電帳法のセミナーに参加しても自社導入の検討方法が判らない

中堅企業の経理の部門長と担当の方と3時間程度、打合せして見えてきたこと

電子帳簿保存法の法令要件や通達や一問一答などの解説セミナーを受けても、自社の証憑に照らして、どう判断すれば良いかが判らないようです。

例えば
１　対象の債権・債務・経費の各証憑で経理が紙保存している物の保管上の手間と電帳法対応した時の負担増加やメリットのイメージが湧かない
２　請求書で、受領した請求書と発行控えの請求書の扱いが良くわからない
３　立替払いの領収書やレシートの電帳法対応が判らない
４　タイムスタンプってなに？
５　どうしていろいろな項目で検索できないとならないの？
６　請求書の仕訳処理で振替伝票入力しているるが、伝票の扱いはづなるのか？
７　契約書の電帳法対応して、紙契約書を廃棄して大丈夫なのか？
８　電子の請求書などを受け取って紙に印刷して保管しているが、電子のまま保存して良いのか？
など沢山の疑問があり、セミナーでは自社の状況に踏み込んだ話ではないので、モヤモヤ感が大きいようです。

そんな　モヤモヤ　に　ズバリ　お答えするのが　手前味噌な話ですが　筆者のコンサルティング力となります。

筆者の強みは
１　10年以上電帳法を経験している
２　電帳法の申請件数は50件を超えている（2020年10月時点）
３　債権・債務・経費処理の実務が判る（筆者自身の経営している企業の帳簿を付けて、決算経験があるから）
４　複合機の課題や専用スキャナの知識に加えて、ＯＣＲやＡＩ－ＯＣＲの設定経験があるから
５　「行政書士」として法令の読込の基礎力があるから
などなど・・

さあ、モヤモヤ感が有ったり、現状のコンサルに不安な方は、是非ともお問い合わせください。


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

「電子帳簿等保存制度の改正について」特別講演の聴講感想

以下JIIMA　HPより引用　特別講演の聴講感想は、下記引用の下から始まります。
ーーーここから
政府は本年を「デジタル元年」と位置づけており、これからデジタル化、オンライン化が加速されると期待されます。

本年4月より大法人における税の電子申告や一部の人事・労務手続きの電子申請が義務化されましたが、その後も個人向けおよび法人向けサービスのワンストップ化が計画されています。

このような環境の変化を踏まえ、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)では、「デジタルファースト時代の情報マネジメント～企業変革の切り札！電帳法対応、働き方改革、DX～」をテーマとし、オンラインイベント「デジタルドキュメント2020 ウェビナー」を開催致します。

本イベントはJIIMAの活動、最新の政策のご紹介や、業界のトップベンダーによる最新のビジネス事例・技術動向に関するご講演、第14回ベストプラクティス賞受賞団体によるご講演、JIIMA委員会ナレッジセミナーなどで構成されています。

・開催期間

2020年11月12日（木） ～ 30日（月）

※開催初日の10:00 から最終日17:00 まで

・開催方式

オンデマンド動画配信

－－－－ここまで

【特別講演と聴講感想の対象】

電子帳簿等保存制度の改正について
～令和２年度税制改正の解説～
国税庁 課税部 課税総括課
課長補佐

小倉　啓太郎 氏

【感想】
１　約30分に電子帳簿保存法の制度・その緩和の流れ・令和2年の緩和の趣旨説明を見事に盛り込んだ素晴らしい内容であった
２　30分を意識して、かなり早口だったこともあり、電帳法初級レベル者には、すこし聞き辛い面も否めない
３　本来電帳法には４制度あるものを「書類」（４条２項）を割愛して、その旨を断らずに３制度として説明していたことは残念だった
４　行政官として強調していた点は「帳簿」「スキャナ保存」「電子取引」とも「検索要件」の確保を重視していた
５　企業からの質問例として「電子取引で電子請求書を受領した上で、紙の請求書を合わせてもらってしまった時の紙の請求書の保存義務の扱いは？」
　　に対して「保存義務あり！」と申し訳なさそうに語っていたが、これは、個人的な見解のように聞こえたし、そのような義務は無いと
　　信じたいものである
６　言いぶりとして驚いた点が「通達」に関することで、「通達で色々お願いさせていただいています。」と感じられるような柔らかい表現を何度も使っていた。
　　筆者の勘繰りかもしれないが、JIIMA認証製品サービスを使ってもらえば、取扱説明書などから、電帳法の要件確保については行政側も安心できるので
　　今回の様な、柔らかい表現になったような気がする。なぜなら、Ｈ２７年緩和前の東京国税局の講演者は「電帳法のスキャナ保存は厳しい要件確保が
　　沢山あるので、申請する企業は覚悟して行うように！」と高圧的な発言をしていたことを思い出してのことである
７　今回の講師はまた次のように発言していた。「電帳法全体の承認件数は２２万件を超えて毎年増加しているが、スキャナ保存は３０００件程度と恥ずかしい」
　　と、これは、平成３０年度ベースの統計数字で、すでに令和元年ベースの統計が発表されているこの時期としては、フレッシュさに欠ける発表だった
　　と指摘せざるを得ない。
 

