株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

スキャナ保存「ヴァージョン管理」の把握が難しい方へ

お客様から
「バージョン管理について質問がございます。」
と連絡を頂きました。

質問の背景は、
申請者がカメラ機能で証憑を撮影して、確認した時に、対象の証憑が別のもの等と
ミスに気付いた時の正しい「バージョン管理」運用について、自信がなくなってきた
ので、教えて欲しいと・・・いうものでした。

長文ですが、論理的にかいせつしますので、把握して理解してください。

１　正しくは「ヴァージョン管理」で、規則第２条第６項第２号に下記の通り規定されています。

　　ニ　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について、次に掲げる要件のいずれかを満たす電子計算機処理システムであること。
（１）　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。
（２）　当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行うことができないこと。

　　★上記を平たく説明しているのが、一問一答の問３３です。

　　３３の後段より引用すると

　　「スキャナ保存の要件であるヴァージョン管理とは、次に掲げることを全て満たすも のである必要があります。 
　　　① スキャナで読み取った電子データは必ず初版として保存し、既に保存されているデータ を改訂したもの以外は第２版以降として保存されないこと。 
　　　② 更新処理ができるのは一番新しいヴァージョンのみとすること。 
　　　③ 削除は物理的に行わず、削除フラグを立てるなど形式的に行うこととし、全ての版及び 訂正した場合は訂正前の内容が確認できること。 
　　　④ 削除されたデータについても検索を行うことができること。」

　　なので

　　入力（申請）者が、本来読取るべき証憑と異なったものをスキャナで読みった時に、気付いて（電子文書管理システムに
　　保存段階ではない状態で）個人環境等に下書き保存段階で物理削除することは、要件違反にはならないと考えます。

　　しかし、
　　入力（申請）者が、本来読取るべき証憑と異なったものをスキャナで読みった時に、気付かないで、電子文書管理システムに
　　保存後※に、物理削除することは、要件違反になります。

　　※この時点で承認者などが行わなければならない対処方法は、問２９を確認すれば、明確に理解できます。

　　２９　受領の日からその業務の処理に係る通常の期間を経過した後おおむね７営業日以内に タイムスタンプを付しましたが、その後、経理担当者が電磁的記録の記録事項の確認を 行ったところ、折れ曲がりなどのスキャンミスが判明し、再度読み取りを行うことが必要となりました。既に領収書の受領の日からその業務の処理に係る通常の期間を経過し た後おおむね７営業日を経過してしまいましたが、どのように対応すればよいでしょう か。

【回答】 折れ曲がりなど当該領収書等と同一性が確認でき、
①当初の読み取りについて、受領の日 からその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内に タイムスタンプが付されていること、
②当該スキャンミスを把握してからその業務の処理に 係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内に再度タイムスタンプを 付していること、
③当該スキャンミスした電磁的記録についても読み取りし直した電磁的記 録の訂正削除履歴（ヴァージョン管理）に基づき保存している場合は、再度読み取り、タイ ムスタンプを付すことをもって、受領の日からその業務の処理に係る通常の期間（最長２か 月）を経過した後おおむね７営業日以内にタイムスタンプが付されているものとして取り扱 います。


２　「入力」期間については、一問一答の問２１と２３と２４を確認（回答などもご確認ください）してください。

　　２１　「国税関係書類に係る記録事項の入力」を入力期間内に行うこととされていますが、 入力期間内に単なるスキャニング作業を終えていればよいのでしょうか。
　　２３　「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力す ればよいのでしょうか。
　　２４　入力期間を誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。

３　「入力」の定期については、通達の４－２９の解説の中段に下記の様に説明されています。

　　引用

　　  「国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、 スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、
　　　当該画像と紙を照合し、スキャ ナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、
　　　「入 力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることな どを確認した者
　　　をいう旨を明らかにしたものである。」

　　なので、スキャンする申請者は  、「読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることな どを確認」することが義務になります。

以上　お分かりいただけましたでしょうか？ 
ご不明点があれば、お問い合わせください。

筆者紹介　
益田康夫　関西大学商学部卒業　 本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。