株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

複合機でスキャナ保存！ファイル名はどうしたら良いのか？

企業の経理のキーマンでは、なかなか難しい課題です。
皆様は如何でしょうか？

情報システム担当の支援が必要になりますね！

参考情報をまとめてみましょう。

１　コピー機・複合機では、ある程度の設定はできますが、電子化ファイルのファイル名は次用の様になります。
　　202011040001.pdf　／　yyyymmdd+シリアル番号
２　上記の様な、ファイル名を1件毎に開いて、確認して、ファイル名の更新（Rename）を
　　（会計システムである「帳簿相互関連性」を確保するために）することがとても負担が大きいです。
３　この負担を軽減するための方策としては
　　Ａ　フォームＯＣＲを利用する
　　Ｂ　ＡＩＯＣＲを利用する
　　Ｃ　（証憑台紙がある場合は）バーコードを利用する
　　Ｄ　手作業でRenameする
　　Ｅ　そのままのファイル名で、他の方法で、関連付ける
４　さて、Ｄは避けたいですね！ＡＢＣでソリューションがある場合は、それに委ねるとして、Ｅを検討しなければならない
　　検討ユーザーが結構の割合であります。

では、Ｅの場合の一例ですが
１）会計システムへの仕訳の入力の順番を考えて、入力する
２）上記順番で「請求書」などを並べる
３）上記順番で電子化する
４）電子化されたファイル名は、0001.pdf～のなものとする
５）１）の仕訳日記帳からＣＳＶを出力する
６）上記をＥｘｃｅｌにコンバートして、管理列を追加して、0001から昇順に附番する
７）これにより４）と６）の突合が可能になる
８）実際にこのように運用されている私のお客様が増えてきました。
９）注意：これらの情報は基本情報であり、企業ごとにしっかり分析して、運用設計していく必要があります。

参考になりましたでしょうか？
これらの事を提案できないベンダーが多いのでご注意ください。



筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。