スキャナ保存の「特に速やか3営業日」が腑に落ちない原因
原因は、
「特に速やか3営業日」を入力方式と位置付ける点です。
それは、電帳法施行規則の建付けの問題でもあるのですが
入力に係る規定は
・規則3条第5項一のイとロに定められているに方式
・同条第6項に定められている方式
の3つしかありません。
上記3つとも、タイムスタンプは
「書類をスキャナで読み取った際にタイムスタンプを付す。」
と明確に（同条第5項二ロ）規定されていて。
上記ができる前提で、「申請書」を出して、みなし承認を受けるので、これは重要な要件なのです。
では、
「特に速やか3営業日」とは、何のことなのでしょうか？
それは、
同条第5項二ロの括弧内に規定されているものです。
－－－－抜粋ーーーーーーー
ロ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。
ーーーーここまで
皆様は お分かりですね！？
上記の規定から読み取れるように
これは、入力方式のものではなく、
・受領者等が
・Ａ４以下の書類を
・自署した上で
・タイムスタンプを付与する
ことを、本来、読み取る際に必要なところを、特別に「おおむね３営業日」まで緩和してくれているものです。
上記の、裏付けつなる公式資料は、令和「通達４－２３（趣旨説明」」に詳しく記載されています。
－－－－ここから
（特に速やかに行うことの意義）
4－23 規則第3条第5項第2号ロ括弧書に規定する「特に速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後おおむね3営業日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに付しているものとして取り扱う。
【解説】
平成28年度の税制改正前においては、営業担当者等が作成又は受領（以下４－23において「受領等」という。）した国税関係書類について、社内において経理担当者等が経理処理の際に領収書等の書面を確認した上でスキャナによる読み取りを行っていたが、平成28年度の税制改正により、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止され、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行うことが可能となった。
一方、これまで国税関係書類の受領者等以外の者が読み取りを行ってきたことによるけんせい効果が失われること、電磁的記録にタイムスタンプを付すまでの期間を長く設定すれば、電磁的記録上の改ざんも容易となってしまうことから、受領者等が読み取る場合には、特に速やかにタイムスタンプを付すこととされたところである。
スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行うことができる以上、受領等の当日に読み取りを行い、ネットワークを利用し、当日中にタイムスタンプを付すことも可能ではあるが、実際には、他の業務との関係上、受領等の当日中には読み取りを行うことができない場合もあり、受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、３営業日を基本とすることが合理的と考えられる。
さらに、業種業態によっては必ずしも３営業日以内に入力することができない場合も考えられ、それらを一律に排除することは経済実態上合理的ではないことから、本通達は、受領等の日の翌日から起算しておおむね３営業日以内にタイムスタンプを付している場合には、特に速やかに行っているものとして取り扱うことを明らかにしたものである。
ーーーここまで
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
- 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。
