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領収書やレシートや請求書の保存義務違反について考察

領収書やレシートや請求書の保存義務違反について考察
2つの視点で検討が必要です。
1)法人税法上の問題
保存義務とは:法人税法施行規則59条に下記のように規定されています。
---ここから
(帳簿書類の整理保存)
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
---ここまで
なので、納税地に整理して7年間保存が必要になります。
結構具体的に書かれているのがお分かりいただけましたでしょうか?
受領した書類も発行した控えも保存義務があります。
■ 法人税法上の保存義務違反時のリスク
・帳簿書類の保存は、青色申告の要件の1つとなっているため、青色申告が取り消される恐れがあります。
・青色申告が取消されると、青色申告に認められている以下のような特例が受けられなくなります。
・青色欠損金の繰越控除
・欠損金の繰戻還付
・租税特別措置法による優遇など
・特に、欠損金の繰越が認められないというのが、中小企業にとっては一番のデメリットです。
2)消費税法上の問題
保存義務とは:「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」に下記のように明記されています。
----ここから
[平成31年4月1日現在法令等]
 課税仕入れ等に係る消費税額を控除するには、その事実を記載した帳簿及び請求書等の両方を保存する必要があります。
 また、課税仕入れ等の事実を記載した帳簿、請求書等は、帳簿についてはその閉鎖の日、請求書等についてはその受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存することとされていますが、6年目と7年目については、いずれか一方を保存すればよいこととされています。
 なお、取引の実態を踏まえ、次の特例的な取扱いがあります。
 税込みの支払額が30,000円未満の場合には、請求書等の保存を要せず、法定事項が記載された帳簿の保存のみでよいこととされています。
 税込みの支払額が30,000円以上であっても請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由がある場合には、請求書等の保存がなくても仕入税額控除ができますが、この場合には、法定事項を記載した帳簿にそのやむを得ない理由及び相手方の住所又は所在地を記載しなければならないこととされています。
----ここまで
■ 消費税法上の保存義務違反時のリスク

課税仕入れ等に係る消費税額を控除するには、その事実を記載した帳簿及び請求書等の両方を保存する必要があります。
なので、帳簿や証憑書類を整理して保管していないと、税務調査などで仕入税額控除を否認されるリスクが高くなることです。
 
消費税では、売上に係る消費税から仕入に係る消費税を差し引いた差額を、税務署に納付します。
例えば、80万円の商品を仕入れ、100万円で販売時
売上に係る消費税  10万円
仕入に係る消費税  8万円
(差額)納付税額  2万円
ですので、差額の2万円を消費税として納付します。
帳簿書類の保存義務違反がある場合、仕入税額控除を否認されると、次のようになります。
売上に係る消費税  10万円
仕入に係る消費税    0万円
(差額)納付税額  10万円
消費税の計算上差し引いていた仕入れに係る消費税分を、追加で納付しなければなりません。
これは大きななリスクです。

だからこそ、中小企業を含む全企業がもっと電子帳簿保存法を分かりやすく・使いやすくする必要が、急務であると切に考えます。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2019年12月12日 08:30

電帳法次期緩和で是非とも実現したい「一の入力単位」の正体

電帳法次期緩和で是非とも実現したい「一の入力単位」の正体 について考えてみましょう!

電子帳簿保存法の正式名称は
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
です。
法律の第4条後段に
----

保存義務者は、国税関係書類(財務省で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
----------
と規定されていて
「財務省令で定めるところ」とは何を指すのでしょうか?

それは

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
を指します。

さて、「一の入力単位」とはどこに規定されているかと言うと
------

当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに)、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと。
ーーーーーーーー
3条に上記の通り規定されています。

これだけでは、どのように解釈してよいか、よくわからないですね!

では、どこに規定されているのでしょうか?


