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電帳法スキャナ保存でコピー機の危険性!利用中止すべきか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法 4条3項スキャナ保存制度の要件確保の中で
・大きさ情報
・解像度
・階調
・フルカラー
と言うものがあることは皆さん、ご認識の通りですよね!?

電子帳簿保存法 施行規則 第3条5項2号(以下抜粋)にスキャナの要件と電子化ファイルの情報保存の要件が規定されています。

イ スキャナ(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を使用する電子計算機処理システムであること。
(1) 解像度が、日本産業規格(産業標準化法(昭和二十四年法律第百八十五号)第二十条第一項(日本産業規格)に規定する日
    本産業規格をいう。以下同じ。)Z六〇一六附属書AのA・一・二に規定する一般文書のスキャニング時の解像度である二
    十五・四ミリメートル当たり二百ドット以上で読み取るものであること。★所謂200dpi★
(2) 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。★所謂フルカラー&256階調★

ハ 当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報を保存すること。
(1) 解像度及び階調に関する情報
(2) 当該国税関係書類の大きさに関する情報

---ここまで抜粋

最近、筆者がコンサルしている中堅企業でも、コピー機の設定上の問題が露呈しました。
事前に注意するように、指導していたのですが、発生していた問題は次のようなものです。

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
・ 階調が「二値」になっていて
・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた

これ等の問題の解説をすると

・ 定型外のサイズの大きさ情報が取れない
  → コピー機や複合機は、A4等の定型サイズのことしか考量されていない
  → 定型外の書類がある場合は、
    ・大きさ情報が読み取れる専用スキャナにする
    ・大きさ情報を入力する
・ 600dpiなど解像度が要件よりも過剰に設定されていた
  → 200dpiで設定しなおす

・ 階調が「二値」になっていて
  → 256階調で設定しなおす

・ 黒色以外の色が無ければグレースケールで処理していた
  → 国税重要書類はフルカラーで全ページ処理するように設定る

などを考慮して、対応を強化しないと、保存義務違反となります。

その他
コピー機や複合機の問題点として、次の機能には厳重な注意が必要です。

・修正液や修正テープの美形処理:改竄痕跡を消すことになるので違反です。
・高圧縮PDF処理:解像度階調違反です。

不安な 方は お問い合わせください。
 
2020年02月05日 08:10

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