電帳法4条2項書類データ保存と4条3項スキャナ保存の狭間
悩ましい問題です。
企業にとって、請求書の発行控えを保存する際に
請求書を販売管理管理システムやＥｘｃｅｌやＷｏｒｄで一貫してコンピュータで作成しているにもかかわらず
最後は紙に印刷して、赤い角印を押して、お客様に郵送している企業が沢山あります。
（近年、電子請求書で電子取引している企業も増えてきてはいます）
この時の、電帳法の活用で、分かれ目となるのがつぎの２つです。
・「一貫してコンピュータで作成している」PDFなどの電子ファイルがあるのであれば4条2項が申請（抜本緩和で2022年から申請不要）ができる。
・対して、「紙に印刷して、赤い角印」を押した請求書をコピーして控え保管している場合は、それを対象に4条3項申請（抜本緩和で2022年から申請不要）になってしまう。点です。
これは大きな違いがあります。
・4条2項は、検索要件（取引年月日のみ）とシステム関係書類の備え付けとモニターとプリンターがあれば要件は確保できます。
本当に簡単シンプルです。
対して、4条3項スキャナ保存は
・タイムスタンプ付与、一括検証
・適正事務処理規程類（抜本緩和で2022年から「適正事務処理規」は不要になった代わりに、罰則規定が追加された）
・ヴァージョン管理
・取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など沢山の検索要件
・帳簿書類の相互関連性
など頭の痛くなるものばかりです。
ご参考になれば、幸いです。
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。
2019年12月29日 08:00
