1000人規模企業が採用の経費精算スキャナ保存の実力は？
本番運用に向けて準備に入りました。
導入企業としては、プロジェクトメンバーに
・経理
・情報システム
・内部統制
など参画し
・経費精算ベンダーの提案支援を受けながら進めています。
課題としては
１ 電帳法4条3項スキャナ保存の申請書提出経験がなく、そのベンダーも支援力がない
２ JIIMA認証製品であるものの、JIIMA認証有無の詳細把握ができていない
３ 社内運用マニュアルを手探りで作成しつつある
４ 国税庁が公開している「一問一答」を読んでも理解できないところや不安になるところがある
など心配点が沢山でてきています。
ベンダーの方からプロアクティブな提案がどうも少なかったようです。
例えば
・JIIMA認証製品の説明がなかった
・適正事務処理要件に係る規程類の存在やひな形データファイルの案内がなかった
・カメラ機能撮影時の運用マニュアルの提供案内がなかった
・スマホなどのデバイス内の電子ファイルが添付できるリスクについての、注意喚起がなかった
などです。
皆様の取引先のシステムベンダー様は上記のような点はいかがでしょうか？
なので、
経理のキーマンの方は
・一生懸命「一問一答」を読まれて
・社内マニュアルを作成しながら
次のような悩みを抱いています。
・スキャナ保存導入で本当に楽になるのだろうか？
・本制度は「納税者の紙書類の保管負担を軽減」可能なものなのだろうか？
・紙の領収書やレシートは本当になくなるのだろうか？
・税務署の調査が入った際、正しく運用できるように周知できているだろうか？
・周知徹底するには、どの程度ことを、いつまでに、どれぐらい取り組めばよいだろうか？
・その時に、法令要件的なテクニカルなところにどこまで踏み込むのか？踏み込まないのか？
真剣に考えています。
さらに、現在の運用の中で、次のような無駄なことが判明しました。
それは、
・ネットで購入した際の領収書で
・PDF領収書をダウンロードして
・わざわざ紙に印刷して
・自署して
・スキャンして
・経費精算画面に添付している
運用を現在取られている。とのことでした。
皆様は、如何でしょうか？
これは、大きく改善できます。
そうです、印刷しないで、そのままPDF領収書を画面添付してもよいのです。
この制度が電帳法10条の「電子取引」です。
ご参考になりましたでしょうか？
2019年12月23日 08:00
