株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

スキャナ保存、本番一年経過して揺らぐ要件確保とは！？

800人規模の中堅企業様の、経理キーマンが

経費精算の領収書やレシートの
スキャナ保存で
受領者等読み取りで
画像化添付して
タイムスタンプなどの要件確保して
入力完了した後

領収書やレシートを廃棄することができるタイミングは
「定期検査」前でも可能か？
後でないと、不可か？

ご質問を頂きました。

自信がなくなる場合があるようです。

これは、現場からの、圧力で、自信が揺らいでくるからなのかもしれません。

皆様は、如何ですか？

できる場合と、できない場合があるのはご存じですよね？

そうです。

できる場合は
クレジット利用明細との突合せが完了している場合に限られます。
→この裏付けは　一問一答に出ていますので、確認してみてください。

できない場合は、「定期検査」を行って、その結果を残して、廃棄記録を付けて、廃棄しなければなりません。

適正事務処理要件を、この機会に見直しましょうね！


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

複合機でスキャナ保存！ファイル名はどうしたら良いのか？

企業の経理のキーマンでは、なかなか難しい課題です。
皆様は如何でしょうか？

情報システム担当の支援が必要になりますね！

参考情報をまとめてみましょう。

１　コピー機・複合機では、ある程度の設定はできますが、電子化ファイルのファイル名は次用の様になります。
　　202011040001.pdf　／　yyyymmdd+シリアル番号
２　上記の様な、ファイル名を1件毎に開いて、確認して、ファイル名の更新（Rename）を
　　（会計システムである「帳簿相互関連性」を確保するために）することがとても負担が大きいです。
３　この負担を軽減するための方策としては
　　Ａ　フォームＯＣＲを利用する
　　Ｂ　ＡＩＯＣＲを利用する
　　Ｃ　（証憑台紙がある場合は）バーコードを利用する
　　Ｄ　手作業でRenameする
　　Ｅ　そのままのファイル名で、他の方法で、関連付ける
４　さて、Ｄは避けたいですね！ＡＢＣでソリューションがある場合は、それに委ねるとして、Ｅを検討しなければならない
　　検討ユーザーが結構の割合であります。

では、Ｅの場合の一例ですが
１）会計システムへの仕訳の入力の順番を考えて、入力する
２）上記順番で「請求書」などを並べる
３）上記順番で電子化する
４）電子化されたファイル名は、0001.pdf～のなものとする
５）１）の仕訳日記帳からＣＳＶを出力する
６）上記をＥｘｃｅｌにコンバートして、管理列を追加して、0001から昇順に附番する
７）これにより４）と６）の突合が可能になる
８）実際にこのように運用されている私のお客様が増えてきました。
９）注意：これらの情報は基本情報であり、企業ごとにしっかり分析して、運用設計していく必要があります。

参考になりましたでしょうか？
これらの事を提案できないベンダーが多いのでご注意ください。



筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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買掛　請求書のスキャナ保存を取りやめたくなる最大の理由！

買掛 請求書のスキャナ保存を取りやめたくなる最大の理由！

は、皆様は、何だと思いますか？

筆者のコンサルティングの経験上の話ですが、それは、

紙の証憑管理と同じ単位で保存できないからです。

少し言い直すと

紙の証憑管理と同じ単位で保存しようとした時、スキャナ保存の要件確保の負担が大きく、運用手順も変わり、できないからです。

具体的に見ると

例として
買掛請求書に係る「納品書」や「検収書」や「注文書」は紙の保管では、一般的に一緒に簿冊に閉じて保管します。

対して、スキャナ保存では『一の入力単位』『書類種類別の検索』の2大要件が立ちふさがります。

→　要するに、買掛請求書に係る「納品書」や「検収書」や「注文書」は紙の保管では簡単にできていることだけでは駄目で
　　それぞれの種類種別に分けて、電子化ファイルを作成し、且つそれぞれのファイルに、検索用項目をデータベースに保存し
　　なかればならいからです。

