株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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複合機でスキャナ保存!ファイル名はどうしたら良いのか?

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企業の経理のキーマンでは、なかなか難しい課題です。
皆様は如何でしょうか?

情報システム担当の支援が必要になりますね!

参考情報をまとめてみましょう。

1 コピー機・複合機では、ある程度の設定はできますが、電子化ファイルのファイル名は次用の様になります。
  202011040001.pdf / yyyymmdd+シリアル番号
2 上記の様な、ファイル名を1件毎に開いて、確認して、ファイル名の更新(Rename)を
  (会計システムである「帳簿相互関連性」を確保するために)することがとても負担が大きいです。
3 この負担を軽減するための方策としては
  A フォームOCRを利用する
  B AIOCRを利用する
  C (証憑台紙がある場合は)バーコードを利用する
  D 手作業でRenameする
  E そのままのファイル名で、他の方法で、関連付ける
4 さて、Dは避けたいですね!ABCでソリューションがある場合は、それに委ねるとして、Eを検討しなければならない
  検討ユーザーが結構の割合であります。

では、Eの場合の一例ですが
1)会計システムへの仕訳の入力の順番を考えて、入力する
2)上記順番で「請求書」などを並べる
3)上記順番で電子化する
4)電子化されたファイル名は、0001.pdf~のなものとする
5)1)の仕訳日記帳からCSVを出力する
6)上記をExcelにコンバートして、管理列を追加して、0001から昇順に附番する
7)これにより4)と6)の突合が可能になる
8)実際にこのように運用されている私のお客様が増えてきました。
9)注意:これらの情報は基本情報であり、企業ごとにしっかり分析して、運用設計していく必要があります。

参考になりましたでしょうか?
これらの事を提案できないベンダーが多いのでご注意ください。



筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年11月04日 13:43

株式会社e-SOL

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