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会計サービスベンダー泣かせの電帳法！「一の入力単位」とは

東証一部上場の会計・人事パッケージやクラウドサービスをしている企業から次の質問が入りました。

質問
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保となるか？

皆さんは、どう思いますか？

つぎの可能性があるますよね？
１）要件確保となる
２）要件確保とならない
３）法令要件が明確でないのでわからない

どう思われましたか？

答えを見る前に通達を一つ見てみましょう！

（帳簿書類間の関連性の確保の方法）
4－36 規則第3条第5項第5号（（帳簿書類間の関連性の確保））に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

当該通達のポイントは、
相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
なので、ここだけ見れば、どうやら「１）要件確保となる」でもよさそうですよね？

果たしてそれで良いのでしょうか？
このあたりが電帳法の複雑骨折的な難解な法令要件の見落とし地獄が待っている訳です。


それが「一の入力単位」です、
通達では
（一の入力単位の意義）
4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
と規定されています。

さらに
通達趣旨説明の解説では

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

とあります。

さらにさらに
検索機能確保要件が複雑に絡んでくるのです。

－－－－－－－－
ここまでついてこられた方は
上級の方です。

参考になりましたか！？

整理をすると
「帳簿書類の相互関連性」は
「一の入力単位」と
「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」
の要件により
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない！
となります。

これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。

以上　皆様の参考になれば幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

 

PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は？

電帳法スキャナ保存でコピー機の危険性！利用中止すべきか？

電子帳簿保存法　4条3項スキャナ保存制度の要件確保の中で
・大きさ情報
・解像度
・階調
・フルカラー
と言うものがあることは皆さん、ご認識の通りですよね！？

電子帳簿保存法　施行規則　第3条5項2号（以下抜粋）にスキャナの要件と電子化ファイルの情報保存の要件が規定されています。 　　→　国税重要書類はフルカラーで全ページ処理するように設定る

などを考慮して、対応を強化しないと、保存義務違反となります。

その他
コピー機や複合機の問題点として、次の機能には厳重な注意が必要です。

・修正液や修正テープの美形処理：改竄痕跡を消すことになるので違反です。
・高圧縮PDF処理：解像度階調違反です。

不安な　方は　お問い合わせください。

企業内で本来、国税関係書類の保管責任者はどこなのか？

本質的な問題を問います。

法人税法施行規則59条で青色申告法人の帳簿書類の保管について
納税地に7年間保管とされている中で
－－－－－（原文抜粋） －－－－

その保管対象は
同条第三号に
－－－－（原文抜粋）
　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
－－－－
規定されています。

しかしながら、
実態として

経理で保管されているのは
領収書
請求書
契約書
までで、他の書類の保管は、経理ではない、他部署に委ねられています。

当然、委ねられている他部署は
法令保存義務意識が低いので、適当な保存になっていることが散見されています。

そうです
実態として
見積書や注文書などは、決算が終了したら、廃棄されているケースが多いのです。

これは、法人税法上の書類保存義務違反になるのですが
国税一般書類（見積書や注文書など）は、重要度が低く、税務調査で対象になることが
殆どないため、書類保存義務違反自体が見過ごされていることが常態化されています。

本来であれば
・債権系は営業が保存責任
・債務系は購買が保存責任
・経理は、売掛＆未回収管理と買掛＆未払い管理と経費管理
の総合的な国税関係書類の管理体制を確立しておくことが、結果的に、
内部統制の強化になり、協業の信頼アップにつながり
税務コンプライアンス向上で良好な税務署とのつながり、評価アップになると考えます。

皆様も、他部署任せの、適当な国税関係書類の保管ではなく、この際考え直す機会にしてみては
いかがでしょうか？


 

「みなし承認」とは、どういう意味か？

最新要件「勘定科目別検索」の解釈で疑問（ハイレベル問題）

筆者が令和緩和以降、疑問や不信を持っている微妙な点を書きますね！
結構　国税要件の　ハイレベル解釈なので、ビギナー向けではないことをご理解の上、熟読ください。

「最新要件「勘定科目別検索」の解釈で疑問」
それは、
通達（趣旨説明）４－３９（スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目）
に係る、赤色強調文字のところです。
この趣旨説明が出たことで、
従来の検索項目では国税関係書類の種類別に検索できなければならない、勘定科目別検索は許さなかった。
しかし、本緩和で勘定科目検索もできることになったので、書類別に検索できなくてもよくなった。
と理解してよい！
いやまて、そうではない・・
かという解釈上の疑問です。

正確を期すために、下記通達の抜粋をまずはご一読ください。

4－39 規則第3条第5項第7号（（準用））の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ（（検索機能の確保））に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。

