株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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2020年の記事:お知らせブログ

スマホ経費精算 本番直前で領収書撮影ミスのリカバリ方策は?

スマホによる経費精算サービスのテスト稼働2カ月経過して、本番が近づいて来た
お客様から、必ず質問される、運用上の問題は、

特に速やか3日以内に回付された添付の領収書画像に「指の映り込み」や「自署忘れ」
や「折れ」などの撮影(入力)ミスがあった場合の正しい運用はどうすればよいのか?

と言うものが、結構多いです。

結論は、特に速やか三日以内に再撮影(入力)すれば基本的に良いのですが、国税要件的に
3つの注意点があります。

皆様は、ご存じですか?
それは、以下のようなものです。

【前提】
その署名漏れ等のある画像と再度読取りを行う画像との同一性が明らかである場合
【3条件】
1 当初の読取りについて、受領の日からおおむね3営業日以内にタイムスタンプが付されていること
2 当該スキャンミスを把握してからおおむね3営業日以内に再度タイムスタンプを付与していること
3 当該スキャンミスをした電磁的記録についても読み取り直した電磁的記録の訂正削除履歴(ヴァージョン管理)に基づき保存している場合は、再度読取り、タイムスタンプを付すことをもって、受領日からおおむね3営業日以内にタイムスタンプが付されているものとして取り扱います。

如何ですか?
要するに「当該スキャンミスをした」jpegやpdfは、データ削除しては、保存義務違反になる!
と言うことです。

十分ご注意ください。

以上 ご参考になりましたでしょうか?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2020年03月24日 15:22

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備付け時期とレベル2

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。
・適正事務処理規程
・事務分掌細則
スキャナによる電子化保存規程
・検査報告書
・検査不備報告書

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
Q3 申請書に添付が必要か?
Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?


回答

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
A1 特段不要です。
   組織責任者の承認で結構です。
   一般的には税務経理本部長など

Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
A2 本番運用までに確定していれば差し支えありません。


Q3 申請書に添付が必要か?
A3 国税局の場合、任意で添付を求められる場合があります。


Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?
A5 特段不要です。


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年03月13日 16:00

スマホ経費精算でのスキャナ保存本番前の緊張感!

一問一答
20200314追加コメント
・タクシーの領収書の扱い
 ・法人クレジットカードでレシートを経費精算時に添付申請している中で、既存の経理ルールとして、
  クレジット利用明細も合わせて(利用時間の証明の為)添付している場合がある。
  ・この場合「スキャナ保存」時に、両方対象にカメラ撮影すべきかどうか?の質問があった。
  →個社の判断で、ルールを決めて運用して差し支えない。
・アマゾンなどの購入サイトで「領収書」を受け取っている際の扱い
 ・今までは、印刷してから撮影添付する者と画面キャプチャで添付する者と電子領収書のPDFを添付する者など
  様々であった
  ・「スキャナ保存」運用の中で、どうすべきか?の質問があった。
  →これは、電帳法全体を俯瞰した判断が必要。
   →「電子領収書のPDFを添付」が電帳法10条「電子取引」ルールが使える。
ーーーーーーーーーここまで追記


スマホのカメラ機能を利用した
経費精算サービスで
5月から本番稼働を控えたお客様のプロジェクトに緊張感が走っています。

理由は
カメラ期の様による「レシート」の撮影方法について
国税要件を順守できるかどうかの不安です。

具体的な心配は、撮影時 次のような問題が発生する恐れがあるが、どう扱えばよいか?
1 ピンボケ 
2 折り曲げ
3 切り取り
4 指映り込み
5 丸まり
6 他のレシートの映り込み
7 読めない自署
8 異なる筆跡
9 異なる領収書

さて皆様は、どう考えますか?

指針は

スマホでの国税関係書類を記録する場合の注意事項(改訂版)
2017 年(平成 29 年)11 月 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/pdf/20171129_kokuzei_smartphone.pdf

になります。

筆者よりの
アドバイス
・内部統制の意識で
・紙の時の判断基準で
・申請者の上長の当たる承認者の責任のもと
・申請者や承認者によるバラつきが無いように
の観点で、「運用手順書」を作成することをお勧めします。

アドバイスを受けたい方は、お問い合わせください。




 
2020年03月13日 15:46

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備え付け時期とレベル

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電帳法のスキャナ保存の
重要書類(契約書・領収書・請求書・納品書など)の場合
「適正事務処理」要件を確保するための
「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
Q3 申請書に添付が必要か?
Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?

