株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

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2022年10月の記事:お知らせブログ

電子取引の訂正削除防止の事務処理規程は、使い物になるか?

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(法人の例)電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

を皆さんは、じっくり見たことありますか?

これは、真実性の措置4号確保する上で、必要な規程になります。

使い物になるか見ていきましょう。

ーーーーーーーー
(電子取引の範囲)

第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

一 EDI取引

二 電子メールを利用した請求書等の授受

三 ■■(クラウドサービス)を利用した請求書等の授
ーーーーーーーーー
とあるように
EDI取引を1番目に置いています。

つぎに
ーーーーーーーー
(取引データの保存)

第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

(対象となるデータ)

第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

一 見積依頼情報

二 見積回答情報

三 確定注文情報

四 注文請け情報

五 納品情報

六 支払情報
ーーーーー
と、あるように、5条と6条では、EDIデータに急に絞込み、メール添付請求書等やクラウド経由入手の請求書等は、まったく触れられていません。

最後に極めつけは
ーーーーーーーー
(訂正削除を行う場合)

第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること

1 ・・・・・・・・・・・省略
2 ・・・・・・・・・・・省略
3 ・・・・・・・・・・・省略
4 ・・・・・・・・・・・省略
5 ・・・・・・・・・・・省略
ーーーーーーーーーー
と、こと細かく、
業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合の
ツールが
処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること、等と
5項目にわたって規定されています。

当初の投げかけ:

 「(法人の例)電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
 を皆さんは、じっくり見たことありますか?
 これは、真実性の措置4号確保する上で、必要な規程になります。
 使い物になるか見ていきましょう。」

結論:参考にはなるが、このままでは、使い物にならない!


そして、

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用している場合は、
明らかに、過剰で、大きな負担を強いられる書きぶりになっています。

なので

「訂正や削除ができない」電子文書管理システムを利用しているお客様で、この点悩んでいる
場合は、解決策を提案することが可能ですので、お気軽にお問い合わせください。


ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2022年10月20日 08:25

帳簿書類の保存義務を起点に電帳法の基本を学習しましょう!

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青色申告法人の帳簿書類の保存義務を起点に電帳法の基本を学習しましょう!
開催日:日時2022年10月12日(水)15:00~15:30
をYouTubeに公開しました。
宜しければ、ご視聴ください。
また、リクエストを頂ければ、そのテーマで制作を検討させていただきます。

概  要
法人税法施行規則59条「青色申告法人の帳簿書類の保存」をしっかり確認した上で、
電子帳簿保存法4制度の効果的な利用方法を学習します。

https://youtu.be/STYxKBenemE
法人税法施行規則57・59条_編

https://youtu.be/bH0J1N3NYQs
電帳法4制度基本理解_編

https://youtu.be/uNi-U1YCud0
電帳法4制度_要件比較俯瞰表等_編

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました
2022年10月14日 12:16

経験に基づく「税務調査」の税務署からの事前通知内容の実態

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以下が
経験に基づく「税務調査」の税務署からの事前通知内容の実態情報になります。
(平成30年当時のもの)

ーーーーーーーーー
調査対象法人 ○○株式会社
本店所在地  ○○区○○番地
調査対象税目 法人税・地方法人税・消費税・源泉所得税及び復興特別所得税
調査対象期間 ○○年○○月期~○○年○○月期までの〇期分
臨場予定日 ○○年○○月○○日~○○年○○月○○日 〇日間
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
《調査臨場時において、準備いただきたい帳簿証憑等》

*会社案内、社内(グループ)組織図、座席表(内線番号表)
 従業員名簿(できれば部門・営業所等毎)
  役職・氏名・生年月日・住所・入社年月日・給与振込口座
 就業規則、給与等規定、その他社内諸規定
 給与台帳(一人別徴収簿)、扶養・保険料等控除報告書、住宅借入金等特別控除通知書
 退職所得の受給に関する申告書、タイムカード(出勤簿)、住民税等決定(変更)通知

*取締役会(株主総会)議事録綴り、稟議書(決裁文書)綴り
*有価証券報告書又は営業報告書
*取引基本契約書や請負契約書などの各種契約書、見積書等

*総勘定元帳、仕訳伝票綴り、仕訳日記帳(最終期の決算日付分)、売上(・原価)管理表
 売上元帳及び仕入元帳等の補助元帳、売上請求書控、納品書綴り、領収証控
 仕入・外注費及び販管費関係の請求書領収書綴り、小切手・手形帳控、保険証券関係

*海外取引関係書類(送金依頼書、送金内容についての証拠書類、インボイス等)
*固定資産(減価償却資産)明細書、消費税勘定科目別取引区分表
*その他、個々の取引に関する証拠書類(調査の進捗に応じて)

※1 書類名は一般的な名称を記載しています。同様な内容を備えた書類であれば
  名称の如何を問いません。(申告書に添付済みの書類を除きます)
※2 調査の状況によっては、上記の調査対象名目以外の税目若しくは調査対象期間
  以前分を調査対象にする場合があります。


ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2022年10月11日 11:22

請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば?!

