株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|東京都板橋区

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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2020年3月の記事:お知らせブログ

スマホ経費精算 本番直前で領収書撮影ミスのリカバリ方策は?

スマホによる経費精算サービスのテスト稼働2カ月経過して、本番が近づいて来た
お客様から、必ず質問される、運用上の問題は、

特に速やか3日以内に回付された添付の領収書画像に「指の映り込み」や「自署忘れ」
や「折れ」などの撮影(入力)ミスがあった場合の正しい運用はどうすればよいのか?

と言うものが、結構多いです。

結論は、特に速やか三日以内に再撮影(入力)すれば基本的に良いのですが、国税要件的に
3つの注意点があります。

皆様は、ご存じですか?
それは、以下のようなものです。

【前提】
その署名漏れ等のある画像と再度読取りを行う画像との同一性が明らかである場合
【3条件】
1 当初の読取りについて、受領の日からおおむね3営業日以内にタイムスタンプが付されていること
2 当該スキャンミスを把握してからおおむね3営業日以内に再度タイムスタンプを付与していること
3 当該スキャンミスをした電磁的記録についても読み取り直した電磁的記録の訂正削除履歴(ヴァージョン管理)に基づき保存している場合は、再度読取り、タイムスタンプを付すことをもって、受領日からおおむね3営業日以内にタイムスタンプが付されているものとして取り扱います。

如何ですか?
要するに「当該スキャンミスをした」jpegやpdfは、データ削除しては、保存義務違反になる!
と言うことです。

十分ご注意ください。

以上 ご参考になりましたでしょうか?

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
 
2020年03月24日 15:22

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備付け時期とレベル2

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。
・適正事務処理規程
・事務分掌細則
スキャナによる電子化保存規程
・検査報告書
・検査不備報告書

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
Q3 申請書に添付が必要か?
Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?


回答

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
A1 特段不要です。
   組織責任者の承認で結構です。
   一般的には税務経理本部長など

Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
A2 本番運用までに確定していれば差し支えありません。


Q3 申請書に添付が必要か?
A3 国税局の場合、任意で添付を求められる場合があります。


Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?
A5 特段不要です。


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年03月13日 16:00

スマホ経費精算でのスキャナ保存本番前の緊張感!

一問一答
20200314追加コメント
・タクシーの領収書の扱い
 ・法人クレジットカードでレシートを経費精算時に添付申請している中で、既存の経理ルールとして、
  クレジット利用明細も合わせて(利用時間の証明の為)添付している場合がある。
  ・この場合「スキャナ保存」時に、両方対象にカメラ撮影すべきかどうか?の質問があった。
  →個社の判断で、ルールを決めて運用して差し支えない。
・アマゾンなどの購入サイトで「領収書」を受け取っている際の扱い
 ・今までは、印刷してから撮影添付する者と画面キャプチャで添付する者と電子領収書のPDFを添付する者など
  様々であった
  ・「スキャナ保存」運用の中で、どうすべきか?の質問があった。
  →これは、電帳法全体を俯瞰した判断が必要。
   →「電子領収書のPDFを添付」が電帳法10条「電子取引」ルールが使える。
ーーーーーーーーーここまで追記


スマホのカメラ機能を利用した
経費精算サービスで
5月から本番稼働を控えたお客様のプロジェクトに緊張感が走っています。

理由は
カメラ期の様による「レシート」の撮影方法について
国税要件を順守できるかどうかの不安です。

具体的な心配は、撮影時 次のような問題が発生する恐れがあるが、どう扱えばよいか?
1 ピンボケ 
2 折り曲げ
3 切り取り
4 指映り込み
5 丸まり
6 他のレシートの映り込み
7 読めない自署
8 異なる筆跡
9 異なる領収書

さて皆様は、どう考えますか?

