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企業内で本来、国税関係書類の保管責任者はどこなのか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
本質的な問題を問います。

法人税法施行規則59条で青色申告法人の帳簿書類の保管について
納税地に7年間保管とされている中で
-----(原文抜粋)
(帳簿書類の整理保存)
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
----

その保管対象は
同条第三号
----(原文抜粋)
 
取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
----
規定されています。

しかしながら、
実態として

経理で保管されているのは
領収書
請求書
契約書
までで、他の書類の保管は、経理ではない、他部署に委ねられています。

当然、委ねられている他部署は
法令保存義務意識が低いので、適当な保存になっていることが散見されています。

そうです
実態として
見積書や注文書などは、決算が終了したら、廃棄されているケースが多いのです。

これは、法人税法上の書類保存義務違反になるのですが
国税一般書類(見積書や注文書など)は、重要度が低く、税務調査で対象になることが
殆どないため、書類保存義務違反自体が見過ごされていることが常態化されています。

本来であれば
・債権系は営業が保存責任
・債務系は購買が保存責任
・経理は、売掛&未回収管理と買掛&未払い管理と経費管理
の総合的な国税関係書類の管理体制を確立しておくことが、結果的に、
内部統制の強化になり、協業の信頼アップにつながり
税務コンプライアンス向上で良好な税務署とのつながり、評価アップになると考えます。

皆様も、他部署任せの、適当な国税関係書類の保管ではなく、この際考え直す機会にしてみては
いかがでしょうか?


 
2020年02月04日 15:16

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