20220621_masuda_t
請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば?!
とJ-SOX対応企業から相談を受けました。

状況としては
・請求書控が複数のプロジェクトを跨いでいて、別で管理している
・売掛仕訳や入金仕訳は、請求書控単位でしか実施していない
・要するに
 ・会計仕訳からは請求書控しか見えない

そこで
J-SOX対応企業から「請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば?!」と相談を受けた訳です。

皆様ならどうしますか?

以下が、私のアドバイスです。
参考になれば幸いです。

1 電子取引は「その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。」がポイントです。
2 当該請求書控えは、下記要件の確保が必要です。
【要 件】
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。) (規2②一イ、⑥七、4①)
見読可能装置の備付け等(規2②二、4①)
検索機能の確保(規⑥六、4①)
次のいずれかの措置を行う(規4①)
 一 タイムスタンプが付された後の授受
 二 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関 する規程を定めている場合に限る。
 三 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、 授受及び保存を行う。
 四 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
3 「次のいずれかの措置を行う(規4①)」の選択で一番簡単(責任者の負担が少なく)で確実なのは「ニ」になります。
 理由は、
 「一」:現実的に無理:100%タイムスタンプ付きで送ったりもらったりすることは不可能
 「三」:システムを利用して保存だけでなく、送ったりもらったりする機能まで備えるのは困難
 「四」:「訂正削除の防止に関する事務処理規程」の備付けに加えて、その内容で内部統制※しなければならないから
4 ※ここで求められる内部統制とは、具体的に次の点が大きな負担になります。

国税庁のひな形より(訂正削除を行う場合)を抜粋 
https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.nta.go.jp%2Flaw%2Fjoho-zeikaishaku%2Fsonota%2Fjirei%2Fword%2F0021006-031_d.docx&wdOrigin=BROWSELINK

第9条
  業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

   一 申請日

   二 取引伝票番号

   三 取引件名

   四 取引先名

   五 訂正・削除日付

   六 訂正・削除内容

   七 訂正・削除理由

   八 処理担当者名

  2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

  3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する


  <筆者コメント:責任者には営業から切羽詰まった修正承認依頼が容赦なく連絡がくる可能性が高いです。>

5 さて、仕上げは、
 「請求書控の電子取引保存でプロジェクト管理をどうすれば?!」です。
 「請求書控が複数のプロジェクトを跨いでいて、別で管理している」ものが「補助記録帳」になります。
 「売掛仕訳や入金仕訳は、請求書控単位」で会計システムと関係性が確保できています。
 なので次の事を明確にすればよいです。
 ・仕訳の入力から会計システムにデータが流れる内容の可視化
 ・補助記録帳の存在とその管理内容
 ・会計システムからエビデンスである請求書控えが紐づき、請求書控えから補助記録帳がどのように関連づいているか
 以上の各システムのデータの総合的な流れが可視化できる概要説明書の作成と備え付けが重要になります。

ご参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo 1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました.
2022年10月07日 05:52

領収書表示画面を撮影して電子取引保存は適法か違法か?

20220621_masuda_t
ーーーーーーー
「領収書が表示されたPC画面」のスクリーンショット>ではなく、
「領収書が表示されたPC画面」をスマホで撮影した画像を経費精算システムに登録して経費を申請した場合
 ーーーーーーーーー
電帳法上問題ありますか?と質問を頂きました。


ご質問の前提を
次の様に前提条件を整理すると
 ・改正電帳法:電子取引を前提にしている
 ・「領収書が表示されたPC画面」より電子取引と判断できる
 ・電子取引は、当該領収書をダウンロード後に各種要件を確保して電子保存するか、できない場合は「領収書が表示されたPC画面」を
  スクリーンショットして電子保存することが認められています。
 ・対して、『「領収書が表示されたPC画面」をスマホで撮影した画像』の保存は認められるものでなく違法行為になります。
  → スマホで撮影することが認められるのは「スキャナ保存」※制度のみです。
    ※「スキャナ保存」制度の場合は、紙で領収書を受け取った担当者がスマホをスキャナとして保存要件を確保しての運用は認められています。
★補足解説
 下記URLのパンフレットには次の記載があります。
 「請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関する電子データを送付・受領した場合 には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。」
 → ここで言う「その電子データ」とわざわざ書かれているのは、『「領収書が表示されたPC画面」をスマホで撮影した画像』では、
   「その電子データ」に該当しないのは明白です。 
  https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf

よって、違法行為です。

以上

参考になれば、幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地 神奈川県 
メアド masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました.
2022年10月04日 07:26

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

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