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PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

スライド1
PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は?

最近、PDFで請求書などの国税関係書類を授受することが増えてきています。

実態としては
PDF請求書を先に入手して、後日紙の請求書が届く場合と・・(A)
PDF請求書のみの場合があります。・・(B)

(A)は、
一般的には紙の請求書が原本として扱うことが多いようですが
電帳法的には、PDF請求書を原本として扱うことも可能です。
この場合、電帳法施行規則8条の要件が確保されていれば問題ないです。

(B)は
わざわざ紙に印刷されて保管している
印刷した紙の請求書をスキャナ保存している
電帳法を熟知して、電帳法施行規則8条の要件が確保して保存している

皆さん、上記のすべてのパターンと要件を把握されていましたでしょうか?

ここがPDFでの証憑授受の保管の肝!となります。

内部統制企業の実態を見てみましょう!
組織の業務の適正な処理の担保を明確に定めて、手堅く運用している企業で
電子決裁のWFやその中でのPDF添付が進んでいない企業は、
決済処理上、紙の「証憑台紙」などを印刷して、それに紙の請求書などを
添付して、回付して、各承認者の押印をされています。

この場合、せっかくのPDF請求書は、わざわざ印刷して、添付しなければならず
、その紙保管から脱却するには、スキャナ保存になる訳です。

スキャナ保存は、電帳法の中でも一番要件が複雑で要件数も多いので
可能であれば、ペーパーレスの電子決裁のWFやその中でのPDF添付に早期に
移行されることをお勧めします。

上記が、経理の支払業務に「働き方改革」に直結するBPO活動になります。
 
皆様の ヒントになれば 幸いです。
2020年02月06日 09:00

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