デジタルドキュメント2020ウェビナー　参加申し込み　は　下記より
https://www.jiima.or.jp/dd2020entry/
 

以上　参考になれば　幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

サーフィンでの物損事故などの処理の仕方を知っていますか？

サーフィンは、初心者でも中級者でもレベルに応じて楽しめる身近なスポーツです。
安全確認をして、周囲への目配りやコミュニケーションを取っていれば、基本的に問題は無いです。

しかし、次のような時に、無理が原因で、衝突や物損事故が発生するリスクが潜んでいます。

・　この波は乗りたい
・　遅れて乗っても周囲の人が除けてくれるだろう
・　失敗しても　大丈夫だろう
・　みんな無理をしているから、私も大丈夫だろう

そうです、大小は別に、実は頻繁に接触事故はあるのです

では、事故が起こった場合はどうすればよいのでしょうか？

・　相手を確認する
・　接触を互いに確認する
・　海から上がる
・　名前や連絡先を交換する
・　けがの場合は、けがの程度で病院や救急車
・　物損の場合は、修理可能範囲か、その程度の確認
・　第三者の確認（後々大事！）

予備知識

・　海での事故は警察の管轄でなく、海上保安庁の管轄である
・　絶対に対人対物の保険に加入しておくこと
・　保険請求の際は「事故証明書」「第三者証明」などが必要になること
・　物損での保険査定評価は、購入金額証明が必要で、経過年数で査定率は減少する
・　近くのサーフショップに当事者で行き、事故報告をしておく

これらの知識を事前に持っておかないで、サーフィンすることは、良くないと思います。

しかしながら、初級者向け教室でも教えてくれるところは、少ないでしょうし、
レンタルや中級者向けスクールでも「自己責任」の承諾書にサインはさせられますが
詳しく教えてくれるところは無いのではと思います。

筆者がアドバイスした方（Ａさん）の場合は、
・相手が中級から上級の方（Ｂ）で
・スポンジボードで
・Ａさんが「前乗り」した結果、Ｂさんのボードを、ＡさんのＦｉｎでグサッと傷付け
・その傷が結構深くて
・傷を修理してくれる業者が、（複数当たっても）無く
・仕方なく、代替の中古ボードを提供して
・その後、保険会社と折衝して、査定額分を何とか回収した・・・
と、言うものでした。

この間
ＡさんＢさんのやり取りは
・電話でのやり取り
・メールでのやり取り
・事故部分の写真の確認
・事故証明書への記名押印
など約２週間程度かかりました。

Ａさんの教訓として
・「テイクオフ」前に再度左右の確認
・左右確認の際の視野を広げる癖
・上級者に良い波を譲り、自分の技量にあった波を選ぶこと
・中級上級者の事前動作を見ながら、自分が乗る波を選ぶ
・「ライディング」の終了時に、「ワイプアウト」しないように、「プルアウト」の技術を早めに付ける
などと、気を引きしてておられました。

皆様の　参考になれば　幸いです。

残念なＷＦ・ベンダー！スキャナ保存連携の要点が判らない！

電子決裁ワークフローをサービス展開している中堅ベンダーで、電帳法「スキャナ保存」機能を持っているところと
持っていないところに二極分化してきています。

持っているところの問題点は、領収書と請求書に特化しているところが多く、他の証憑の対応ができない点です。

持っていないところは、持っていないことが、そもそもの問題なのですが、
他の電子文書管理システム（「スキャナ保存」要件確保のもの）と連携することで、補完しあうことが可能です。

その時の条件として
１　添付ファイルのエキスポート
２　申請データのＣＳＶ形式でのエキスポート
３　ＣＳＶの列に添付ファイル名が書かれていること
４　ＣＳＶの仕様が電子文書管理システム対応であること
などが一般的に考えられます。

上記条件対応するためには
・　手作業
・　マクロ
・　ＲＰＡ
など様々な対応が可能ですので、これらのアドバイスが適切に受けられる
ベンダーもしくはコンサルタントがいる先を選択することが重要です。

以上　参考になれば　幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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ベテランＳＥがスキャナ保存商談の議事録を満足に書けない訳

