株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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2020年の記事:お知らせブログ

内部統制関係資料とスキャナ保存の電子化保存同居を実現

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
中堅大手企業は、企業価値を上げるために「内部統制」を毎年見直しながら
ブラッシュアップしておられます。

当該企業の内部統制担当の方が、電子帳簿保存法のスキャナ保存にも関与さ
れていて、スキャナ保存用の電子文書管理システムに内部統制用の文書管理
も合わせて実施したいとのご相談を承りました。

国税関係帳簿書類ではないものの、スキャナ保存用の電子文書管理システム
に内部統制用の文書保存することはとても容易に実現できます。

運用設計上のポイントは
1 ユーザーマスタの追加修正
2 拠点マスタの追加修正
 書類種類マスタの追加
などです。

特に
処理種類マスタの登録追加の際に
・ 関係法令の電子保存要件を確認
・ タイムスアンプや電子証明書による電子署名の要件確認
・ 詳細運用設計
などを注意すれば、特に問題なく稼働できます。

皆様も、スキャナ保存で運用が落ち着いたら、電子化保存の対象範囲を広げながらペーパーレス比率を高めて
管理業務の働き方を改善していきましょう!


 
2020年01月22日 12:29

遂に民法改正施行!請負や準委任契約の見直し済みましたか?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

本メールは2月になり急激に読まれるようになりました。
本日(3月9日)は少し具体的な取り組み情報を冒頭に差し込みました。

---ここから
顧問弁護士などに相談して緊急に取り組むべき代表的なものは
・EULAの中身の見直し
・使用許諾署の見直し
・販売計画の見直し
・取引基本契約の見直し
・請負契約書の見直し
・保守サポート契約書の見直し
ーーーここまで

沢山ありますね!皆様は大丈夫ですか?

従来のひな形契約に直接かかわる請負及び準委任に関する改正民法への対応について検討が必要です。主な論点としては、以下の通りです。詳細及び対応した他の事項については、各社の顧問弁護士に確認いただくか、専門家にご相談ください。

 
 

1 有償契約における規律の一本化

 

改正前民法においては、売買契約と請負契約でそれぞれ瑕疵担保責任の規定を置いていたが、

改正後民法においては、基本的に売買の 契約不適合責任の規定を準用する( 改正後民法 第 559条)

ことで売買と同様の規律が及ぶものとし、請負契約において売買と重複する規定等を削除して規定を整理している。


2「瑕疵担保責任」から「契約不適合責任」へ

 

改正前民法では、仕事の目的物に「瑕疵」があった場合に請負人が所定の責任を負うとされているが、

改正後民法では、目的物が種類 、品質 又は数量 に関して「契約の内容に適合しない」場合に責任を負う 、と表現が変更されている。

3 契約不適合責任に基づく救済手段
 
(1)「修補」から「履行の追完」
 
改正前民法における瑕疵担保責任に基づく注文者による救済手段は瑕疵修補請求、損害賠償請求、解除
の 3つであったが、今回の改正でこのうち瑕疵修補請求にかかる改正前民法第 634条が削除され、請負についても売買契約の契約不適合責任に関する規定がする規定が準用準用されることになる結果、注文者は瑕疵修補請求に相当するものとして「履行の追完」請求ができることとなった(改正後民法第法第559条に基づく第条に基づく第562条の準用)。
 

(2)報酬減額請求権の追加

 

改正民法においては、契約不適合責任に基づく救済手段として、履行の追完請求、損害賠償請求、解除に加え、報酬減額請求が追加された( 改正後民法 559条に基づく第563条の準用 。 )。
 

(3)債務不履行一般の損害賠償請求及び解除の規定の適用

 

改正前民法においては、瑕疵担保責任に基づく損害賠償及び解除が独自の条文として置かれていたが、改正後民法においては、当該条文が削除され、債務不履行一般の損害賠償※3及び解除※4の条文が適用されるようになった(改正後民法 第 559条、第 564条)。

これは、準用元である売買契約の契約不適合責任について、引き渡された目的物が契約の内容に適合しないことを債務不履行と位置付けたことによるものである。


(4)契約不適合責任の期間制限

 

