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スマホで経費精算 本番開始のユーザーの疑問に答える

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

スマホで経費精算 本番開始のユーザーから次の質問を頂きました。
 
ご質問:経費精算システムで、コインパーキングなどのレシートを決済するとき
    1万円未満で複数のレシートをまとめて申請できることとしています。
    その時、国税要件を確保するために、1枚毎にレシートを撮影して、検索用情報を入力するように指導しています。
    しかし、「レシート単体で都度撮影しなければならないのか?」と申請者からの問い合わせがたくさん入りました。
    どうすればよいでしょうか?
益田
1 あるべき姿は OCR機能付きシステムで、レシートOCRするべき
2 しかしながら、その機能を持たないシステムである場合は
3 レシートを1枚毎に撮影して、検索用情報を入力すべきです。
4 他の方法論として、
  1回で複数のレシートを撮影しその画像を利用して、個々の検索情報を入力することでも可能です。

お客様キーマン:上記4の運用でも効率は良くなる(何度も撮影しなくて良い)ので、検討します。
 
ここからは、参考情報
 
(1)国税要件として下記を必ず確認してください。
(一の入力単位の意義)
4-22 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、そのすべてのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
【解説】
 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとに電子署名を行うこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

(2)特に重要な点は
「複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」で
つぎのように読み替えてください。
「複数枚の国税関係書類を一度に撮影した場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」

以上 よろしくお願いいたします。
2020年03月04日 08:15

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