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2019年の記事:お知らせブログ

電帳法4条2項書類データ保存と4条3項スキャナ保存の狭間

スライド1
悩ましい問題です。
企業にとって、請求書の発行控えを保存する際に
請求書を販売管理管理システムやExcelやWordで一貫してコンピュータで作成しているにもかかわらず
最後は紙に印刷して、赤い角印を押して、お客様に郵送している企業が沢山あります。
(近年、電子請求書で電子取引している企業も増えてきてはいます)

この時の、電帳法の活用で、分かれ目となるのがつぎの2つです。
・「一貫してコンピュータで作成している」PDFなどの電子ファイルがあるのであれば4条2項が申請ができる。
・対して、「紙に印刷して、赤い角印」を押した請求書をコピーして控え保管している場合は、それを対象に4条3項申請になってしまう。点です。

これは大きな違いがあります。
・4条2項は、検索要件(取引年月日のみ)とシステム関係書類の備え付けとモニターとプリンターがあれば要件は確保できます。
本当に簡単シンプルです。

対して、4条3項スキャナ保存は
・タイムスタンプ付与、一括検証
・適正事務処理規程類
・ヴァージョン管理
・取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など沢山の検索要件
・帳簿書類の相互関連性
など頭の痛くなるものばかりです。
 
2019年12月29日 08:00

クラウドストレージの請求書などもスキャナ保存認めて欲しい

一問一答
最近、量販店で販売されているようなスキャナで証憑等をスキャンして、その電子化ファイルをクラウドストレージに保管して、検索できるようにしている企業が出てきています。

特に、電子化時の作法は気にすることなく自由に、電子化して保管されています。
しかし、この保管方法では、紙証憑は7年間以上納税地に紙保管をしなければなりません。

「電帳法 スキャナ保存」制度なのですが、クラウドストレージでは、次の要件が不備になります。
・解像度階調の確認
・大きさ情報の確認
・タイムスタンプの付与
・タイムスタンプの一括検証
・ヴァージョン管理
・複合絞込検索
などが不備となる可能性の高いものです。

では、スキャナ保存専用システムに電子化ファイルを移動させて
これらの要件を確保して、国税局や税務署が認めてくれるかという点です。

令和緩和で「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出(過去分重要書類)
が規定されましたので、本届出書を出すことが条件となります。
また、上記に加えて、そもそもの「スキャナ保存」の承認がされていることが必須となります。

なお、過去にスキャンして、クラウドストレージに保管した電子化ファイルが要件不備の場合は、
結果的に保存義務違反となり、それが発覚した際は、青色申告取り消しふくめたリスクが生じかねませんので
必ず、専門家にご相談ください。

以上 中小企業から質問を共有させていただきます。
2019年12月28日 08:11

「伝票」を「スキャナ保存」するは正解?間違い?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙の国税関係書類を授受した際の、電磁的記録事項(電子化ファイル)を原本として電子保管し、一定の要件を確保した上で、紙の国税関係書類を廃棄できる制度です。

さて、この制度で「伝票」を対象に運用してよいのかどうかが問題です。

「伝票」とはどのようなものがあるのでしょうか?
個社ごとに「伝票」の意味は異なってくると思いますが、一般的に次のような分類があるでしょう!

1 仕訳伝票
2 振替伝票
 出金伝票
4 売上伝票
5 仕入伝票
上記のような「伝票」は「紙の国税関係書類を授受」したものに当たるのでしょうか?


違いますよね!?

そうです。
違います。
これらは、「帳簿」の仲間になります。

「帳簿」は
・主要簿
 ・仕訳帳
 ・総勘定元帳
・補助簿(買掛帳・売掛帳・経費帳など)
上記の他に
・補助記入帳
があります。

よって、「補助簿」にあたる「伝票」は「スキャナ保存」の対象にならないし、間違って「スキャナ保存」して
「伝票」を廃棄してしまうと、帳簿の保存機無違反となります。

ご注意ください。
 
2019年12月26日 07:26

中小企業の声「クラウドストレージPDFも過去分」

中小企業でも、気軽に、請求書などをスキャナで電子化して、クラウドストレージに保管されていることが良く行わています。
好き勝手にスキャンして、PDFなどにして、適当にファイル名など付けて、後で検索しやすいようにしている訳です。

しかし、このままでは、紙原本の請求書は7年保管しなければならないのです。
これを捨てられるようにするには
電帳法のスキャナ保存制度を利用しなければなりません。
そこで所轄の税務署などへの申請が必要なのですが
令和元年になって「過去分重要書類」の
国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出(過去分重要書類)
を提出すれば、いままで認められていなかった、過去の重要書類も電子化して紙原本が廃棄できるのです。

