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電子契約で大きな悩み「帳簿書類間の関連性の確保の方法」?

「帳簿書類間の関連性の確保の方法」について
解説します。
1)と2)の視点で、フィット&ギャップしてみてください。

1)契約書の関連帳簿は下記と国税庁は考えています。

  (関連する国税関係帳簿)
 4-32 規則第2条第6項第4号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連する 法第2条第2号に規定する国税関係帳簿」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の 種類に応じ、それぞれ次に定める国税関係帳簿がこれに該当する。

 ⑴ 契約書 契約に基づいて行われた取引に関連する帳簿(例:売上の場合は売掛金 元帳等)等
   

2)「帳簿書類間の関連性の確保の方法」は下記【解説】から明らかなように
①紙と同様な方法で関連性が確認できること 
②国税重要書類(契約書)と国税一般書類(定型約款の契約の申込書)で要件の強弱がある 
③「取引案件番号等」を「契約書番号」と読み替えることで運用上の注意事項が見えてきます。 
④帳簿との関連性がない契約書の要件も明確に記載されている


  (帳簿書類間の関連性の確保の方法)
 4-31
【解説】
・ スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であるこ とから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。
・紙の書類にお ける保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などに よって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが 通例であると考えられる。
・したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則として全ての 国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによっ て、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。 (国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)
・また、規 則第2条第7項((一般書類の保存))による入力(適時入力)では、帳簿作成の後にスキ ャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、 帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにして いる。 
・さらに、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替 え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。 
・なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確 認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を 付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があること を併せて明らかにしている。
   
★今はやりの電子契約!導入する前に、また、導入後の皆様も、是非ご確認してみてください。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 
メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました.
2022年02月18日 07:48

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