Ｈ２８緩和で本番後、令和緩和で再申請を自社でチャレンジ！
某上場企業に確認したところ
過去分重要書類のスキャナ保存をするために
令和緩和の再申請と過去分摘要届書をセットで国税局に提出した。ことをお聞きしました。
チャレンジされたのは
筆者が昨年３月に訪問した時に、あらかじめ、令和緩和のアウトラインをお伝えしていた
ことが、切っ掛けでした。
対象は「契約書」で
営業拠点が５０か所以上あり、大量の過去分の「契約書」が保管されていて、新規分は
スキャナ保存できていたが、過去分が問題だったところが、令和緩和で問題解決できる
となって、取り組まれたものです。
スキャナ保存するには、次の負担があります。
１ スキャン作業
２ 検索用のメタデータの紐付け
３ タイムスタンプ付与含めた強固な電子文書管理システム
にも拘らず、某上場企業は、なぜ過去分の「契約書」のスキャナ保存に踏み切ったのでしょうか？
深く聞いてみると
スキャン作業に 派遣社員を使用して 専用のスキャンルームまで確保して 行っておられました。
ペーパーレスメリットは
・検索性
スキャナ保存は加えて
・税法上、電子が原本になる
・なので、紙の契約書を廃棄もしくは、安価な倉庫に保管できる
某企業は、このようなメリットが、負担を超えたからこそ、チャレンジしたのです。
もちろん、すでにスキャナ保存制度を利用していたからこそ、です。
この企業のように
果敢に、先行して取り組めば、良い循環で効率化ができます。
素晴らしい、事例です。
対して、毎年緩和されるから、と、様子を見て、躊躇していると
何の変化も改善もされずに、よろしくないと考えます。
これは、筆者だけでしょうか？
2020年01月09日 09:43
