株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|神奈川県藤沢市

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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2023年2月の記事:お知らせブログ

中堅企業経理マンのジョブローテで起こる電帳法問題とは

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中堅大企業では、数年でジョブローテーションが行われるのが一般化されている企業が多数見受けられます。
せっかく、電帳法の対応をしても、引継ぎが疎かになると、税務コンプライアンス問題に発展しかねません。
実際にご相談に乗ったケースを参考までにご案内します。

電帳法「スキャナ保存」を2017年に本番導入されました。
2022年に担当者から引継ぎを受けた新担当者の疑問や悩みは
・「適正事務処理規程」は、どうすればよいのだろうか?
・過去の定期検査の「検査報告書」は、どうすればよいのだろうか?
・制度改正された「スキャナ保存」の新要件確保で運用変更するにはどうしたらよいのだろうか?
・電帳法を基礎から学ぶために、何を、どのように、学習すればよいのだろうか?
などがあると、切実な、新担当の思いを伺いました。

弊職からのアドバイスとして
一例ですが
1 国税庁の「スキャナ保存」パンフレットの裏面に「要件表」があるので、その要件を目次代わりに、俯瞰的に必ず確認すること。
2 「スキャナ保存」の一問一答の目次を見ながら、上記「要件表」と突合せして、深堀すること。
3 過去に定めた「スキャナによる電子化保存規程」を見直して、制度改正された「スキャナ保存」の新要件確保用の規程の修正をすること。
が基本的な取り組みの道筋になります。

参考になれば幸いです。
具体的な、ご相談は、是非お問い合わせください。

筆者紹介 
益田康夫 関西大学商学部卒業  本籍地 神奈川県 
メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2023年02月15日 10:58

JIIMA電子取引&スキャナ保存のW認証取得奮闘記

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2023年2月28日更新:JIIMA認証取得支援は「電子帳簿」「電子書類」「スキャナ保存」「電子取引」の4制度全て対応可能です。
2023年2月22日:更新
JIIMA認証取得プロジェクトに関係するメンバーが増えると次のような問題が発生します。
1 認証制度の基本理解が疎かになり
2 JIIMA機能チェックリストの分析が疎かになり
3 チェックリストの機能要件から妄想が広がり
4 結果的に遠回りしだします
原因は、役割が細分化されることで、設計や開発やマニュアル作成や企画営業等のそれぞれの立場で不十分な理解で考えてしまうからです。
この状況を回避するために次の精読をお勧めします。

■ 電子取引ソフト法的要件認証制度FAQ
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/faq/
の内、「認証制度共通FAQ」は、精読してください。

■ 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度FAQ
https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/faq/
の内、「  ソフト提供ベンダー様向けFAQ」も同様にお願いします。

■ 注意事項及びマニュアル記載レベルガイド (2017年12月26日改訂)
https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/activity/levelguide.pdf
この精読を疎かにすると、マニュアルの評価がNG「x」になります。

これらを怠ると、認証取得リスクが低減しずらくなります。




2022年12月上旬にコンサルの依頼を受けて、着手打合せしたお客様は、
・懸念点
 ・法令用語が難しい
 ・JIIMA認証要件の棚卸と、追加実装の判断が急務
・認証ターゲット
 ・電子取引とスキャナ保存をWで取得する
・マニュアル作成方針
 ・認証用に専用マニュアルを作る
など、基本方針を取り決めていました。

2023年2月上旬に進捗会議があり
・JIIMAチェックリストへの回答下書きなど進んでいて
・その回答過程での疑問点が多数でて、適宜アドバイスをしていることろです。

概ね次のような傾向があります。
1 JIIMA詳細リストの読み込みが不十分
2 不十分なので、自分本位な理解に流れながら、自信がなくなる
3 要件確保が、サービス提供側に求められているか、利用ユーザー側に求められているかの判断ができていない
4 「利用ユーザー側に求められている」場合のマニュアルへの記載方法がイメージできない
などです。

ご相談いただければ、明確かつ適格にアドバイスできますので、是非お問い合わせください。

下記もご参考まで・・
 
JIIMA認証2回のNGで更新審査手数料と同額が発生する
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20221213_2NG.html
 
反響!「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始」
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20200806_JIIMA_Koe.html

筆者紹介 
益田康夫 関西大学商学部卒業  本籍地 神奈川県 
メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2023年02月08日 07:19

JIIMA認証確保の一次審査完了までに8カ月かかります!

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2022年7月度に初めてお問い合わせの連絡いただきましたJIIMA「スキャナ保存」(タイムスタンプ代替要件確保)
のお客様のJIIMA認証取得がやっと間近になってきました。

現状とその道のりを参考までに説明します。


・事前電話打合せ
・支援全体の御見積書と進め方のご案内
・ご注文と着手金のお振込み
・着手開始の打合せ(進め方の計画や現状の要件確保のフィットアンドギャップ分析)
ここまでを2022年8月までに完了。

その後
・ギャップを埋める方策などのアドバイス
・JIIMA認証取得の為のマニュアル作成の詳細方針の策定アドバイス
・JIIMA「チャッククリスト」の全項目の説明と記載方法のアドバイス
を数回のリモート打ち合わせで2022年10月末までに完了

その後
・要件不足を補う追加開発を実装し
・実装後の該当の機能の画面キャプチャーを申請用のマニュアルに追加し
・JIIMA「チャッククリスト」とマニュアルをレビューし

・申請書など必要資料を準備して
JIIMAに2022年12月度に申請しました。

その後
・JIIMA事務局経由で1か所のみ「△」の指摘が入り、対策を協議しているところです。
2023年2月上旬の時点。

解説補足
1 JIIMA認証は、現在3か月待ちなどと、大変混雑しています。
2 しっかり精査して、不足機能を補って、丁寧に準備して8か月でやっとの一次審査です。
3 なお、今回のお客様の様に1か所のみ「△」は、上出来だと思います。
4 複数の「×」を貰って、二次審査でALL「○」にならなければ、再認証費用が掛かることに成り兼ねません。
  そのようなことを避けるためにも、経験者からの支援を受けることをお勧めします。
 
JIIMA認証2回のNGで更新審査手数料と同額が発生する
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20221213_2NG.html
 
反響!「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始」
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20200806_JIIMA_Koe.html

筆者紹介 
益田康夫 関西大学商学部卒業  本籍地 神奈川県 
メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2023年02月03日 14:26

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