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スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは!?

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1900名規模の東証一部上場企業の中小企業診断士資格保有のキーマンと
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。

1 600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
  特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している

2 紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
  拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
  即時検索がとても役立っている。
  事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
  現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。

3 検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
  → 上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
   いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。

【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難!
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難!
マニュアルに100%の機能や使い方を表現することも困難!
とは言え、努力が必要!
日々改善!

頑張り対応思います。

 
2020年02月26日 13:11

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