株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

電子化（スキャニング）作業の手順と課題に関する考察

■　電子化作業について

１　前提
　　　電子帳簿保存法_スキャナ保存制度_買掛請求書の電子化
２　対象
　　　内部統制用_バーコード付き証憑台紙
　　　関連する請求書
　　　請求書に関連するエビデンス類
３　運用
　　　ＢＰＯ（作業委託）
４　作業内容など
　　　スキャニングによるPDF化　
　　　PDF化の際にバーコード情報からRename処理
　　　業務システムから出力したCSVファイルの、電子文書管理システム用のCSVファイルへのコンバート処理
　　　電子文書管理システム用のCSVファイルの特定列に「請求書の記載年月日」の入力
　　　PDFとCSVレコードの突合（突合正常・突合異常に仕分け）
　　　CSVレコード内に同一ファイル名があった際のPDFの複製処理
５　作業制限など
　　　データのアップロードは、固定IP縛り、でセキュアFTPを利用すること
　　　受領後概ね７営業日以内に作業を完了させること
　　　作業者と管理責任者を配置すること
　　　作業日誌を付けること
６　作業条件など
　　　請求書とCSVの整合性を極力確保して頂いて、提供して頂く
　　　ホッチキス留めは無し（クリップの方がベター）
　　　付箋は無し
　　　バーコード無しの請求書セットは混在無しで
　　　同一申請で「内部統制用_バーコード付き証憑台紙」を発行し直した場合は、必ずバーコードに太マジックで縦線を入れる
　　　薄い紙の場合、裏写りしたPDFページが作成する場合があるが、その確認除去は行わない
７　納品予定物
１）　請求書がありＣＳＶがあったもの　○○件（請求書件数）
２）　ＣＳＶがあるが請求書の無かったもの○○件（CSVレコードの行数）
３）　請求書があるがCSVの無かったもの●件（請求書件数）
４）　請求書はあったが、バーコードがなくスキャンしなかったもの２件（メモを入れているもの）

 

■　運用基本手順

１）パソコンとスキャナのセッティング
２）上記基本動作確認
３）対象書類の確認
４）作業場の確認
５）以降　ルーチン
①作業フォルダの空を確認
②スキャナアプリの起動
③１０件の請求書の準備
　　「支払未承認リスト」外し
　　ホチキス外し
　　付箋外し
　　BC付き台紙が単独か確認
　　　複数の場合は、２番目のBCにマジックで縦戦を入れる
　　１０セット出来たら、　　
④スキャニング
⑤スキャニング結果のサムネイルから、結果の確認
⑥スキャニング「完了」（アプリ）ボタン押下
⑦作業フォルダーに出力されたpdfファイルの件数（紙投入の件数10との合致）と、ファイル名にザっと見て異常がないか確認（202005xxx等の見た目：簡易的な検査）
⑧上記確認済みを、作業フォルダー内の確認済みフォルダーに移動
⑨上記を繰り返して、最終的に、スキャナのカウンターを確認して総枚数を確認
⑩すべて完了したpdfをCSVと突合せする：「一括取込フィルタ」を利用※別途解説

■　課題（紙請求書のスキャニング作業のその他注意事項）

１　輪ゴムのグループ　→原状復帰する

２　黒金具の羽クリップ　　→外すだけ　原状復帰無し

３　付箋　中、小　　→外すだけ　原状復帰無し★つけないで欲しい

４　ホチキス　　→★これが一段大変：つけないで欲しい（外すのに時間がかかるし、丁寧にしないと、破れる）
　　→専用のホチキス用の治具が必要

５　バーコードの消しが不完全
　　→★不要なバーコードがある場合は、マジックで縦線して欲しい　　→これをしてもらわないと、工数が余分にかかる

６　Ａ４サイズの幅を超えるもの　　→振込用紙：仕方がないので、破線部で、分割してスキャンさせました。

７　ドットプリンターで、左右穴付きで、請求書と納品書が二重になったもの　　→★左右の取り外しと請求書と納品書を分割して欲しい
　　→納品書をどうするのか決めて欲しい

８　紙が薄いと、裏面に移ったものを、データとしてPDFのページしてしまう場合がある　　→★この確認（削除）が余分に工数がかかる
　　→白紙ページを許容して欲しい（削除しない）

■　考察

１　電子化作業は専門業者にＢＰＯした方が確実でスピーディである
２　社内で作業した場合は、他のメイン業務の兼任となるので、次の観点で不効率である
　　・スキャニングの手順の習熟が上がらない
　　・スキャニング後のCSV等の加工業務の習熟が上がらない
３　社内で人材の活用ができるのであれば、社内で専門チームを育成すべき
４　３が出来ない場合は、複数のＢＰＯ候補を競わせて、ベターなところを選定すべし
５　電子文書管理システムの選定から含めて、専門コンサルタントのアドバイスを受けた方が良い
　　　選定ポイント
　　　・バーコート知識
　　　・スキャナアプリ知識
　　　・CVS加工知識
　　　・pdfとcsvレコードのマッチング処理技能
　　　・電子文書管理システムへのインポートのしやすさ
　　　・インポート後のタイムスタンプ付与やヴァージョン管理等電帳法要件の確保の容易さ

以上　お役に立ちましたでしょうか？