それは
通達になります。

 

(一の入力単位の意義)

4-21 規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。

が、該当します。
上記の通達の解説は下記の通りで
--------

【解説】

 規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
 したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
 なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する
--------
一番の問題個所は、赤文字のところです。

これを読んで、たじろいでしまいかねません。
要するに、証憑台紙に複数枚のレシート・領収書・請求書を糊付けして
会計仕訳では、一括で振替伝票で仕訳入力できているものを
電帳法のスキャナ保存要件では、レシート・領収書・請求書の一枚毎の
検索できなかればならない!
更に
検索項目としては
・個別取引先
・個別取引年月日
個別取引金額
・個別処理種類
などなど要件として要求されています。

これらの紙の証憑保管では要件となっていないことが、電帳法のスキャナ保存の要件とされていることが
問題なのです。

これでは、申請を上げるのは、中堅企業で大量の紙証憑で困っている企業に限られると思います。
賛同いただけましたら、是非拡散お願いします。


 



 
2019年12月11日 12:30

中堅企業が「スキャナ保存」に踏み切った!その訳とは?

スライド4
中堅企業が「スキャナ保存」に踏み切った!その訳とは?

いろいろ厳しい要件が残っている電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」に
令和元年9月30日に所轄税務署に申請を出し、年明けから本番稼働を控えて
いる中堅企業の本音に迫ります。

平成28年の要件緩和以降、企業TOP自らが、経理証憑のペーパーレスを
目指して、e-文書法/スキャナ保存について導入に向けての調査指示が出さ
れました。

はじめての調査なので、3社からの比較提案を受け、慎重に評価しました。
  H社 J社 A社
申請支援・コンサルティング力 コンサル費用が高額 自社で申請必要
コンサル無し
申請支援も充実
コンサル経験も豊富
製品機能・使いやすさなど OCR機能など充実・多数の製品組み合わせ クラウドサービス 解りやすく使いやすい
特にPDFとCSVの一括取込機能
初期費用・ランニングコスト 数千万円 初期は低額・ランニングが高額 初期は数百万の下レベル・ランニング低額
との比較結果でA社を選択されたとのことでした。

重視された点は
・費用面が他社と比較して高額すぎないこと(ランニングコスト含めて)
・製品が使いやすいこと
・申請や要件確保を自社独自では困難なので、しっかりサポートしてくれる点
でした。

コンサルティングを受けられたポイントは
1 紙証憑の保存業務分析
2 分析後のスキャナ保存制度導入のフィットアンドギャップ
3 申請書作成支援
4 事務処理フロー作成支援
5 各種規程関係書類作成支援
6 電子文書管理システム
  1)運用設計
  2)システム管理者 
     各種マスター登録
     管理者教育
  3)ユーザー教育
  4)全体習熟指導
7 テスト稼働支援
8 本番前運用支援

です。
このように進めている中で、課題をあぶりだし
・システム関係
・運用関係
・要件解釈
ごとにアドバイスさせていて来まして、安心して本番準備に入っていただきました。

以上 ご参考になれば幸いです。
2019年12月11日 08:18

N新聞「・・紙の領収書は保存不要」記事を考える

電子取引の推進
「キャッシュレス決済の経費精算、紙の領収書は保存不要」
の記事

https://www.nikkei.com/article/DGXMZO53056060W9A201C1EA4000/
が掲載されてお客様から問い合わせが舞い込みました。

ポイントは
・20年の税制改正を先取りと予想する記事で
・「税制改正では領収書をデータで発行し、そのまま保存することを認める
と書いている点です。

どうも 気になります。
それは現行法でも「領収書をデータで発行し、そのまま保存すること」が
一定の要件を確保すれば、認め
られているからです。


現在の法令要件では
・領収書は税法上紙で納税地に7年間保管が必要
・紙領収書を電子化保管して紙原本を廃棄するためには電子帳簿保存法の厳しい要件確保が必要
・同法10条の電子取引要件である施行規則8条の要件を確保すれば電子データでの授受が認められています。※
※この点が新聞記事には抜けています。

