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2020年の記事:お知らせブログ

電帳法の知見がない電子請求書サービスの危うさ!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
昨日びっくりしたことがありました。

筆者がコンサルしているお客様が、M社の「電子請求書サービス」を利用している中で
電子帳簿保存法の要件確保が正しくできているかチェックして欲しい!との要請の元、
社に次のような質問をしていました。

前提となるM社の回答:
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
との回答とのことでが、

質問
 
貴社システムについて
1 電帳法規則8条1項の1号・2号のいずれを前提にしていますか?
2 上記が2号の場合、具体的な内容を示してください。
3 検索機能の要件確保について、マニュアルの記載箇所を教えてください。
4 保管データの期限や容量増加に伴う費用の変動について教えてください。
5 サービス乗り換えがあった場合の保管データの全件移動は可能ですか?
6 上記の対応で費用は掛かりますか?
以上 ご教授ください。

参考 電子帳簿保存法施行規則より
第八条 法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
二 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。[引用]


回答は、以下のものでビックリ※しました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【1 電帳法規則8条1項の1号・2号のいずれを前提にしていますか?】
電帳法規則8条1項の 2号 を前提としております。
 
【2 上記が2号の場合、具体的な内容を示してください。】※1
具体例につきましては、下記URLをご覧ください。
http://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/ans2/pdf/A63.pdf  
 
【3 検索機能の要件確保について、マニュアルの記載箇所を教えてください。】※2
PDF資料(別紙、未添付)の4頁目をご参照ください。 
 
【4 保管データの期限や容量増加に伴う費用の変動について教えてください。】※3
税法上に定められている7年間は貴社の画面から各請求書を検索・閲覧していただけます。
 
【5 サービス乗り換えがあった場合の保管データの全件移動は可能ですか?】
CSV及び、PDF形式で請求書データのダウンロードが可能です。

【6 上記の対応で費用は掛かりますか?】
これらの作業をするための費用はかかりません。
データ移動の作業の弊社による代行をご希望される場合には、別途御見積となります。
※現状、データ移動に関する料金体系は組まれておりません。
 理由としては、当該サービス利用企業のうち多量の請求書のやり取りを行う企業の解約実績がなく、
 解約されて企業様はご自身で請求書データのダウンロードを行っていただいていたためでございます。[/引用]

ーーーーーーーーーーーーーーーー
お待たせしました びっくりした※1,2,3を解説させていただきます。

※1
--------------------------------------------------
二 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、
当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
--------------------------------------------------
の場合、具体的な内容として回答のあったURLは「スキャナ保存」用の規程のひな形であり、明らかな間違い。

※2
匿名にしている関係上、該当のマニュアルを添付していませんが、次の点に驚きました。
・電帳法の基本5が帳簿に対するものであることが理解できていなくて、施行規則8条の理解さえできていない。
--------------------------------------------------
第八条 法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより
同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法
第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたと
した場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の
規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げ
るいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同
号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。

--------------------------------------------------
・帳簿相互関連性の間違った解釈と電子取引の場合は「相互関連性」は要件でないことが判っていない。

※3
税法上保存が求められている期間の解釈が明らかに間違っている
・単に「7年」保存では駄目!
・基本的に7年とは、施行規則59条にあるように「書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。」の起算日を見落としている。
・さらに、欠損金の繰越控除を行った場合は、「7年」が「10年」に変わるので、事業年度初月から全体期間を考慮すると11年2カ月間は少なくとも保存が必要になる。

如何でしょうか?
筆者としては、ビックリしてしまいました!!
この程度の知識と間違った解釈で
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
と言えたものです。

もっと真剣に電帳法に向き合って、正しい解釈と要件確保で、利用者が安心できるサービスを提供して欲しいものです。


 
2020年02月28日 03:33

スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは!?