さて皆さんは、分かりますか?

回答は、次のブログ
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20200313_tekisei_02.html
に記載しますね!

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年03月13日 12:53

中堅企業の帳簿書類の相互関係性問題

スライド4
中堅企業から相談を受けて
パーパーレス導入を前提にした業務分析をさせて頂きました。

売掛の「請求書」(発行控え)がターゲットです。

ここでのポイントは
1 電帳法4条3項「スキャナ保存」制度か
2 電帳法4条2項「書類」制度か
3 電帳法10条「電子取引」か
の確認判断が重要になります。

次に
1の場合の要件である「帳簿書類の相互関連性」の確保の具体的な確認が重要になります。

今回のお客様は
「請求書」と「主要簿」(総勘定元帳・仕訳帳)との関連性がなく、
補助簿としての「売掛管理表」と関連性を持っていることが判りました。

電帳法を提案する場合の、提案側のスキルとして
・仕訳の基本ルールが判っていること
・債権、債務、経費の処理に関する経験知識があること
・電帳法の4制度を俯瞰できていること
・消費税法上の領収書などの保存義務の根拠法を押さえていること
・法人税法上の青色申告法人の帳簿書類の保存義務の根拠法を押さえていること
・スキャナやカメラ、コピー機の特性に応じた知識と運用提案能力を持っていること
・業務システムや基幹システムとの連携提案ができること
など沢山あります。

これらを一人でこなすのか?
それともグループで対応するのか?

当然グループで行うと
・時間がかかる
・すぐに判断できない
・費用が余分にかかる
などのデメリットが多くなります。

依頼される前に、この点を十分確認して、後悔の無いようにしてください。



 
2020年03月08日 08:43

スマホで経費精算 本番開始のユーザーの疑問に答える

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

スマホで経費精算 本番開始のユーザーから次の質問を頂きました。
 
ご質問:経費精算システムで、コインパーキングなどのレシートを決済するとき
    1万円未満で複数のレシートをまとめて申請できることとしています。
    その時、国税要件を確保するために、1枚毎にレシートを撮影して、検索用情報を入力するように指導しています。
    しかし、「レシート単体で都度撮影しなければならないのか?」と申請者からの問い合わせがたくさん入りました。
    どうすればよいでしょうか?
益田
1 あるべき姿は OCR機能付きシステムで、レシートOCRするべき
2 しかしながら、その機能を持たないシステムである場合は
3 レシートを1枚毎に撮影して、検索用情報を入力すべきです。
4 他の方法論として、
  1回で複数のレシートを撮影しその画像を利用して、個々の検索情報を入力することでも可能です。

お客様キーマン:上記4の運用でも効率は良くなる(何度も撮影しなくて良い)ので、検討します。
 
ここからは、参考情報
 
(1)国税要件として下記を必ず確認してください。
(一の入力単位の意義)
4-22 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、そのすべてのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
【解説】
 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとに電子署名を行うこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

(2)特に重要な点は
「複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」で
つぎのように読み替えてください。
「複数枚の国税関係書類を一度に撮影した場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」

以上 よろしくお願いいたします。
2020年03月04日 08:15

電帳法の知見がない電子請求書サービスの危うさ!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
昨日びっくりしたことがありました。

筆者がコンサルしているお客様が、M社の「電子請求書サービス」を利用している中で
電子帳簿保存法の要件確保が正しくできているかチェックして欲しい!との要請の元、
社に次のような質問をしていました。

前提となるM社の回答:
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
との回答とのことでが、

質問
 
貴社システムについて
1 電帳法規則8条1項の1号・2号のいずれを前提にしていますか?
2 上記が2号の場合、具体的な内容を示してください。
3 検索機能の要件確保について、マニュアルの記載箇所を教えてください。
4 保管データの期限や容量増加に伴う費用の変動について教えてください。
5 サービス乗り換えがあった場合の保管データの全件移動は可能ですか?
6 上記の対応で費用は掛かりますか?
以上 ご教授ください。

