株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

ホーム ≫ お知らせブログ ≫

お知らせブログ

1000人規模企業が採用の経費精算スキャナ保存の実力は?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
500名以上が経費精算で利用するクラウドサービスが来年春から電帳法4条3項スキャナ保存の
本番運用に向けて準備に入りました。

導入企業としては、プロジェクトメンバーに
・経理
・情報システム
・内部統制
など参画し
・経費精算ベンダーの提案支援を受けながら進めています。

課題としては
1 電帳法4条3項スキャナ保存の申請書提出経験がなく、そのベンダーも支援力がない
2 JIIMA認証製品であるものの、JIIMA認証有無の詳細把握ができていない
3 社内運用マニュアルを手探りで作成しつつある
4 国税庁が公開している「一問一答」を読んでも理解できないところや不安になるところがある
など心配点が沢山でてきています。

ベンダーの方からプロアクティブな提案がどうも少なかったようです。
例えば
・JIIMA認証製品の説明がなかった
・適正事務処理要件に係る規程類の存在やひな形データファイルの案内がなかった
・カメラ機能撮影時の運用マニュアルの提供案内がなかった
・スマホなどのデバイス内の電子ファイルが添付できるリスクについての、注意喚起がなかった
などです。
皆様の取引先のシステムベンダー様は上記のような点はいかがでしょうか?

なので、
経理のキーマンの方は
・一生懸命「一問一答」を読まれて
・社内マニュアルを作成しながら
次のような悩みを抱いています。
・スキャナ保存導入で本当に楽になるのだろうか?
・本制度は「納税者の紙書類の保管負担を軽減」可能なものなのだろうか?
・紙の領収書やレシートは本当になくなるのだろうか?
・税務署の調査が入った際、正しく運用できるように周知できているだろうか?
・周知徹底するには、どの程度ことを、いつまでに、どれぐらい取り組めばよいだろうか?
・その時に、法令要件的なテクニカルなところにどこまで踏み込むのか?踏み込まないのか?
真剣に考えています。

さらに、現在の運用の中で、次のような無駄なことが判明しました。
それは、
・ネットで購入した際の領収書で
・PDF領収書をダウンロードして
・わざわざ紙に印刷して
・自署して
・スキャンして
・経費精算画面に添付している
運用を現在取られている。とのことでした。

皆様は、如何でしょうか?

これは、大きく改善できます。
そうです、印刷しないで、そのままPDF領収書を画面添付してもよいのです。
この制度が電帳法10条の「電子取引」です。

ご参考になりましたでしょうか?
2019年12月23日 08:00

国税庁「一問一答」がPDF内の文字がコピーできない問題点

一問一答
「一問一答」のPDFが、文字がコピーできない制限付きのPDFになっている。
その制限解除をお願いしたい。

理由は
電帳法の正しく理解するために「一問一答」があるのに、その利用が制限により
妨げられているからです。

利用シーンは
・一問一答を通達と要件ごとに並べてWordないにコピペして利活用して正しく要件を理解したい
・一問一答の内容を社内導入マニュアルに転記して、要件を正確に理解して運用を周知徹底したい
などです

なので
コピペして、二次利用したいのです。
見ながら、リ・ライトするには大変な労力です。
かと言って、画面キャプチャーしたら、文字検索対象外になります。

本件は要件緩和ではありませんが、申請前のお客様対応をしていて必ず耳にします。

国税庁の方が作成しているのでしょうが、どうして公開するときに、このような制限
を付けているのでしょうか?
本制度を正しく理解して運用して欲しい思いから「一問一答」を公開しているのでし
ょうから、制限をかける必要はないのではと、考えます。

皆様はいかがでしょうか?
2019年12月20日 11:07

製造業 40,000枚/月の「納品書」をPCでスキャナ保存

スライド5
月40,000枚もの納品書を格安でスキャナ保存したい中堅メーカーの工場様から問い合わせがありました。
納品書のスキャナ保存に数百万円を投資できないが、数十万円でなら検討したい!
というものでした。

サーバにサーバーソフトを入れて、それなりのストレージ容量とバックアップソフトと電子化文書管理システム
を揃えると、どうしても400万円前後イニシャル費用が掛かります。

5年割すると80万円/年となり、7万弱/月です。
7万円以上の効果が見込めるかどうか?
と言うことろでしょうか?

