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領収書やレシートや請求書の保存義務違反について考察

電帳法次期緩和で是非とも実現したい「一の入力単位」の正体

2023年4月25日更新：最近よく読まれています。
更新ポイントは、最近の緩和で税務署への「申請」は、不要になっている点です。
つぎに、相変わらず「一の入力単位」の要件が残っている訳ですが、厳格に要件確保できている企業は、あるのでしょうか？
筆者は、大きな疑問を持ち続けています。

電帳法次期緩和で是非とも実現したい「一の入力単位」の正体　について考えてみましょう！

電子帳簿保存法の正式名称は
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
です。
法律の第4条後段に
－－－－
保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除く。）の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
－－－－－－－－－－
と規定されていて
「財務省令で定めるところ」とは何を指すのでしょうか？

それは
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
を指します。

さて、「一の入力単位」とはどこに規定されているかと言うと
－－－－－－
当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に（当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに）、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。）を付すこと。
ーーーーーーーー
3条に上記の通り規定されています。

これだけでは、どのように解釈してよいか、よくわからないですね！

では、どこに規定されているのでしょうか？


それは
通達になります。
 

（一の入力単位の意義）

4－21　規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。

が、該当します。
上記の通達の解説は下記の通りで
－－－－－－－－

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。
－－－－－－－－
一番の問題個所は、赤文字のところです。

これを読んで、たじろいでしまいかねません。
要するに、証憑台紙に複数枚のレシート・領収書・請求書を糊付けして
会計仕訳では、一括で振替伝票で仕訳入力できているものを
電帳法のスキャナ保存要件では、レシート・領収書・請求書の一枚毎の
検索できなかればならない！
更に
検索項目としては
・個別取引先
・個別取引年月日
・個別取引金額
・個別処理種類
などなど要件として要求されています。

これらの紙の証憑保管では要件となっていないことが、電帳法のスキャナ保存の要件とされていることが
問題なのです。

これでは、申請を上げるのは、中堅企業で大量の紙証憑で困っている企業に限られると思います。
賛同いただけましたら、是非拡散お願いします。

以上　参考になれば幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

 

中堅企業が「スキャナ保存」に踏み切った！その訳とは？

中堅企業が「スキャナ保存」に踏み切った！その訳とは？

いろいろ厳しい要件が残っている電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」に
令和元年9月30日に所轄税務署に申請を出し、年明けから本番稼働を控えて
いる中堅企業の本音に迫ります。

平成28年の要件緩和以降、企業ＴＯＰ自らが、経理証憑のペーパーレスを
目指して、e-文書法/スキャナ保存について導入に向けての調査指示が出さ
れました。

はじめての調査なので、３社からの比較提案を受け、慎重に評価しました。

	Ｈ社	Ｊ社	Ａ社
申請支援・コンサルティング力	コンサル費用が高額	自社で申請必要 コンサル無し	申請支援も充実 コンサル経験も豊富
製品機能・使いやすさなど	OCR機能など充実・多数の製品組み合わせ	ｸﾗｳﾄﾞｻｰﾋﾞｽ	解りやすく使いやすい 特にPDFとCSVの一括取込機能
初期費用・ランニングコスト	数千万円	初期は低額・ﾗﾝﾆﾝｸﾞが高額	初期は数百万の下ﾚﾍﾞﾙ・ﾗﾝﾆﾝｸﾞ低額

との比較結果でＡ社を選択されたとのことでした。

重視された点は
・費用面が他社と比較して高額すぎないこと（ﾗﾝﾆﾝｸﾞｺｽﾄ含めて)
・製品が使いやすいこと
・申請や要件確保を自社独自では困難なので、しっかりサポートしてくれる点
でした。

コンサルティングを受けられたポイントは
１　紙証憑の保存業務分析
２　分析後のスキャナ保存制度導入のフィットアンドギャップ
３　申請書作成支援
４　事務処理フロー作成支援
５　各種規程関係書類作成支援
６　電子文書管理システム
　　１）運用設計
　　２）システム管理者　
　　　　　各種マスター登録
　　　　　管理者教育
　　３）ユーザー教育
　　４）全体習熟指導
７　テスト稼働支援
８　本番前運用支援