(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称
(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称
(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称
(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称
(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称

【解説】
規則第３条第５項第７号において準用する同条第１項第５号イ（読み替え後）に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、次のような記録項目が該当すると考えられるから、この考え方に基づいて、主な国税関係書類の種類ごとに該当の具体的記録項目を例示したものである。

イ 日付（国税関係書類に記載すべき日付をいう。）
ロ 金額（国税関係書類に記載すべき取引の金額又は資産の譲渡等の対価の額等をいい、単価及び残高を含まない。）
ハ 取引先名称（国税関係書類に記載すべき取引先名称をいう。）

なお、取引先名称は必ずしも名称でなく、取引先コードが定められ、当該コード表が備え付けられている場合には、当該コードによる記録でも差し支えない。

ここまで、抜粋ーーーーーー

本当に　書類種類別検索ではなく、勘定科目別検索だけ（書類種別検索が出来なくてもという意味）でも大丈夫なのでしょうか？

さて、基本的なこと（である、書類の単位について）を確認しましょう！

趣旨説明　4－2　承認を受けることができる国税関係帳簿書類の単位
以下抜粋

保存義務者における次のような国税関係帳簿書類の作成・保存の実態に応じて、それぞれの区分のそれぞれの国税関係帳簿書類ごとに承認を受けることができることに留意する。

(3) 法第４条第３項の規定を適用する場合

• 　作成又は受領した注文書、領収書、見積書、請求書などの国税関係書類を保存している場合
• 　に掲げる国税関係書類を本店で保存しているほか事業部若しくは事業所ごとに保存している場合
  
   なお、他の条項においても同様の規定があるが、考え方は同様であり、一の国税関係帳簿書類を単位として、申請等（申請、取りやめ、承認、却下及び取消し）を行うこととなる。
  
  ーーーーここまで　抜粋
  
  と、言うことなので「書類単位」が申請の前提である訳です。
  
  つぎに、気になる要件として

  （一の入力単位の意義）

  
  「いちの　入力単位」があるのです。
  
  
  4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）

解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

ということは、
・検索は、勘定科目別検索は許されるが
・申請時は、書類種類別に申請が必要で
・「一の入力単位」でタイムスタンプが必須
　・帳簿と書類の相互関連性
　・意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの

となります。

これを　整理して、まとめて例示すると
（例）
買掛の「請求書」とその請求書に係る「注文書」「納品書」「検収書」などの意味として関連付けられて
勘定科目別検索で、これらの書類がPDFファイルなどが、検索出来れば良い。
なので、これらの「請求書」「注文書」「納品書」「検収書」などを「一の入力単位」としてスキャンし
て、勘定科目別検索ができて、帳簿との相互関連性が確保できていれば良い！
と言うことになります。

皆さんの解釈は如何でしょうか？

そして、本件の最大の問題は
本件に係る解釈の「一問一答」が無いことです。

筆者としての、個人的な意見ですが
税務コンプライアンスと内部統制ができている、もしくは取り組み意識のある
企業様には、上記解釈で、効率的な運用を提案したいと考えます。

しかし、税務コンプライアンス意識がなく、内部統制が全くされていないところには
当該、解釈の提供は差し控えたいと考えます。
その理由は、科目別検索だけの良いとこどりをして、「書類毎の申請」や「一の入力単位」の
要件確保が蔑ろになってしまう懸念があるからです。

皆様は、如何でしょうか？
ここまで、お読みいただけた方は、ご苦労様です。
宜しければ、是非ご意見ください。
ご連絡お待ちしております。
masuda@e-sol.tokyo　まで。

Google コンタクトから

無料セミナーに参加した中小企業経理マンの複数の疑問！？

本日は名古屋の中小企業にスキャナ保存のヒアリングと説明に行ってきました。

4名の経理担当者がいるので中堅企業の部類です。

Ｊ社の会計システムを利用中で、Ｍ社のサービスにリプレイスを計画されています。

そんな中、某社のスキャナ保存セミナーに参加してこられて
色々、疑問が湧いて、顧問税理士法人に相談されて、そこ経由で依頼があり、訪問してきました。

疑問とは

Ｍ社のサービスでは「特に速やか」方式限定なので
→経費精算のスキャナ保存は別システムが良い？

経費精算以外の証憑もスキャナ保存したい
→となると、やはり、別システムが必要か？

最近法令が変わり7年保管が10年保管になったらしい？
→担当税理士から聞いたが、証憑の保管が10年間に変わった？

経費精算時の証憑台紙に複数貼り付けているが、業務サイクルは
→業務サイクルを超過した場合、どうなるのか？

証憑台紙に貼り付けた複数の領収書
→それぞれにタイムスタンプが必要なのか？

証憑台紙に貼り付けた複数の領収書の内、原紙が間に合わなかったのでコピーを貼り付けた
→この場合は、すべてが要件未確保になるのか？
→原紙が見つかった場合、どうすればよいのか？