中堅のＳＥさんで、３件のスキャナ保存の商談をこなしているベテランＳＥさんでも苦戦するポイントを解説しましょう。

それは、

１　「仕訳」が「仕分け」となってしまい。財務会計用語が乱れてしまう。
２　「請求書」のスキャナ保存処理の時、「請求書」にセットで添付している「領収書」のコピーの扱いについてどう取り扱うべきか判断できない。
３　「請求書」を発行している業務システムと会計システムのデータ連携について、「帳簿関連性」に係る要件確保判断ができない。
４　「一の入力単位」の正確な要件知識が無い
５　「検索」の正確な要件知識が無い

これらが、あるからです。

なので、専門のコンサルタントとのタイアップが必要になる訳です。

電帳法のシステム導入に係るソリューションは、大企業に依頼すればするほど、たくさんの人数のチームで対応されてしまうので次の弊害があります。
・　高額になる
・　判断が遅い
・　長期化する

これらのことを避けるためには
・　実績豊富で
・　少人数で判断出来て
・　迅速な対応ができる
点などを評価ポイントに挙げて、依頼すべきです。

以上　ご参考になれば幸いです。

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スキャナ保存、本番一年経過して揺らぐ要件確保とは！？

800人規模の中堅企業様の、経理キーマンが

経費精算の領収書やレシートの
スキャナ保存で
受領者等読み取りで
画像化添付して
タイムスタンプなどの要件確保して
入力完了した後

領収書やレシートを廃棄することができるタイミングは
「定期検査」前でも可能か？
後でないと、不可か？

ご質問を頂きました。

自信がなくなる場合があるようです。

これは、現場からの、圧力で、自信が揺らいでくるからなのかもしれません。

皆様は、如何ですか？

できる場合と、できない場合があるのはご存じですよね？

そうです。

できる場合は
クレジット利用明細との突合せが完了している場合に限られます。
→この裏付けは　一問一答に出ていますので、確認してみてください。

できない場合は、「定期検査」を行って、その結果を残して、廃棄記録を付けて、廃棄しなければなりません。

適正事務処理要件を、この機会に見直しましょうね！


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複合機でスキャナ保存！ファイル名はどうしたら良いのか？

企業の経理のキーマンでは、なかなか難しい課題です。
皆様は如何でしょうか？

情報システム担当の支援が必要になりますね！

参考情報をまとめてみましょう。

１　コピー機・複合機では、ある程度の設定はできますが、電子化ファイルのファイル名は次用の様になります。
　　202011040001.pdf　／　yyyymmdd+シリアル番号
２　上記の様な、ファイル名を1件毎に開いて、確認して、ファイル名の更新（Rename）を
　　（会計システムである「帳簿相互関連性」を確保するために）することがとても負担が大きいです。
３　この負担を軽減するための方策としては
　　Ａ　フォームＯＣＲを利用する
　　Ｂ　ＡＩＯＣＲを利用する
　　Ｃ　（証憑台紙がある場合は）バーコードを利用する
　　Ｄ　手作業でRenameする
　　Ｅ　そのままのファイル名で、他の方法で、関連付ける
４　さて、Ｄは避けたいですね！ＡＢＣでソリューションがある場合は、それに委ねるとして、Ｅを検討しなければならない
　　検討ユーザーが結構の割合であります。

では、Ｅの場合の一例ですが
１）会計システムへの仕訳の入力の順番を考えて、入力する
２）上記順番で「請求書」などを並べる
３）上記順番で電子化する
４）電子化されたファイル名は、0001.pdf～のなものとする
５）１）の仕訳日記帳からＣＳＶを出力する
６）上記をＥｘｃｅｌにコンバートして、管理列を追加して、0001から昇順に附番する
７）これにより４）と６）の突合が可能になる
８）実際にこのように運用されている私のお客様が増えてきました。
９）注意：これらの情報は基本情報であり、企業ごとにしっかり分析して、運用設計していく必要があります。

参考になりましたでしょうか？
これらの事を提案できないベンダーが多いのでご注意ください。



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買掛　請求書のスキャナ保存を取りやめたくなる最大の理由！

買掛 請求書のスキャナ保存を取りやめたくなる最大の理由！

は、皆様は、何だと思いますか？

筆者のコンサルティングの経験上の話ですが、それは、

紙の証憑管理と同じ単位で保存できないからです。

少し言い直すと

紙の証憑管理と同じ単位で保存しようとした時、スキャナ保存の要件確保の負担が大きく、運用手順も変わり、できないからです。

具体的に見ると

例として
買掛請求書に係る「納品書」や「検収書」や「注文書」は紙の保管では、一般的に一緒に簿冊に閉じて保管します。

対して、スキャナ保存では『一の入力単位』『書類種類別の検索』の2大要件が立ちふさがります。

→　要するに、買掛請求書に係る「納品書」や「検収書」や「注文書」は紙の保管では簡単にできていることだけでは駄目で
　　それぞれの種類種別に分けて、電子化ファイルを作成し、且つそれぞれのファイルに、検索用項目をデータベースに保存し
　　なかればならいからです。

