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皆が迷う！電帳法上「伝票」の扱いはどうしたらいいの？！

今回のテーマ：皆が迷う！電帳法上「伝票」の扱いはどうしたらいいの？！

上場企業クラスの経理実務者でも解っていない方がいかに多いか！

皆さんはお分かりですよね？！

さて、解説しておきましょう！！

ここで言う「伝票」とは「売上伝票」「仕入伝票」を指します。
さて、これらの紙「伝票」は、電帳法の扱い上、どうなるのかという点です。

可能性として
１　単なる社内業務資料だから税法上の保存義務は無い
２　税法上の書類なので保存義務がある
さあ、どちらでしょうか？

また、２の場合
３　これはスキャナ保存の対象である
４　これは帳簿の対象である
さて、どちらでしょうか？

【結論】
・「伝票」は取引関係書類ではないので、スキャナ保存の対象にはならない
・「伝票」　に帳簿を補う記載事項がある場合は「補助簿」となる

【解説】
１）まずは、国税庁の公式資料をご一読ください。

国税庁　電子帳簿保存法　帳簿　一問一答
ーーーーーーーーーーーーーー
問５ 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

【回答】 売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、 所得税法施行規則第63条第１項及び法人税法施行規則第59条第１項等に規定する保存すべき 書類には当たらないことから、法第２条第２号（定義）に規定する国税関係書類に該当しな いので、電子帳簿保存法の適用はありません。 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税 関係帳簿の一部（補助簿）を構成する場合には国税関係帳簿となりますので、法第４条第１ 項及び法第５条第１項に規定する承認を受けた場合には、電磁的記録による保存を行うこと は可能です。
ーーーーーーーーーーーー

２）整理すると
２－１
売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、 所得税法施行規則第63条第１項及び法人税法施行規則第59条第１項等に規定する保存すべき 書類には当たらない　→　企業の判断で廃棄可能
２－２
伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税 関係帳簿の一部（補助簿）を構成する場合には国税関係帳簿　→　基本的に紙の伝票を７年保管

筆者追加コメント
企業の皆様がコンサルを受ける際は、このような重要で、基本的な知識をもっている専門家と付き合うようにしてください。
付焼刃的に電帳法のスキャナ保存の要件だけ学習した自称コンサルには十分ご注意くださいね。

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

東証一部上場企業の電帳法保存申請不備の実態など

実際に遭遇した事例から解説します。

某企業様は10年以上前に
電帳法4条1項「帳簿」の（元帳と仕訳帳）申請をして、電子帳簿の運用をされています。

この度、システムのリプレイスを契機に申請の見直しを実施したことろ次の申請不備に気付きました。

申請内容
総勘定元帳と仕訳帳で、集計データ限定の保存であるにもかかわらず、本来必要な明細データを保存しているサブシステムについての申請時の説明記載漏れがあったことです。

解説
電子帳簿保存法　帳簿の一問一答　問１８の通り

問18
当社は各種の業務システム（販売等の個別取引データを保存）と会計システム（業務 システムの集計データを保存）を連携させています。「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電子帳簿として申請した場合、会計システムのデータのみ保存しておけばよいでしょうか。

【回答】 原則として、会計システムのデータとともに業務システムのデータを合わせて保存する必 要があります。

【解説】 会計システムのデータのみを保存することとした場合、業務システムの集計データのみが 保存され、販売等の個別取引データは保存されないため、結果として、保存した仕訳帳及び 総勘定元帳のデータは、全ての取引を記載した帳簿とはなりません。 これは、法人税法施行規則第54条において、仕訳帳は「全ての取引を借方及び貸方に仕訳 する帳簿」、総勘定元帳は「全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿」と 規定されていること、また、集計データのみの保存では、全ての取引に係るデータの訂正又 は削除の履歴が確保できないことや、帳簿間の相互関連性が明確にならないことなどから、 規則第３条第１項第１号及び同項第２号の要件が満たされないこととなります。

(注) 業務システムのデータを合わせて保存する方法以外に、法人税法施行規則第54条の要 件を確保する方法として、業務システムのデータの保存に代えて、販売等の個別取引が 記載された売上帳（補助簿等）を書面に出力して保存する方法も認められています。 また、訂正又は削除の履歴の確保方法として、会計システムの前段階のシステムのデ - 13 - ータを訂正又は削除することによって会計システムの記録事項が訂正又は削除されるこ ととなっている場合に、業務システムに当該訂正又は削除の履歴の事実及び内容の電磁 的記録を保存又はこれを出力した書面により確認する方法も認められています（取扱通 達４－６注書き）。

以上　ご理解いただけましたでしょうか？

当該事例の場合は、悪意ではなく、善意で申請したことでした。
さらに申請後の税務調査で不備を指摘されたこともないとのことでした。

しかしながら、納税者と所轄国税局や税務署との良好な関係が崩れた場合は、重大な保存義務もしくは申請不備を追及される危険性をはらんだものとなっていることに変わりはありません。幸いにも、今回ご相談いただきましたので、当該問題を把握することができました。皆様も是非とも自主点検してください。

