株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察!

ますだ行政書士事務所
電子化(スキャニング)作業の手順と課題に関する考察
■ 電子化作業について
1 前提
   電子帳簿保存法_スキャナ保存制度_買掛請求書の電子化
2 対象
   内部統制用_バーコード付き証憑台紙
   関連する請求書
   請求書に関連するエビデンス類
3 運用
   BPO(作業委託)
4 作業内容など
   スキャニングによるPDF化 
   PDF化の際にバーコード情報からRename処理
   業務システムから出力したCSVファイルの、電子文書管理システム用のCSVファイルへのコンバート処理
   電子文書管理システム用のCSVファイルの特定列に「請求書の記載年月日」の入力
   PDFとCSVレコードの突合(突合正常・突合異常に仕分け)
   CSVレコード内に同一ファイル名があった際のPDFの複製処理
5 作業制限など
   データのアップロードは、固定IP縛り、でセキュアFTPを利用すること
   受領後概ね7営業日以内に作業を完了させること
   作業者と管理責任者を配置すること
   作業日誌を付けること
6 作業条件など
   請求書とCSVの整合性を極力確保して頂いて、提供して頂く
   ホッチキス留めは無し(クリップの方がベター)
   付箋は無し
   バーコード無しの請求書セットは混在無しで
   同一申請で「内部統制用_バーコード付き証憑台紙」を発行し直した場合は、必ずバーコードに太マジックで縦線を入れる
   薄い紙の場合、裏写りしたPDFページが作成する場合があるが、その確認除去は行わない
7 納品予定物
1) 請求書がありCSVがあったもの ○○件(請求書件数)
2) CSVがあるが請求書の無かったもの○○件(CSVレコードの行数)
3) 請求書があるがCSVの無かったもの●件(請求書件数)
4) 請求書はあったが、バーコードがなくスキャンしなかったもの2件(メモを入れているもの)
 
■ 運用基本手順
1)パソコンとスキャナのセッティング
2)上記基本動作確認
3)対象書類の確認
4)作業場の確認
5)以降 ルーチン
①作業フォルダの空を確認
②スキャナアプリの起動
③10件の請求書の準備
  「支払未承認リスト」外し
  ホチキス外し
  付箋外し
  BC付き台紙が単独か確認
   複数の場合は、2番目のBCにマジックで縦戦を入れる
  10セット出来たら、  
④スキャニング
⑤スキャニング結果のサムネイルから、結果の確認
⑥スキャニング「完了」(アプリ)ボタン押下
⑦作業フォルダーに出力されたpdfファイルの件数(紙投入の件数10との合致)と、ファイル名にザっと見て異常がないか確認(202005xxx等の見た目:簡易的な検査)
⑧上記確認済みを、作業フォルダー内の確認済みフォルダーに移動
⑨上記を繰り返して、最終的に、スキャナのカウンターを確認して総枚数を確認
⑩すべて完了したpdfをCSVと突合せする:「一括取込フィルタ」を利用※別途解説

■ 課題(紙請求書のスキャニング作業のその他注意事項)
1 輪ゴムのグループ →原状復帰する
2 黒金具の羽クリップ  →外すだけ 原状復帰無し
3 付箋 中、小  →外すだけ 原状復帰無し★つけないで欲しい
4 ホチキス  →★これが一段大変:つけないで欲しい(外すのに時間がかかるし、丁寧にしないと、破れる)
  →専用のホチキス用の治具が必要
5 バーコードの消しが不完全
  →★不要なバーコードがある場合は、マジックで縦線して欲しい  →これをしてもらわないと、工数が余分にかかる
6 A4サイズの幅を超えるもの  →振込用紙:仕方がないので、破線部で、分割してスキャンさせました。
7 ドットプリンターで、左右穴付きで、請求書と納品書が二重になったもの  →★左右の取り外しと請求書と納品書を分割して欲しい
  →納品書をどうするのか決めて欲しい
8 紙が薄いと、裏面に移ったものを、データとしてPDFのページしてしまう場合がある  →★この確認(削除)が余分に工数がかかる
  →白紙ページを許容して欲しい(削除しない)

■ 考察
1 電子化作業は専門業者にBPOした方が確実でスピーディである
2 社内で作業した場合は、他のメイン業務の兼任となるので、次の観点で不効率である
  ・スキャニングの手順の習熟が上がらない
  ・スキャニング後のCSV等の加工業務の習熟が上がらない
3 社内で人材の活用ができるのであれば、社内で専門チームを育成すべき
4 3が出来ない場合は、複数のBPO候補を競わせて、ベターなところを選定すべし
5 電子文書管理システムの選定から含めて、専門コンサルタントのアドバイスを受けた方が良い
   選定ポイント
   ・バーコート知識
   ・スキャナアプリ知識
   ・CVS加工知識
   ・pdfとcsvレコードのマッチング処理技能
   ・電子文書管理システムへのインポートのしやすさ
   ・インポート後のタイムスタンプ付与やヴァージョン管理等電帳法要件の確保の容易さ

以上 お役に立ちましたでしょうか?
 
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
 
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@antenna.co.jp
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2020年07月03日 09:45

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