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1900名規模の東証一部上場企業の中小企業診断士資格保有のキーマンと
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。

1 600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
  特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している

2 紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
  拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
  即時検索がとても役立っている。
  事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
  現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。

3 検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
  → 上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
   いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。

【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難!
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難!
マニュアルに100%の機能や使い方を表現することも困難!
とは言え、努力が必要!
日々改善!

頑張り対応思います。

 
2020年02月26日 13:11

電帳法「スキャナ保存」サービス業の テスト稼働 奮闘記

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■ 電帳法「スキャナ保存」サービス業のテスト稼働奮闘記
 
(1)導入決定までのながれ

某中堅企業は、資本金●億円、従業員3●69名の企業です。

2018年度から具体的に証憑電子化の調査検討を開始されました。

特に第一次コンサルティングとして同年下期に

・紙証憑の保管状況の確認
・電子帳簿保存法の法令要件等レクチャー
・業務システムや会計システムとの連携をさせるための基本的運用設計
を実施しました。

その後、正式にスキャナ保存を導入するかどうかの検討のために
3つの先行導入企業を見学などして、ベンチマークしました。

・PC版の電子文書管理システムで請求書の運用をしている中堅企業
・AWSに電子文書管理システムを配置して、スキャニング作業をBPOしている企業
・Azureに電子文書管理システムを配置して、毎日2,000件の電子化をOCR機能を利用している企業

上記の見学などは、運用ユーザーの生の意見やスキャニング処理そのものを見ることができたので
とても参考になったようです。
なぜなら、一部強かった躊躇感が、できる!やってみよう!に切り替わったからです。
(理由は、経理内でスキャン作業することに負担感・抵抗感が強かったため)

その後、BPOを前提に調査を進められまたして

結局、自社グループ企業を含む4社程度を比較検討した中で、人事のアシストセンターの存在に気付きました。

障害者雇用の一環で、人事アシストセンターが既に発足していました。
センター責任者と担当候補者の方々に、システムの全体イメージと作業イメージをご説明して
そのセンターの方に、スキャナ保存の入力作業全体を依頼することになりました。


(2)本番準備の苦労された道のり

お客様の経理キーマンは次の準備を実施されました。

1 専用スキャナの設置・設定・微調整・運用手順書作成と見直し
 ・設置
   メーカーに基本設置を依頼
   その後に、メーカーのサポートセンターに電話確認確認しながら、スキャナ保存用の設定を実施
   A4横の書類の端が読み取れない不具合が一部で発生
   書類の向きを読取り後に手作業で角度修正しないといけない問題が発生
   裏ページが白紙であるにもかかわらず、白ページを自動削除できない問題が数回発生
 ・微調整
   上記不具合や問題が解消するように、設定を見直しを実施
   A3機だったのでA3読取りモードに修正
   自動角度補正がオフになっていたのでオンにする
   白紙ページ除去に関しては、閾値を変えることができるが、設定は初期値のままで要するを見る
   スキャン後に、サムネイルで読取り状況を確認したり、カウンタで枚数を確認したりして、漏れ
   に気付いた際は、使いできる操作が確認できました。
   複数の「一の入力単位」を一気にスキャンしてから、「一の入力単位」毎にGUI上で分割でき
   ることも確認できました。
 ・運用現場の見直し
   スキャナの左右に、未入力書類と入力完了書類と、定期検査前の一時保管段ボールを設置

2 電子文書管理システムにインポートするCSVとPDFの作成
 ・CSVは2つのシステムから作成する必要があり、作成手順書を作成
 ・作成したCSVにはPDFのファイル名となるユニークなものを配置する
 ・専用スキャナで作成したPDFを、上記のファイル名に修正する
 (ポイント)
 ・当初帳票OCRソフトを評価して、領域指定のOCR機能で、ファイル名付与をOCR機能で実施する事を
  検討したが、領域指定が確実に固定できないことで、当面のOCR採用は断念
 ・更に、買掛請求書の内部統制用の証憑台紙にBarcodeを入れれないか検討したが、業務システムの
  問題で断念