ここで、大事なことがあります。
1 請求書などは重要書類です。
2 重要書類は200dpi以上256階調で且つフルカラーで電子化される必要がある。
3 検索項目として、取引先、取引年月日、取引金額、書類種別など必須で
4 訂正削除があった際のヴァージョン管理(すべての訂正削除履歴を残す)
5 タイムスタンプ付与とその一括検証
などがスキャナ保存の要件となります。

これらの要件確保ができる、クラウドストレージは、お目にかかったことがありません。
なので、クラウドストレージから、スキャナ保存用の電子文書管理システムに
様々な要件確保の役割を担ってもらう必要があります。

皆様 ご注意ください。
2019年12月25日 12:11

中堅自動車関係製造業の納品書スキャナ保存、OCR性能が鍵

スライド4
バーコードが無い納品書のスキャナ保存をどうするか?!
そこが問題だ!

納品書のファイル名の登録で

AI-OCRのクラウドサービスを検討しても
・処理スピード
・ランニングコスト
で合わない

納品書のファイル名の登録を手入力すると大きな負担

そこで帳票OCRを数種類比較検討した
先頭文字がオー(O)ハイフン(-)になっていて
とても厄介だった

これを某N社の帳票OCRで
o-を置換して
ゼロ(0)ーや--と間違わないように工夫した!

検討ユーザーは大満足していた!
市販の専用スキャナで1分間で60枚程度納品書をスキャンしても
OCRミスはなかった!

お客様から「バッチリですね!」の声が出た。

あとは、検収データから必要なCSVを抽出して
PDF納品書とセットでインポートして
タイムスタンプ付与などすれば
「スキャナ保存」要件確保の電子文書管理システムで
長期保管できれば良いことになる。

以上 ご参考になりましたでしょうか?

 
2019年12月25日 08:00

「令和2年税制改正大綱の概要」閣議決定資料公開されてます

令和元年12月20日 閣議決定
「令和2年税制改正大綱の概要」閣議決定資料が12月20日付けで公開されてます!

上記、URLの資料P.4に下記記載があります。

---ここから

[納税環境整備]

○ 電子帳簿保存制度の見直し

・電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合の要件について、ユ
 ーザーが自由にデータを改変でき ないシステム等を利用している場合には、タ
 イムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大する。

---ここまで

上記を考察すると
1 「電子帳簿保存法」の「電子取引」で「電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合
2 「電子帳簿保存法施行規則8条」の「要件」について
3 「ーザーが自由にデータを改変でき ないシステム等を利用している場合には
4 「イムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大する。
と分解と肉付けができますが・・・・

3と4が今後どのように規定していくのでしょうか?

クラウド会計システムやクラウド経費精算を意識して書いているのでしょうが、単一サービスで実現
できない場合がほとんどでしょうから、複数のサービスにまたがった場合の、検索要件の確保など
どのように規定していくのか?心配になります。

今後の 規定 を見守りたいと思います。

 
2019年12月23日 08:00

1000人規模企業が採用の経費精算スキャナ保存の実力は?

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
500名以上が経費精算で利用するクラウドサービスが来年春から電帳法4条3項スキャナ保存の
本番運用に向けて準備に入りました。

導入企業としては、プロジェクトメンバーに
・経理
・情報システム
・内部統制
など参画し
・経費精算ベンダーの提案支援を受けながら進めています。

課題としては
1 電帳法4条3項スキャナ保存の申請書提出経験がなく、そのベンダーも支援力がない
2 JIIMA認証製品であるものの、JIIMA認証有無の詳細把握ができていない
3 社内運用マニュアルを手探りで作成しつつある
4 国税庁が公開している「一問一答」を読んでも理解できないところや不安になるところがある
など心配点が沢山でてきています。

ベンダーの方からプロアクティブな提案がどうも少なかったようです。
例えば
・JIIMA認証製品の説明がなかった
・適正事務処理要件に係る規程類の存在やひな形データファイルの案内がなかった
・カメラ機能撮影時の運用マニュアルの提供案内がなかった
・スマホなどのデバイス内の電子ファイルが添付できるリスクについての、注意喚起がなかった
などです。
皆様の取引先のシステムベンダー様は上記のような点はいかがでしょうか?

なので、
経理のキーマンの方は
・一生懸命「一問一答」を読まれて
・社内マニュアルを作成しながら
次のような悩みを抱いています。
・スキャナ保存導入で本当に楽になるのだろうか?
・本制度は「納税者の紙書類の保管負担を軽減」可能なものなのだろうか?
・紙の領収書やレシートは本当になくなるのだろうか?
・税務署の調査が入った際、正しく運用できるように周知できているだろうか?
・周知徹底するには、どの程度ことを、いつまでに、どれぐらい取り組めばよいだろうか?
・その時に、法令要件的なテクニカルなところにどこまで踏み込むのか?踏み込まないのか?
真剣に考えています。

さらに、現在の運用の中で、次のような無駄なことが判明しました。
それは、
・ネットで購入した際の領収書で
・PDF領収書をダウンロードして
・わざわざ紙に印刷して
・自署して
・スキャンして
・経費精算画面に添付している
運用を現在取られている。とのことでした。

皆様は、如何でしょうか?