会計の伝票画面からシームレスに検索
→これが帳簿相互関連性の要件なのか？

対象の証憑で、例えば請求書として、全て対象になるのか
→制限や条件を付けることができるのか？

国税要件には検索項目の入力が必要
→検索項目の効果的な入力方法はどうすればよいのか？

障碍者雇用の方々
→スキャナ保存の作業を障碍者の方でもできるのだろうか？

過去分重要書類を先にスキャナ保存してたい
→申請書を提出すると同時に過去分重要書類のスキャナ保存をして大丈夫か？


など、たくさんの疑問がわいたようです。

筆者の説明で
　全ての疑問が解消して
　4名の皆様の笑顔が確認できました。

業界全体の問題だと思うのですが
正確な要件を伝えること
要件を確保する効率的な提案をすること

限られたセミナー時間で
なかなか難しいことかもしれませんが
質問時間を単に設けるだけでなく、さんざ真名工夫をして・・・
など、精進していかねばなりませんね。

以上　参考になれば幸いです。

 

消費税仕入税額控除制度　適格請求書等保存方式のQ＆A

消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A
がリニューアルされていました。

 

令和５年10月1日から消費税の仕入税額控除の方式として、適格請求書等保存方式が導入されることを皆様ご存じですよね！？
当該Ｑ＆Ａは平成30年6月に初期のものが公開されていましたが、冒頭で記載したように刷新されていました。
その時期は（令和元年７月改訂）とあります。

筆者が気にしている点は、電帳法視点です。
電帳法の税制改正対応で明らかになった電帳法「電子取引」に係る点がどう解説されているかがとても気になりました。
以下にポイントを解説します。

１）概要

適格請求書等保存方式（インボイス制度）の下では、税務署長に申請して登録を受けた課税事業者である「適格請求書発行事業者」が交付する「適格請求書」等の保存が仕入税額控除の要件となります。
 

２）売り手側の義務

適格請求書を交付する義務及び交付した適格請求書の写しを保存する義務が課されます。

・書面で交付した適格請求書の写しとして、システムで作成したデータを保存することも認められます：電帳法4条2項（控え書類のデータ保存）対応

・適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録を提供する場合のデータ保存：電子帳簿保存法施行規則８条1項一号（タイムスタンプ付与）、二号（正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用）対応等

３）買手側の義務

一定の事項を記載した帳簿及び請求書等の保存が仕入税額控除の要件となります。

・適格請求書に係る電磁的記録の提供を 受けている場合のデータ保存：電子帳簿保存法施行規則８条1項一号（タイムスタンプ付与）、二号（正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用）対応等

電子帳簿保存法施行規則８条1項一号（タイムスタンプ付与）の内容
適格請求書に係る電磁的記録の受領後遅滞なくタイムスタンプを付すとともに、その電 磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することがで きるようにしておくこと


電子帳簿保存法施行規則８条1項二号（正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用）の内容
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行うこと

如何でしょうか？
腑に落ちない方のために、ぎゅっと圧縮して記載します。

仕入れ税額控除の為、適格請求書の保存が義務化されます。

売手は、紙で適格請求書を発行した際は、紙の控えを保存する代わりに、電子で保存することもできます。
　　　　電子で保存する際は、電帳法4条2項の「書類」データ保存の申請承認が必要です。

売手が、電子で適格請求書を発行した際は、電帳法の「電子取引」規則8条の規定に基づき電子保管するか、紙に印刷して保管が必要
　　　　です。電帳法の「電子取引」規則8条の規定に基づき電子保管するときは、次の方法から選択ができます。
　　　　一　適格請求書に係る電磁的記録の受領後遅滞なくタイムスタンプを付すとともに、その電 磁的記録の保存を行う者又はそ
　　　　　　の者を直接監督する者に関する情報を確認することがで きるようにしておくこと
　　　　二　正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用

補足
結果的に「正当な理由がない訂正及び削除の防 止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用」は、内部統制が自社でできないと困難です。よって、タイムスタンプを付与できるシステムを利用した方が賢明です。

如何でしょうか？
　　　　
筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

• 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。

筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

皆様は大丈夫？簡単に運用できる電帳法を知らない問題点！

SDGsにハマってます！皆様は勉強していますか？第3回