3 インポートするCSVとPDFの突合問題
 ・業務処理上、請求書PDFがある前提で、CSVデータが作成されるが、その請求書がなんだかの理由で
  センターに回付できていない場合が想定される
 ・このような事態を事前に確認するために「フィルター」機能のソフトで、突合OKのものとエラー
  のものを分類仕分けを実施した
 ・エラーのものは、センターから経理に問合せして、調査後に突合OKとなるように対応を実施

4 電子文書管理システム
 ・オンプレミスではなく、クラウドサービスを選定した
 ・クラウドサービス選定後に、ネットワーク上のセキュリティ条件で、サービスベンダーに依頼して
  接続用専用アプリ&電子証明書方式から、Chromeからの二重認証方式に変更を依頼した
 (ポイント)
 ・ネットワーク上のセキュリティ条件は、機密事項だったのでベンダー側が手探りで調査してくれた
 ・インポートするCSVとPDFを受け付けるアップローダを新規開発してもらう
 ・電子文書管理システムはクラウド上にあり、Chromeにログインしたのち、改めてログインするもの

5 手順書について
 ・初期の手順書は、抜け漏れが散見されるもので、キーマンの方は反省しきりだった
 ・なので、センターの担当者は、理解するよりも不安が大きくなってしまった
 ・更に、電子文書管理システムのログインとアップローダーへのログインが別ユーザーでログインし
  ていることに気付かずに、アップロードエラーを起こすような混乱も発生した
 ・その後、経理キーマンが手順書を一から見直し、丁寧に画面キャプチャーを取るなどして、
  初期の反省に基づいて次のような手順書を作成した
  ・CSV作成手順
  ・スキャナ操作手順
  ・フィルター操作手順
  ・電子文書管理システム操作手順
  さらに、運用操作の全体を俯瞰するための操作運用マップを別の経理キーマンが作成
  ・この資料は、ローカルのPCとクラウド環境上の文書管理システムを構造的に把握しつつ、
   操作手順の理解を助けるものとして、よく考えて作成されていた。


(3)現場まで支援させていただきました筆者として感じたこと

  ・軽度の障害者の方であれば、スキャナ保存は十分できます。
  ・それには、その方のレベルにあった、手順書が必要です。
  ・手順書はメーカー提供のマニュアルの抜粋ではなく、オリジナルのものが必要です。
  ・マニュアルには、操作画面のキャプチャーと正確な操作指示が必要です。
  ・何度か体験してもらいながらの手順書を手直ししながら完成させてゆく、プロセスが必要です。

  この度のプロジェクトでは
  ・センターの担当2名とのその上司
  ・経理のキーマン2名とその仲間たち3名
  ・情報システム担当1名
  など少なくとも9名以上のメンバーが関与してのものでした。

  苦労しての本番稼働準備の先には、電子化原本廃棄が実現できて、在宅テレワークでも
  請求書PDFがセキュアに検索できるペーパーレス経理の世界が広がります。

  皆様も、経験してみては如何でしょうか?
  いつでもご相談を、お待ちしております。
 
2020年02月25日 06:53

ESTAの申請 電子渡航認証システムは手こずりますよ!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

公式
ESTAの申請

電子渡航認証システムへようこそ

https://esta.cbp.dhs.gov/

で申請手続きを行ってみましたが、正直手こずりました。

1 最初のページは英語表記!
2 未完了で保存しても1週間で削除される
3 事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
4 滞在ホテルの詳細情報が必須
5 緊急連絡先や両親のことまで質問がある
6 これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
7 クレジットカードの準備もお忘れなく
8 申請完了と承認の違いに注意

具体的に見てみましょう!
1 最初のページは英語表記!
  https://esta.cbp.dhs.gov/
  右上にカーソルを当てると日本語が選べます。

2 未完了で保存しても1週間で削除される
  途中保存していたのですが、1週間期限を見落として、1か月後に再開しようとしたら
  検索してもエラーになり、焦りました。


