株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

ホームお知らせブログ ≫ SAP利用の中堅外資系企業 スキャナ保存検討の肝とは!? ≫

SAP利用の中堅外資系企業 スキャナ保存検討の肝とは!?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
SAPを利用している外資系中堅企業の
副社長,
会計責任者,
担当者,
大手コンサル会社のコンサルタント
と「スキャナ保存」導入に係る検討会を実施しました。

ターゲットは買掛の請求書のスキャナ保存です。

月に3000件弱の請求書件数です。

スキャナで電子化して、JIIMA認定のスキャナ保存用の電子文書管理システムに入れればよいわけですが
明らかになった課題は
・「請求書」記載内容のの自動判別
でした。

お客様の素朴な期待は
・スキャンしたら、勝手に取引先名や請求書番号が、勝手にデータ化される?!
と言うものでした。

これは、AI-OCRの世界になって、ハードルが上がるので、
 ・コストの問題
 ・精度は上がってきているが、結局、目視検査と修正が必須
 ・RPAなどとの組み合わせ必要
 などが要因
ハードルを下げた説明に苦慮しました。

その内容は
1 バーコードがあれば、楽ですよ
2 QRコードがあれば、もっと楽ですよ
  ・正確性
  ・情報量
3 上記が無理でも、支払申請書などの申請番号を領域指定のOCRできますよ
と、順序だてて説明しました。

ここで、少しお客様が落ち着いてきました。(ここまでは、イライラ状態・・・)

そして、
基幹(SAP)システムから、仕訳データを条件付けの抽出でCSVファイルを作り
同条件の対象と順番通りの、請求書をスキャンしてゆけば
スキャン後のPDFとCSVの各レコードを
インポートして、検索項目的でDBに格納できる
と、ご理解いただけました。

次のポイントは
・「一の入力単位」
です。

ドカンと!束で請求書をスキャンしてPDFを作ればよいのではなく
取引単位である「一の入力単位」にPDFファイルを分けて、電子化保存してタイムスタンプが必要であると
ご理解いただきました。

最後のポイントは
PO(注文番号)を取引先に請求書に記載してもらうことが徹底できるかどうか?
の議論でした。
これができれば、POデータからCSVを出して、PDF請求書と突合しやすくなるので
スキャナ保存の運用が楽になるてんです。

ちなみに
こちらのお客様は、AWSなどクラウドに、自社のサーバとストレージをお持ちであり、
電子文書管理すステムは、クラウドに構築して使いたいとのことでした。

最近は、この手のお話が増えてきています。

皆様は、如何でしょうか?



 
2020年01月24日 08:45

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

会社概要はこちら

月別ブログアーカイブ

2020 (34)

モバイルサイト

株式会社e-SOLスマホサイトQRコード

スマートフォンからのアクセスはこちら