株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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電帳法スキャナ保存の「禁じ手」シリーズ、皆様は大丈夫?

電帳法を優しく解説_02
電帳法のスキャナ保存制度の「禁じ手」シリーズです。
皆様の検討にお役立てください。
また、既に運用されている企業の皆様は、大丈夫かどうかチェックすることをお勧めします。

第14回 電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「業務サイクル越えの原本廃棄」
https://youtu.be/HjM9jmgvE94

第15回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「一の入力単位」について
https://youtu.be/a8VgiDaRLPU

第16回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「取引に至らなかった書類」について
https://youtu.be/KcBwAOawH54

第17回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「4ポイント文字」について
https://youtu.be/Qt5nOB9EtGo

第18回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「検索要件」について
https://youtu.be/tJsZxRngvt4

第19回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「タイムスタンプ付与」について
https://youtu.be/1UJT6OOnrZs

第20回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「「特に速やか」の解釈間違い」について
https://youtu.be/3jG4qu7nxOU

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年10月02日 17:27

電帳法をミニセミナーで完全攻略!

電帳法を優しく解説_02
以下のミニセミナーで電帳法全体の完全攻略が可能です!
多いもので500視聴のものがあります!
超お薦めです。

第1回「日本はデジタル化後進国か?!」 
https://youtu.be/aKctKhLRjOY

第2回「電帳法」を優しく解説      
https://youtu.be/RbEZe00m0TA

第3回「帳簿・書類」の7年保存がそもそも何故求められるのか?
https://youtu.be/Ht68XGdFdnU

第4回「タイムスタンプ」って_なに?
https://youtu.be/RqRbwlHvAfo

第5回「電帳法」のページの見方
https://youtu.be/pCUfL17KgEY

第6回 電帳法4制度の横断的概要学習!
https://youtu.be/5HbsneGZAFQ

第7回_電帳法_電子取引の最新情報!
https://youtu.be/cRT4Cw4-n70

第8回_電帳法_導入手順!
https://youtu.be/a7lRuEusH1Q


皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年10月02日 17:20

皆が迷う!電帳法上「伝票」の扱いはどうしたらいいの?!

電帳法を優しく解説_02
今回のテーマ:皆が迷う!電帳法上「伝票」の扱いはどうしたらいいの?!

上場企業クラスの経理実務者でも解っていない方がいかに多いか!

皆さんはお分かりですよね?!

さて、解説しておきましょう!!

ここで言う「伝票」とは「売上伝票」「仕入伝票」を指します。
さて、これらの紙「伝票」は、電帳法の扱い上、どうなるのかという点です。

可能性として
1 単なる社内業務資料だから税法上の保存義務は無い
2 税法上の書類なので保存義務がある
さあ、どちらでしょうか?

また、2の場合
3 これはスキャナ保存の対象である
4 これは帳簿の対象である
さて、どちらでしょうか?

【結論】
・「伝票」は取引関係書類ではないので、スキャナ保存の対象にはならない
・「伝票」 に帳簿を補う記載事項がある場合は「補助簿」となる

【解説】
1)まずは、国税庁の公式資料をご一読ください。

国税庁 電子帳簿保存法 帳簿 一問一答
ーーーーーーーーーーーーーー
問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

【回答】 売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、 所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき 書類には当たらないことから、法第2条第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しな いので、電子帳簿保存法の適用はありません。 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税 関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となりますので、法第4条第1 項及び法第5条第1項に規定する承認を受けた場合には、電磁的記録による保存を行うこと は可能です。
ーーーーーーーーーーーー

2)整理すると
2-1
売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、 所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき 書類には当たらない → 企業の判断で廃棄可能
2-2

伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税 関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿 → 基本的に紙の伝票を7年保管

筆者追加コメント
企業の皆様がコンサルを受ける際は、このような重要で、基本的な知識をもっている専門家と付き合うようにしてください。
付焼刃的に電帳法のスキャナ保存の要件だけ学習した自称コンサルには十分ご注意くださいね。