改正前民法 の瑕疵担保責任では、仕事の目的物に瑕疵があったときは、注文者は目的物の引渡し(引渡しを要しないときは仕事の終了時)から 1年以内に瑕疵の修補、契約の解除又は損害賠償請求をしなければならないとされている。

 

一方、

改正後民法 では、上記の規律では注文者の負担が過重であるということから、

注文者が契約不適合の事実を「知った時」から 1年以内にその旨を請負人に通知すれば足りるとされた

( 改正後民法 第 637条第 1項)。


中略

すなわち、

目的物の引渡しの時又は仕事の終了時から 10年間契約不適合 に基づく権利行使が できることにな

る(改正後民法 第166条第 1項第 2号。商事消滅時効を定めた商法第 522条は今回の改正で削除される)。



 

主な論点を整理すると・・・
 

1. 請負契約における契約不適合責任


(1) 「報酬減額請求権」が救済方法として追加されたことへの対応

(2) 契約不適合責任における「損害賠償」と「解除」の位置づけ

(3) 契約不適合責任における「権利行使の期間制限」への対応


2. 請負契約・準委任契約における報酬請求権


(4) 成果報酬型準委任契約の位置づけ

(5) 中途解除の場合の報酬請求権の帰趨


詳細を知りたい方
下記が信用のおける情報だと筆者は考えます。
ご参考まで・・

改正民法に対応した「情報システム・モデル取引・契約書」を公開
~ユーザ企業・ITベンダ間の共通理解と対話を促す~
最終更新日:2020年1月15日
2019年12月24日公開
独立行政法人情報処理推進機構
社会基盤センター

https://www.ipa.go.jp/ikc/reports/20191224.html

以上 ご参考になりましたでしょうか?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年01月21日 09:34

大手企業へのスキャナ納品立ち合いで感じた納品側の問題点

スライド4
4000名規模の企業がA3タイプの専用スキャナを発注されて、その納品に立ち会いました。
納品側の複数の問題点が明確になりましたので、参考情報を提供させていただきます。

問題点
1 当該ベンダーは、現地調整を有償で受けているにもかかわらず、ハードの設置限定で、付属アプリの設定を範囲外とした。
2 上記は、見積もり時に、明確に説明がなかった。
3 電源コンセントで、通常の2pのコンセントでは駄目で、3pのコンセントが必要であった。
4 上記は、見積もり時に、明確に説明がなかった。
5 付属ソフトのインストールをする際に、PCのシステム管理者権限が必要であった。
6 上記は、見積もり時に、明確に説明がなかった。企業規模が大きい場合に、事前に情報システム部門への社内申請などが必要で、余分な手続きで、大幅な待ち時間が生じた。
7 上記は、見積もり時に、明確に説明がなかった。
8 インストール開始して、7種類のソフトなどをインストールしたが、なんだかの問題でインストールできないものがあった。
 上記は、作業した担当者は、企業の環境でたまにあるとのことであった。
10上記は、見積もり時に、明確に説明がなかった。
11アプリのマニュアルの提供がなかった(指摘して、提供された)
12サポートの電話番号の案内がなかった(納品物のなかの資料には書かれていた)

このようにたくさんの問題点がありました。

この企業には、今後のこともあるので、辛口意見を申し上げて、改善をお願いしておきました。

皆様におかれましては、、上記を参考に、ご購入前後に、お役立ていただければ幸いです。


 
2020年01月20日 08:07

中小企業の社長が電子化のみで紙証憑を捨てている怖い現実!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
数十名程度の中小企業の社長の 筆者が 怖ーい と  感じた「お話し」です。

その企業は
・ファイルDB管理ツールを利用して、で自社で電子化文書を添付しつつ、受発注管理されています。
・具体的には、注文書をスキャンして、PDFを作成して、添付しています。
・そして、大胆にも、紙の注文書は捨てています。

税法上の義務として
・法人税法上、青色申告法人は、納税地に国税関係書類を紙で7年間保存しなけらばならないのです。
・紙の国税関係書類を捨てるには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の税務署への申請&承認が必要です。

当該企業は
・「スキャナ保存」制度を知らずに
・独自の考えで、電子化して、紙の国税関係書類を捨てているので
青色申告法人の、書類の保存義務 ”違反” 状態が続いているので、心配です。

しかし、自社のリスクで、おやりなっているので、ことさら強く指摘するのは、差し控えました。
皆様は、どのように考えますか?

