株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

東証一部上場企業の電帳法保存申請不備の実態など

実際に遭遇した事例から解説します。

某企業様は10年以上前に
電帳法4条1項「帳簿」の（元帳と仕訳帳）申請をして、電子帳簿の運用をされています。

この度、システムのリプレイスを契機に申請の見直しを実施したことろ次の申請不備に気付きました。

申請内容
総勘定元帳と仕訳帳で、集計データ限定の保存であるにもかかわらず、本来必要な明細データを保存しているサブシステムについての申請時の説明記載漏れがあったことです。

解説
電子帳簿保存法　帳簿の一問一答　問１８の通り

問18
当社は各種の業務システム（販売等の個別取引データを保存）と会計システム（業務 システムの集計データを保存）を連携させています。「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電子帳簿として申請した場合、会計システムのデータのみ保存しておけばよいでしょうか。

【回答】 原則として、会計システムのデータとともに業務システムのデータを合わせて保存する必 要があります。

【解説】 会計システムのデータのみを保存することとした場合、業務システムの集計データのみが 保存され、販売等の個別取引データは保存されないため、結果として、保存した仕訳帳及び 総勘定元帳のデータは、全ての取引を記載した帳簿とはなりません。 これは、法人税法施行規則第54条において、仕訳帳は「全ての取引を借方及び貸方に仕訳 する帳簿」、総勘定元帳は「全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿」と 規定されていること、また、集計データのみの保存では、全ての取引に係るデータの訂正又 は削除の履歴が確保できないことや、帳簿間の相互関連性が明確にならないことなどから、 規則第３条第１項第１号及び同項第２号の要件が満たされないこととなります。

(注) 業務システムのデータを合わせて保存する方法以外に、法人税法施行規則第54条の要 件を確保する方法として、業務システムのデータの保存に代えて、販売等の個別取引が 記載された売上帳（補助簿等）を書面に出力して保存する方法も認められています。 また、訂正又は削除の履歴の確保方法として、会計システムの前段階のシステムのデ - 13 - ータを訂正又は削除することによって会計システムの記録事項が訂正又は削除されるこ ととなっている場合に、業務システムに当該訂正又は削除の履歴の事実及び内容の電磁 的記録を保存又はこれを出力した書面により確認する方法も認められています（取扱通 達４－６注書き）。

以上　ご理解いただけましたでしょうか？

当該事例の場合は、悪意ではなく、善意で申請したことでした。
さらに申請後の税務調査で不備を指摘されたこともないとのことでした。

しかしながら、納税者と所轄国税局や税務署との良好な関係が崩れた場合は、重大な保存義務もしくは申請不備を追及される危険性をはらんだものとなっていることに変わりはありません。幸いにも、今回ご相談いただきましたので、当該問題を把握することができました。皆様も是非とも自主点検してください。

ご不明点やご質問は、何なりとお申し付けください。


皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証の支援開始しました！

2022年11月11日更新
最近、次の問合せを良く受けます。
「JIIMA認証の支援でスキャナ保存以外も可能ですか？」

はい、当然可能です。
「電子取引」は特に、要件も少ないので、比較的難易度は低くなります。
是非ご利用ください。

2022年8月27日更新：2月15日にご依頼いただきましたお客様が8月25日にJIIMA認証を取得されました。
・6カ月かかった主な原因は、解像度階調等の判定ロジックの追加実装に期間を要したためです。
・しかしながら、その点をクリアした結果、半年かかりましたが取得できました。
・スタート時点で本ロジックの必要性について指摘していたのですが、マニュアルチームと開発チームの認識に温度差があり、機能不足に気付くのがJIIMAからの指摘で発覚しました。・今後のもう少し、厳しく、指導することも考慮します。

2022年3月26日追記：お客様の状況として、既に「要件確保」が完了しているのか？若しくは改修が必要なのかが最初のハードルとなります。
完了していると判断されている企業には、そのレビューをして、改修が必要な企業には、要件確保のアドバイスも実施します。

2022年3月14日追記：すでに2件のお客様からの問い合わせがあり、内1件のお客様への支援を開始しています。その経験より、①JIIMA認証は「マニュアル」ベースである　②「マニュアル」作成は担当が2名程度いて、仕様面では開発担当者との連携も必要　③JIIMA認証の判定者の目線で、国語力を発揮して　④(1)JIIMA要件(2)自社製品で確保できる機能(3)導入ユーザー自身が運用環境の中で確保すべきもの_3点に分類して、準備すべきことを、しっかり軸として、理解してもらうために3回以上の打ち合わせが必要です。甘く考えない方が良いですね。
ーーーーーーーーー

最近、JIIMA認証について注目がアップしてきています。

JIIMA認証：https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denchouhou/tesuduki/

