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「失敗!」したでは済まされない「経費精算サービス」の選定

今日は、ぞっとする、「怖ーい」話です。
3,000名規模の中堅会社の販売部門の企業が
某社の経費精算サービスを昨年導入されました。

昨年秋冬で、何とか、運用の定着努力をされています。
また、本サービスは、電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保をしているものでした。
(現在の運用は、電子帳簿保存法スキャナ保存の申請は未です。

昨年末になって
電子帳簿保存法スキャナ保存の申請プロジェクトがスタートしました。

ここからが、怖ーい話です。
よくよく調べてみると
H28年の電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保しかされておらず
H29年以降の角度氏の段階的な緩和に打ちて、改修が追い付いていないことが露見しました。

と、言うことは
せっかく令和緩和で、大幅に電子帳簿保存法スキャナ保存の要件が緩和されたにもかかわらず
H28年の電子帳簿保存法スキャナ保存要件に制限されている部分のまま
お客様は、不便な運用を強いられることです。

具体的には
経費精算の場合
従業員建て替え払いの運用が多いので
「特に速やかが」
H28年では  強制的に「3日」
令和緩和では 
「おおむね3営業日」
のところが一番大きい問題です。

経費精算の運用は、申請者が申請して、上長の承認を経て、経理に回付されるのですが
経理担当者は、この点どうしたらよいのでしょうか?

サービスにもよりますが
一般的に、アラートを出します。
本欄的に「おおむね3営業日」の範囲であるにもかかわらず、「3日」でアラートとなります。
せっかくの最新緩和が、ユーザーとして利用できない、残念な話しです。

さらに、サービスにもよりますが
スマホなどのカメラ機能で撮影して、スマホ内に保存した領収書画像の添付を許している
サービスがあります。
これは、とても怖い話です。
スマホに手慣れた申請者は、編集アプリを利用して、簡単に1を4にしたり、
6を8にしたり、朝飯前です。
また、自署(サインしたもの)をトリミングして、除外して、簡単に編集できます。
これらのものが添付されて、タイムスタンプ降られても、紙領収書原本との突合せをしなければ
改竄を見分けることができません。

本来的に、電子帳簿保存法スキャナ保存の法令の基本的な趣旨としては
カメラ機能で撮影するサービスの場合は、デバイス(スマホなど)内に
保存させない、且つ、アプリで撮影したものしか添付させない!
とされています。

この点、このガードを外した、サービスを採用してしまったユーザーの
経理部門の責任者は、自社の行儀のよくない社員の領収書添付の改ざん調査に
どの程度神経をとがらせるべきか、頭を抱えてしまう、怖ーい話しです。

お気をつけてください。

 
2020年01月15日 08:30

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