ちなみに、当該お客様に、「スキャナ保存」制度の概要をお伝えした際に、伝わりずらかったのは、次の点です。
・「タイムスタンプ」:コンピュータのタイムスタンプは、どうして駄目なのか?
・「ヴァージョン管理」:修正履歴を保存しているだけでは駄目なのか?
・「スキャナ保存」要件を確保するための自社開発はできないのか?
 (→ タイムスタンプの開発ライブラリの組み込みが困難:付与と一括検証など)
などでした。

これらのことから筆者としては、
中小企業には「スキャナ保存」は、まだまだ敷居が高いと、改めて、身に染みた日でした。

教訓として

基本に立ち返り
・判りやすく
・簡単に
・専門用語を使わないように
説明アドバイスする、大事さを考え直すことができた、貴重な日として、前向きにとらえたいと思います。
 
2020年01月17日 11:49

使い物にならない、残念な、スマホのレシート取込アプリ!

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
筆者はY会計のユーザーでもあります。
Y会計は、リーズナブルでともて使いやすく、顧問税理士もお薦めの会計ソフトです。

本日は、新幹線で、たまたまhpを見ていて
「レシート取込アプリ」をダウンロードして
恐る恐る使ってみました。

感想
1 処理が遅い
   クラウドにアップしないと、OCR処理されない
    なぜ、アプリ内でOCRされないのだろうか?
2 金額しかOCRされない
   取引日や取引先がOCRされないので、いちいち入力が必要
3 結論
   使い物にならない

厳しいコメントですが
 このサービスを開発して、提供している責任者は
 どのような思いでいるのだろうか?

筆者は、本件に関わらず、Y会計を使い続けますが、少し残念な思いをしました。

ちなみに、
Y会計では、仕訳を行コピーして、行貼り付けできるので
レシートを撮影して、クラウドにアップして、時間待ちして、OCR確認や不足部分の入力など
不効率極まりない入力をする気にはなりません。

皆様はいかがでしょうか?

筆者なら、仕訳でサクサク入力して、そこからCSVを出力して、別の電子文書管理システムに
PDFとCSVを一括インポートする方が、便利で効率的だと考えます。

皆様は いかがでしょうか?
2020年01月16日 07:00

「失敗!」したでは済まされない「経費精算サービス」の選定

今日は、ぞっとする、「怖ーい」話です。
3,000名規模の中堅会社の販売部門の企業が
某社の経費精算サービスを昨年導入されました。

昨年秋冬で、何とか、運用の定着努力をされています。
また、本サービスは、電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保をしているものでした。
(現在の運用は、電子帳簿保存法スキャナ保存の申請は未です。

昨年末になって
電子帳簿保存法スキャナ保存の申請プロジェクトがスタートしました。

ここからが、怖ーい話です。
よくよく調べてみると
H28年の電子帳簿保存法スキャナ保存の要件確保しかされておらず
H29年以降の角度氏の段階的な緩和に打ちて、改修が追い付いていないことが露見しました。

と、言うことは
せっかく令和緩和で、大幅に電子帳簿保存法スキャナ保存の要件が緩和されたにもかかわらず
H28年の電子帳簿保存法スキャナ保存要件に制限されている部分のまま
お客様は、不便な運用を強いられることです。

具体的には
経費精算の場合
従業員建て替え払いの運用が多いので
「特に速やかが」
H28年では  強制的に「3日」
令和緩和では 
「おおむね3営業日」
のところが一番大きい問題です。

経費精算の運用は、申請者が申請して、上長の承認を経て、経理に回付されるのですが
経理担当者は、この点どうしたらよいのでしょうか?