その理由は、国税庁が認めているからです。

具体的には、国税庁の一問一答
問 81 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェアとはどのよ うなものでしょうか。
【回答】抜粋 
　公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「ＪＩＩＭＡ」といいます。）が電子帳 簿保存法に規定する機能要件に適合するか機能の仕様について取扱説明書等で確認を行い、法的要件を満たしていると判断し認証されたソフトウェアをいいます。
　また、認証を受けたソフトウェアは、国税庁及びＪＩＩＭＡのホームページに記載される認 証製品一覧表に明示されるほか、当該ソフトウェアの説明書等に認証番号などが記載されてい ます。
　なお、認証を受けたソフトウェアは、以下に示す「認証ロゴ」を使用できることから、その ソフトウェアがＪＩＩＭＡから認証されたものであるか否かについては、この認証ロゴによっ て判断することもできます。

上記の様に国税庁のお墨付きと同等の認証をJIIMAが行っているから注目されているのです！
要するに民間企業がシステムやサービスを選択する際の基準の一つになっているからなのです。

具体的にJIIMA認証の取得時の課題やポイントを見てみましょう！

１）JIIMA自身が注意喚起している内容は以下の通りです。
　　ご注意）機能チェックリストに対する理解不足やマニュアルの記載内容が不足しているため、改訂を依頼せざるをえないケースがあります。「注意事項及びマニュアル記載レベルガ
　イド」を参考とし、あらかじめマニュアル等の内容をご確認ください。

２）上記を筆者なりに組み砕くと　
　・「機能チェックリスト」とは電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解できるいない
　・「機能チェックリスト」で求めている、記載内容が欠落している、不足している、間違った記載になっている等の不備がある

３）ポイントは
　・電子帳簿保存法・施行規則・通達・Ｑ＆Ａに規定されていることを横断的に理解者にアドバイスを求めること
　・JIIMA認証取得経験者のノウハウを引き出すこと
　・当然ながら上記を兼ね備えたコンサルタントのアドバイスを受けること

４）自社単独で行った場合のリスク
　・認証取得までの期間が長くなる
　・「再評価２回上限とします。３回目以降では更新審査手数料と同額をお支払いいただきます。」がJIIMA認証ルールなので
　　長引くと余分な費用が掛かる

以上　ご理解いただけましたでしょうか？

下記のブログも合わせて参考にしてください。
　　電帳法_JIIMA認証は2カ月でしかっり準備して申請可能
　　https://e-sol.tokyo/blog_articles/20220423_JIIMA2.html

皆様からの、お問い合わせをお待ちしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

経験不足な●●士先生の電帳法申請にミスが散見される理由

今回も某税理士先生が支援された電帳法スキャナ保存の申請書をレビューする機会があり
ありがちなミスが散見さえれていたので、注意喚起の意味でブログをアップしておきます。

具体例に沿って見ていきましょう！

１）タイムスタンプの事業者名称が、間違っている。
　スキャナ保存システムベンダーの名称を書いている。
　要するに見分けがついていないから

２）入力期間に関する措置の「ロ」業務サイクル入力方式が理解できていない。
　「受領者読取り」とごった煮になって、正確な要件把握ができていない
　「特に速やか・タイムスタンプ」が生煮えの理解になっているから

３）書類帳簿相互関連性で、「一連番号」と「伝票番号」両方にチェックマークしている
　要件定義ができていな

４）検索機能の確保欄に「一連番号」も「伝票番号」も書かれていない
　要するに検索要件が理解できていない

皆様は、大丈夫ですよね！？

是非とも、経験豊富な専門家に支援をうけてください。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
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筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

●●士法人コンサルが理解不足なスキャナ保存要件とその理由

スキャナ保存制度は電子帳簿保存法、同法施行規則で要件が規定されていて
且つ、
取扱通達や取扱通達趣旨説明で要件の解釈やその理由が解説されているます。
更に、
一問一答でユーザー向けにＦＡＱが提示されている訳です。

これらを横断的に読み込んで、その知識の引き出しを整理して、問手の立場
になってコンサルするのは並大抵のことではないから「理解不足」が起こり
がちなのです。

さて、今回の事案ですが
１）「一の入力単位」と「検索」要件
２）「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち
の２つとなります。

皆様は大丈夫ですか？

少し解説していきましょう！

１）「一の入力単位」と「検索」要件

平成27年の取扱通達趣旨説明４－２１を見てみましょう。

（一の入力単位の意義）

4－21　規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。
 

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。

　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。

　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

筆者コメント：上記趣旨説明より以下の４つのことが明確です。
１　タイムスタンプの付与は一の入力単位ごと
２　一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたもの
３　お互いに関連性を持たない複数の国税関係書類をスキャンしても一の入力単位にはならない
４　台紙に小さなレシートを複数貼り付けた時、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、それぞれ適切に検索できること

皆さんは、知っていましたよね？



２）「一の入力単位」とタイムスタンプのまとめ打ち

スキャナ保存　一問一答　問34 を見てみましょう

【質問】
タイムスタンプは、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムス タンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電 磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