参考 電子帳簿保存法施行規則より
第八条 法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
二 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。[引用]


回答は、以下のものでビックリ※しました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【1 電帳法規則8条1項の1号・2号のいずれを前提にしていますか?】
電帳法規則8条1項の 2号 を前提としております。
 
【2 上記が2号の場合、具体的な内容を示してください。】※1
具体例につきましては、下記URLをご覧ください。
http://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/ans2/pdf/A63.pdf  
 
【3 検索機能の要件確保について、マニュアルの記載箇所を教えてください。】※2
PDF資料(別紙、未添付)の4頁目をご参照ください。 
 
【4 保管データの期限や容量増加に伴う費用の変動について教えてください。】※3
税法上に定められている7年間は貴社の画面から各請求書を検索・閲覧していただけます。
 
【5 サービス乗り換えがあった場合の保管データの全件移動は可能ですか?】
CSV及び、PDF形式で請求書データのダウンロードが可能です。

【6 上記の対応で費用は掛かりますか?】
これらの作業をするための費用はかかりません。
データ移動の作業の弊社による代行をご希望される場合には、別途御見積となります。
※現状、データ移動に関する料金体系は組まれておりません。
 理由としては、当該サービス利用企業のうち多量の請求書のやり取りを行う企業の解約実績がなく、
 解約されて企業様はご自身で請求書データのダウンロードを行っていただいていたためでございます。[/引用]

ーーーーーーーーーーーーーーーー
お待たせしました びっくりした※1,2,3を解説させていただきます。

※1
--------------------------------------------------
二 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、
当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
--------------------------------------------------
の場合、具体的な内容として回答のあったURLは「スキャナ保存」用の規程のひな形であり、明らかな間違い。

※2
匿名にしている関係上、該当のマニュアルを添付していませんが、次の点に驚きました。
・電帳法の基本5が帳簿に対するものであることが理解できていなくて、施行規則8条の理解さえできていない。
--------------------------------------------------
第八条 法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより
同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法
第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたと
した場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の
規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げ
るいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同
号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。

--------------------------------------------------
・帳簿相互関連性の間違った解釈と電子取引の場合は「相互関連性」は要件でないことが判っていない。

※3
税法上保存が求められている期間の解釈が明らかに間違っている
・単に「7年」保存では駄目!
・基本的に7年とは、施行規則59条にあるように「書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。」の起算日を見落としている。
・さらに、欠損金の繰越控除を行った場合は、「7年」が「10年」に変わるので、事業年度初月から全体期間を考慮すると11年2カ月間は少なくとも保存が必要になる。

如何でしょうか?
筆者としては、ビックリしてしまいました!!
この程度の知識と間違った解釈で
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
と言えたものです。

もっと真剣に電帳法に向き合って、正しい解釈と要件確保で、利用者が安心できるサービスを提供して欲しいものです。


 
2020年02月28日 03:33

スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは!?

スライド4
1900名規模の東証一部上場企業の中小企業診断士資格保有のキーマンと
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。

1 600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
  特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している

2 紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
  拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
  即時検索がとても役立っている。
  事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
  現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。

3 検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
  → 上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
   いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。

【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難!
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難!
マニュアルに100%の機能や使い方を表現することも困難!
とは言え、努力が必要!
日々改善!

頑張り対応思います。

 
2020年02月26日 13:11

電帳法「スキャナ保存」サービス業の テスト稼働 奮闘記

スライド4
その後(本番直前テスト)でのQ&Aを追記
ーーーここから
Q1 TS一括検証は、日常の入力時に必要な事か? 
Q2 業務処理日を書類記載日と別に登録しているが、絞込検索はどうすればよいか?
Q3 論理削除方法と論理削除後の検索はどうなるか?
Q4 検索用項目のデータの追加更新は改竄になるのか?
---ここまで