更に、公的資料で信頼に値するものは
〔納税実務等を巡る近年の環境変化への対応について〕
令和元年8月27日(火) 納税環境整備に関する専門家会

になります。

そして、上記資料のp.11から詳しく説明が書かれています。
骨子はp.12に
---
・事業者における経理・税務手続を電子化・自動化し、そのバックオフィスの効率化 等を実現するため、中小企業のオンラインバンキングの利用促進や電子的な請求 書、領収書の普及に向けた電子帳簿等保存制度の改善等を含めて、オンラインで の請求・支払・領収、関連する書類等の電子保存及び電子申告・納税の更なる推 進とともに、中小企業のスマート化を促進するための課題や方策を検討し、2019 年度中に結論を得る。
----
と書かれています。

p.12に
---
・取引に係る請求書等データの授受の普及・促進(データの適正性を確保できるシステムを利用) 
・請求書等データを活用した経理・税務手続の電子化・自動化
 ⇒帳簿に自動反映されたデータを申告書に自動反映し、電子申告を実施
ーーーー
とあり、このあたりの内容が、今回の新聞記事に掲載されたことが推察できます。

果たしてどうなのでしょうか?
20年度の税制改正大綱に電子帳簿保存法の施行規則を見直しが盛り込まれたとしても
・財務省令である同法施行規則を改正するには、閣議決定が必要で
・閣議決定するには、財務省で省令改正の準備を3月中旬までに確定しなかればなりません。
・閣議決定が3月末にできても
・施行規則の改定後に、同法通達、通達趣旨説明、一問一答などの差し替え案の作成が必要になり
・それらの完了は、例年では7月上旬まで要しています。

次に視点を変えてみてみますと、問題点は記事からも読み取れるように
・総務省認定のタイムスタンプサービス利用に代わる、データの真正性・完全性を担保できる技術があるか
・サービスが複数またがることが一般的なので、そのような状態で如何にデータの真正性・完全性を担保するか

長年筆者は電子帳簿保存法を研究してきました。
そこで意見ですが、冒頭の※でも書きましたが、
現在の同法10条「電子取引」で「PDFの領収書」を授受すれば、そもそも紙の領収書は不要なのです。
その際にデータ保存する要件は同法施行規則8条に明記されています。

どうして
・クラウド会計システム
・クラウド経費精算システム
・キャッシュレスを実現するクレジットカード
などの複雑なプレーヤーを登場させるのでしょうか?

本質は、どこにあるのでしょうか?
筆者の個人的な視点は
・行政側は適正公正で効率的な納税システムを構築したいの、キャッシュレス&データ申告を推進したい
・クレジット業界や経費精算サービスベンダーはシェア獲得上、キャッシュレス化に乗っかりたい
・だから、バックオフィスの効率化とペーパーレスとデータ連携をメリットに新機能と市場拡大に注力している

今後の予測
・紙の証憑をAI機能でOCRする技術が使える時代になってきました。
・電子商取引や経費の決済もキャッシュレスが30%を超える時代に向かっています。
・しかし、中小小売店は紙のレシートや領収書を使うでしょうから、紙証憑は一定割合残ります。
・だから、①電帳法の電子取引②控え書類のデータ保存で①②の割合を可能な限り増やすこと③法人クレジットカード
 利用をしてキャッシュレスを推進する④残った紙証憑は「スキャナ保存」する。が落ち着くところだと予想します。

そして、「③法人クレジットカード
利用をしてキャッシュレスを推進する」際の最大の問題点は、社員の不正です。
悪意のある社員が、公私混同して経費を利用していないかを精査するために、領収書やレシートに代わる経費明細情報を
如何にして紐づけるかとという点と、その際の個人情報や口座情報の安全安心な保存提供をどう担保するかという点です。


筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。


 
2019年12月09日 20:47

中小製造業のための証憑「スキャナ保存制度」次期緩和意見

中小製造業のための証憑「スキャナ保存制度」時期緩和意見を今回整理してみました。

1 日本は製造業が中心の国である事(製造業30.8%、サービス業22.9%、商業10%など:H23総務省数値)
2 製造メーカーは多くの下請けや系列と言われる中小製造業に支えられています。
3 中小製造業は、加工や組み立てを行い、製造メーカーに納品しています。
4 中小製造業は、債権(売掛)系の証憑に対して、債務(売掛)系の証憑がとても多いと言えます。

