株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

電子取引で授受した保存データはデータ保存でも認められる訳

問 40
自社が発行した請求書データの保存について、当該データに記載されている内容が事後的にわかるものであれば、データベースにおける保存でもよいでしょうか。 

【回答】
発行した請求書データの内容について変更されるおそれがなく、合理的な方法により編集された状態で保存されたものであると認められるデータベースであれば問題ありません。

【解説】
電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと規定されているところ、
この取引情報とは、「取引に関して受領し、又は交付する 注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項 をいう。」
と定義されていることからも明らかなように、必ずしも相手方とやり取りしたデー タそのものを保存しなければならないとは解されません。

したがって、発行する請求書等データに記載の内容が、
送信データの元となる請求者等情報データベースから自動的に出力されるなど、
記載した取引情報（取引に関して受領し、又 は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）
の全てが、変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、要件に従って保存されたものであると認められる場合は、
当該データベースにおける保存も認 められます。

なお、税務調査の際には、実際に先方へ提供したフォーマットに出力して確認をさせてい ただくこともありますのでご協力ください。

筆者コメント
１　色を付けたところを中心に確認すると見えてくるものがあります。
２　この問いから、ExcelやＷord等のアプリからの人的作成過程を経ての出力は、自由に変更できてしまうので駄目だということです。
３　慎重に判断しないと、要件不備になりかねませんので、ご注意ください。
４　問37の解説に「必ずしも相手方とやり取りしたデータそのものを保存しなければならないとは解されません。」とあります。
　　しかし、この時の条件として「その保存過程において取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により」とあるので
　　十分注意が必要です。
　　要するに「目視による手入力等が介在する余地がある」場合は、駄目です。

以上、参考になれば幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。