出
となります。

横断的なe-文書法対応を考える時がやってきたということなのでしょう!

腕が鳴ります!!

 
2020年02月17日 05:25

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者と
その顧問税理士(公認会計士の資格保持者)2名同席で
3時間にじっくり
有料で
・電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
・現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
・現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
・個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
・個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果
などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。
・顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
・SK〇社の電帳法本を購入して
・JIIMA認証製品などを調査し
筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと
直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は
1 「取引年月日」
2 「一の入力単位」
3 「検索」
などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、
1 「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
  スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件

2 「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
  買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
  一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、
   お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって
   一の入力単位ということにはならない。
(通達4-21より引用)
3 「検索」→請求書単位でホチキス留め
  書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須
となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく
顧問税理士のアドバイスも受けながら
1 取引年月日の記載を検討
2 「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
3 「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し
にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。
(1)スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
  ・検索性の向上
  ・倉庫スペースの削減
  ・会計伝票画面から証憑画像を開く
(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと
(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
  ・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
  ・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。

とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

(4)他に質問として重要だったもの
  ?書類を限定して申請できるのか?→可能:限定列挙や限定除外など可能
  ?初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による
  ?取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある
  ?変更はできるのか?→可能:変更の届書がある
 などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです!

さあ、実現に向けて頑張ります!!

ご参考になりましたでしょうか?
 
2020年02月14日 04:38

さあ!現場でスキャナ保存運用準備!何がポイントか?

スライド4
4000名規模の「スキャナ保存」の本番を見据えた、作業担当者・管理責任者への
テスト稼働準備において色々感じることがありましたので、共有させていただきます。
 
1)テスト稼働準備
2)作業担当者へのレクチャー
3)反省と課題
以上の観点で整理してみました。

1)テスト稼働準備
・お客様の管理責任者への事前の指導を完了した上で
・管理責任者が作業者向けに簡易手順書を作成しながら、上記で受けた指導の復讐を行っていました。

2)作業担当者へのレクチャー
・管理責任者から作業担当者へ
 ・専用スキャナの説明と操作方法の体験
  ・電子化後のRename作業
 ・国税検索用CSVデータの作成
  ・業務系2種類データからの、作成
 ・電子文書管理サービス
  ・ブラウザ経由でクラウドサービスにログイン
  ・電子化ファイルとCSVデータのアップロード
  ・アップロードファイルデータの電子文書管理システムへの取込保存
  ・検索できることの確認
  ・タイムスタンプ付与の確認
  ・電子化データが国税要件の解像度階調カラーであることの確認
 などなど実施

3)反省と課題
管理責任者からなされなかったこと
・テスト稼働で入力したデータの扱いについての説明
・本番稼働がいつスタートかの説明
・「一の入力単位」の説明

その他問題点
・現場の電源コンセントがタコ足になっていた
・ホチキスが付いたまままスキャンされたものが紛れていた
・専用スキャナが、白紙判定をミスすることがあった
・スキャン前に対象の枚数を数えるのか、数えないのか方針が曖昧だった
・スキャナの基本的な取り扱いの説明が不十分であった
・スキャナの故障や問い合わせ窓口の案内がなかった
・Rename時のルールがその場の協議で決まったが、その後の手順書への反映はどうなったか?
・対象書類の糊付けの位置や方法について、事前検討と指示が甘かった
・作業担当者が作業の全体を俯瞰できるフローがあればよかった(作業者が混乱していた)

クラウドサービスでの課題
・前準備として、電子化ファイルとCSVデータの整合性を確保するためにフィルタリングして
 ペアになったものと、そうでないものに分類仕分けする。そうでないものは、原因を調べて
 適切な対応を実施することが必要。
・クラウドサービスと文書管理システムと2つのログインを意識する必要があること
・文書管理システムと電子化ファイルとCSVデータをアップロードする際の操作上の注意
・ブラウザ経由でクラウド側の文書管理システムを利用するにあたり
 ・画面のサイズ
 ・ボタンの押下確認
 など注意が必要