具体的に見てみましょう!
  ・取引基本契約書
  ・受領した見積書
  ・発注書控え
  ・受領した納品書
  ・受領書又は検収書控え
  ・受領した請求書
  ・支払通知書控え
  等が一般的な紙証憑であるといえます。

5 これらの紙証憑は、整理整頓して、納税地に紙で7年保管されていますが、
  整理整頓の基本は、仕入れた部品や加工品を、更に自社組み立てする製造物に関
連付けての管理をしています。

6 これらの管理は、紙のフォルダーやバインダーに一連の取引グループに(書類種類
を超えて)纏めて保管されています。

7 上記状況であるにもかかわらず、電子帳簿保存で書類種別に「スキャナ保存」せよとされると、
中小製造業は「スキャナ保存」の検討を諦めるとことが大半であるように思います。

★次の緩和のポイントは、このような中小企業の、実務に即した意見を、業界や団体で整理して財務省や国税庁に訴求する必要があると考えます。

皆様のご意見をお聞かせください。
 
2019年12月08日 10:38

請求書(控え)の印刷保存の脱却する電帳法の裏技とは?!

「電帳法を帳簿の電子保存と紙請求書などのスキャナ保存しかない」と勘違いしている
企業担当者の方が何と多いことか!
更に、「電帳法に帳簿書類のデータ保存制度があるらしい」ところまで探り当てて、所
轄税務署に聞いても、「国税局に聞いてください」と言われ
国税局に電話しても「税務署に聞いてくれ」と
「たらい回しにあって、自分で調べても、よくわからないし・・・」
と途方に暮れて、F社経由で相談がありました。

よくよく聞くと
請求書を紙に印刷して、お客様に送り、その控えを紙で印刷して7年保管しているので
それを「スキャナ保存」したい!
というものでした。

これは、間違っていませんが、控え書類をわざわざ印刷した上で、更にスキャンしなければ
ならない、現場運用としては、大きな負担で、更に「スキャナ保存制度」を申請する場合は
、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務処理要件など過度な要件確保の負担が
待ち構えています。

対して、電帳法4条2項 控え書類のデータ保存は、紙の印刷に変えて、PDF等の電子データを
そのまま検索可能にして7年保管すればよく、タイムスタンプやヴァージョン管理や適正事務
処理要件などは不要です。なので申請書も簡単に作成できます。


請求書は一貫してコンピュータで作成してるものが90%以上あることがヒアリングより
判明しましたので、電帳法4条2項「控え書類のデータ保存」制度が使えて、「スキャナ保存」
と比較して、圧倒的に電子保存要件が軽く、サクッと電帳法対応できることをお伝えすることが
出来ました。

この点が、ポイントです。
何かというと、お客様の思い込みを紐解いてあるべき姿を示すことです。
・不要な印刷はしない
・電帳法を使い倒す
・控え書類はわざわざ印刷しなくとも、データ保存できる
・電子取引で授受した電子の書類の保存制度使う
これらの知見やノウハウや失敗経験を持つ、アドバイザーやコンサルタントの意見を
聞くことが重要です。

 
2019年12月06日 08:00

「電帳法」小出し緩和の大きな弊害 が 顕在化している!

平成27年以降の毎年のように電子帳簿保存法の電子化保存要件が緩和している。
それは、法4条3項「スキャナ保存」制度に係る緩和がメインである。

平成27年緩和 電子署名と3万円規制撤廃
平成28年緩和 スマホなどカメラ機能容認
平成29年緩和 相互けん制の事務分掌解釈標準化
令和元年緩和 業務サイクル2カ月容認、過去分重要書類の容認
等と緩和が進んできている。
詳細は 
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/03.htm をご覧ください。

では、具体的に「電帳法小出しの緩和の大きな弊害が顕在化している!」の内容を見てみましょう!

