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「失敗！」したでは済まされない「経費精算サービス」の選定

今日は、ぞっとする、「怖ーい」話です。
3,000名規模の中堅会社の販売部門の企業が
某社の経費精算サービスを昨年導入されました。

昨年秋冬で、何とか、運用の定着努力をされています。
また、本サービスは、電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保をしているものでした。
（現在の運用は、電子帳簿保存法スキャナ保存の申請は未です。）

昨年末になって
電子帳簿保存法スキャナ保存の申請プロジェクトがスタートしました。

ここからが、怖ーい話です。
よくよく調べてみると
Ｈ28年の電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保しかされておらず
Ｈ29年以降の角度氏の段階的な緩和に打ちて、改修が追い付いていないことが露見しました。

と、言うことは
せっかく令和緩和で、大幅に電子帳簿保存法スキャナ保存の要件が緩和されたにもかかわらず
Ｈ28年の電子帳簿保存法スキャナ保存要件に制限されている部分のまま
お客様は、不便な運用を強いられることです。

具体的には
経費精算の場合
従業員建て替え払いの運用が多いので
「特に速やかが」
Ｈ28年では　　強制的に「3日」
令和緩和では　「おおむね3営業日」
のところが一番大きい問題です。

経費精算の運用は、申請者が申請して、上長の承認を経て、経理に回付されるのですが
経理担当者は、この点どうしたらよいのでしょうか？

サービスにもよりますが
一般的に、アラートを出します。
本欄的に「おおむね3営業日」の範囲であるにもかかわらず、「3日」でアラートとなります。
せっかくの最新緩和が、ユーザーとして利用できない、残念な話しです。

さらに、サービスにもよりますが
スマホなどのカメラ機能で撮影して、スマホ内に保存した領収書画像の添付を許している
サービスがあります。
これは、とても怖い話です。
スマホに手慣れた申請者は、編集アプリを利用して、簡単に１を４にしたり、
６を８にしたり、朝飯前です。
また、自署（サインしたもの）をトリミングして、除外して、簡単に編集できます。
これらのものが添付されて、タイムスタンプ降られても、紙領収書原本との突合せをしなければ
改竄を見分けることができません。

本来的に、電子帳簿保存法スキャナ保存の法令の基本的な趣旨としては
カメラ機能で撮影するサービスの場合は、デバイス（スマホなど）内に
保存させない、且つ、アプリで撮影したものしか添付させない！
とされています。

この点、このガードを外した、サービスを採用してしまったユーザーの
経理部門の責任者は、自社の行儀のよくない社員の領収書添付の改ざん調査に
どの程度神経をとがらせるべきか、頭を抱えてしまう、怖ーい話しです。

お気をつけてください。
 

請求書のスキャナ保存で、一人で一日500件が処理実現可能

2年目の運用を終えるお客様にいろいろご意見を伺えました。

「請求書」のスキャナ保存を
たった一人で一日500件の電子化と電子文書管理システムへの
電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件を確保しての
処理が実現可能とのことです。

筆者の感覚として、せいぜい２００から３００件が精一杯だと
予想していたのですが、見事裏切ってくださいました。

その秘密は、次のノウハウがありました。
１　必ず仕入れ請求書に日常を目を通す方で
２　基幹システムへの、債権系のデータを入力しつつ
３　電子文書管理システムへのスキャン待ちの請求書として、きっちり別管理していて
４　スキャナ保存の入力をする際は
　　・管理していた請求書に関連するＣＳＶを出力して
　　・電子文書管理システムようにＣＳＶを整形して
　　・請求書を電子化して
　　・電子ファイルとＣＳＶを500件一気にインポートする
などして、一日の業務で問題なく運用が回っている。
とのことでした。

月の総件数は、800件から900件らしいので、月の内2日程度で可能となります。

さらに、このお客様は、パソコン版の電子文書管理システムをご利用されているので
サーバー不要でアプリも低価格で、初期投資が少なくて、素早くスタートされていました。

昨年、グループ会社の新社屋が完成して、引っ越しされたのですが
紙請求書が廃棄できる「スキャナ保存」制度を利用していたことで
引っ越し準備と作業が軽減できた。
そして、引っ越し先の居室のキャビネットが省スペースで済んで
経費が削減できたと喜んでおられます。

もっとも、電子化後の検索性能については、余り検索するシーンがなく、効果らしきものはないとのことでした。
なお、請求書の差し替え発生時に、元請求書の確認が瞬時にできる点は、満足頂いておりました。

パソコンで、一人で、スキャナ保存が、800件程度／月でも十分運用できる！ことを証明いただきました。
（当然ながら、知恵を絞った工夫とそれを実現できる機能を備えた電子文書管理システムがあったからこそ）