反省
・この度は、ユーザーの管理責任者の自主性に委ねていた
・管理責任者の復習が不十分で、運用手順書も抜け漏れが散見された
・筆者側の課題として、クラウドサービスへのログインユーザーが複数で入れ代わり操作することを
 想定していなかったので、適格な指導アドバイスが不十分であった。

今後の注意点(今までも注意していた点ではなるが、自戒の意味をこめて)
1 管理責任者がどこまでできるのか?
2 作業担当者向けの社内運用手順書をしっかり作成できるのか?
3 複数の業務システムやスキャナなどのデバイスの適格な連携や利用ができるのか?
4 これらの点を、提案見積時の、重要確認事項に付け加えていきます。
 
皆様は、いかがでしょうか?

ユーザー側の視点と提案側の視点で、違いはあるでしょうが、

突き詰めると
国税関係書類は、青色申告法人や消費税の仕入れ控除の重要保存要件であるので
安易な運用に流れないように、多少、うるさがられても、辛口のアドバイスを心がけたいものです。

以上 参考になりましたでしょうか?
2020年02月12日 08:13

専用スキャナで想定外のクレーム発生!その原因とは?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
4000名規模のお客様と同席しながら、目利きして
専用スキャナを選定して、ベンダーから納品していただきました。

納品当初で、付属アプリケーションの設定アドバイスをしてもらえない、事案が発生するものの
、後日、電話サポートを得て、何とか設定できたと思った矢先に

A4を横にして読み取ると
端の画像が切れてしまう不具合が発生しました。

なんたることか?
ベンダーお薦めの設定なのに、どうしてと・・・
憤りを押さえつつ、調べてもらいましたが
その当日の解決はなされませんでした。

後日、仕切り直しで
同じ方に電話サポートをしてもらい
設定状態の確認と
設定変更の指示を受けて

結局のところ
入力設定をA3用紙にすることが
不具合現象は改善されました。

裏返すと
A4での不具合現象の解消はなりませんでした。

これに突っ込みを入れると
・クロッピング(原稿サイズ自動切り出し)ミス
・原稿内のある罫線を、本来端でないにもかかわらず、端だとご認識して切り出す不具合
・このような不具合は少なからずある
とサポートから、????と思うような回答が来ました。

本件は、メールの返信を見て、目を疑いました。

なお、回答者特有の問題かもしれないと、思い返して
再度、品質部門を巻き込んだ正式回答を求めているとことです。

今回の教訓は
・事前検証をしていても
・不測の不具合は起こるもの
・検証機を借用して、納得のいく検査機関を設けた方が良かった
・次回からは、クロッピング(原稿サイズ自動切り出し)機能については一番に検査すること!

皆様も 十分お気をつけてください。

以上 参考になれば幸いです。

 
2020年02月09日 14:10

会計サービスベンダー泣かせの電帳法!「一の入力単位」とは

スライド4
東証一部上場の会計・人事パッケージやクラウドサービスをしている企業から次の質問が入りました。

質問
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して1伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が1ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保となるか?

皆さんは、どう思いますか?

つぎの可能性があるますよね?
1)要件確保となる
2)要件確保とならない
3)法令要件が明確でないのでわからない

どう思われましたか?

答えを見る前に通達を一つ見てみましょう!

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)
4-36 規則第3条第5項第5号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8により改正)
(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

当該通達のポイントは、
相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
なので、ここだけ見れば、どうやら「1)要件確保となる」でもよさそうですよね?

