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請求書のスキャナ保存で、一人で一日500件が処理実現可能

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2年目の運用を終えるお客様にいろいろご意見を伺えました。

「請求書」のスキャナ保存を
たった一人で一日500件の電子化と電子文書管理システムへの
電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件を確保しての
処理が実現可能とのことです。

筆者の感覚として、せいぜい200から300件が精一杯だと
予想していたのですが、見事裏切ってくださいました。

その秘密は、次のノウハウがありました。
1 必ず仕入れ請求書に日常を目を通す方で
2 基幹システムへの、債権系のデータを入力しつつ
3 電子文書管理システムへのスキャン待ちの請求書として、きっちり別管理していて
4 スキャナ保存の入力をする際は
  ・管理していた請求書に関連するCSVを出力して
  ・電子文書管理システムようにCSVを整形して
  ・請求書を電子化して
  ・電子ファイルとCSVを500件一気にインポートする
などして、一日の業務で問題なく運用が回っている。
とのことでした。

月の総件数は、800件から900件らしいので、月の内2日程度で可能となります。

さらに、このお客様は、パソコン版の電子文書管理システムをご利用されているので
サーバー不要でアプリも低価格で、初期投資が少なくて、素早くスタートされていました。

昨年、グループ会社の新社屋が完成して、引っ越しされたのですが
紙請求書が廃棄できる「スキャナ保存」制度を利用していたことで
引っ越し準備と作業が軽減できた。
そして、引っ越し先の居室のキャビネットが省スペースで済んで
経費が削減できたと喜んでおられます。

もっとも、電子化後の検索性能については、余り検索するシーンがなく、効果らしきものはないとのことでした。
なお、請求書の差し替え発生時に、元請求書の確認が瞬時にできる点は、満足頂いておりました。

パソコンで、一人で、スキャナ保存が、800件程度/月でも十分運用できる!ことを証明いただきました。
(当然ながら、知恵を絞った工夫とそれを実現できる機能を備えた電子文書管理システムがあったからこそ)

以上 ご参考になれば幸いです。

 
2020年01月14日 07:00

スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳!

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スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳!を考えてみます。

1,000名規模の企業の、経理部長や情報システムのキーマンと、ガッツリ検討して
「申請書」や「事務処理フロー」を作成して
本番を意識した各種「規程類」を作成し
テスト稼働を経理部長や情報システムが体験します。
ここまでは、問題ないです。

ここからが問題です。

テスト稼働は、現場担当者に引き継がれ
担当者には、極小的な、運用手順だけが、伝えられて

本来必要なスキャナ保存制度や法令要件などの肝となるものが不十分な理解のまま
最悪は、まったく伝わらずに、本番運用がなされる点です。

結構ヤバいです。
例えば
・「一の入力単位」ってなに?
・600dpiでスキャンしちゃう!
・「業務サイクル」ってなに?
・「定期検査」は誰がやってもいい?
など、ぐちゃぐちゃに、なったら恐ろしいですね・・・


伝言ゲームは、人数が増えれば増えるほど、ねじ曲がってしまいます。
甘く考えると、大やけどします!
例えば
・領収書は、消費税の仕入れ控除の取り消しの問題
・請求書などは、青色申告法人そのものの取り消し
などです。

いまは、普及期ですから、ドラスティックな制裁は聞きませんが
毎年、1,000件を超える承認件数が、10,000件ぐらいになると
””生贄の羊”が出るものと考えられます。

”そう”ならないためにも
1 税務コンプライアンス意識の徹底
2 内部統制
3 電子帳簿保存法の正しい理解
を現場まで落とし込むことが重要だと考えます。

不安な ことがあれば ご連絡ください。



 
2020年01月10日 08:00

H28緩和で本番後、令和緩和で再申請を自社でチャレンジ!

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新年のご挨拶の電話で
某上場企業に確認したところ
過去分重要書類のスキャナ保存をするために
令和緩和の再申請と過去分摘要届書をセットで国税局に提出した。ことをお聞きしました。

チャレンジされたのは
筆者が昨年3月に訪問した時に、あらかじめ、令和緩和のアウトラインをお伝えしていた
ことが、切っ掛けでした。

対象は「契約書」で
営業拠点が50か所以上あり、大量の過去分の「契約書」が保管されていて、新規分は
スキャナ保存できていたが、過去分が問題だったところが、令和緩和で問題解決できる
となって、取り組まれたものです。

スキャナ保存するには、次の負担があります。
1 スキャン作業
2 検索用のメタデータの紐付け
3 タイムスタンプ付与含めた強固な電子文書管理システム
にも拘らず、某上場企業は、なぜ過去分の「契約書」のスキャナ保存に踏み切ったのでしょうか?