【回答】
まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

【解説】
規則第３条第５項第２号ロ（タイムスタンプ）の規定によれば、「一の入力単位ごとの電磁 的記録の記録事項に、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタン プ・・・を付すこと」とされています。
このタイムスタンプを付す方法については、
①一の入力単位である単ファイルごとにタイ ムスタンプを付す方法及び
②複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法が考えられ ます。
上記②の方法の改ざんの検証については、通常、複数ファイルのうち１つの単ファイルが 改ざんされた場合には、その複数ファイルのうち改ざんされた単ファイルのみを検証するこ とができないため、その複数ファイルの全体について、変更されていないことの確認ができ なくなります。
しかしながら、上記②の方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ね て階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプ を付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、
また、このような 方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じて タイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタン プを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えあり ません。

如何でしょうか？
理解できましたか？

要するに、まとめて入れたバケツの中に怪しいデータがありますではなくて、バケツの中のデータが一つ一つ管理されていて、そのうちのどのデータが怪しいものか取り出せればよい訳です。本問は特定の企業の特定の技術を指しているのではないので、ある程度の表現で規定を留めていますが、実は本要件を実装するためには、さらに踏み込んだ実装が必要になってくる部分があり、各社が工夫を凝らしているのです。

余談ですが、
「書類書類毎」に検索できないとならないので、まとめてタイムスタンプが運用できても、知恵と工夫を働かせないと、法損要件違反や不効率な運用を強いられるわけです。
→　取扱通達４－３９「スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目」が参考になります。

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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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中堅企業のキーマンの要件理解が　あやふやな　点と理由とは？！

中堅企業のキーマンの要件理解があやふやな点とは？！

全国版のＴＶコマーシャルを積極的に展開している
某中堅企業の電帳法「スキャナ保存」の導入検討のプロジェクトキーマンが
「タイムスタンプの一括検証」と「適正事務処理要件の定期検査」の理解がグダグダで
混同甚だしい自体に遭遇しました。

内容は、以下のような感じです。

質問者「検査結果は電子文書管理システムで保存されるのですよね？」
筆　者「検査とは、紙を捨てる前の定期検査のことですか？」

質問者「検査結果は保存しないとだめなんですよね？」
筆　者「タイムスタンプの検証は、いつでも、何度でもできて、国税要件としてその保存は不要です」
　　　「対して、定期検査は検査報告書を作成して、検査結果の保存が必要です。

質問者「両方が要件なのですね、よくわかりました」
筆　者「電帳法には基本の５要件と、スキャナ保存用の要件があるので、正確な要件知識を獲得していきましょう」
質問者「ありがとうございます」

このような感じでした。

理由は、電帳法を学んでいる自負はあっても、法令が読めていない。そして、セミナーなどで摘まみ食いして、偏った解釈で不完全なママであるからです。

皆様は、如何ですか？
大丈夫ですよね！？

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応？

「請求書スキャナ保存検討の中堅企業、納品書は電帳法非対応？」
を少しかみ砕くと。

請求書のスキャナ保存を本気で検討している企業のプロジェクト某責任者曰く
・請求書とセットで納品書もスキャンしたい
・請求書は電帳法申請するが
・納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる

えーーーーーーーーーっ！

駄目です！（益田）
そんなこと、間違いです（益田）
納品書は国税関係書類の重要書類に分類されます。
何をもって、「納品書は国税関係書類でないので、申請不要で捨てられる」との判断ができるのでしょうか？

まったくもって、駄目駄目です。

中堅企業の方でもこんなレベルです。

皆様は、大丈夫ですよね！？


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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ＦＡＸデータ受注の注文書！それ国税関係書類ですよ！！

「ＦＡＸデータ受注の注文書！それ国税関係書類ですよ！！」

今週、某大手複合機ベンダーのソリューション担当営業より問合せが入りました。

お客様にＦＡＸで注文書を電子ファイルで受信する仕組みを提供していて、注文書は紙に印刷して保存しているが、今後は電子保存したい。

と、言うことでした。
ここまでは、特に問題は無いのですが、次の発言にビックリしました。

発言内容
「注文書は電帳法対象外なので好きに電子保存してよいですよね？」

・・・・・・・
おもわず、ため息が出ました。
こんな知識しかないのに、注文書の電子受信のソリューションをよく担当しているなぁ・・・

仕方ないので、コメントしておきました。
「注文書は国税関係書類で電子保管を原本とする際は、電帳法の要件確保が必要です。」
「なお、電子受信した注文書は電帳法の10条電子取引制度ですよ」

と、説明しても、知識が無いようで、・・・ふーーーン的な反応でした。

困ったものです。
皆さんは大丈夫ですよね！！？


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
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特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

実は電子取引よりも書類データ保存が効率的だ！と言う気付き

電子化（スキャニング）作業の手順と課題に関する考察!

電帳法_電子取引の最新情報YouTubeミニセミナ第7弾