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2020年08月28日 07:26

東証一部上場企業の電帳法保存申請不備の実態など

同行
実際に遭遇した事例から解説します。

某企業様は10年以上前に
電帳法4条1項「帳簿」の(元帳と仕訳帳)申請をして、電子帳簿の運用をされています。

この度、システムのリプレイスを契機に申請の見直しを実施したことろ次の申請不備に気付きました。

申請内容
総勘定元帳と仕訳帳で、集計データ限定の保存であるにもかかわらず、本来必要な明細データを保存しているサブシステムについての申請時の説明記載漏れがあったことです。

解説
電子帳簿保存法 帳簿の一問一答 問18の通り

問18
当社は各種の業務システム(販売等の個別取引データを保存)と会計システム(業務 システムの集計データを保存)を連携させています。「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電子帳簿として申請した場合、会計システムのデータのみ保存しておけばよいでしょうか。

【回答】 原則として、会計システムのデータとともに業務システムのデータを合わせて保存する必 要があります。

【解説】 会計システムのデータのみを保存することとした場合、業務システムの集計データのみが 保存され、販売等の個別取引データは保存されないため、結果として、保存した仕訳帳及び 総勘定元帳のデータは、全ての取引を記載した帳簿とはなりません。 これは、法人税法施行規則第54条において、仕訳帳は「全ての取引を借方及び貸方に仕訳 する帳簿」、総勘定元帳は「全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿」と 規定されていること、また、集計データのみの保存では、全ての取引に係るデータの訂正又 は削除の履歴が確保できないことや、帳簿間の相互関連性が明確にならないことなどから、 規則第3条第1項第1号及び同項第2号の要件が満たされないこととなります。

(注) 業務システムのデータを合わせて保存する方法以外に、法人税法施行規則第54条の要 件を確保する方法として、業務システムのデータの保存に代えて、販売等の個別取引が 記載された売上帳(補助簿等)を書面に出力して保存する方法も認められています。 また、訂正又は削除の履歴の確保方法として、会計システムの前段階のシステムのデ - 13 - ータを訂正又は削除することによって会計システムの記録事項が訂正又は削除されるこ ととなっている場合に、業務システムに当該訂正又は削除の履歴の事実及び内容の電磁 的記録を保存又はこれを出力した書面により確認する方法も認められています(取扱通 達4-6注書き)。

以上 ご理解いただけましたでしょうか?

当該事例の場合は、悪意ではなく、善意で申請したことでした。
さらに申請後の税務調査で不備を指摘されたこともないとのことでした。

しかしながら、納税者と所轄国税局や税務署との良好な関係が崩れた場合は、重大な保存義務もしくは申請不備を追及される危険性をはらんだものとなっていることに変わりはありません。幸いにも、今回ご相談いただきましたので、当該問題を把握することができました。皆様も是非とも自主点検してください。

ご不明点やご質問は、何なりとお申し付けください。


皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

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2020年08月27日 07:53

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始しました!

益田康夫
最近、JIIMA認証について注目がアップしてきています。

JIIMA認証:https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/tesuduki/

その理由は、国税庁が認めているからです。

具体的には、国税庁の一問一答
問 81 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェアとはどのよ うなものでしょうか。
【回答】抜粋 
 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下「JIIMA」といいます。)が電子帳 簿保存法に規定する機能要件に適合するか機能の仕様について取扱説明書等で確認を行い、法的要件を満たしていると判断し認証されたソフトウェアをいいます。
 また、認証を受けたソフトウェアは、国税庁及びJIIMAのホームページに記載される認 証製品一覧表に明示されるほか、当該ソフトウェアの説明書等に認証番号などが記載されてい ます。
 なお、認証を受けたソフトウェアは、以下に示す「認証ロゴ」を使用できることから、その ソフトウェアがJIIMAから認証されたものであるか否かについては、この認証ロゴによっ て判断することもできます。

上記の様に国税庁のお墨付きと同等の認証をJIIMAが行っているから注目されているのです!
要するに民間企業がシステムやサービスを選択する際の基準の一つになっているからなのです。

具体的にJIIMA認証の取得時の課題やポイントを見てみましょう!