サービスにもよりますが
一般的に、アラートを出します。
本欄的に「おおむね3営業日」の範囲であるにもかかわらず、「3日」でアラートとなります。
せっかくの最新緩和が、ユーザーとして利用できない、残念な話しです。

さらに、サービスにもよりますが
スマホなどのカメラ機能で撮影して、スマホ内に保存した領収書画像の添付を許している
サービスがあります。
これは、とても怖い話です。
スマホに手慣れた申請者は、編集アプリを利用して、簡単に1を4にしたり、
6を8にしたり、朝飯前です。
また、自署(サインしたもの)をトリミングして、除外して、簡単に編集できます。
これらのものが添付されて、タイムスタンプ降られても、紙領収書原本との突合せをしなければ
改竄を見分けることができません。

本来的に、電子帳簿保存法スキャナ保存の法令の基本的な趣旨としては
カメラ機能で撮影するサービスの場合は、デバイス(スマホなど)内に
保存させない、且つ、アプリで撮影したものしか添付させない!
とされています。

この点、このガードを外した、サービスを採用してしまったユーザーの
経理部門の責任者は、自社の行儀のよくない社員の領収書添付の改ざん調査に
どの程度神経をとがらせるべきか、頭を抱えてしまう、怖ーい話しです。

お気をつけてください。

 
2020年01月15日 08:30

請求書のスキャナ保存で、一人で一日500件が処理実現可能

スライド5
2年目の運用を終えるお客様にいろいろご意見を伺えました。

「請求書」のスキャナ保存を
たった一人で一日500件の電子化と電子文書管理システムへの
電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件を確保しての
処理が実現可能とのことです。

筆者の感覚として、せいぜい200から300件が精一杯だと
予想していたのですが、見事裏切ってくださいました。

その秘密は、次のノウハウがありました。
1 必ず仕入れ請求書に日常を目を通す方で
2 基幹システムへの、債権系のデータを入力しつつ
3 電子文書管理システムへのスキャン待ちの請求書として、きっちり別管理していて
4 スキャナ保存の入力をする際は
  ・管理していた請求書に関連するCSVを出力して
  ・電子文書管理システムようにCSVを整形して
  ・請求書を電子化して
  ・電子ファイルとCSVを500件一気にインポートする
などして、一日の業務で問題なく運用が回っている。
とのことでした。

月の総件数は、800件から900件らしいので、月の内2日程度で可能となります。

さらに、このお客様は、パソコン版の電子文書管理システムをご利用されているので
サーバー不要でアプリも低価格で、初期投資が少なくて、素早くスタートされていました。

昨年、グループ会社の新社屋が完成して、引っ越しされたのですが
紙請求書が廃棄できる「スキャナ保存」制度を利用していたことで
引っ越し準備と作業が軽減できた。
そして、引っ越し先の居室のキャビネットが省スペースで済んで
経費が削減できたと喜んでおられます。

もっとも、電子化後の検索性能については、余り検索するシーンがなく、効果らしきものはないとのことでした。
なお、請求書の差し替え発生時に、元請求書の確認が瞬時にできる点は、満足頂いておりました。

パソコンで、一人で、スキャナ保存が、800件程度/月でも十分運用できる!ことを証明いただきました。
(当然ながら、知恵を絞った工夫とそれを実現できる機能を備えた電子文書管理システムがあったからこそ)

以上 ご参考になれば幸いです。

 
2020年01月14日 07:00

スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳!

スライド4
スキャナ保存の本番前に点検が必要な訳!を考えてみます。

1,000名規模の企業の、経理部長や情報システムのキーマンと、ガッツリ検討して
「申請書」や「事務処理フロー」を作成して
本番を意識した各種「規程類」を作成し
テスト稼働を経理部長や情報システムが体験します。
ここまでは、問題ないです。

ここからが問題です。

テスト稼働は、現場担当者に引き継がれ
担当者には、極小的な、運用手順だけが、伝えられて

本来必要なスキャナ保存制度や法令要件などの肝となるものが不十分な理解のまま
最悪は、まったく伝わらずに、本番運用がなされる点です。

結構ヤバいです。
例えば
・「一の入力単位」ってなに?
・600dpiでスキャンしちゃう!
・「業務サイクル」ってなに?
・「定期検査」は誰がやってもいい?
など、ぐちゃぐちゃに、なったら恐ろしいですね・・・