このようなご質問を受けました。
皆様は、如何でしょうか?
下記が当初のブログで、合わせて、ご覧ください。

 
■ 電帳法「スキャナ保存」サービス業のテスト稼働奮闘記
 
(1)導入決定までのながれ

某中堅企業は、資本金●億円、従業員3●69名の企業です。

2018年度から具体的に証憑電子化の調査検討を開始されました。

特に第一次コンサルティングとして同年下期に

・紙証憑の保管状況の確認
・電子帳簿保存法の法令要件等レクチャー
・業務システムや会計システムとの連携をさせるための基本的運用設計
を実施しました。

その後、正式にスキャナ保存を導入するかどうかの検討のために
3つの先行導入企業を見学などして、ベンチマークしました。

・PC版の電子文書管理システムで請求書の運用をしている中堅企業
・AWSに電子文書管理システムを配置して、スキャニング作業をBPOしている企業
・Azureに電子文書管理システムを配置して、毎日2,000件の電子化をOCR機能を利用している企業

上記の見学などは、運用ユーザーの生の意見やスキャニング処理そのものを見ることができたので
とても参考になったようです。
なぜなら、一部強かった躊躇感が、できる!やってみよう!に切り替わったからです。
(理由は、経理内でスキャン作業することに負担感・抵抗感が強かったため)

その後、BPOを前提に調査を進められまたして

結局、自社グループ企業を含む4社程度を比較検討した中で、人事のアシストセンターの存在に気付きました。

障害者雇用の一環で、人事アシストセンターが既に発足していました。
センター責任者と担当候補者の方々に、システムの全体イメージと作業イメージをご説明して
そのセンターの方に、スキャナ保存の入力作業全体を依頼することになりました。


(2)本番準備の苦労された道のり

お客様の経理キーマンは次の準備を実施されました。

1 専用スキャナの設置・設定・微調整・運用手順書作成と見直し
 ・設置
   メーカーに基本設置を依頼
   その後に、メーカーのサポートセンターに電話確認確認しながら、スキャナ保存用の設定を実施
   A4横の書類の端が読み取れない不具合が一部で発生
   書類の向きを読取り後に手作業で角度修正しないといけない問題が発生
   裏ページが白紙であるにもかかわらず、白ページを自動削除できない問題が数回発生
 ・微調整
   上記不具合や問題が解消するように、設定を見直しを実施
   A3機だったのでA3読取りモードに修正
   自動角度補正がオフになっていたのでオンにする
   白紙ページ除去に関しては、閾値を変えることができるが、設定は初期値のままで要するを見る
   スキャン後に、サムネイルで読取り状況を確認したり、カウンタで枚数を確認したりして、漏れ
   に気付いた際は、使いできる操作が確認できました。
   複数の「一の入力単位」を一気にスキャンしてから、「一の入力単位」毎にGUI上で分割でき
   ることも確認できました。
 ・運用現場の見直し
   スキャナの左右に、未入力書類と入力完了書類と、定期検査前の一時保管段ボールを設置

2 電子文書管理システムにインポートするCSVとPDFの作成
 ・CSVは2つのシステムから作成する必要があり、作成手順書を作成
 ・作成したCSVにはPDFのファイル名となるユニークなものを配置する
 ・専用スキャナで作成したPDFを、上記のファイル名に修正する
 (ポイント)
 ・当初帳票OCRソフトを評価して、領域指定のOCR機能で、ファイル名付与をOCR機能で実施する事を
  検討したが、領域指定が確実に固定できないことで、当面のOCR採用は断念
 ・更に、買掛請求書の内部統制用の証憑台紙にBarcodeを入れれないか検討したが、業務システムの
  問題で断念

3 インポートするCSVとPDFの突合問題
 ・業務処理上、請求書PDFがある前提で、CSVデータが作成されるが、その請求書がなんだかの理由で
  センターに回付できていない場合が想定される
 ・このような事態を事前に確認するために「フィルター」機能のソフトで、突合OKのものとエラー
  のものを分類仕分けを実施した
 ・エラーのものは、センターから経理に問合せして、調査後に突合OKとなるように対応を実施

4 電子文書管理システム
 ・オンプレミスではなく、クラウドサービスを選定した
 ・クラウドサービス選定後に、ネットワーク上のセキュリティ条件で、サービスベンダーに依頼して
  接続用専用アプリ&電子証明書方式から、Chromeからの二重認証方式に変更を依頼した
 (ポイント)
 ・ネットワーク上のセキュリティ条件は、機密事項だったのでベンダー側が手探りで調査してくれた
 ・インポートするCSVとPDFを受け付けるアップローダを新規開発してもらう
 ・電子文書管理システムはクラウド上にあり、Chromeにログインしたのち、改めてログインするもの