です。
このように進めている中で、課題をあぶりだし
・システム関係
・運用関係
・要件解釈
ごとにアドバイスさせていて来まして、安心して本番準備に入っていただきました。

以上　ご参考になれば幸いです。

N新聞「・・紙の領収書は保存不要」記事を考える

「キャッシュレス決済の経費精算、紙の領収書は保存不要」
の記事
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO53056060W9A201C1EA4000/
が掲載されてお客様から問い合わせが舞い込みました。

ポイントは
・20年の税制改正を先取りと予想する記事で
・「税制改正では領収書をデータで発行し、そのまま保存することを認める」
と書いている点です。

どうも　気になります。
それは現行法でも「領収書をデータで発行し、そのまま保存すること」が
一定の要件を確保すれば、認められているからです。

現在の法令要件では
・領収書は税法上紙で納税地に7年間保管が必要
・紙領収書を電子化保管して紙原本を廃棄するためには電子帳簿保存法の厳しい要件確保が必要
・同法10条の電子取引要件である施行規則8条の要件を確保すれば電子データでの授受が認められています。※
※この点が新聞記事には抜けています。

更に、公的資料で信頼に値するものは
〔納税実務等を巡る近年の環境変化への対応について〕
令和元年８月27日（火） 納税環境整備に関する専門家会
になります。

そして、上記資料のp.11から詳しく説明が書かれています。
骨子はp.12に
－－－
・事業者における経理・税務手続を電子化・自動化し、そのバックオフィスの効率化 等を実現するため、中小企業のオンラインバンキングの利用促進や電子的な請求 書、領収書の普及に向けた電子帳簿等保存制度の改善等を含めて、オンラインで の請求・支払・領収、関連する書類等の電子保存及び電子申告・納税の更なる推 進とともに、中小企業のスマート化を促進するための課題や方策を検討し、2019 年度中に結論を得る。
－－－－
と書かれています。

p.12に
－－－
・取引に係る請求書等データの授受の普及・促進（データの適正性を確保できるシステムを利用） 
・請求書等データを活用した経理・税務手続の電子化・自動化
　⇒帳簿に自動反映されたデータを申告書に自動反映し、電子申告を実施
ーーーー
とあり、このあたりの内容が、今回の新聞記事に掲載されたことが推察できます。

果たしてどうなのでしょうか？
・20年度の税制改正大綱に電子帳簿保存法の施行規則を見直しが盛り込まれたとしても
・財務省令である同法施行規則を改正するには、閣議決定が必要で
・閣議決定するには、財務省で省令改正の準備を3月中旬までに確定しなかればなりません。
・閣議決定が3月末にできても
・施行規則の改定後に、同法通達、通達趣旨説明、一問一答などの差し替え案の作成が必要になり
・それらの完了は、例年では7月上旬まで要しています。

次に視点を変えてみてみますと、問題点は記事からも読み取れるように
・総務省認定のタイムスタンプサービス利用に代わる、データの真正性・完全性を担保できる技術があるか
・サービスが複数またがることが一般的なので、そのような状態で如何にデータの真正性・完全性を担保するか

長年筆者は電子帳簿保存法を研究してきました。
そこで意見ですが、冒頭の※でも書きましたが、
現在の同法10条「電子取引」で「PDFの領収書」を授受すれば、そもそも紙の領収書は不要なのです。
その際にデータ保存する要件は同法施行規則8条に明記されています。

どうして
・クラウド会計システム
・クラウド経費精算システム
・キャッシュレスを実現するクレジットカード
などの複雑なプレーヤーを登場させるのでしょうか？

本質は、どこにあるのでしょうか？
筆者の個人的な視点は
・行政側は適正公正で効率的な納税システムを構築したいの、キャッシュレス＆データ申告を推進したい
・クレジット業界や経費精算サービスベンダーはシェア獲得上、キャッシュレス化に乗っかりたい
・だから、バックオフィスの効率化とペーパーレスとデータ連携をメリットに新機能と市場拡大に注力している

