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請求書のスキャナ保存で、一人で一日500件が処理実現可能

スライド5
2年目の運用を終えるお客様にいろいろご意見を伺えました。

「請求書」のスキャナ保存を
たった一人で一日500件の電子化と電子文書管理システムへの
電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件を確保しての
処理が実現可能とのことです。

筆者の感覚として、せいぜい200から300件が精一杯だと
予想していたのですが、見事裏切ってくださいました。

その秘密は、次のノウハウがありました。
1 必ず仕入れ請求書に日常を目を通す方で
2 基幹システムへの、債権系のデータを入力しつつ
3 電子文書管理システムへのスキャン待ちの請求書として、きっちり別管理していて
4 スキャナ保存の入力をする際は
  ・管理していた請求書に関連するCSVを出力して
  ・電子文書管理システムようにCSVを整形して
  ・請求書を電子化して
  ・電子ファイルとCSVを500件一気にインポートする
などして、一日の業務で問題なく運用が回っている。
とのことでした。

月の総件数は、800件から900件らしいので、月の内2日程度で可能となります。

さらに、このお客様は、パソコン版の電子文書管理システムをご利用されているので
サーバー不要でアプリも低価格で、初期投資が少なくて、素早くスタートされていました。

昨年、グループ会社の新社屋が完成して、引っ越しされたのですが
紙請求書が廃棄できる「スキャナ保存」制度を利用していたことで
引っ越し準備と作業が軽減できた。
そして、引っ越し先の居室のキャビネットが省スペースで済んで
経費が削減できたと喜んでおられます。

もっとも、電子化後の検索性能については、余り検索するシーンがなく、効果らしきものはないとのことでした。
なお、請求書の差し替え発生時に、元請求書の確認が瞬時にできる点は、満足頂いておりました。

パソコンで、一人で、スキャナ保存が、800件程度/月でも十分運用できる!ことを証明いただきました。
(当然ながら、知恵を絞った工夫とそれを実現できる機能を備えた電子文書管理システムがあったからこそ)

以上 ご参考になれば幸いです。

 
2020年01月14日 07:00

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