深く聞いてみると
スキャン作業に 派遣社員を使用して 専用のスキャンルームまで確保して 行っておられました。

ペーパーレスメリットは
・検索性

スキャナ保存は加えて
・税法上、電子が原本になる
・なので、紙の契約書を廃棄もしくは、安価な倉庫に保管できる

某企業は、このようなメリットが、負担を超えたからこそ、チャレンジしたのです。
もちろん、すでにスキャナ保存制度を利用していたからこそ、です。

この企業のように
果敢に、先行して取り組めば、良い循環で効率化ができます。
素晴らしい、事例です。

対して、毎年緩和されるから、と、様子を見て、躊躇していると
何の変化も改善もされずに、よろしくないと考えます。
これは、筆者だけでしょうか?


 
2020年01月09日 09:43

8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存!

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建設業界の「請求書」について、傾向が把握できる情報を入手できた。

それは、
電子「請求書」の利用率は10%、紙の「請求書」が90%と言うものです。

近年、
電子契約が建設業界で急速に導入が進んでいるが、対して
紙の「請求書」が90%となっているのは、なぜだろうか?

筆者の考察としては、
電子契約は、印紙税の削減という、大きなモディぺーションがあり、経営層の後押しがあるから、導入が進んでいる。
対して、電子「請求書」は、紙の方が安心!今まで通り紙で!などの保守的な考えが蔓延しているからだと考えます。

ここで、重要なのは、2023年10月1日から義務化される「インボイス制度」です。
令和2年の税制改正大綱でも発表があったように
電子帳簿保存法の「電子取引」の緩和が決定して、概要が発表になっています。

ことし、3月末には財務省令が発表されます。
期待して待ちましょう!

そして、保守的な考え方を捨てて、「インボイス制度」の準備先取りをする
電子帳簿保存法の「電子取引」の対応をしようではないですか!

皆様のお考えはいかがでしょうか?


ちなみに
8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存!
のお客様には
1 4条2項「控え書類のデータ保存」
 4条3項「スキャナ保存」
3 10条「電子取引」
の3本柱の複合提案をさせて頂きました。

お客様は、とても満足されて、コンサルを受けてくださっています
2020年01月08日 21:56

電帳法4条2項書類データ保存と4条3項スキャナ保存の狭間

スライド1
悩ましい問題です。
企業にとって、請求書の発行控えを保存する際に
請求書を販売管理管理システムやExcelやWordで一貫してコンピュータで作成しているにもかかわらず
最後は紙に印刷して、赤い角印を押して、お客様に郵送している企業が沢山あります。
(近年、電子請求書で電子取引している企業も増えてきてはいます)

この時の、電帳法の活用で、分かれ目となるのがつぎの2つです。
・「一貫してコンピュータで作成している」PDFなどの電子ファイルがあるのであれば4条2項が申請ができる。
・対して、「紙に印刷して、赤い角印」を押した請求書をコピーして控え保管している場合は、それを対象に4条3項申請になってしまう。点です。

これは大きな違いがあります。
・4条2項は、検索要件(取引年月日のみ)とシステム関係書類の備え付けとモニターとプリンターがあれば要件は確保できます。
本当に簡単シンプルです。

対して、4条3項スキャナ保存は
・タイムスタンプ付与、一括検証
・適正事務処理規程類
・ヴァージョン管理
・取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など沢山の検索要件
・帳簿書類の相互関連性
など頭の痛くなるものばかりです。
 
2019年12月29日 08:00

クラウドストレージの請求書などもスキャナ保存認めて欲しい

一問一答
最近、量販店で販売されているようなスキャナで証憑等をスキャンして、その電子化ファイルをクラウドストレージに保管して、検索できるようにしている企業が出てきています。

特に、電子化時の作法は気にすることなく自由に、電子化して保管されています。
しかし、この保管方法では、紙証憑は7年間以上納税地に紙保管をしなければなりません。

「電帳法 スキャナ保存」制度なのですが、クラウドストレージでは、次の要件が不備になります。
・解像度階調の確認
・大きさ情報の確認
・タイムスタンプの付与
・タイムスタンプの一括検証
・ヴァージョン管理
・複合絞込検索
などが不備となる可能性の高いものです。

では、スキャナ保存専用システムに電子化ファイルを移動させて
これらの要件を確保して、国税局や税務署が認めてくれるかという点です。

令和緩和で「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出(過去分重要書類)
が規定されましたので、本届出書を出すことが条件となります。
また、上記に加えて、そもそもの「スキャナ保存」の承認がされていることが必須となります。

なお、過去にスキャンして、クラウドストレージに保管した電子化ファイルが要件不備の場合は、
結果的に保存義務違反となり、それが発覚した際は、青色申告取り消しふくめたリスクが生じかねませんので
必ず、専門家にご相談ください。

以上 中小企業から質問を共有させていただきます。
2019年12月28日 08:11

「伝票」を「スキャナ保存」するは正解?間違い?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙の国税関係書類を授受した際の、電磁的記録事項(電子化ファイル)を原本として電子保管し、一定の要件を確保した上で、紙の国税関係書類を廃棄できる制度です。

さて、この制度で「伝票」を対象に運用してよいのかどうかが問題です。

「伝票」とはどのようなものがあるのでしょうか?
個社ごとに「伝票」の意味は異なってくると思いますが、一般的に次のような分類があるでしょう!