1)JIIMA自身が注意喚起している内容は以下の通りです。
  ご注意)機能チェックリストに対する理解不足やマニュアルの記載内容が不足しているため、改訂を依頼せざるをえないケースがあります。「注意事項及びマニュアル記載レベルガ
 イド」を参考とし、あらかじめマニュアル等の内容をご確認ください。

2)上記を筆者なりに組み砕くと 
 ・「機能チェックリスト」とは電子帳簿保存法・施行規則・通達・Q&Aに規定されていることを横断的に理解できるいない
 ・「機能チェックリスト」で求めている、記載内容が欠落している、不足している、間違った記載になっている等の不備がある

3)ポイントは
 ・電子帳簿保存法・施行規則・通達・Q&Aに規定されていることを横断的に理解者にアドバイスを求めること
 ・JIIMA認証取得経験者のノウハウを引き出すこと
 ・当然ながら上記を兼ね備えたコンサルタントのアドバイスを受けること

4)自社単独で行った場合のリスク
 ・認証取得までの期間が長くなる
 ・「再評価2回上限とします。3回目以降では更新審査手数料と同額をお支払いいただきます。」がJIIMA認証ルールなので
  長引くと余分な費用が掛かる

以上 ご理解いただけましたでしょうか?

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年08月06日 07:18

経験不足な●●士先生の電帳法申請にミスが散見される理由

同行
今回も某税理士先生が支援された電帳法スキャナ保存の申請書をレビューする機会があり
ありがちなミスが散見さえれていたので、注意喚起の意味でブログをアップしておきます。

具体例に沿って見ていきましょう!

1)タイムスタンプの事業者名称が、間違っている。
 スキャナ保存システムベンダーの名称を書いている。
 要するに見分けがついていないから

2)入力期間に関する措置の「ロ」業務サイクル入力方式が理解できていない。
 「受領者読取り」とごった煮になって、正確な要件把握ができていない
 「特に速やか・タイムスタンプ」が生煮えの理解になっているから

3)書類帳簿相互関連性で、「一連番号」と「伝票番号」両方にチェックマークしている
 要件定義ができていな

4)検索機能の確保欄に「一連番号」も「伝票番号」も書かれていない
 要するに検索要件が理解できていない

皆様は、大丈夫ですよね!?

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年08月05日 12:35

●●士法人コンサルが理解不足なスキャナ保存要件とその理由

営業教育・活動支援
スキャナ保存制度は電子帳簿保存法、同法施行規則で要件が規定されていて
且つ、
取扱通達や取扱通達趣旨説明で要件の解釈やその理由が解説されているます。
更に、
一問一答でユーザー向けにFAQが提示されている訳です。

これらを横断的に読み込んで、その知識の引き出しを整理して、問手の立場
になってコンサルするのは並大抵のことではないから「理解不足」が起こり
がちなのです。

さて、今回の事案ですが
1)「一の入力単位」と「検索」要件
2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち
の2つとなります。

皆様は大丈夫ですか?

少し解説していきましょう!

1)「一の入力単位」と「検索」要件

平成27年の取扱通達趣旨説明4-21を見てみましょう。

(一の入力単位の意義)

4-21 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
 

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。


筆者コメント:上記趣旨説明より以下の4つのことが明確です。
1 タイムスタンプの付与は一の入力単位ごと
2 一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの
3 お互いに関連性を持たない複数の国税関係書類をスキャンしても一の入力単位にはならない
4 台紙に小さなレシートを複数貼り付けた時、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、それぞれ適切に検索できること

皆さんは、知っていましたよね?



2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち

スキャナ保存 一問一答 問34 を見てみましょう

【質問】
タイムスタンプは、「一の入力単位ごと」に付すこととされていますが、このタイムス タンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電 磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

【回答】
まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

【解説】
規則第3条第5項第2号ロ(タイムスタンプ)の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁 的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタン プ・・・を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、
①一の入力単位である単ファイルごとにタイ ムスタンプを付す方法及び
②複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられ ます。
上記②の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが 改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証するこ とができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができ なくなります。
しかしながら、上記②の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ね て階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプ を付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、
また、このような 方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じて タイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタン プを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えあり ません。

如何でしょうか?
理解できましたか?