これは、大きく改善できます。
そうです、印刷しないで、そのままPDF領収書を画面添付してもよいのです。
この制度が電帳法10条の「電子取引」です。

ご参考になりましたでしょうか?
2019年12月23日 08:00

国税庁「一問一答」がPDF内の文字がコピーできない問題点

一問一答
「一問一答」のPDFが、文字がコピーできない制限付きのPDFになっている。
その制限解除をお願いしたい。

理由は
電帳法の正しく理解するために「一問一答」があるのに、その利用が制限により
妨げられているからです。

利用シーンは
・一問一答を通達と要件ごとに並べてWordないにコピペして利活用して正しく要件を理解したい
・一問一答の内容を社内導入マニュアルに転記して、要件を正確に理解して運用を周知徹底したい
などです

なので
コピペして、二次利用したいのです。
見ながら、リ・ライトするには大変な労力です。
かと言って、画面キャプチャーしたら、文字検索対象外になります。

本件は要件緩和ではありませんが、申請前のお客様対応をしていて必ず耳にします。

国税庁の方が作成しているのでしょうが、どうして公開するときに、このような制限
を付けているのでしょうか?
本制度を正しく理解して運用して欲しい思いから「一問一答」を公開しているのでし
ょうから、制限をかける必要はないのではと、考えます。

皆様はいかがでしょうか?
2019年12月20日 11:07

製造業 40,000枚/月の「納品書」をPCでスキャナ保存

スライド5
月40,000枚もの納品書を格安でスキャナ保存したい中堅メーカーの工場様から問い合わせがありました。
納品書のスキャナ保存に数百万円を投資できないが、数十万円でなら検討したい!
というものでした。

サーバにサーバーソフトを入れて、それなりのストレージ容量とバックアップソフトと電子化文書管理システム
を揃えると、どうしても400万円前後イニシャル費用が掛かります。

5年割すると80万円/年となり、7万弱/月です。
7万円以上の効果が見込めるかどうか?
と言うことろでしょうか?

なお、上記には保守サポート費やタイムスタンプ料金は含まれていません。

そんな中堅企業にPCでスキャナ保存することができきるとご案内したところ
数十万円でできることを魅力に感じられて、検討が前に動き出しました。
その時に他のポイントは
・PDFとCSVの一括インポートで検索情報のDBへの格納が容易であること
・タイムスタンプ料金が「まとめてタイムスタンプ」方式ができることで増量費用がゼロえんであること
・将来的にサーバ版やクラウド版への移行ができること
などでした。

皆様の参考になれば、幸いです。
2019年12月19日 06:00

製造業の「納品書」スキャナ保存は検収データの利用に限る

企業内の国税関係書類や業務書類の電子保存を支援します。
製造業は、EDIで効率的に発注業務をしています。
しかし、注文を受けた強力会社(下請け)は、納品現品に「納品書」を印刷して、現品票として納品してきます。
工場の受け入れ個奪う部門は、「納品書」のバーコードなどをPCで読み込んで、検収データの確認をします。

この時の「納品書」紙であり、国税関係重要書類に該当します。
なので、紙で7年間以上保管が必要です。

さらに、製造業の税務調査では、仕入のエビデンスとしての「納品書」が対象となることが常で、紙での調査準備や調査後の後片付けや日常の保管の手間やコストが問題になっています。

そこで「納品書」のスキャナ保存がニーズとして高まっているのです。

スキャナ保存要件として、タイムスタプ付与やタイムスタンプ一括検証機能など各種要件があるのですが、
「納品書」を検索する際の「書類種別」「取引年月日」「取引金額」「取引先名」「一連番号」などの入力が課題です。
入力を1件ごとにするには負担が大きいし、OCRでやるにしても目視検査と修正入力が一定割合避けられません。

これらの問題を解決するのが
検収データなどのデータベースからCSVを抽出して、スキャナ保存用文書管理システムにインポートすることが
肝になってきます。

その時に、次のレベルの課題が
検収データと「納品書」が100%マッチしないことが運用として、少なからずある点です。

CSV各レコードとPDFが100%一致する場合は良いのですが
なんだかの理由で、いずれかが多かったり少なかったりします。
CSV各レコード>PDF
CSV各レコード<PDF

これらの状況でも
運用が難しくならない、便利ツールや
便利な機能を装備したスキャナ保存文書管理システムが必要なのです。




 
2019年12月18日 14:32

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