スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは！？
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。
１ 600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している
２ 紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
即時検索がとても役立っている。
事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。
３ 検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
→ 上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。
【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難！
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難！
マニュアルに１００％の機能や使い方を表現することも困難！
とは言え、努力が必要！
日々改善！
頑張り対応思います。
2020年02月26日 13:11