果たしてそれで良いのでしょうか?
このあたりが電帳法の複雑骨折的な難解な法令要件の見落とし地獄が待っている訳です。


それが「一の入力単位」です、
通達では
(一の入力単位の意義)
4-24 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8により改正)
と規定されています。

さらに
通達趣旨説明の解説では

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

とあります。

さらにさらに
検索機能確保要件が複雑に絡んでくるのです。

4-39 規則第3条第5項第7号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。
 なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8、令和元年課総10-5により改正)
(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称
(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称
(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称
(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称
(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称
【解説】
 規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号イ(読み替え後)に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。
イ 日付け(国税関係書類に記載すべき日付けをいう。)

--------
ここまでついてこられた方は
上級の方です。

参考になりましたか!?

整理をすると
「帳簿書類の相互関連性」は
「一の入力単位」と
「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」
の要件により
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して1伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が1ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない!
となります。

これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。

 


 
2020年02月07日 07:37

PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

スライド1
PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

最近、PDFで請求書などの国税関係書類を授受することが増えてきています。

実態としては
PDF請求書を先に入手して、後日紙の請求書が届く場合と・・(A)
PDF請求書のみの場合があります。・・(B)

(A)は、
一般的には紙の請求書が原本として扱うことが多いようですが
電帳法的には、PDF請求書を原本として扱うことも可能です。
この場合、電帳法施行規則8条の要件が確保されていれば問題ないです。

(B)は
わざわざ紙に印刷されて保管している
印刷した紙の請求書をスキャナ保存している
電帳法を熟知して、電帳法施行規則8条の要件が確保して保存している

皆さん、上記のすべてのパターンと要件を把握されていましたでしょうか?

ここがPDFでの証憑授受の保管の肝!となります。

内部統制企業の実態を見てみましょう!
組織の業務の適正な処理の担保を明確に定めて、手堅く運用している企業で
電子決裁のWFやその中でのPDF添付が進んでいない企業は、
決済処理上、紙の「証憑台紙」などを印刷して、それに紙の請求書などを
添付して、回付して、各承認者の押印をされています。

この場合、せっかくのPDF請求書は、わざわざ印刷して、添付しなければならず
、その紙保管から脱却するには、スキャナ保存になる訳です。

スキャナ保存は、電帳法の中でも一番要件が複雑で要件数も多いので
可能であれば、ペーパーレスの電子決裁のWFやその中でのPDF添付に早期に
移行されることをお勧めします。

上記が、経理の支払業務に「働き方改革」に直結するBPO活動になります。
 
皆様の ヒントになれば 幸いです。
2020年02月06日 09:00

電帳法スキャナ保存でコピー機の危険性!利用中止すべきか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法 4条3項スキャナ保存制度の要件確保の中で
・大きさ情報
・解像度
・階調
・フルカラー
と言うものがあることは皆さん、ご認識の通りですよね!?

電子帳簿保存法 施行規則 第3条5項2号(以下抜粋)にスキャナの要件と電子化ファイルの情報保存の要件が規定されています。

イ スキャナ(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を使用する電子計算機処理システムであること。
(1) 解像度が、日本産業規格(産業標準化法(昭和二十四年法律第百八十五号)第二十条第一項(日本産業規格)に規定する日
    本産業規格をいう。以下同じ。)Z六〇一六附属書AのA・一・二に規定する一般文書のスキャニング時の解像度である二
    十五・四ミリメートル当たり二百ドット以上で読み取るものであること。★所謂200dpi★
(2) 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。★所謂フルカラー&256階調★

ハ 当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報を保存すること。
(1) 解像度及び階調に関する情報
(2) 当該国税関係書類の大きさに関する情報

---ここまで抜粋

最近、筆者がコンサルしている中堅企業でも、コピー機の設定上の問題が露呈しました。
事前に注意するように、指導していたのですが、発生していた問題は次のようなものです。

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
・ 階調が「二値」になっていて
・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた

これ等の問題の解説をすると

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
  → コピー機や複合機は、A4等の定型サイズのことしか考量されていない
  → 定型外の書類がある場合は、
    ・大きさ情報が読み取れる専用スキャナにする
    ・大きさ情報を入力する
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
  → 200dpiで設定しなおす