なお、上記には保守サポート費やタイムスタンプ料金は含まれていません。

そんな中堅企業にPCでスキャナ保存することができきるとご案内したところ
数十万円でできることを魅力に感じられて、検討が前に動き出しました。
その時に他のポイントは
・PDFとCSVの一括インポートで検索情報のDBへの格納が容易であること
・タイムスタンプ料金が「まとめてタイムスタンプ」方式ができることで増量費用がゼロえんであること
・将来的にサーバ版やクラウド版への移行ができること
などでした。

皆様の参考になれば、幸いです。
2019年12月19日 06:00

製造業の「納品書」スキャナ保存は検収データの利用に限る

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
製造業は、EDIで効率的に発注業務をしています。
しかし、注文を受けた強力会社(下請け)は、納品現品に「納品書」を印刷して、現品票として納品してきます。
工場の受け入れ個奪う部門は、「納品書」のバーコードなどをPCで読み込んで、検収データの確認をします。

この時の「納品書」紙であり、国税関係重要書類に該当します。
なので、紙で7年間以上保管が必要です。

さらに、製造業の税務調査では、仕入のエビデンスとしての「納品書」が対象となることが常で、紙での調査準備や調査後の後片付けや日常の保管の手間やコストが問題になっています。

そこで「納品書」のスキャナ保存がニーズとして高まっているのです。

スキャナ保存要件として、タイムスタプ付与やタイムスタンプ一括検証機能など各種要件があるのですが、
「納品書」を検索する際の「書類種別」「取引年月日」「取引金額」「取引先名」「一連番号」などの入力が課題です。
入力を1件ごとにするには負担が大きいし、OCRでやるにしても目視検査と修正入力が一定割合避けられません。

これらの問題を解決するのが
検収データなどのデータベースからCSVを抽出して、スキャナ保存用文書管理システムにインポートすることが
肝になってきます。

その時に、次のレベルの課題が
検収データと「納品書」が100%マッチしないことが運用として、少なからずある点です。

CSV各レコードとPDFが100%一致する場合は良いのですが
なんだかの理由で、いずれかが多かったり少なかったりします。
CSV各レコード>PDF
CSV各レコード<PDF

これらの状況でも
運用が難しくならない、便利ツールや
便利な機能を装備したスキャナ保存文書管理システムが必要なのです。




 
2019年12月18日 14:32

電帳法スキャナ保存一問一答問43と46規程名の表記ゆれ!

スライド4
問43 とは
------
規則第3条第1項第1号ロにに規定する
「各事務の処理に関する規程」、
同項第4号の
「適正な事務を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」
及び同条第6項の
「事務の手続を明らかにした書類」
との違いは何でしょうか?
-----
というものです。



上記に3つの規程があります。
そして、
「これらの規程の例については、問46を参照してください。」
と結ばれています。

そして、問46には
「適正事務処理規程」
「事務分掌細則」
「検査報告書」(経理事務用)、(営業事務用)
「検査不備報告書」
「スキャナによる電子化保存規程」
がサンプルとして掲載されています。

中小企業の経理の方が、上記を見比べて、どれがどれに相当するのか解るのでしょうか?
明らかに規程の名称が異なっているので、一見して判断が付きかねます。

更に、問78に申請書に添付する
「申請に係る国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類」
も要求されているので、さらに中小企業の方々は混乱しています。

上記書類に求められていることを、拾い読みすると
・ 記録事項の訂正又は削除及び追加するための入力処理の手順
・ 日程及び担当部署などについての概要を記載すること
・ 外部委託する場合は委託契約書などの写し
が要求されています。

ご理解いただけましたでしょうか?
 
