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中小企業の社長が電子化のみで紙証憑を捨てている怖い現実!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
数十名程度の中小企業の社長の 筆者が 怖ーい と  感じた「お話し」です。

その企業は
・ファイルDB管理ツールを利用して、で自社で電子化文書を添付しつつ、受発注管理されています。
・具体的には、注文書をスキャンして、PDFを作成して、添付しています。
・そして、大胆にも、紙の注文書は捨てています。

税法上の義務として
・法人税法上、青色申告法人は、納税地に国税関係書類を紙で7年間保存しなけらばならないのです。
・紙の国税関係書類を捨てるには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の税務署への申請&承認が必要です。

当該企業は
・「スキャナ保存」制度を知らずに
・独自の考えで、電子化して、紙の国税関係書類を捨てているので
青色申告法人の、書類の保存義務 ”違反” 状態が続いているので、心配です。

しかし、自社のリスクで、おやりなっているので、ことさら強く指摘するのは、差し控えました。
皆様は、どのように考えますか?

ちなみに、当該お客様に、「スキャナ保存」制度の概要をお伝えした際に、伝わりずらかったのは、次の点です。
・「タイムスタンプ」:コンピュータのタイムスタンプは、どうして駄目なのか?
・「ヴァージョン管理」:修正履歴を保存しているだけでは駄目なのか?
・「スキャナ保存」要件を確保するための自社開発はできないのか?
 (→ タイムスタンプの開発ライブラリの組み込みが困難:付与と一括検証など)
などでした。

これらのことから筆者としては、
中小企業には「スキャナ保存」は、まだまだ敷居が高いと、改めて、身に染みた日でした。

教訓として

基本に立ち返り
・判りやすく
・簡単に
・専門用語を使わないように
説明アドバイスする、大事さを考え直すことができた、貴重な日として、前向きにとらえたいと思います。
 
2020年01月17日 11:49

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