指針は

スマホでの国税関係書類を記録する場合の注意事項(改訂版)
2017 年(平成 29 年)11 月 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/pdf/20171129_kokuzei_smartphone.pdf

になります。

筆者よりの
アドバイス
・内部統制の意識で
・紙の時の判断基準で
・申請者の上長の当たる承認者の責任のもと
・申請者や承認者によるバラつきが無いように
の観点で、「運用手順書」を作成することをお勧めします。

アドバイスを受けたい方は、お問い合わせください。




 
2020年03月13日 15:46

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備え付け時期とレベル

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電帳法のスキャナ保存の
重要書類(契約書・領収書・請求書・納品書など)の場合
「適正事務処理」要件を確保するための
「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。

Q1 役員会での承認されたものが必要なのか?
Q2 税務署への申請前に確定しなければならないのか?
Q3 申請書に添付が必要か?
Q4 修正したら、税務署への届け出が必要か?

さて皆さんは、分かりますか?

回答は、次のブログ
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20200313_tekisei_02.html
に記載しますね!

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2020年03月13日 12:53

中堅企業の帳簿書類の相互関係性問題

スライド4
中堅企業から相談を受けて
パーパーレス導入を前提にした業務分析をさせて頂きました。

売掛の「請求書」(発行控え)がターゲットです。

ここでのポイントは
1 電帳法4条3項「スキャナ保存」制度か
2 電帳法4条2項「書類」制度か
3 電帳法10条「電子取引」か
の確認判断が重要になります。

次に
1の場合の要件である「帳簿書類の相互関連性」の確保の具体的な確認が重要になります。

今回のお客様は
「請求書」と「主要簿」(総勘定元帳・仕訳帳)との関連性がなく、
補助簿としての「売掛管理表」と関連性を持っていることが判りました。

電帳法を提案する場合の、提案側のスキルとして
・仕訳の基本ルールが判っていること
・債権、債務、経費の処理に関する経験知識があること
・電帳法の4制度を俯瞰できていること
・消費税法上の領収書などの保存義務の根拠法を押さえていること
・法人税法上の青色申告法人の帳簿書類の保存義務の根拠法を押さえていること
・スキャナやカメラ、コピー機の特性に応じた知識と運用提案能力を持っていること
・業務システムや基幹システムとの連携提案ができること
など沢山あります。

これらを一人でこなすのか?
それともグループで対応するのか?

当然グループで行うと
・時間がかかる
・すぐに判断できない
・費用が余分にかかる
などのデメリットが多くなります。

依頼される前に、この点を十分確認して、後悔の無いようにしてください。



 
2020年03月08日 08:43

スマホで経費精算 本番開始のユーザーの疑問に答える

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。

スマホで経費精算 本番開始のユーザーから次の質問を頂きました。
 
ご質問:経費精算システムで、コインパーキングなどのレシートを決済するとき
    1万円未満で複数のレシートをまとめて申請できることとしています。
    その時、国税要件を確保するために、1枚毎にレシートを撮影して、検索用情報を入力するように指導しています。
    しかし、「レシート単体で都度撮影しなければならないのか?」と申請者からの問い合わせがたくさん入りました。
    どうすればよいでしょうか?
益田
1 あるべき姿は OCR機能付きシステムで、レシートOCRするべき
2 しかしながら、その機能を持たないシステムである場合は
3 レシートを1枚毎に撮影して、検索用情報を入力すべきです。
4 他の方法論として、
  1回で複数のレシートを撮影しその画像を利用して、個々の検索情報を入力することでも可能です。

お客様キーマン:上記4の運用でも効率は良くなる(何度も撮影しなくて良い)ので、検討します。
 
ここからは、参考情報
 
(1)国税要件として下記を必ず確認してください。
(一の入力単位の意義)
4-22 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、そのすべてのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
【解説】
 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとに電子署名を行うこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

(2)特に重要な点は
「複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」で
つぎのように読み替えてください。
「複数枚の国税関係書類を一度に撮影した場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。」

以上 よろしくお願いいたします。
2020年03月04日 08:15

株式会社e-SOL

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03-6325-2264

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