株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

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さあ!現場でスキャナ保存運用準備!何がポイントか?

スライド4
4000名規模の「スキャナ保存」の本番を見据えた、作業担当者・管理責任者への
テスト稼働準備において色々感じることがありましたので、共有させていただきます。
 
1)テスト稼働準備
2)作業担当者へのレクチャー
3)反省と課題
以上の観点で整理してみました。

1)テスト稼働準備
・お客様の管理責任者への事前の指導を完了した上で
・管理責任者が作業者向けに簡易手順書を作成しながら、上記で受けた指導の復讐を行っていました。

2)作業担当者へのレクチャー
・管理責任者から作業担当者へ
 ・専用スキャナの説明と操作方法の体験
  ・電子化後のRename作業
 ・国税検索用CSVデータの作成
  ・業務系2種類データからの、作成
 ・電子文書管理サービス
  ・ブラウザ経由でクラウドサービスにログイン
  ・電子化ファイルとCSVデータのアップロード
  ・アップロードファイルデータの電子文書管理システムへの取込保存
  ・検索できることの確認
  ・タイムスタンプ付与の確認
  ・電子化データが国税要件の解像度階調カラーであることの確認
 などなど実施

3)反省と課題
管理責任者からなされなかったこと
・テスト稼働で入力したデータの扱いについての説明
・本番稼働がいつスタートかの説明
・「一の入力単位」の説明

その他問題点
・現場の電源コンセントがタコ足になっていた
・ホチキスが付いたまままスキャンされたものが紛れていた
・専用スキャナが、白紙判定をミスすることがあった
・スキャン前に対象の枚数を数えるのか、数えないのか方針が曖昧だった
・スキャナの基本的な取り扱いの説明が不十分であった
・スキャナの故障や問い合わせ窓口の案内がなかった
・Rename時のルールがその場の協議で決まったが、その後の手順書への反映はどうなったか?
・対象書類の糊付けの位置や方法について、事前検討と指示が甘かった
・作業担当者が作業の全体を俯瞰できるフローがあればよかった(作業者が混乱していた)

クラウドサービスでの課題
・前準備として、電子化ファイルとCSVデータの整合性を確保するためにフィルタリングして
 ペアになったものと、そうでないものに分類仕分けする。そうでないものは、原因を調べて
 適切な対応を実施することが必要。
・クラウドサービスと文書管理システムと2つのログインを意識する必要があること
・文書管理システムと電子化ファイルとCSVデータをアップロードする際の操作上の注意
・ブラウザ経由でクラウド側の文書管理システムを利用するにあたり
 ・画面のサイズ
 ・ボタンの押下確認
 など注意が必要

反省
・この度は、ユーザーの管理責任者の自主性に委ねていた
・管理責任者の復習が不十分で、運用手順書も抜け漏れが散見された
・筆者側の課題として、クラウドサービスへのログインユーザーが複数で入れ代わり操作することを
 想定していなかったので、適格な指導アドバイスが不十分であった。

今後の注意点(今までも注意していた点ではなるが、自戒の意味をこめて)
1 管理責任者がどこまでできるのか?
2 作業担当者向けの社内運用手順書をしっかり作成できるのか?
3 複数の業務システムやスキャナなどのデバイスの適格な連携や利用ができるのか?
4 これらの点を、提案見積時の、重要確認事項に付け加えていきます。
 
皆様は、いかがでしょうか?

ユーザー側の視点と提案側の視点で、違いはあるでしょうが、

突き詰めると
国税関係書類は、青色申告法人や消費税の仕入れ控除の重要保存要件であるので
安易な運用に流れないように、多少、うるさがられても、辛口のアドバイスを心がけたいものです。

以上 参考になりましたでしょうか?
2020年02月12日 08:13

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