株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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電子取引の訂正削除防止の事務処理規程は、使い物になるか?

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(法人の例)電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

を皆さんは、じっくり見たことありますか?

これは、真実性の措置4号確保する上で、必要な規程になります。

使い物になるか見ていきましょう。

ーーーーーーーー
(電子取引の範囲)

第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

一 EDI取引

二 電子メールを利用した請求書等の授受

三 ■■(クラウドサービス)を利用した請求書等の授
ーーーーーーーーー
とあるように
EDI取引を1番目に置いています。

つぎに
ーーーーーーーー
(取引データの保存)

第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

(対象となるデータ)

第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

一 見積依頼情報

二 見積回答情報

三 確定注文情報

四 注文請け情報

五 納品情報

六 支払情報
ーーーーー
と、あるように、5条と6条では、EDIデータに急に絞込み、メール添付請求書等やクラウド経由入手の請求書等は、まったく触れられていません。

最後に極めつけは
ーーーーーーーー
(訂正削除を行う場合)

第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること

1 ・・・・・・・・・・・省略
2 ・・・・・・・・・・・省略
3 ・・・・・・・・・・・省略
4 ・・・・・・・・・・・省略
5 ・・・・・・・・・・・省略
ーーーーーーーーーー
と、こと細かく、
業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合の
ツールが
処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること、等と
5項目にわたって規定されています。

当初の投げかけ:

 「(法人の例)電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
 を皆さんは、じっくり見たことありますか?
 これは、真実性の措置4号確保する上で、必要な規程になります。
 使い物になるか見ていきましょう。」

結論:参考にはなるが、このままでは、使い物にならない!


そして、

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用している場合は、
明らかに、過剰で、大きな負担を強いられる書きぶりになっています。

なので

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用しているお客様で、この点悩んでいる
場合は、解決策を提案することが可能ですので、お気軽にお問い合わせください。


ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2022年10月20日 08:25

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