1 仕訳伝票
2 振替伝票
 出金伝票
4 売上伝票
5 仕入伝票
上記のような「伝票」は「紙の国税関係書類を授受」したものに当たるのでしょうか?


違いますよね!?

そうです。
違います。
これらは、「帳簿」の仲間になります。

「帳簿」は
・主要簿
 ・仕訳帳
 ・総勘定元帳
・補助簿(買掛帳・売掛帳・経費帳など)
上記の他に
・補助記入帳
があります。

よって、「補助簿」にあたる「伝票」は「スキャナ保存」の対象にならないし、間違って「スキャナ保存」して
「伝票」を廃棄してしまうと、帳簿の保存機無違反となります。

ご注意ください。
 
2019年12月26日 07:26

中小企業の声「クラウドストレージPDFも過去分」

中小企業でも、気軽に、請求書などをスキャナで電子化して、クラウドストレージに保管されていることが良く行わています。
好き勝手にスキャンして、PDFなどにして、適当にファイル名など付けて、後で検索しやすいようにしている訳です。

しかし、このままでは、紙原本の請求書は7年保管しなければならないのです。
これを捨てられるようにするには
電帳法のスキャナ保存制度を利用しなければなりません。
そこで所轄の税務署などへの申請が必要なのですが
令和元年になって「過去分重要書類」の
国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出(過去分重要書類)
を提出すれば、いままで認められていなかった、過去の重要書類も電子化して紙原本が廃棄できるのです。

ここで、大事なことがあります。
1 請求書などは重要書類です。
2 重要書類は200dpi以上256階調で且つフルカラーで電子化される必要がある。
3 検索項目として、取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など必須で
4 訂正削除があった際のヴァージョン管理(すべての訂正削除履歴を残す)
5 タイムスタンプ付与とその一括検証
などがスキャナ保存の要件となります。

これらの要件確保ができる、クラウドストレージは、お目にかかったことがありません。
なので、クラウドストレージから、スキャナ保存用の電子文書管理システムに
様々な要件確保の役割を担ってもらう必要があります。

皆様 ご注意ください。
2019年12月25日 12:11

中堅自動車関係製造業の納品書スキャナ保存、OCR性能が鍵

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バーコードが無い納品書のスキャナ保存をどうするか?!
そこが問題だ!

納品書のファイル名の登録で

AI-OCRのクラウドサービスを検討しても
・処理スピード
・ランニングコスト
で合わない

納品書のファイル名の登録を手入力すると大きな負担

そこで帳票OCRを数種類比較検討した
先頭文字がオー(O)ハイフン(-)になっていて
とても厄介だった

これを某N社の帳票OCRで
o-を置換して
ゼロ(0)ーや--と間違わないように工夫した!

検討ユーザーは大満足していた!
市販の専用スキャナで1分間で60枚程度納品書をスキャンしても
OCRミスはなかった!

お客様から「バッチリですね!」の声が出た。

あとは、検収データから必要なCSVを抽出して
PDF納品書とセットでインポートして
タイムスタンプ付与などすれば
「スキャナ保存」要件確保の電子文書管理システムで
長期保管できれば良いことになる。

以上 ご参考になりましたでしょうか?

 
2019年12月25日 08:00

「令和2年税制改正大綱の概要」閣議決定資料公開されてます

令和元年12月20日 閣議決定
「令和2年税制改正大綱の概要」閣議決定資料が12月20日付けで公開されてます!

上記、URLの資料P.4に下記記載があります。

---ここから

[納税環境整備]

○ 電子帳簿保存制度の見直し

・電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合の要件について、ユ
 ーザーが自由にデータを改変でき ないシステム等を利用している場合には、タ
 イムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大する。

---ここまで

上記を考察すると
1 「電子帳簿保存法」の「電子取引」で「電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合
2 「電子帳簿保存法施行規則8条」の「要件」について
3 「ーザーが自由にデータを改変でき ないシステム等を利用している場合には
4 「イムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大する。
と分解と肉付けができますが・・・・

3と4が今後どのように規定していくのでしょうか?

クラウド会計システムやクラウド経費精算を意識して書いているのでしょうが、単一サービスで実現
できない場合がほとんどでしょうから、複数のサービスにまたがった場合の、検索要件の確保など
どのように規定していくのか?心配になります。

今後の 規定 を見守りたいと思います。

 
2019年12月23日 08:00

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(年末年始、GW、お盆)

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