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H28緩和で本番後、令和緩和で再申請を自社でチャレンジ!

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新年のご挨拶の電話で
某上場企業に確認したところ
過去分重要書類のスキャナ保存をするために
令和緩和の再申請と過去分摘要届書をセットで国税局に提出した。ことをお聞きしました。

チャレンジされたのは
筆者が昨年3月に訪問した時に、あらかじめ、令和緩和のアウトラインをお伝えしていた
ことが、切っ掛けでした。

対象は「契約書」で
営業拠点が50か所以上あり、大量の過去分の「契約書」が保管されていて、新規分は
スキャナ保存できていたが、過去分が問題だったところが、令和緩和で問題解決できる
となって、取り組まれたものです。

スキャナ保存するには、次の負担があります。
1 スキャン作業
2 検索用のメタデータの紐付け
3 タイムスタンプ付与含めた強固な電子文書管理システム
にも拘らず、某上場企業は、なぜ過去分の「契約書」のスキャナ保存に踏み切ったのでしょうか?

深く聞いてみると
スキャン作業に 派遣社員を使用して 専用のスキャンルームまで確保して 行っておられました。

ペーパーレスメリットは
・検索性

スキャナ保存は加えて
・税法上、電子が原本になる
・なので、紙の契約書を廃棄もしくは、安価な倉庫に保管できる

某企業は、このようなメリットが、負担を超えたからこそ、チャレンジしたのです。
もちろん、すでにスキャナ保存制度を利用していたからこそ、です。

この企業のように
果敢に、先行して取り組めば、良い循環で効率化ができます。
素晴らしい、事例です。

対して、毎年緩和されるから、と、様子を見て、躊躇していると
何の変化も改善もされずに、よろしくないと考えます。
これは、筆者だけでしょうか?


 
2020年01月09日 09:43

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