・ 階調が「二値」になっていて
  → 256階調で設定しなおす

・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた
  → 国税重要書類はフルカラーで全ページ処理するように設定る

などを考慮して、対応を強化しないと、保存義務違反となります。

その他
コピー機や複合機の問題点として、次の機能には厳重な注意が必要です。

・修正液や修正テープの美形処理:改竄痕跡を消すことになるので違反です。
・高圧縮PDF処理:解像度階調違反です。

不安な 方は お問い合わせください。
 
2020年02月05日 08:10

企業内で本来、国税関係書類の保管責任者はどこなのか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
本質的な問題を問います。

法人税法施行規則59条で青色申告法人の帳簿書類の保管について
納税地に7年間保管とされている中で
-----(原文抜粋)
(帳簿書類の整理保存)
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
----

その保管対象は
同条第三号
----(原文抜粋)
 
取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
----
規定されています。

しかしながら、
実態として

経理で保管されているのは
領収書
請求書
契約書
までで、他の書類の保管は、経理ではない、他部署に委ねられています。

当然、委ねられている他部署は
法令保存義務意識が低いので、適当な保存になっていることが散見されています。

そうです
実態として
見積書や注文書などは、決算が終了したら、廃棄されているケースが多いのです。

これは、法人税法上の書類保存義務違反になるのですが
国税一般書類(見積書や注文書など)は、重要度が低く、税務調査で対象になることが
殆どないため、書類保存義務違反自体が見過ごされていることが常態化されています。

本来であれば
・債権系は営業が保存責任
・債務系は購買が保存責任
・経理は、売掛&未回収管理と買掛&未払い管理と経費管理
の総合的な国税関係書類の管理体制を確立しておくことが、結果的に、
内部統制の強化になり、協業の信頼アップにつながり
税務コンプライアンス向上で良好な税務署とのつながり、評価アップになると考えます。

皆様も、他部署任せの、適当な国税関係書類の保管ではなく、この際考え直す機会にしてみては
いかがでしょうか?


 
2020年02月04日 15:16

「みなし承認」とは、どういう意味か?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法の場合の
「見なし承認」に関する規程は
第六条(電磁的記録による保存等の承認の申請等)に下記の通り規定されています。
 
---以下抜粋---

5 
第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がなかったときは、同日においてその承認があったものとみなす
一 当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日
二 当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日の前日
三 当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたものである場合 その提出の日から三月を経過する日

---ここまで抜粋

と、いうことで、
特に何もなければ、3カ月経過することで、承認されたとみなしてくれる訳です。

さて、ここで問題となるが、何かある、場合がある訳です。

いままで筆者のお客様が経験されたなかで、比較的問題になったことは
「どうされますか?」
と暗に「取り下げ」に誘導された案件がありました。

その時の理由は、特定の要件が、ご利用になられているシステムで
スカッと確保できなかった為です。
申請書提出後2カ月と25日以上経過してのギリギリの攻防でした。

お客様が我慢強く、筆者と相談の上、次善の策を引き出して、了解をギリギリ3カ月内で
行政側の了解を得て、みなし承認を獲得されました。

この時の、事例は、某一問一答に追加掲載されました。

皆様も苦労されないためには、初期の段階から、専門家に相談された方が良いですよ!

