中小企業の声「クラウドストレージPDFも過去分」
中小企業でも、気軽に、請求書などをスキャナで電子化して、クラウドストレージに保管されていることが良く行わています。好き勝手にスキャンして、PDFなどにして、適当にファイル名など付けて、後で検索しやすいようにしている訳です。
しかし、このままでは、紙原本の請求書は7年保管しなければならないのです。
これを捨てられるようにするには
電帳法のスキャナ保存制度を利用しなければなりません。
そこで所轄の税務署などへの申請が必要なのですが
令和元年になって「過去分重要書類」の
国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）
を提出すれば、いままで認められていなかった、過去の重要書類も電子化して紙原本が廃棄できるのです。
ここで、大事なことがあります。
１ 請求書などは重要書類です。
２ 重要書類は200dpi以上256階調で且つフルカラーで電子化される必要がある。
３ 検索項目として、取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など必須で
４ 訂正削除があった際のヴァージョン管理（すべての訂正削除履歴を残す）
５ タイムスタンプ付与とその一括検証
などがスキャナ保存の要件となります。
これらの要件確保ができる、クラウドストレージは、お目にかかったことがありません。
なので、クラウドストレージから、スキャナ保存用の電子文書管理システムに
様々な要件確保の役割を担ってもらう必要があります。
皆様 ご注意ください。
2019年12月25日 12:11
