SAP利用の中堅外資系企業 スキャナ保存検討の肝とは！？
副社長,
会計責任者,
担当者,
大手コンサル会社のコンサルタント
と「スキャナ保存」導入に係る検討会を実施しました。
ターゲットは買掛の請求書のスキャナ保存です。
月に3000件弱の請求書件数です。
スキャナで電子化して、JIIMA認定のスキャナ保存用の電子文書管理システムに入れればよいわけですが
明らかになった課題は
・「請求書」記載内容のの自動判別
でした。
お客様の素朴な期待は
・スキャンしたら、勝手に取引先名や請求書番号が、勝手にデータ化される？！
と言うものでした。
これは、ＡＩ－ＯＣＲの世界になって、ハードルが上がるので、
・コストの問題
・精度は上がってきているが、結局、目視検査と修正が必須
・ＲＰＡなどとの組み合わせ必要
などが要因
ハードルを下げた説明に苦慮しました。
その内容は
１ バーコードがあれば、楽ですよ
２ ＱＲコードがあれば、もっと楽ですよ
・正確性
・情報量
３ 上記が無理でも、支払申請書などの申請番号を領域指定のＯＣＲできますよ
と、順序だてて説明しました。
ここで、少しお客様が落ち着いてきました。（ここまでは、イライラ状態・・・）
そして、
基幹（ＳＡＰ）システムから、仕訳データを条件付けの抽出でＣＳＶファイルを作り
同条件の対象と順番通りの、請求書をスキャンしてゆけば
スキャン後のPDFとＣＳＶの各レコードを
インポートして、検索項目的でＤＢに格納できる
と、ご理解いただけました。
次のポイントは
・「一の入力単位」
です。
ドカンと！束で請求書をスキャンしてPDFを作ればよいのではなく
取引単位である「一の入力単位」にPDFファイルを分けて、電子化保存してタイムスタンプが必要であると
ご理解いただきました。
最後のポイントは
PO（注文番号）を取引先に請求書に記載してもらうことが徹底できるかどうか？
の議論でした。
これができれば、POデータからCSVを出して、PDF請求書と突合しやすくなるので
スキャナ保存の運用が楽になるてんです。
ちなみに
こちらのお客様は、AWSなどクラウドに、自社のサーバとストレージをお持ちであり、
電子文書管理すステムは、クラウドに構築して使いたいとのことでした。
最近は、この手のお話が増えてきています。
皆様は、如何でしょうか？
2020年01月24日 08:45