3 事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
  
【手元に準備するもの】
① パスポート番号
② 現住所を英語表記にしてメモしておく(またはPCのメモ帳など入力しておく)
③ 自身のメールアドレス
④ 勤務先名と住所を英語表記にしたもの,電話番号
  (現在退職している場合は、直近の勤務先情報)
 
4 滞在ホテルの詳細情報が必須
ハワイ(米国内)での滞在先(ホテル名),住所,電話番号が書かれたもの(ツアー日程表など)

5 緊急連絡先や両親のことまで質問がある
両親が他界している場合はどうなるのでしょうかね?
私の場合は、存命でしたが・・・
また、両親の勤め先に関して記載欄があり、既にリタイアしているので適当に書いておきました。


6 これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
私の場合は、事前に準備していたので、何とか(リトライ時に)30分ぐらいで申し込みが完了しました。


7 クレジットカードの準備もお忘れなく
14ドルでした。


8 申請完了と承認の違いに注意

申し込み後の承認について
72時間以内に問題があなければ承認されると記載がありました。
しかし、72時間経過しても、メール通知はありませんでした。
当該URLから検索して、承認されていることが確認できました。

早めにやりましょうね!




 
2020年02月21日 08:00

残念ですがスキャンしても請求書や領収書をすてると大問題!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
最近、電子化が簡単にできますよね!
テレビでも、スキャナーのCMが流れています。

請求書や領収書などを単にスキャンして、電子化ファイルを保管して、紙の請求書や領収書などを
廃棄している企業は、税務署から、法人税法上の保存義務違反を指摘されて
・消費税の仕入れ控除
青色申告法人
などの取り消しと言う恐ろしいペナルティが待ち構えていまます。

えっ
「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」って声も聞こえてきそうですが

法人政法施行規則で下記の規定の通り
------
(帳簿書類の整理保存)
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
-------

 
「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」は、ズバリ!、保存義務違反です!

税務コンプライアンス向上に向けて、この際、国税関係帳簿書類の保存義務の履行状況を見直してみてはいかがでしょうか?

紙の国税関係書類を合法的に廃棄するためには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」を利用する必要があります。
詳しくは、こちら「
国税関係書類のスキャナ保存制度創設の経緯」などをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/01.htm


不明点は、お問い合わせください。

 
2020年02月18日 09:11

上場製造業のシステム系の経理キーマンが考えるe-文書対応

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
東京国税局管轄で、東証一部上場企業の経理部所属のシステム担当キーマン曰く

電子帳簿保存法を帳簿・書類・スキャナ・電子取引と4つの制度を俯瞰して理解できたが
税法以外のその他法令で保存義務があるe-文書法全体の社内調査を重視している。

そのような中で、電子化サービスを行っている業者に、相談したところ、そのような調査
の支援やコンサルティングは実施出来ない。

との回答しか得られなかった。

筆者の方では、
可能です!
回答したところ、具体的な費用感や進め方について確認が即入りました。

具体的には、下記の様な進め方になります。
1 ヒアリングシートの記入
  ・基礎的な情報の収集
2 上記に基づいて、訪問しての調査対象の確認や調査条件などの確認
  ・調査対象の幅と奥行きなどの確認
3 2を持っちかえてっての、提案見積
  ・調査対象やその件数
  ・調査対象の関係する法令など
  ・関係省庁への問い合わせや確認
  ・関係する省庁の広さにより、専門家の招集検討
  ・調査期間の長短により、調査密度とスピードがどの程度影響が受けるのか
  等を勘案しての見積提案書の提出
となります。

横断的なe-文書法対応を考える時がやってきたということなのでしょう!

腕が鳴ります!!