今後の予測
・紙の証憑をＡＩ機能でＯＣＲする技術が使える時代になってきました。
・電子商取引や経費の決済もキャッシュレスが３０％を超える時代に向かっています。
・しかし、中小小売店は紙のレシートや領収書を使うでしょうから、紙証憑は一定割合残ります。
・だから、①電帳法の電子取引②控え書類のデータ保存で①②の割合を可能な限り増やすこと③法人クレジットカード
　利用をしてキャッシュレスを推進する④残った紙証憑は「スキャナ保存」する。が落ち着くところだと予想します。

そして、「③法人クレジットカード利用をしてキャッシュレスを推進する」際の最大の問題点は、社員の不正です。
悪意のある社員が、公私混同して経費を利用していないかを精査するために、領収書やレシートに代わる経費明細情報を
如何にして紐づけるかとという点と、その際の個人情報や口座情報の安全安心な保存提供をどう担保するかという点です。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

• 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。

筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。


 

中小製造業のための証憑「スキャナ保存制度」次期緩和意見

中小製造業のための証憑「スキャナ保存制度」時期緩和意見を今回整理してみました。

１　日本は製造業が中心の国である事（製造業３０．８％、サービス業２２．９％、商業１０％など：H23総務省数値）
２　製造メーカーは多くの下請けや系列と言われる中小製造業に支えられています。
３　中小製造業は、加工や組み立てを行い、製造メーカーに納品しています。
４　中小製造業は、債権(売掛)系の証憑に対して、債務(売掛)系の証憑がとても多いと言えます。

具体的に見てみましょう！
　　・取引基本契約書
　　・受領した見積書
　　・発注書控え
　　・受領した納品書
　　・受領書又は検収書控え
　　・受領した請求書
　　・支払通知書控え
　　等が一般的な紙証憑であるといえます。

５　これらの紙証憑は、整理整頓して、納税地に紙で7年保管されていますが、
　　整理整頓の基本は、仕入れた部品や加工品を、更に自社組み立てする製造物に関
連付けての管理をしています。

６　これらの管理は、紙のフォルダーやバインダーに一連の取引グループに（書類種類
を超えて）纏めて保管されています。

７　上記状況であるにもかかわらず、電子帳簿保存で書類種別に「スキャナ保存」せよとされると、
中小製造業は「スキャナ保存」の検討を諦めるとことが大半であるように思います。

★次の緩和のポイントは、このような中小企業の、実務に即した意見を、業界や団体で整理して財務省や国税庁に訴求する必要があると考えます。

皆様のご意見をお聞かせください。
 

請求書（控え）の印刷保存の脱却する電帳法の裏技とは？！

「電帳法を帳簿の電子保存と紙請求書などのスキャナ保存しかない」と勘違いしている
企業担当者の方が何と多いことか！
更に、「電帳法に帳簿書類のデータ保存制度があるらしい」ところまで探り当てて、所
轄税務署に聞いても、「国税局に聞いてください」と言われ
国税局に電話しても「税務署に聞いてくれ」と
「たらい回しにあって、自分で調べても、よくわからないし・・・」
と途方に暮れて、Ｆ社経由で相談がありました。

よくよく聞くと
請求書を紙に印刷して、お客様に送り、その控えを紙で印刷して7年保管しているので
それを「スキャナ保存」したい！
というものでした。

これは、間違っていませんが、控え書類をわざわざ印刷した上で、更にスキャンしなければ
ならない、現場運用としては、大きな負担で、更に「スキャナ保存制度」を申請する場合は
、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務処理要件など過度な要件確保の負担が
待ち構えています。

対して、電帳法4条2項　控え書類のデータ保存は、紙の印刷に変えて、PDF等の電子データを
そのまま検索可能にして7年保管すればよく、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務
処理要件などは不要です。なので申請書も簡単に作成できます。