→　上記の要件のフィット＆ギャップ分析や、運用基本設計を不十分のまま導入すると大変な問題（要件義務違反）に
　　なってしまいます。

【更に深い考察】
「 なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8、令和元年課総10-5により改正）」
とある点について、令和元年課総10-5時点で期待したものなのですが、実は肩透かしで、勘定科目別検索に加えて、書類種別検索が前提との通達見解なので、この点を押すことは現在は残念ながらできません。　

皆様は　ご認識頂いておりましたでしょうか？

『一の入力単位』とは下記を参考にしてください。

4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）


『書類種類別の検索』とは下記を参考にしてください。

4－39 規則第3条第5項第7号（（準用））の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ（（検索機能の確保））に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。

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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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「スキャナ保存」よりも先にすべき電帳法の制度とは！？

みなさんは

「スキャナ保存」よりも先にすべき電帳法の制度とは！？

わかりますか？

そもそも、「スキャナ保存」を軸にして、検討をスタートするのはやめた方が良いです。

理由は

「スキャナ保存」の要件が厳しすぎるからです。

ではどうすればよいのでしょうか？

筆者がお勧めする方策は

１　電帳法４制度の正しい理解

２　「伝票」の扱いに関する調査判断

３　発行控え証憑のデータ保存の可否

４　電子取引制度の活用

５　２，３，４、で紙証憑を徹底的に削減して、どうしても残った紙証憑をスキャナ保存する

これの方策で、コロナ禍のなかで、コンサルティングを受けていただく企業が増加傾向にあります。
お気軽に　お問い合わせください。
筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３をご存じですか？

経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３をご存じですか？

経費精算スキャナ保存の断念理由のＴＯＰ３は次の通りです。
（筆者の個人的な意見として、ご理解ください）

１）紙証憑のレシート・請求書の仕訳運用が大幅な変更を要するため
２）タイムスタンプ付与や一括検証などのJIIMA認証ソフトが追加で必要となる為
３）適正事務処理要件等規程を定めて運用する必要がある為

皆さんは、何を思いつきましたか？

解説しますね！

１）紙証憑のレシート・請求書の仕訳運用が大幅な変更を要するため

　　一般的な企業は、勘定科目別に「旅費交通費」など、まとめてがさっと仕訳を切ります。
　　仕訳伝票と複数のレシートの田部が関連付けられる訳です。

　　対して、電帳法のスキャナ保存制度で承認を受けるためには
　　「一の入力単位」なる要件があり、取扱通達に次のように規定されています、

　　「複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、
　　　適切に検索できる必要があることに留意する。」

　　上記規定を順守するためには、そもそも、「勘定科目別に「旅費交通費」など、まとめてがさっと仕訳を切」っている運用をガラッと変えなければなりません。
　　変えるには、電子決裁ワークフローで且つ、レシートOCR機能が付いたシステムかサービスを導入するかしか、現実的になくなります。

２）タイムスタンプ付与や一括検証などのJIIMA認証ソフトが追加で必要となる為

　　https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf
　　に、あるように、
　　　　
　　入力期間の制限
　　一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
　　タイムスタンプ付与
　　読取情報の保存
　　ヴァージョン管理
　　入力者等情報の確認
　　適正事務処理要件
　　帳簿相互関連性の確保
　　見読可能装置の備付け等
　　電子計算機処理システムの開発関係書類の備付け
　　検索機能の確保
　　所轄税務署への申請と承認取得

　　以上　基本的な要件だけでも12個あります。
　　これらを一門一答に展開すると８９問もあるのです。

　　独学で、正しく、理解して申請し、運用するには大変な労力が必要です。
　　
３）適正事務処理要件等規程を定めて運用する必要がある為

　　難関の一つである「適正事務処理要件等」は

　　適正事務処理規程
　　事務分掌細則
　　スキャナによる電子化保存規程
　　検査報告書
　　検査備報告書

　　と５種類の規程の定め方を理解して、自社の運用に沿ったものを、作成して
　　備付け、その通りの運用ができているか、内部統制をしなくてはなりません。

　　
これらのことは、電子帳簿保存法の他の制度である、「４条２項書類のデータ保存」「１０条の電子取引」では無いものです。
「４条３項スキャナ保存」は、特別、要件が多く、厳しい制度です。