1)電子帳簿保存法段階的側の問題点とは各ベンダーが厳しい要件の時(平成28年)
に作ったシステムが多い
 なぜなら、スマホカメラ機能が容認されて為、経費精算システムの機能追加がこの時点で行われたからである。
2)しかしながら、運用制限が翌年(平成29年)に緩和されているにもかかわら
ず、各ベンダーのシステムが平成28年
 要件確保のまま、放置もしくは、認識しながらも、その対応が置き去りにされている点が散見される点である。
3)あるべき姿は、最新の要件対応すべきであり、できない場合はその予定や、運用上のアドバイスを的確にしなけれ
 ばならない点が重要である。残念ながら、このような細やかな配慮や対応に手が回っていないのが現実の様だ。

このような実態の中、検討ユーザーや導入中のユーザーは最新の法令要件をキャッチアップしていて頂きたいところ
であるが、自社やベンダー頼りでは限界があるので、専門家に確認して欲しいと考えます。

以下は、2019年12月6日10:17頃に追記しました。
 
最新の電帳法スキャナ保存の 一問一答 は
となります。
 
次に
令和元年
H29
H28
が通達趣旨説明になります。
 
以上が今後の要件解釈の指針となります。
これらを横断的に確認してアドバイスさせていただきます。

気になる方は、是非、お問い合わせください。


 
2019年12月05日 08:00

中小企業訪問 紙書類が沢山ありペーパーレスのアドバイス希望

2019年12月3日にとある中小企業に訪問してきました。
訪問の切っ掛けは、都内の製造業の社長からの直接の依頼でした。
「紙の国税関係書類が沢山あるので、現場を見てアドバイスして欲しい!」
というもので、本社と倉庫を訪問してきました。
今回はそのレポートをさせていただきます。
 
1)ヒアリング
 
・中小企業の製造業
・部品を仕入れて、大手企業などへ販売している
・大手からはEDIで注文データが届き、Webでログインして、指定納品書などのPDFをダウンロードして、印刷して納品時に現品添付して納品している
・仕入れ関係や売上関係の帳簿
・納品書などの発行控え
・仕入れの請求書や納品書
などなどたくさんある
 
・見積書は楽々ライブラリー(スキャナメーカーのソフト)にPDF化して保存している
・販売管理システムは弥生販売
・会計システムは地元会計事務所のT会計事務所に依頼していて、TKCの会計システムを利用中
 
・最近「3S活動」に取り組み中で、その一環で、国税関係帳簿書類の整理・整頓をしてみて、問題意識が高まってきている
・旧本社(300m)に書類保管用の段ボールが数十箱あり、ラックが4つあるので、出来れば処分したいと考えていた
 
 
2)電子帳簿保存法の概要説明を実施
ヒアリングした対象の帳簿書類は、法人税法などで、納税地に紙の状態で7年間保存が義務付けられていて、それを電子化保存して、紙原本を廃棄するためには、特例法である電子帳簿保存法の制度を利用して、所轄税務署宛てに申請して承認を得られれば可能なのでその概要を説明しました。
 
4条1項 帳簿のデータ保存(帳簿は、備え付け開始日からしか運用できない)
4条2項 書類のデータ保存(主に 控えの納品書)
4条3項 スキャナ保存(主に受領した 請求書+納品書)

反応としては、体系立てて説明できたので、制度の要点とそれぞれの要件確保の難易度について把握していただくことができました。

3)電子帳簿保存法の各要件と申請書の概要説明

【電子帳簿保存法 比較表】 なお、10条の「電子取引」の説明は割愛しています。
条文 対象 利用ソフト 開 始 時 期           説      明
4条1項 帳簿 会計ソフト・サービス 期首からのみ 赤黒処理・訂正削除の履歴を保存・検索情報
4条2項 控え書類 業務ソフト・サービス 期中から可能 取引年月日で検索出来ればよい
4条3項 紙受領書類 スキャナ保存専用ソフト
・サービス
期中から可能 有料タイムスタンプ付与など複数の特別要件あり
例)「適正事務処理要件」「帳簿書類相互関連性」
「一の入力単位」「ヴァージョン管理」「読取り情報
の保存確認」「入力期間の制限」など