以上 ご参考になりましたでしょうか?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年02月03日 07:10

最新要件「勘定科目別検索」の解釈で疑問(ハイレベル問題)

スライド3
筆者が令和緩和以降、疑問や不信を持っている微妙な点を書きますね!
結構 国税要件の ハイレベル解釈なので、ビギナー向けではないことをご理解の上、熟読ください。


「最新要件「勘定科目別検索」の解釈で疑問」
それは、
通達(趣旨説明)4-39(スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目)

に係る、赤色強調文字のところです。
この趣旨説明が出たことで、
従来の検索項目では国税関係書類の種類別に検索できなければならない、勘定科目別検索は許さなかった。
しかし、本緩和で勘定科目検索もできることになったので、書類別に検索できなくてもよくなった。
と理解してよい!
いやまて、そうではない・・
かという解釈上の疑問です。

正確を期すために、下記通達の抜粋をまずはご一読ください。


4-39 規則第3条第5項第7号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。

(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称
(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称
(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称
(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称
(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称

【解説】
規則第3条第5項第7号において準用する同条第1項第5号イ(読み替え後)に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。

イ 日付(国税関係書類に記載すべき日付をいう。)
ロ 金額(国税関係書類に記載すべき取引の金額又は資産の譲渡等の対価の額等をいい、単価及び残高を含まない。)
ハ 取引先名称(国税関係書類に記載すべき取引先名称をいう。)

なお、取引先名称は必ずしも名称でなく、取引先コードが定められ、当該コード表が備え付けられている場合には、当該コードによる記録でも差し支えない。

ここまで、抜粋ーーーーーー

本当に 書類種類別検索ではなく、勘定科目別検索だけ(書類種別検索が出来なくてもという意味)でも大丈夫なのでしょうか?

さて、基本的なこと(である、書類の単位について)を確認しましょう!


趣旨説明 4-2 承認を受けることができる国税関係帳簿書類の単位
以下抜粋

保存義務者における次のような国税関係帳簿書類の作成・保存の実態に応じて、それぞれの区分のそれぞれの国税関係帳簿書類ごとに承認を受けることができることに留意する。

(3) 法第4条第3項の規定を適用する場合

  • 1 作成又は受領した注文書、領収書、見積書、請求書などの国税関係書類を保存している場合
  • 1 1に掲げる国税関係書類を本店で保存しているほか事業部若しくは事業所ごとに保存している場合

     なお、他の条項においても同様の規定があるが、考え方は同様であり、一の国税関係帳簿書類を単位として、申請等(申請、取りやめ、承認、却下及び取消し)を行うこととなる。

    ーーーーここまで 抜粋

    と、言うことなので「書類単位」が申請の前提である訳です。

    つぎに、気になる要件として

    (一の入力単位の意義)


    「いちの 入力単位」があるのです。


    4-24
     規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8により改正)

解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

ということは、
・検索は、勘定科目別検索は許されるが
・申請時は、書類種類別に申請が必要で
・「一の入力単位」でタイムスタンプが必須
 ・帳簿と書類の相互関連性
 ・
意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの

となります。

これを 整理して、まとめて例示すると
(例)
買掛の「請求書」とその請求書に係る「注文書」「納品書」「検収書」などの意味として関連付けられて
勘定科目別検索で、これらの書類がPDFファイルなどが、検索出来れば良い。
なので、これらの「請求書」「注文書」「納品書」「検収書」などを「一の入力単位」としてスキャンし
て、勘定科目別検索ができて、帳簿との相互関連性が確保できていれば良い!
と言うことになります。

皆さんの解釈は如何でしょうか?

そして、本件の最大の問題は
本件に係る解釈の「一問一答」が無いことです。

筆者としての、個人的な意見ですが
税務コンプライアンスと内部統制ができている、もしくは取り組み意識のある
企業様には、上記解釈で、効率的な運用を提案したいと考えます。

しかし、税務コンプライアンス意識がなく、内部統制が全くされていないところには
当該、解釈の提供は差し控えたいと考えます。
その理由は、科目別検索だけの良いとこどりをして、「書類毎の申請」や「一の入力単位」の
要件確保が蔑ろになってしまう懸念があるからです。

皆様は、如何でしょうか?
ここまで、お読みいただけた方は、ご苦労様です。
宜しければ、是非ご意見ください。
ご連絡お待ちしております。

masuda@e-sol.tokyo まで。

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2020年01月31日 18:00

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