 
2020年02月17日 05:25

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者と
その顧問税理士(公認会計士の資格保持者)2名同席で
3時間にじっくり
有料で
・電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
・現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
・現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
・個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
・個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果
などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。
・顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
・SK〇社の電帳法本を購入して
・JIIMA認証製品などを調査し
筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと
直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は
1 「取引年月日」
2 「一の入力単位」
3 「検索」
などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、
1 「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
  スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件

2 「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
  買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
  一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、
   お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって
   一の入力単位ということにはならない。
(通達4-21より引用)
3 「検索」→請求書単位でホチキス留め
  書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須
となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく
顧問税理士のアドバイスも受けながら
1 取引年月日の記載を検討
2 「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
3 「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し
にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。
(1)スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
  ・検索性の向上
  ・倉庫スペースの削減
  ・会計伝票画面から証憑画像を開く
(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと
(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
  ・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
  ・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。

とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

(4)他に質問として重要だったもの
  ?書類を限定して申請できるのか?→可能:限定列挙や限定除外など可能
  ?初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による
  ?取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある
  ?変更はできるのか?→可能:変更の届書がある
 などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです!

さあ、実現に向けて頑張ります!!

ご参考になりましたでしょうか?
 
2020年02月14日 04:38

さあ!現場でスキャナ保存運用準備!何がポイントか?

スライド4
4000名規模の「スキャナ保存」の本番を見据えた、作業担当者・管理責任者への
テスト稼働準備において色々感じることがありましたので、共有させていただきます。
 
1)テスト稼働準備
2)作業担当者へのレクチャー
3)反省と課題
以上の観点で整理してみました。

1)テスト稼働準備
・お客様の管理責任者への事前の指導を完了した上で
・管理責任者が作業者向けに簡易手順書を作成しながら、上記で受けた指導の復讐を行っていました。

2)作業担当者へのレクチャー
・管理責任者から作業担当者へ
 ・専用スキャナの説明と操作方法の体験
  ・電子化後のRename作業
 ・国税検索用CSVデータの作成
  ・業務系2種類データからの、作成
 ・電子文書管理サービス
  ・ブラウザ経由でクラウドサービスにログイン
  ・電子化ファイルとCSVデータのアップロード
  ・アップロードファイルデータの電子文書管理システムへの取込保存
  ・検索できることの確認
  ・タイムスタンプ付与の確認
  ・電子化データが国税要件の解像度階調カラーであることの確認
 などなど実施

3)反省と課題
管理責任者からなされなかったこと
・テスト稼働で入力したデータの扱いについての説明
・本番稼働がいつスタートかの説明
・「一の入力単位」の説明

その他問題点
・現場の電源コンセントがタコ足になっていた
・ホチキスが付いたまままスキャンされたものが紛れていた
・専用スキャナが、白紙判定をミスすることがあった
・スキャン前に対象の枚数を数えるのか、数えないのか方針が曖昧だった
・スキャナの基本的な取り扱いの説明が不十分であった
・スキャナの故障や問い合わせ窓口の案内がなかった
・Rename時のルールがその場の協議で決まったが、その後の手順書への反映はどうなったか?
・対象書類の糊付けの位置や方法について、事前検討と指示が甘かった
・作業担当者が作業の全体を俯瞰できるフローがあればよかった(作業者が混乱していた)

クラウドサービスでの課題
・前準備として、電子化ファイルとCSVデータの整合性を確保するためにフィルタリングして
 ペアになったものと、そうでないものに分類仕分けする。そうでないものは、原因を調べて
 適切な対応を実施することが必要。
・クラウドサービスと文書管理システムと2つのログインを意識する必要があること
・文書管理システムと電子化ファイルとCSVデータをアップロードする際の操作上の注意
・ブラウザ経由でクラウド側の文書管理システムを利用するにあたり
 ・画面のサイズ
 ・ボタンの押下確認
 など注意が必要

反省
・この度は、ユーザーの管理責任者の自主性に委ねていた
・管理責任者の復習が不十分で、運用手順書も抜け漏れが散見された
・筆者側の課題として、クラウドサービスへのログインユーザーが複数で入れ代わり操作することを
 想定していなかったので、適格な指導アドバイスが不十分であった。

今後の注意点(今までも注意していた点ではなるが、自戒の意味をこめて)
1 管理責任者がどこまでできるのか?
2 作業担当者向けの社内運用手順書をしっかり作成できるのか?
3 複数の業務システムやスキャナなどのデバイスの適格な連携や利用ができるのか?
4 これらの点を、提案見積時の、重要確認事項に付け加えていきます。
 
皆様は、いかがでしょうか?