申請書
[手続名]国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/10.htm

[手続名]国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/11.htm

[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/3030_01.htm
 
4)ヒアリングした上でのアドバイス
①T会計事務所に相談する(顧問税理士契約をしているから相談すべし)
②相談方法:帳簿のデータ保尊と書類のデータ保存をやりたい!ので提案して欲しいと意思を伝える
 (会計事務所が知識不足の場合は、改めて相談していただくことにした)
③スキャナ保存は要件が他に比べて多く、タイムスタンプ付与等特別な電子文書管理システムが必要なので後回しにする(先行して、帳簿と控え書類のデータ保存の申請を検討する)
 
5)お客様のご反応

製造業なので、仕入先から部品を仕入れて、加工してお客様向けに販売している。
なので、仕入の請求書やそれに紐づく納品書や注文書控えや見積書が多数ある。
これらが紙書類である、スキャナ保存にチャレンジしてみたい。

6)今回の訪問で感じたこと

・ 電子帳簿保存法 そのものが 中小企業に周知できていない
・ 最近 国税庁が本法に係る啓もう用のビデオを公開したが わかりずらい
・ 税理士事務所が 本制度の案内を積極的にしていない

・ 電子帳簿保存法の全体を正しく理解して活用すれば国税帳簿書類の電子保存
  が進むので、専門家としてもっとお客様目線で、分かりやすく制度説明とペーパ
  ーレス実現のお手伝いをして行きたいと、決意を新たにしました。
 
 
 
 

 
2019年12月04日 08:08

300万枚の電子化した「申込書」の紙原本を廃棄したい!

某 企業は 大量の紙の保存をされています。
その数量は 300万枚を超えるそうです。
大きな部屋に 巨大な スライド式キャビネットを導入して 毎月の保管コストと
紙だから検索時間や検索時の手作業の手間に 課題を感じておられます。

最近の 電子帳簿保存法の連続要件緩和で 電子化保存と紙原本廃棄への期待が高
まり 調査を開始されました。

その紙書類は「申込書」だと言うことです。
「申込書」は、割賦契約の申込みでした。
割賦販売法の法令要件確保の関係で、書面を申込者に発行しなければならず、その
発行控えを保存していて、現在300万枚を超えたことが背景にあるようです。

https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336AC0000000159
に、割賦販売法の条文が掲載されています。

その抜粋として
----ここから
(書面の交付)
第四条 割賦販売業者は、第二条第一項第一号に規定する割賦販売の方法により指定商品若しくは指定権利を販売する契約又は指定役務を提供する契約を締結したときは、遅滞なく、経済産業省令・内閣府令で定めるところにより、次の事項について当該契約の内容を明らかにする書面を購入者又は役務の提供を受ける者に交付しなければならない。
一 商品若しくは権利の割賦販売価格又は役務の割賦提供価格
二 賦払金(割賦販売に係る各回ごとの代金の支払分をいう。以下同じ。)の額
三 賦払金の支払の時期及び方法
四 商品の引渡時期若しくは権利の移転時期又は役務の提供時期
五 契約の解除に関する事項
六 所有権の移転に関する定めがあるときは、その内容
七 前各号に掲げるもののほか、経済産業省令・内閣府令で定める事項


第四条の二 割賦販売業者は、第三条第二項若しくは第三項又は前条各項の規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該利用者又は購入者若しくは役務の提供を受ける者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて経済産業省令・内閣府令で定めるもの(以下「電磁的方法」という。)により提供することができる。この場合において、当該割賦販売業者は、当該書面を交付したものとみなす。