5 手順書について
 ・初期の手順書は、抜け漏れが散見されるもので、キーマンの方は反省しきりだった
 ・なので、センターの担当者は、理解するよりも不安が大きくなってしまった
 ・更に、電子文書管理システムのログインとアップローダーへのログインが別ユーザーでログインし
  ていることに気付かずに、アップロードエラーを起こすような混乱も発生した
 ・その後、経理キーマンが手順書を一から見直し、丁寧に画面キャプチャーを取るなどして、
  初期の反省に基づいて次のような手順書を作成した
  ・CSV作成手順
  ・スキャナ操作手順
  ・フィルター操作手順
  ・電子文書管理システム操作手順
  さらに、運用操作の全体を俯瞰するための操作運用マップを別の経理キーマンが作成
  ・この資料は、ローカルのPCとクラウド環境上の文書管理システムを構造的に把握しつつ、
   操作手順の理解を助けるものとして、よく考えて作成されていた。


(3)現場まで支援させていただきました筆者として感じたこと

  ・軽度の障害者の方であれば、スキャナ保存は十分できます。
  ・それには、その方のレベルにあった、手順書が必要です。
  ・手順書はメーカー提供のマニュアルの抜粋ではなく、オリジナルのものが必要です。
  ・マニュアルには、操作画面のキャプチャーと正確な操作指示が必要です。
  ・何度か体験してもらいながらの手順書を手直ししながら完成させてゆく、プロセスが必要です。

  この度のプロジェクトでは
  ・センターの担当2名とのその上司
  ・経理のキーマン2名とその仲間たち3名
  ・情報システム担当1名
  など少なくとも9名以上のメンバーが関与してのものでした。

  苦労しての本番稼働準備の先には、電子化原本廃棄が実現できて、在宅テレワークでも
  請求書PDFがセキュアに検索できるペーパーレス経理の世界が広がります。

  皆様も、経験してみては如何でしょうか?
  いつでもご相談を、お待ちしております。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2020年02月25日 06:53

ESTAの申請 電子渡航認証システムは手こずりますよ!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

公式
ESTAの申請

電子渡航認証システムへようこそ

https://esta.cbp.dhs.gov/

で申請手続きを行ってみましたが、正直手こずりました。

1 最初のページは英語表記!
2 未完了で保存しても1週間で削除される
3 事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
4 滞在ホテルの詳細情報が必須
5 緊急連絡先や両親のことまで質問がある
6 これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
7 クレジットカードの準備もお忘れなく
8 申請完了と承認の違いに注意

具体的に見てみましょう!
1 最初のページは英語表記!
  https://esta.cbp.dhs.gov/
  右上にカーソルを当てると日本語が選べます。

2 未完了で保存しても1週間で削除される
  途中保存していたのですが、1週間期限を見落として、1か月後に再開しようとしたら
  検索してもエラーになり、焦りました。


3 事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
  
【手元に準備するもの】
① パスポート番号
② 現住所を英語表記にしてメモしておく(またはPCのメモ帳など入力しておく)
③ 自身のメールアドレス
④ 勤務先名と住所を英語表記にしたもの,電話番号
  (現在退職している場合は、直近の勤務先情報)
 
4 滞在ホテルの詳細情報が必須
ハワイ(米国内)での滞在先(ホテル名),住所,電話番号が書かれたもの(ツアー日程表など)

5 緊急連絡先や両親のことまで質問がある
両親が他界している場合はどうなるのでしょうかね?
私の場合は、存命でしたが・・・
また、両親の勤め先に関して記載欄があり、既にリタイアしているので適当に書いておきました。


6 これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
私の場合は、事前に準備していたので、何とか(リトライ時に)30分ぐらいで申し込みが完了しました。


7 クレジットカードの準備もお忘れなく
14ドルでした。


8 申請完了と承認の違いに注意

申し込み後の承認について
72時間以内に問題があなければ承認されると記載がありました。
しかし、72時間経過しても、メール通知はありませんでした。
当該URLから検索して、承認されていることが確認できました。

早めにやりましょうね!




 
2020年02月21日 08:00

株式会社e-SOL

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