2019年12月17日 12:10

電帳法の控え書類のデータ保存って! 簡単な訳を解説します。

スライド5
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等の
保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、税務署長等の承認を受けたときは、所定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています(電子帳簿保存法42)。

上記の通り、電子帳簿保存法に4条2項と言う規定があります。

平たく言うと
・国税関係書類の保存義務者は、
・コンピュータで作成した「注文書」「納品書」「請求書」「領収書」などは
申請承認により
・データ保存が原本で、紙の作成控えは不要になります。

本来であれば
国税庁や財務省が
法人税法施行規則59条1項3号
取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」と規定しており

また、消費税法 (仕入れに係る消費税額の控除)で
「事業者が当該課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等(同項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が少額である場合、特定課税仕入れに係るものである場合その他の政令で定める場合における当該課税仕入れ等の税額については、帳簿)を保存しない場合には、当該保存がない課税仕入れ、特定課税仕入れ又は課税貨物に係る課税仕入れ等の税額については、適用しない。」

これらの2つがあるから 当該書類を保存している訳であるが
「自己が作成した 書類」は、いわゆる控え書類であり、わざわざ紙に印刷しなくとも
PDF等の電子ファイルにして保存することが、電子帳簿保存法4条2項
の制度利用で結構簡単に電子保存が可能なのです。

その理由は
4条2項の控え書類のデータ保存は、4条3項スキャナ保存と比較して次のものが不要になります。
・タイムスタンプ
・ヴァージョン管理
・解像度階調大きさ情報
入力期間
・書類種別
・適正事務処理要件
などなど不要なのです。

4条2項の控え書類のデータ保存で必要なのは
・所轄税務署長の承認
・取引年月日など日付検索
システム関係書類の備え付け
・モニターやプリンター
だけです。

とても簡単です。

なのに、控え書類を紙に印刷したり、それをスキャナ保存したりしている
企業がいかに多いことか!?

これを、機会にぜひ見直してみてください。
 
2019年12月17日 08:21

「支払通知書」は国税関係書類で電帳法対応が必要か?

スライド1
某ソフトハウスから確認が入った。

「「支払通知書」を電子でやり取りしているが、電帳法の10条電子取引で保存してよいか?」

というものです。

皆様なら、どう判断して、アドバイスされますか?

1 紙に印刷して保存か、それをスキャナ保存するかどちらか
2 電子でやり取りしているなら電子取引なのでよい
3 支払通知書は、国税関係書類でないから、7年保管義務はない
4 発行控えは4条2項(書類のデータ保存)の申請が必要

上記のうちどれでしょうか?



筆者の判断では
3 です。

理由は
「支払通知書」は、性質上支払いに関する通知であり、法人税法施行規則59条に規定されている「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」に当たらないからです。

「準ずる」かどうかの判断が重要ですが、そもそも「支払」は「通帳」の入金額を確認することで「支払通知書」の役目は完了します。なので「支払通知書」は「通帳」と言う帳簿に記載されるまでの「業務上の書類」として位置づけれれるべきであり、国税関係書類ではない。と判断できると筆者は考えます。

なお、企業ごとの判断で、「支払通知書」を「電子取引」と位置付けて電子帳簿保存法施行規則8条の電子保存要件を確保して7年間以上保管することを妨げるものではありません。

以上 ご参考になりましたでしょうか?
2019年12月17日 05:25

会計伝票にタイムスタンプ付きPDF添付で何故ダメなのか

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
・帳簿書類相互関連性を確保するためにPDFを会計伝票に添付して
・そのPDFにタイムスタンプを付与しておけば
・会計システム側で、取引年月日/取引金額/取引先/伝票番号/書類種別などの検索ができれば
電帳法スキャナ保存の要件確保ができると、期待していた検討中のお客様から素朴に質問されました。

お客様が疑問に感じられるのは当然だと思います。

答えは次を参考にしてください。
・タイムスタンプは「課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証ができるものに限る」要件が
 があることを見逃してはならない点です。
・一般的に会計システムで上記検証機能を持っているものと、そうでないものに分かれます。
・現在お客様がご利用中のシステムが当該機能の有無で判断が分かれます。
・その他注意事項は、読取り情報の保存、ヴァージョン管理、入力者等の情報の確認など細かい要件確保が必要です。

今回のお客様は、漠然と冒頭の仕組みで大丈夫か?と心配しつつも、上司に説明するだけの、裏付け情報を持っていなかったので、弊職からの説明で大変満足されていました。

ここで、弊職が思うのは、こういう点が「スキャナ保存」がニッチになってしまう原因だと感じます。
もっと、財務省に分かりやすくしてほしい点です。

皆様は、どうお感じになられましたでしょうJか?


