株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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●●士法人コンサルが理解不足なスキャナ保存要件とその理由

営業教育・活動支援
スキャナ保存制度は電子帳簿保存法、同法施行規則で要件が規定されていて
且つ、
取扱通達や取扱通達趣旨説明で要件の解釈やその理由が解説されているます。
更に、
一問一答でユーザー向けにFAQが提示されている訳です。

これらを横断的に読み込んで、その知識の引き出しを整理して、問手の立場
になってコンサルするのは並大抵のことではないから「理解不足」が起こり
がちなのです。

さて、今回の事案ですが
1)「一の入力単位」と「検索」要件
2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち
の2つとなります。

皆様は大丈夫ですか?

少し解説していきましょう!

1)「一の入力単位」と「検索」要件

平成27年の取扱通達趣旨説明4-21を見てみましょう。

(一の入力単位の意義)

4-21 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
 

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。


筆者コメント:上記趣旨説明より以下の4つのことが明確です。
1 タイムスタンプの付与は一の入力単位ごと
2 一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの
3 お互いに関連性を持たない複数の国税関係書類をスキャンしても一の入力単位にはならない
4 台紙に小さなレシートを複数貼り付けた時、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、それぞれ適切に検索できること

皆さんは、知っていましたよね?



2)「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち

スキャナ保存 一問一答 問34 を見てみましょう

【質問】
タイムスタンプは、「一の入力単位ごと」に付すこととされていますが、このタイムス タンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電 磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

【回答】
まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

【解説】
規則第3条第5項第2号ロ(タイムスタンプ)の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁 的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタン プ・・・を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、
①一の入力単位である単ファイルごとにタイ ムスタンプを付す方法及び
②複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられ ます。
上記②の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち1つの単ファイルが 改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証するこ とができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができ なくなります。
しかしながら、上記②の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ね て階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプ を付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、
また、このような 方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じて タイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタン プを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えあり ません。

如何でしょうか?
理解できましたか?

要するに、まとめて入れたバケツの中に怪しいデータがありますではなくて、バケツの中のデータが一つ一つ管理されていて、そのうちのどのデータが怪しいものか取り出せればよい訳です。本問は特定の企業の特定の技術を指しているのではないので、ある程度の表現で規定を留めていますが、実は本要件を実装するためには、さらに踏み込んだ実装が必要になってくる部分があり、各社が工夫を凝らしているのです。

余談ですが、
「書類書類毎」に検索できないとならないので、まとめてタイムスタンプが運用できても、知恵と工夫を働かせないと、法損要件違反や不効率な運用を強いられるわけです。
→ 取扱通達4-39「スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目」が参考になります。

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月17日 06:54

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