要するに、まとめて入れたバケツの中に怪しいデータがありますではなくて、バケツの中のデータが一つ一つ管理されていて、そのうちのどのデータが怪しいものか取り出せればよい訳です。本問は特定の企業の特定の技術を指しているのではないので、ある程度の表現で規定を留めていますが、実は本要件を実装するためには、さらに踏み込んだ実装が必要になってくる部分があり、各社が工夫を凝らしているのです。

余談ですが、
「書類書類毎」に検索できないとならないので、まとめてタイムスタンプが運用できても、知恵と工夫を働かせないと、法損要件違反や不効率な運用を強いられるわけです。
→ 取扱通達4-39「スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目」が参考になります。

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

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2020年07月17日 06:54

中堅企業のキーマンの要件理解が あやふやな 点と理由とは?!

ますだ行政書士事務所
中堅企業のキーマンの要件理解があやふやな点とは?!

全国版のTVコマーシャルを積極的に展開している
某中堅企業の電帳法「スキャナ保存」の導入検討のプロジェクトキーマンが
「タイムスタンプの一括検証」と「適正事務処理要件の定期検査」の理解がグダグダで
混同甚だしい自体に遭遇しました。

内容は、以下のような感じです。

質問者「検査結果は電子文書管理システムで保存されるのですよね?」
筆 者「検査とは、紙を捨てる前の定期検査のことですか?」

質問者「検査結果は保存しないとだめなんですよね?」
筆 者「タイムスタンプの検証は、いつでも、何度でもできて、国税要件としてその保存は不要です」
   「対して、定期検査は検査報告書を作成して、検査結果の保存が必要です。

質問者「両方が要件なのですね、よくわかりました」
筆 者「電帳法には基本の5要件と、スキャナ保存用の要件があるので、正確な要件知識を獲得していきましょう」
質問者「ありがとうございます」

このような感じでした。

理由は、電帳法を学んでいる自負はあっても、法令が読めていない。そして、セミナーなどで摘まみ食いして、偏った解釈で不完全なママであるからです。

皆様は、如何ですか?
大丈夫ですよね!?

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Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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2020年07月15日 12:44

請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応?

同行
「請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応?」
を少しかみ砕くと。

請求書のスキャナ保存を本気で検討している企業のプロジェクト某責任者曰く
・請求書とセットで納品書もスキャンしたい
・請求書は電帳法申請するが
・納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる

えーーーーーーーーーっ!

駄目です!(益田)
そんなこと、間違いです(益田)
納品書は国税関係書類の重要書類に分類されます。
何をもって、「納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる」との判断ができるのでしょうか?

まったくもって、駄目駄目です。

中堅企業の方でもこんなレベルです。

皆様は、大丈夫ですよね!?


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2020年07月14日 12:44

FAXデータ受注の注文書!それ国税関係書類ですよ!!

営業教育・活動支援
「FAXデータ受注の注文書!それ国税関係書類ですよ!!」

今週、某大手複合機ベンダーのソリューション担当営業より問合せが入りました。

お客様にFAXで注文書を電子ファイルで受信する仕組みを提供していて、注文書は紙に印刷して保存しているが、今後は電子保存したい。

と、言うことでした。
ここまでは、特に問題は無いのですが、次の発言にビックリしました。

発言内容
「注文書は電帳法対象外なので好きに電子保存してよいですよね?」

・・・・・・・
おもわず、ため息が出ました。
こんな知識しかないのに、注文書の電子受信のソリューションをよく担当しているなぁ・・・

仕方ないので、コメントしておきました。
「注文書は国税関係書類で電子保管を原本とする際は、電帳法の要件確保が必要です。」
「なお、電子受信した注文書は電帳法の10条電子取引制度ですよ」

と、説明しても、知識が無いようで、・・・ふーーーン的な反応でした。

困ったものです。
皆さんは大丈夫ですよね!!?


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月14日 11:32

株式会社e-SOL

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