請求書は一貫してコンピュータで作成してるものが９０％以上あることがヒアリングより
判明しましたので、電帳法4条2項「控え書類のデータ保存」制度が使えて、「スキャナ保存」
と比較して、圧倒的に電子保存要件が軽く、サクッと電帳法対応できることをお伝えすることが
出来ました。

この点が、ポイントです。
何かというと、お客様の思い込みを紐解いてあるべき姿を示すことです。
・不要な印刷はしない
・電帳法を使い倒す
・控え書類はわざわざ印刷しなくとも、データ保存できる
・電子取引で授受した電子の書類の保存制度使う
これらの知見やノウハウや失敗経験を持つ、アドバイザーやコンサルタントの意見を
聞くことが重要です。

 

「電帳法」小出し緩和の大きな弊害　が　顕在化している！

平成27年以降の毎年のように電子帳簿保存法の電子化保存要件が緩和している。
それは、法4条3項「スキャナ保存」制度に係る緩和がメインである。

平成27年緩和　電子署名と3万円規制撤廃
平成28年緩和　スマホなどカメラ機能容認
平成29年緩和　相互けん制の事務分掌解釈標準化
令和元年緩和　業務サイクル2カ月容認、過去分重要書類の容認
等と緩和が進んできている。
詳細は　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/03.htm　をご覧ください。

では、具体的に「電帳法小出しの緩和の大きな弊害が顕在化している！」の内容を見てみましょう！

１）電子帳簿保存法段階的側の問題点とは各ベンダーが厳しい要件の時（平成28年）に作ったシステムが多い
　なぜなら、スマホカメラ機能が容認されて為、経費精算システムの機能追加がこの時点で行われたからである。
２）しかしながら、運用制限が翌年（平成29年）に緩和されているにもかかわらず、各ベンダーのシステムが平成28年
　要件確保のまま、放置もしくは、認識しながらも、その対応が置き去りにされている点が散見される点である。
３）あるべき姿は、最新の要件対応すべきであり、できない場合はその予定や、運用上のアドバイスを的確にしなけれ
　ばならない点が重要である。残念ながら、このような細やかな配慮や対応に手が回っていないのが現実の様だ。

このような実態の中、検討ユーザーや導入中のユーザーは最新の法令要件をキャッチアップしていて頂きたいところ
であるが、自社やベンダー頼りでは限界があるので、専門家に確認して欲しいと考えます。

以下は、2019年12月6日10:17頃に追記しました。
気になる方は、是非、お問い合わせください。


 

中小企業訪問　紙書類が沢山ありペーパーレスのアドバイス希望

 

300万枚の電子化した「申込書」の紙原本を廃棄したい！

某　企業は　大量の紙の保存をされています。
その数量は　３００万枚を超えるそうです。
大きな部屋に　巨大な　スライド式キャビネットを導入して　毎月の保管コストと
紙だから検索時間や検索時の手作業の手間に　課題を感じておられます。

最近の　電子帳簿保存法の連続要件緩和で　電子化保存と紙原本廃棄への期待が高
まり　調査を開始されました。

その紙書類は「申込書」だと言うことです。
「申込書」は、割賦契約の申込みでした。
割賦販売法の法令要件確保の関係で、書面を申込者に発行しなければならず、その
発行控えを保存していて、現在３００万枚を超えたことが背景にあるようです。

https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336AC0000000159
に、割賦販売法の条文が掲載されています。

その抜粋として
－－－－ここから とあるように「契約の内容を明らかにする書面を購入者又は役務の提供を受ける者に交付しなければならない。」
と規定されていますが、
「書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該利用者又は購入者若しくは役務の提供を受ける者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて経済産業省令・内閣府令で定めるもの（以下「電磁的方法」という。）により提供することができる。」
とあるのを見つけました。

「経済産業省令・内閣府令で定めるもの」、調べたところ
割賦販売法の下位の法令で　
割賦販売法施行規則　があります。
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336M50000400095&openerCode=1#A

上記の中に　割賦販売法４条の
－－－

 

製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望が増えてきた！