 
2019年12月16日 12:33

電帳法令和2年改正に向けての意見出し

スライド2
電子帳簿保存法の最大の問題点は、帳簿電子保存を土台に、書類やスキャナ保存や電子取引を規定するからです。

こう書いてぴんと来ない方は
・書類:4条2項
・スキャナ:4条3項
・電子取引:10条
をこの機会に見直してみてください。


そして、同法の施行は1998年で約22年が経過しています。
その間に、飛躍的にインターネットが普及して、普通に請求書や領収書がダウンロード出来て、契約の申込書なども画面確認&画面にサインで完結する時代に入っています。

筆者としての意見を出してみます。
まずは、第一弾的なもので今後の見直し整理はやっていきますので、その点は大目に見てくださいね。

1 電子取引10条が、税務署への申請・承認が不要であるので、他も同様にすべき
2 日本データ通信協会認定のタイムスタンプに代わる技術の選択
3 税務調査の実態を調査見直しを財務省主導で行い、調査対象になる機会が少ない「国税一般書類」の保存義務の撤廃
4 インボイス制度本番2023年の前までに電子取引をメインにした新法の創設
5 紙証憑は一定割合で残るので、財務省として、4条2項と10条の啓もう活動を、業界も協力して行い、紙証憑を削減する取込

などがすぐに思いつきます。

皆様のご意見は如何でしょうか?

 
2019年12月16日 07:12

「電子帳簿保存法に対応してペーパレス化を行いたい」問合せ

スライド4
問い合わせ内容は、
-----ここから
電子帳簿保存法に対応してペーパレス化を行いたいと考えている○○です。
現在でも過去の請求書等は全てPDFにしてドロップボックスに収納しており、
契約している税理士法人ともドロップボックスで連携しております。
 
当○○のように小規模な○○におけるメリット・デメリットをお聞かせ頂き、
コストとの見合いを検討して採用ソフトを決定したいと思っております。

●●がHPを拝見する限り良いのではと考えます。
一度ご相談させていただければ幸いです。
宜しくお願い致します。
----------ここまで

回答した内容は、以下の通りです。

★デメリットを負担 と 置き換えてコメントします。
★ここから———————
1 負担は紙保管と比較して電子化保管はスキャンが必要となりますが、貴社の場合は既にスキャンしているのであたりません。
 ・但し、解像度・階調・大きさ情報の要件確保が未であれば、電子化方法の見直しが必要です。
2 次に紙原本の廃棄を速やかにしたい場合は、電子帳簿保存法スキャナ保存制度の申請承認が必要となり、その手続きが余分にかかります。
3 そして、その申請には、事務処理フローの作成や各種規程の作成と備付けが必要になる点です。
4 さらに、上記規程通りに運用する内部統制が必要になります。
 ・運用不備が散見される場合は、消費税の仕入れ税額控除や青色申告法人が剥奪されて、経営に大きなダメージが出ます。
5 これらのことを自力で、独学で調査検討して、申請から導入・運用することはまだまだ大きな負担となります。

★ここからメリット
1 重くてかさばる 紙保管から脱却できる
2 倉庫が不要になる
3 キャビネットが空き、居室の有効利用ができる
4 電子なので直ぐに検索出来て、楽に回付できる
5 工夫次第で、帳簿とシームレスに連携できるの
6 社内の不正を防止牽制できる
7 税務署からの信頼が上がり、税務調査の間隔が広がり、調査期間が短縮できる
★ここまで

これらの内容は、中小企業であれば参考になる内容なのでブログにしてみました。
 
 
2019年12月15日 14:20

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

会社概要はこちら

月別ブログアーカイブ

2020 (34)

モバイルサイト

株式会社e-SOLスマホサイトQRコード

スマートフォンからのアクセスはこちら