以上　ご参考になれば幸いです。
 

スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳！

スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳！を考えてみます。

1,000名規模の企業の、経理部長や情報システムのキーマンと、ガッツリ検討して
「申請書」や「事務処理フロー」を作成して
本番を意識した各種「規程類」を作成し
テスト稼働を経理部長や情報システムが体験します。
ここまでは、問題ないです。

ここからが問題です。

テスト稼働は、現場担当者に引き継がれ
担当者には、極小的な、運用手順だけが、伝えられて

本来必要なスキャナ保存制度や法令要件などの肝となるものが不十分な理解のまま
最悪は、まったく伝わらずに、本番運用がなされる点です。

結構ヤバいです。
例えば
・「一の入力単位」ってなに？
・600dpiでスキャンしちゃう！
・「業務サイクル」ってなに？
・「定期検査」は誰がやってもいい？
など、ぐちゃぐちゃに、なったら恐ろしいですね・・・


伝言ゲームは、人数が増えれば増えるほど、ねじ曲がってしまいます。
甘く考えると、大やけどします！
例えば
・領収書は、消費税の仕入れ控除の取り消しの問題
・請求書などは、青色申告法人そのものの取り消し
などです。

いまは、普及期ですから、ドラスティックな制裁は聞きませんが
毎年、１，０００件を超える承認件数が、１０，０００件ぐらいになると
””生贄の羊”が出るものと考えられます。

”そう”ならないためにも
１　税務コンプライアンス意識の徹底
２　内部統制
３　電子帳簿保存法の正しい理解
を現場まで落とし込むことが重要だと考えます。

不安な　ことがあれば　ご連絡ください。


 

Ｈ２８緩和で本番後、令和緩和で再申請を自社でチャレンジ！

新年のご挨拶の電話で
某上場企業に確認したところ
過去分重要書類のスキャナ保存をするために
令和緩和の再申請と過去分摘要届書をセットで国税局に提出した。ことをお聞きしました。

チャレンジされたのは
筆者が昨年３月に訪問した時に、あらかじめ、令和緩和のアウトラインをお伝えしていた
ことが、切っ掛けでした。

対象は「契約書」で
営業拠点が５０か所以上あり、大量の過去分の「契約書」が保管されていて、新規分は
スキャナ保存できていたが、過去分が問題だったところが、令和緩和で問題解決できる
となって、取り組まれたものです。

スキャナ保存するには、次の負担があります。
１　スキャン作業
２　検索用のメタデータの紐付け
３　タイムスタンプ付与含めた強固な電子文書管理システム
にも拘らず、某上場企業は、なぜ過去分の「契約書」のスキャナ保存に踏み切ったのでしょうか？

深く聞いてみると
スキャン作業に　派遣社員を使用して　専用のスキャンルームまで確保して　行っておられました。

ペーパーレスメリットは
・検索性

スキャナ保存は加えて
・税法上、電子が原本になる
・なので、紙の契約書を廃棄もしくは、安価な倉庫に保管できる

某企業は、このようなメリットが、負担を超えたからこそ、チャレンジしたのです。
もちろん、すでにスキャナ保存制度を利用していたからこそ、です。

この企業のように
果敢に、先行して取り組めば、良い循環で効率化ができます。
素晴らしい、事例です。

対して、毎年緩和されるから、と、様子を見て、躊躇していると
何の変化も改善もされずに、よろしくないと考えます。
これは、筆者だけでしょうか？


 

8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存！

建設業界の「請求書」について、傾向が把握できる情報を入手できた。

それは、
電子「請求書」の利用率は１０％、紙の「請求書」が９０％と言うものです。

近年、
電子契約が建設業界で急速に導入が進んでいるが、対して
紙の「請求書」が９０％となっているのは、なぜだろうか？

筆者の考察としては、
電子契約は、印紙税の削減という、大きなモディぺーションがあり、経営層の後押しがあるから、導入が進んでいる。
対して、電子「請求書」は、紙の方が安心！今まで通り紙で！などの保守的な考えが蔓延しているからだと考えます。

ここで、重要なのは、2023年10月1日から義務化される「インボイス制度」です。
令和2年の税制改正大綱でも発表があったように
電子帳簿保存法の「電子取引」の緩和が決定して、概要が発表になっています。

ことし、3月末には財務省令が発表されます。
期待して待ちましょう！

そして、保守的な考え方を捨てて、「インボイス制度」の準備先取りをする
電子帳簿保存法の「電子取引」の対応をしようではないですか！

皆様のお考えはいかがでしょうか？

ちなみに
「8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存！」
のお客様には
１　4条2項「控え書類のデータ保存」
２　4条3項「スキャナ保存」
３　10条「電子取引」
の3本柱の複合提案をさせて頂きました。

お客様は、とても満足されて、コンサルを受けてくださっています。