電子化（スキャニング）作業の手順と課題に関する考察
■ 電子化作業について
１ 前提
電子帳簿保存法_スキャナ保存制度_買掛請求書の電子化
２ 対象
内部統制用_バーコード付き証憑台紙
関連する請求書
請求書に関連するエビデンス類
３ 運用
ＢＰＯ（作業委託）
４ 作業内容など
スキャニングによるPDF化
PDF化の際にバーコード情報からRename処理
業務システムから出力したCSVファイルの、電子文書管理システム用のCSVファイルへのコンバート処理
電子文書管理システム用のCSVファイルの特定列に「請求書の記載年月日」の入力
PDFとCSVレコードの突合（突合正常・突合異常に仕分け）
CSVレコード内に同一ファイル名があった際のPDFの複製処理
５ 作業制限など
データのアップロードは、固定IP縛り、でセキュアFTPを利用すること
受領後概ね７営業日以内に作業を完了させること
作業者と管理責任者を配置すること
作業日誌を付けること
６ 作業条件など
請求書とCSVの整合性を極力確保して頂いて、提供して頂く
ホッチキス留めは無し（クリップの方がベター）
付箋は無し
バーコード無しの請求書セットは混在無しで
同一申請で「内部統制用_バーコード付き証憑台紙」を発行し直した場合は、必ずバーコードに太マジックで縦線を入れる
薄い紙の場合、裏写りしたPDFページが作成する場合があるが、その確認除去は行わない
７ 納品予定物
１） 請求書がありＣＳＶがあったもの ○○件（請求書件数）
２） ＣＳＶがあるが請求書の無かったもの○○件（CSVレコードの行数）
３） 請求書があるがCSVの無かったもの●件（請求書件数）
４） 請求書はあったが、バーコードがなくスキャンしなかったもの２件（メモを入れているもの）
■ 運用基本手順
１）パソコンとスキャナのセッティング
２）上記基本動作確認
３）対象書類の確認
４）作業場の確認
５）以降 ルーチン
①作業フォルダの空を確認
②スキャナアプリの起動
③１０件の請求書の準備
「支払未承認リスト」外し
ホチキス外し
付箋外し
BC付き台紙が単独か確認
複数の場合は、２番目のBCにマジックで縦戦を入れる
１０セット出来たら、
④スキャニング
⑤スキャニング結果のサムネイルから、結果の確認
⑥スキャニング「完了」（アプリ）ボタン押下
⑦作業フォルダーに出力されたpdfファイルの件数（紙投入の件数10との合致）と、ファイル名にザっと見て異常がないか確認（202005xxx等の見た目：簡易的な検査）
⑧上記確認済みを、作業フォルダー内の確認済みフォルダーに移動
⑨上記を繰り返して、最終的に、スキャナのカウンターを確認して総枚数を確認
⑩すべて完了したpdfをCSVと突合せする：「一括取込フィルタ」を利用※別途解説
■ 課題（紙請求書のスキャニング作業のその他注意事項）
１ 輪ゴムのグループ →原状復帰する
２ 黒金具の羽クリップ →外すだけ 原状復帰無し
３ 付箋 中、小 →外すだけ 原状復帰無し★つけないで欲しい
４ ホチキス →★これが一段大変：つけないで欲しい（外すのに時間がかかるし、丁寧にしないと、破れる）
→専用のホチキス用の治具が必要
５ バーコードの消しが不完全
→★不要なバーコードがある場合は、マジックで縦線して欲しい →これをしてもらわないと、工数が余分にかかる
６ Ａ４サイズの幅を超えるもの →振込用紙：仕方がないので、破線部で、分割してスキャンさせました。
７ ドットプリンターで、左右穴付きで、請求書と納品書が二重になったもの →★左右の取り外しと請求書と納品書を分割して欲しい
→納品書をどうするのか決めて欲しい
８ 紙が薄いと、裏面に移ったものを、データとしてPDFのページしてしまう場合がある →★この確認（削除）が余分に工数がかかる
→白紙ページを許容して欲しい（削除しない）
■ 考察
１ 電子化作業は専門業者にＢＰＯした方が確実でスピーディである
２ 社内で作業した場合は、他のメイン業務の兼任となるので、次の観点で不効率である
・スキャニングの手順の習熟が上がらない
・スキャニング後のCSV等の加工業務の習熟が上がらない
３ 社内で人材の活用ができるのであれば、社内で専門チームを育成すべき
４ ３が出来ない場合は、複数のＢＰＯ候補を競わせて、ベターなところを選定すべし
５ 電子文書管理システムの選定から含めて、専門コンサルタントのアドバイスを受けた方が良い
選定ポイント
・バーコート知識
・スキャナアプリ知識
・CVS加工知識
・pdfとcsvレコードのマッチング処理技能
・電子文書管理システムへのインポートのしやすさ
・インポート後のタイムスタンプ付与やヴァージョン管理等電帳法要件の確保の容易さ
以上 お役に立ちましたでしょうか？
また、要望を頂ければ、その要望にマッチした、セミナーの制作を検討させていただきます。
筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@antenna.co.jp
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。
2020年07月03日 09:45