----ここまで
とあるように「契約の内容を明らかにする書面を購入者又は役務の提供を受ける者に交付しなければならない。
と規定されていますが、
書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該利用者又は購入者若しくは役務の提供を受ける者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて経済産業省令・内閣府令で定めるもの(以下「電磁的方法」という。)により提供することができる
とあるのを見つけました。


経済産業省令・内閣府令で定めるもの」、調べたところ
割賦販売法の下位の法令で 
割賦販売法施行規則 があります。
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=336M50000400095&openerCode=1#A

上記の中に 割賦販売法4条の
---
(情報通信の技術を利用する方法)
第十条 第四条の二の経済産業省令・内閣府令で定める方法は、次に掲げる方法とする。
一 電子情報処理組織を使用する方法のうちイ又はロに掲げるもの
イ 割賦販売業者の使用に係る電子計算機と利用者又は購入者等の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法
ロ 割賦販売業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された書面に記載すべき事項を電気通信回線を通じて利用者又は購入者等の閲覧に供し、当該利用者又は購入者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該事項を記録する方法(第四条の二前段に規定する方法による提供を受ける旨の承諾又は受けない旨の申出をする場合にあつては、割賦販売業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルにその旨を記録する方法)
二 磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物をもつて調製するファイルに書面に記載すべき事項を記録したものを交付する方法
2 前項に掲げる方法は、利用者又は購入者等がファイルへの記録を出力することにより書面を作成することができるものでなければならない。
3 第一項第一号の「電子情報処理組織」とは、割賦販売業者の使用に係る電子計算機と、利用者又は購入者等の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。
ーーーーーー

以上 このあたりを しっかり調べて要件確保すれば 電子「申し込み」は十分実現可能です。

お困りの方 ご興味大有りの方に お役に立てば幸いです。


 
2019年11月28日 08:00

製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望が増えてきた!

製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望がどうも増えてきた!
 
 2018年からポツポツ感じていたことだが、今年の後半になって、製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望がどうも増えてきた!
製造メーカーはEDIで協力会社に部品や加工の発注をペーパーレスでしているが、購買受け入れの際の検収時には「納品書」の
番号を端末にインプットして検収作業を行っているのが通常である。

 その際の納品書は紙でくる。OCR形式もあればバーコード付きのものもあり、企業によってその運用形態は微妙に異なる。
 しかしながら、検収時に検収データが作られて、その後に紙の納品書が購買経由で経理部門に回付されてくることは共通と言える。
では、その紙の納品書をどのようにすれば効率的にパーパーレス化できるのだろうか!?

方策など

1 納品書は非定型サイズで、厚みが薄いなどの特徴があるので、スキャナの性能に注意が必要
       残念ながら コピー機や複合機はやめた方が良いです。
   また、安価な専用スキャナもやめましょう!
   高級機で、エラー排出口が備わっていて、且つ高性能OCR・BC機能があるものがお勧めです。
2 企業規模に応じて、その枚数が大量にある場合があるので、スキャナの処理能力に注意が必要
   毎日数万枚のことを想定した運用設計が必要な企業もあります。
3 紙の納品書を電子化して、紙原本を廃棄するには、電子帳簿保存法対応が必須
   電子帳簿保存法4条3項 スキャナ保存制度
4 電子帳簿保存法対応には検索確保が必要で、検索用のデータと電子化ファイルと紐づけることが必要
   
スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目
5 検索用のデータは、検収済みデータよりCSVでエキスポート可能
6 CSVと電子化ファイルを結び付けられれば、検索用のデータと電子化ファイルと紐づけが可能
7 CSVと電子化ファイルを結び付けるには、電子化ファイル名がCSV内に書かれている納品書番号や注文書番号でユニークになっていること

が主のものです。
   ★ 対応可能な 電子文書管理システム  ← 一例
これらを頼りに、電子文書システムを選定していけば、大丈夫だと思います。
以上 ご参考になれば幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2019年11月26日 08:35

株式会社e-SOL

〒173-0036
東京都板橋区
向原一丁目5番12
向原サンハイツ306号

電話番号
03-6325-2264

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

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