ご不明点やご質問は、何なりとお申し付けください。


皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始しました！

2022年11月11日更新
最近、次の問合せを良く受けます。
「JIIMA認証の支援でスキャナ保存以外も可能ですか？」

はい、当然可能です。
「電子取引」は特に、要件も少ないので、比較的難易度は低くなります。
是非ご利用ください。

2022年8月27日更新：2月15日にご依頼いただきましたお客様が8月25日にJIIMA認証を取得されました。
・6カ月かかった主な原因は、解像度階調等の判定ロジックの追加実装に期間を要したためです。
・しかしながら、その点をクリアした結果、半年かかりましたが取得できました。
・スタート時点で本ロジックの必要性について指摘していたのですが、マニュアルチームと開発チームの認識に温度差があり、機能不足に気付くのがJIIMAからの指摘で発覚しました。・今後のもう少し、厳しく、指導することも考慮します。

2022年3月26日追記：お客様の状況として、既に「要件確保」が完了しているのか？若しくは改修が必要なのかが最初のハードルとなります。
完了していると判断されている企業には、そのレビューをして、改修が必要な企業には、要件確保のアドバイスも実施します。

2022年3月14日追記：すでに2件のお客様からの問い合わせがあり、内1件のお客様への支援を開始しています。その経験より、①JIIMA認証は「マニュアル」ベースである　②「マニュアル」作成は担当が2名程度いて、仕様面では開発担当者との連携も必要　③JIIMA認証の判定者の目線で、国語力を発揮して　④(1)JIIMA要件(2)自社製品で確保できる機能(3)導入ユーザー自身が運用環境の中で確保すべきもの_3点に分類して、準備すべきことを、しっかり軸として、理解してもらうために3回以上の打ち合わせが必要です。甘く考えない方が良いですね。
ーーーーーーーーー

最近、JIIMA認証について注目がアップしてきています。

JIIMA認証：https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/tesuduki/

その理由は、国税庁が認めているからです。

具体的には、国税庁の一問一答
問 81 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェアとはどのよ うなものでしょうか。
【回答】抜粋 
　公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「ＪＩＩＭＡ」といいます。）が電子帳 簿保存法に規定する機能要件に適合するか機能の仕様について取扱説明書等で確認を行い、法的要件を満たしていると判断し認証されたソフトウェアをいいます。
　また、認証を受けたソフトウェアは、国税庁及びＪＩＩＭＡのホームページに記載される認 証製品一覧表に明示されるほか、当該ソフトウェアの説明書等に認証番号などが記載されてい ます。
　なお、認証を受けたソフトウェアは、以下に示す「認証ロゴ」を使用できることから、その ソフトウェアがＪＩＩＭＡから認証されたものであるか否かについては、この認証ロゴによっ て判断することもできます。

上記の様に国税庁のお墨付きと同等の認証をJIIMAが行っているから注目されているのです！
要するに民間企業がシステムやサービスを選択する際の基準の一つになっているからなのです。

具体的にJIIMA認証の取得時の課題やポイントを見てみましょう！

１）JIIMA自身が注意喚起している内容は以下の通りです。
　　ご注意）機能チェックリストに対する理解不足やマニュアルの記載内容が不足しているため、改訂を依頼せざるをえないケースがあります。「注意事項及びマニュアル記載レベルガ
　イド」を参考とし、あらかじめマニュアル等の内容をご確認ください。

２）上記を筆者なりに組み砕くと　
　・「機能チェックリスト」とは電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解できるいない
　・「機能チェックリスト」で求めている、記載内容が欠落している、不足している、間違った記載になっている等の不備がある

３）ポイントは
　・電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解者にアドバイスを求めること
　・JIIMA認証取得経験者のノウハウを引き出すこと
　・当然ながら上記を兼ね備えたコンサルタントのアドバイスを受けること

４）自社単独で行った場合のリスク
　・認証取得までの期間が長くなる
　・「再評価２回上限とします。３回目以降では更新審査手数料と同額をお支払いいただきます。」がJIIMA認証ルールなので
　　長引くと余分な費用が掛かる

以上　ご理解いただけましたでしょうか？

下記のブログも合わせて参考にしてください。
　　電帳法_JIIMA認証は2カ月でしかっり準備して申請可能
　　https://e-sol.tokyo/blog_articles/20220423_JIIMA2.html

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

経験不足な●●士先生の電帳法申請にミスが散見される理由

今回も某税理士先生が支援された電帳法スキャナ保存の申請書をレビューする機会があり
ありがちなミスが散見さえれていたので、注意喚起の意味でブログをアップしておきます。

具体例に沿って見ていきましょう！

１）タイムスタンプの事業者名称が、間違っている。
　スキャナ保存システムベンダーの名称を書いている。
　要するに見分けがついていないから

２）入力期間に関する措置の「ロ」業務サイクル入力方式が理解できていない。
　「受領者読取り」とごった煮になって、正確な要件把握ができていない
　「特に速やか・タイムスタンプ」が生煮えの理解になっているから

３）書類帳簿相互関連性で、「一連番号」と「伝票番号」両方にチェックマークしている
　要件定義ができていな

４）検索機能の確保欄に「一連番号」も「伝票番号」も書かれていない
　要するに検索要件が理解できていない

皆様は、大丈夫ですよね！？

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
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Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。