これを何とかしないと、経費精算のスキャナ保存の広がりは、多くて年間1,000件程度でしょう！

電帳法全体では年間20,000件以上あるので、まだまだ、普及期とは言えません！

政府のＤＸ政策に期待すべく、次の税制改正への働きかけをしようではありませんか！！


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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スキャナ保存承認件数の増加率鈍化！原因は負担や要件解釈？

ブログテーマ）
10月末にやっと発表「電帳法の承認状況」やはりスキャナ保存は電子化法損要件確保の負担が重すぎか！？

公式発表資料）
電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況
https://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/sonota2019/denshichobo.htm

上記から「スキャナ保存」と「電帳法全体」の増加数と増加率を見てみよう！

下記の（Ａ：19年18年対比）と（Ｂ：18年17年対比）をデータで比較すれば
明らかに「電帳法全体」では伸び率が増加しているのに、「スキャナ保存」は
それが鈍化している！！

（Ａ）

4,041　 272,449 令和元年度 2019年

2,898　 225,384 平成30年度 2018年
－－－－－－－－－－－－－－－－－
1,143    47,065　増加数
　28%　　　17%　 増加率

（Ｂ）
1,846 　200,724 平成29年 2017年
－－－－－－－－－－－－－－－－－
1,052　　24,660　増加数
　36%　　　10%　 増加率

筆者の見立て
当該データは
2019年度調査対象等： 「当年７月１日から翌年６月30日までの間に電子帳簿保 存法に基づき「承認申請」のなされたものを掲げた。」
ものなのでコロナ禍の影響を受けたものはほとんど含まれていない、と考えられる。

にも拘らず、「電帳法全体」では伸びていて、「スキャナ保存」の伸び率が鈍化しているのは、次のようなことが考えられる
１　Ｈ27年以降、段階的に要件緩和されてきているが、基本後要件に加えて、「スキャナ保存」の特別要件が沢山あり、解り辛いこと
２　JIIMA認証制度が、要件確保と申請のしやすさ、でスタートしたが普及が半ばであること
３　「一の入力単位」「書類種類別の検索」「検索項目」など、施行規則では規定されていない要件確保が困難と思われる規定が
　　通達で多数定められている点が問題と言える

上記の中で、筆者が最近　YouTube　ミニセミナーで「禁じ手」シリーズとして公開しているものを紹介します。
皆様の参考になれば幸甚です。

★　一番の問題は、紙の証憑保存で問題になっていないことが、「スキャナ保存」だと問題になることです！
★　もっと、デジタル化で、常識的な、要件にしないと、財務会計関係の紙証憑は「スキャナ保存」制度が使えない状況が続く！

第14回　電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「業務サイクル越えの原本廃棄」
https://youtu.be/HjM9jmgvE94

第15回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「一の入力単位」について
https://youtu.be/a8VgiDaRLPU

第16回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「取引に至らなかった書類」について
https://youtu.be/KcBwAOawH54

第17回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「4ポイント文字」について
https://youtu.be/Qt5nOB9EtGo

第18回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「検索要件」について
https://youtu.be/tJsZxRngvt4

第19回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「タイムスタンプ付与」について
https://youtu.be/1UJT6OOnrZs

第20回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「「特に速やか」の解釈間違い」について.txt
https://youtu.be/3jG4qu7nxOU

第21回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「カメラでの撮影」について
https://youtu.be/7hV_qS0Eq_0

第22回__電帳法スキャナ保存の「禁じ手」_「カメラでの撮影_ＮＧ集」について
https://youtu.be/PPhviB1v3Uc

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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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