伝言ゲームは、人数が増えれば増えるほど、ねじ曲がってしまいます。
甘く考えると、大やけどします!
例えば
・領収書は、消費税の仕入れ控除の取り消しの問題
・請求書などは、青色申告法人そのものの取り消し
などです。

いまは、普及期ですから、ドラスティックな制裁は聞きませんが
毎年、1,000件を超える承認件数が、10,000件ぐらいになると
””生贄の羊”が出るものと考えられます。

”そう”ならないためにも
1 税務コンプライアンス意識の徹底
2 内部統制
3 電子帳簿保存法の正しい理解
を現場まで落とし込むことが重要だと考えます。

不安な ことがあれば ご連絡ください。



 
2020年01月10日 08:00

H28緩和で本番後、令和緩和で再申請を自社でチャレンジ!

スライド5
新年のご挨拶の電話で
某上場企業に確認したところ
過去分重要書類のスキャナ保存をするために
令和緩和の再申請と過去分摘要届書をセットで国税局に提出した。ことをお聞きしました。

チャレンジされたのは
筆者が昨年3月に訪問した時に、あらかじめ、令和緩和のアウトラインをお伝えしていた
ことが、切っ掛けでした。

対象は「契約書」で
営業拠点が50か所以上あり、大量の過去分の「契約書」が保管されていて、新規分は
スキャナ保存できていたが、過去分が問題だったところが、令和緩和で問題解決できる
となって、取り組まれたものです。

スキャナ保存するには、次の負担があります。
1 スキャン作業
2 検索用のメタデータの紐付け
3 タイムスタンプ付与含めた強固な電子文書管理システム
にも拘らず、某上場企業は、なぜ過去分の「契約書」のスキャナ保存に踏み切ったのでしょうか?

深く聞いてみると
スキャン作業に 派遣社員を使用して 専用のスキャンルームまで確保して 行っておられました。

ペーパーレスメリットは
・検索性

スキャナ保存は加えて
・税法上、電子が原本になる
・なので、紙の契約書を廃棄もしくは、安価な倉庫に保管できる

某企業は、このようなメリットが、負担を超えたからこそ、チャレンジしたのです。
もちろん、すでにスキャナ保存制度を利用していたからこそ、です。

この企業のように
果敢に、先行して取り組めば、良い循環で効率化ができます。
素晴らしい、事例です。

対して、毎年緩和されるから、と、様子を見て、躊躇していると
何の変化も改善もされずに、よろしくないと考えます。
これは、筆者だけでしょうか?


 
2020年01月09日 09:43

8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存!

スライド2
建設業界の「請求書」について、傾向が把握できる情報を入手できた。

それは、
電子「請求書」の利用率は10%、紙の「請求書」が90%と言うものです。

近年、
電子契約が建設業界で急速に導入が進んでいるが、対して
紙の「請求書」が90%となっているのは、なぜだろうか?

筆者の考察としては、
電子契約は、印紙税の削減という、大きなモディぺーションがあり、経営層の後押しがあるから、導入が進んでいる。
対して、電子「請求書」は、紙の方が安心!今まで通り紙で!などの保守的な考えが蔓延しているからだと考えます。

ここで、重要なのは、2023年10月1日から義務化される「インボイス制度」です。
令和2年の税制改正大綱でも発表があったように
電子帳簿保存法の「電子取引」の緩和が決定して、概要が発表になっています。

ことし、3月末には財務省令が発表されます。
期待して待ちましょう!

そして、保守的な考え方を捨てて、「インボイス制度」の準備先取りをする
電子帳簿保存法の「電子取引」の対応をしようではないですか!

皆様のお考えはいかがでしょうか?


ちなみに
8,000名規模の建設技術者企業が請求書スキャナ保存!
のお客様には
1 4条2項「控え書類のデータ保存」
 4条3項「スキャナ保存」
3 10条「電子取引」
の3本柱の複合提案をさせて頂きました。

お客様は、とても満足されて、コンサルを受けてくださっています
2020年01月08日 21:56

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

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