製造業の「納品書」スキャナ保存は検収データの利用に限る
しかし、注文を受けた強力会社（下請け）は、納品現品に「納品書」を印刷して、現品票として納品してきます。
工場の受け入れ個奪う部門は、「納品書」のバーコードなどをＰＣで読み込んで、検収データの確認をします。
この時の「納品書」紙であり、国税関係重要書類に該当します。
なので、紙で7年間以上保管が必要です。
さらに、製造業の税務調査では、仕入のエビデンスとしての「納品書」が対象となることが常で、紙での調査準備や調査後の後片付けや日常の保管の手間やコストが問題になっています。
そこで「納品書」のスキャナ保存がニーズとして高まっているのです。
スキャナ保存要件として、タイムスタプ付与やタイムスタンプ一括検証機能など各種要件があるのですが、
「納品書」を検索する際の「書類種別」「取引年月日」「取引金額」「取引先名」「一連番号」などの入力が課題です。
入力を1件ごとにするには負担が大きいし、ＯＣＲでやるにしても目視検査と修正入力が一定割合避けられません。
これらの問題を解決するのが
検収データなどのデータベースからＣＳＶを抽出して、スキャナ保存用文書管理システムにインポートすることが
肝になってきます。
その時に、次のレベルの課題が
検収データと「納品書」が１００％マッチしないことが運用として、少なからずある点です。
ＣＳＶ各レコードとＰＤＦが１００％一致する場合は良いのですが
なんだかの理由で、いずれかが多かったり少なかったりします。
ＣＳＶ各レコード＞ＰＤＦ
ＣＳＶ各レコード＜ＰＤＦ
これらの状況でも
運用が難しくならない、便利ツールや
便利な機能を装備したスキャナ保存文書管理システムが必要なのです。
2019年12月18日 14:32