ユーザー側の視点と提案側の視点で、違いはあるでしょうが、

突き詰めると
国税関係書類は、青色申告法人や消費税の仕入れ控除の重要保存要件であるので
安易な運用に流れないように、多少、うるさがられても、辛口のアドバイスを心がけたいものです。

以上 参考になりましたでしょうか?
2020年02月12日 08:13

専用スキャナで想定外のクレーム発生!その原因とは?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
4000名規模のお客様と同席しながら、目利きして
専用スキャナを選定して、ベンダーから納品していただきました。

納品当初で、付属アプリケーションの設定アドバイスをしてもらえない、事案が発生するものの
、後日、電話サポートを得て、何とか設定できたと思った矢先に

A4を横にして読み取ると
端の画像が切れてしまう不具合が発生しました。

なんたることか?
ベンダーお薦めの設定なのに、どうしてと・・・
憤りを押さえつつ、調べてもらいましたが
その当日の解決はなされませんでした。

後日、仕切り直しで
同じ方に電話サポートをしてもらい
設定状態の確認と
設定変更の指示を受けて

結局のところ
入力設定をA3用紙にすることが
不具合現象は改善されました。

裏返すと
A4での不具合現象の解消はなりませんでした。

これに突っ込みを入れると
・クロッピング(原稿サイズ自動切り出し)ミス
・原稿内のある罫線を、本来端でないにもかかわらず、端だとご認識して切り出す不具合
・このような不具合は少なからずある
とサポートから、????と思うような回答が来ました。

本件は、メールの返信を見て、目を疑いました。

なお、回答者特有の問題かもしれないと、思い返して
再度、品質部門を巻き込んだ正式回答を求めているとことです。

今回の教訓は
・事前検証をしていても
・不測の不具合は起こるもの
・検証機を借用して、納得のいく検査機関を設けた方が良かった
・次回からは、クロッピング(原稿サイズ自動切り出し)機能については一番に検査すること!

皆様も 十分お気をつけてください。

以上 参考になれば幸いです。

 
2020年02月09日 14:10

会計サービスベンダー泣かせの電帳法!「一の入力単位」とは

スライド4
東証一部上場の会計・人事パッケージやクラウドサービスをしている企業から次の質問が入りました。

質問
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して1伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が1ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保となるか?

皆さんは、どう思いますか?

つぎの可能性があるますよね?
1)要件確保となる
2)要件確保とならない
3)法令要件が明確でないのでわからない

どう思われましたか?

答えを見る前に通達を一つ見てみましょう!

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)
4-36 規則第3条第5項第5号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8により改正)
(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

当該通達のポイントは、
相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
なので、ここだけ見れば、どうやら「1)要件確保となる」でもよさそうですよね?

果たしてそれで良いのでしょうか?
このあたりが電帳法の複雑骨折的な難解な法令要件の見落とし地獄が待っている訳です。


それが「一の入力単位」です、
通達では
(一の入力単位の意義)
4-24 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8により改正)
と規定されています。

さらに
通達趣旨説明の解説では

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

とあります。

さらにさらに
検索機能確保要件が複雑に絡んでくるのです。

4-39 規則第3条第5項第7号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。
 なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8、令和元年課総10-5により改正)
(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称
(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称
(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称
(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称
(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称
【解説】
 規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号イ(読み替え後)に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。
イ 日付け(国税関係書類に記載すべき日付けをいう。)

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ここまでついてこられた方は
上級の方です。

参考になりましたか!?

整理をすると
「帳簿書類の相互関連性」は
「一の入力単位」と
「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」
の要件により
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して1伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が1ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない!
となります。

これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。

 


 
2020年02月07日 07:37

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