株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

クラウドからPDF受領時社内システム保存なくても大丈夫？

Qes
取引先からクラウドサービスを経由して請求書PDFを受領している時、クラウドサービスで保存できていると考えて社内電帳法用文書管理システムに保存しなくて大丈夫か？
（クラウドサービスは電帳法の電子取引のJIIMA認証を得ている）

Ans
駄目です。（筆者の見解）
理由は、Qesの場合はサービス契約しているのは取引先であり、質問された企業は単にサービスを通じてPDFを受領しているだけだから。
（サービス契約先の場合は別の話：問-28を必ず確認して個別に判断してください。）

補足説明
・同様のサービスは複数あり今後も拡大傾向にある中で、単にサービスを通じてPDFを受領している企業は、
　自社で要件を確保して集約的に保存しないと「電子データを検索して表示する場合には、整然 とした形式
　及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく」ことができないからです。
・もし、自社で集約的に保存しなかった場合は、保存先が「散逸」されることに繋がり、「速やかに出力す
　ること」ができなくなります。
　・所謂、多画面問題
　　・ログイン先が異なる
　　・ＧＵＩが異なる
　　・保存「措置」が異なる※
　　→　結果的に「速やかに出力すること」ができない。
・※「問-28」の「解説」の冒頭にもあるように4つの「措置」の選択確保が必須になります。
　この「措置」が「散逸」するサービスごとに異なることが考えられます。そのような場合に
　正しく保存に係る運用をきめ細かく統制させることは困難を極めます。

  問 ｰ28 
電子取引の取引データの保存について、複数の改ざん防止措置が混在することは認められますか。
また、電子データの格納先（保存場所）を複数に分けることは認められますか。

【回答】 電子取引の取引データの授受の方法は種々あることから、その授受したデータの様態に応 じて複数の改ざん防止措置が混在しても差し支えありません。 
また、電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて複 数に分かれることは差し支えありませんが、電子データを検索して表示する場合には、整然 とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。 

【解説】 規則第４条第１項に規定されている電子取引の取引データの保存時に満たすべき要件（改 ざん防止措置）については、それぞれ同項各号に掲げる

措置（
①タイムスタンプが付された 後の授受
②授受後速やかにタイムスタンプを付す等
③データの訂正削除を行った場合にその 記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④訂正削除の防止に関する事務 処理規程の備付け
）のうちいずれかのものを行うこととされていますが、これらの措置は保 存義務者の任意により自由に選択することが可能となっています。 

電子取引に該当する取引データの授受の方法は種々であることからも、その授受したデー タの様態に応じて複数の改ざん防止措置を使い分けることは認められます。 
また、電子データの格納先や保存場所についても、
例えば、取引先ごとに指定のＥＤＩや プラットフォームがあり取引の相手先ごとに取引データの授受を行うシステムが異なってい る場合や書類の種類ごとに取引データの授受を行うシステムが異なっている場合において、
各取引データについて、必ず一つのシステムに集約して管理しなければならないとすること は合理的でないと考えられますので、取引データの授受の方法等に応じて保存場所が複数の システムに分かれること等は差し支えありません。

ただし、当該電子データについては、デ ィスプレイ等に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにし ておく必要があるため、
例えば、Ａ取引先についてはａシステムに、Ｂ取引先についてはｂ - 17 - システムに、それぞれ取引データが格納されていることが分かるようにしておく等の管理が 必要であると考えられます。 

したがって、同じ取引先から毎月同一のシステムを介して請求書データをやり取りしてい るにもかかわらず、合理的な理由がない状態で規則性なく保存先を散逸させ、保存データの 検索を行うに当たっても特段の措置がとられず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やか に出力することができないような場合は、その保存方法については認められないこととなり ます。   

以上　「問-28」の摘まみ食いをして楽観的且つ曲解に繋がるようなことの無いようにご注意ください。

ご参考になれば幸いです。

益田康夫　関西大学商学部卒業　 本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。