→　上記の要件のフィット＆ギャップ分析や、運用基本設計を不十分のまま導入すると大変な問題（要件義務違反）に
　　なってしまいます。

【更に深い考察】
「 なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8、令和元年課総10-5により改正）」
とある点について、令和元年課総10-5時点で期待したものなのですが、実は肩透かしで、勘定科目別検索に加えて、書類種別検索が前提との通達見解なので、この点を押すことは現在は残念ながらできません。　

皆様は　ご認識頂いておりましたでしょうか？

『一の入力単位』とは下記を参考にしてください。

4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）


『書類種類別の検索』とは下記を参考にしてください。

4－39 規則第3条第5項第7号（（準用））の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ（（検索機能の確保））に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

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「スキャナ保存」よりも先にすべき電帳法の制度とは！？

みなさんは

「スキャナ保存」よりも先にすべき電帳法の制度とは！？

わかりますか？

そもそも、「スキャナ保存」を軸にして、検討をスタートするのはやめた方が良いです。

理由は

「スキャナ保存」の要件が厳しすぎるからです。

ではどうすればよいのでしょうか？

筆者がお勧めする方策は

１　電帳法４制度の正しい理解

２　「伝票」の扱いに関する調査判断

３　発行控え証憑のデータ保存の可否

４　電子取引制度の活用

５　２，３，４、で紙証憑を徹底的に削減して、どうしても残った紙証憑をスキャナ保存する

これの方策で、コロナ禍のなかで、コンサルティングを受けていただく企業が増加傾向にあります。
お気軽に　お問い合わせください。
筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３をご存じですか？

経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３をご存じですか？

経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３は次の通りです。
（筆者の個人的な意見として、ご理解ください）

１）紙証憑のレシート・請求書の仕訳運用が大幅な変更を要するため
２）タイムスタンプ付与や一括検証などのJIIMA認証ソフトが追加で必要となる為
３）適正事務処理要件等規程を定めて運用する必要がある為

皆さんは、何を思いつきましたか？

解説しますね！

１）紙証憑のレシート・請求書の仕訳運用が大幅な変更を要するため

　　一般的な企業は、勘定科目別に「旅費交通費」など、まとめてがさっと仕訳を切ります。
　　仕訳伝票と複数のレシートの田部が関連付けられる訳です。

　　対して、電帳法のスキャナ保存制度で承認を受けるためには
　　「一の入力単位」なる要件があり、取扱通達に次のように規定されています、

　　「複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、
　　　適切に検索できる必要があることに留意する。」

　　上記規定を順守するためには、そもそも、「勘定科目別に「旅費交通費」など、まとめてがさっと仕訳を切」っている運用をガラッと変えなければなりません。
　　変えるには、電子決裁ワークフローで且つ、レシートOCR機能が付いたシステムかサービスを導入するかしか、現実的になくなります。

２）タイムスタンプ付与や一括検証などのJIIMA認証ソフトが追加で必要となる為

　　https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf
　　に、あるように、
　　　　
　　入力期間の制限
　　一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
　　タイムスタンプ付与
　　読取情報の保存
　　ヴァージョン管理
　　入力者等情報の確認
　　適正事務処理要件
　　帳簿相互関連性の確保
　　見読可能装置の備付け等
　　電子計算機処理システムの開発関係書類の備付け
　　検索機能の確保
　　所轄税務署への申請と承認取得

　　以上　基本的な要件だけでも12個あります。
　　これらを一門一答に展開すると８９問もあるのです。

　　独学で、正しく、理解して申請し、運用するには大変な労力が必要です。
　　
３）適正事務処理要件等規程を定めて運用する必要がある為

　　難関の一つである「適正事務処理要件等」は

　　適正事務処理規程
　　事務分掌細則
　　スキャナによる電子化保存規程
　　検査報告書
　　検査備報告書

　　と５種類の規程の定め方を理解して、自社の運用に沿ったものを、作成して
　　備付け、その通りの運用ができているか、内部統制をしなくてはなりません。

　　
これらのことは、電子帳簿保存法の他の制度である、「４条２項書類のデータ保存」「１０条の電子取引」では無いものです。
「４条３項スキャナ保存」は、特別、要件が多く、厳しい制度です。

これを何とかしないと、経費精算のスキャナ保存の広がりは、多くて年間1,000件程度でしょう！

電帳法全体では年間20,000件以上あるので、まだまだ、普及期とは言えません！

政府のＤＸ政策に期待すべく、次の税制改正への働きかけをしようではありませんか！！


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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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