300万枚の電子化した「申込書」の紙原本を廃棄したい!
某 企業は 大量の紙の保存をされています。その数量は 300万枚を超えるそうです。
大きな部屋に 巨大な スライド式キャビネットを導入して 毎月の保管コストと
紙だから検索時間や検索時の手作業の手間に 課題を感じておられます。
最近の 電子帳簿保存法の連続要件緩和で 電子化保存と紙原本廃棄への期待が高
まり 調査を開始されました。
その紙書類は「申込書」だと言うことです。
「申込書」は、割賦契約の申込みでした。
割賦販売法の法令要件確保の関係で、書面を申込者に発行しなければならず、その
発行控えを保存していて、現在300万枚を超えたことが背景にあるようです。
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336AC0000000159
に、割賦販売法の条文が掲載されています。
その抜粋として
----ここから
第四条の二 割賦販売業者は、第三条第二項若しくは第三項又は前条各項の規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該利用者又は購入者若しくは役務の提供を受ける者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて経済産業省令・内閣府令で定めるもの(以下「電磁的方法」という。)により提供することができる。この場合において、当該割賦販売業者は、当該書面を交付したものとみなす。
----ここまで
と規定されていますが、
「書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該利用者又は購入者若しくは役務の提供を受ける者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて経済産業省令・内閣府令で定めるもの(以下「電磁的方法」という。)により提供することができる。」
とあるのを見つけました。
「経済産業省令・内閣府令で定めるもの」、調べたところ
割賦販売法の下位の法令で
割賦販売法施行規則 があります。
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336M50000400095&openerCode=1#A
上記の中に 割賦販売法4条の
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以上 このあたりを しっかり調べて要件確保すれば 電子「申し込み」は十分実現可能です。
お困りの方 ご興味大有りの方に お役に立てば幸いです。