株式会社e-SOL｜シニア起業支援・ITコンサル｜神奈川県藤沢市

社長・経営幹部向け「電帳法」学習のズバリ要点整理

2023年2月22日：更新済み

先週、顧問先の社長と常務など経営幹部向けに
電子帳簿保存法「スキャナ保存」などのレクチャーを実施しました。
・要望として、
　「そもそも国税関係帳簿書類の保存義務とは？」
　「なぜ国税関係書類の保存義務があるのか？」
　「国税関係書類の保存義務違反をした際の罰則は？」
　「電子帳簿保存法ができた背景とは？」
　「電子帳簿保存法の進化と4つの制度とは？」
　「電子帳簿保存法の法令体系とその解読方法の基本的なノウハウとは？」
・などを勉強したいというものに対応しました。

とても好評でしたので、資料などを整理しました。

皆様のお役に立てば幸いです。

１）そもそも税務調査で何故「帳簿」「書類」の保存が求められて、その開示請求が税務調査の際にされるのか？

「申告・納税と記帳・帳簿書類保存」義務について
⑴ 期限内の正しい申告と納税
国税（所得税、法人税、消費税等）については、法令の規定に基づき、定められた期限内に正しい内容の申告書類の提出及び納税を自発的に行っていただく必要があります。
正しい申告や納税のため、手続で必要となる書類などを日頃から保存してください。
期限内に正しく申告や納税をされない場合には、法令の規定に基づき加算税（過少申告加算税、無申告加算税、不納付加算税又は重加算税をいいます。以下同じです。）、延滞税が課される場合がありますので注意してください。
⑵ 記帳と帳簿書類の保存
事業等を行っている場合には、事業等に関する日々の取引を正確に記帳するとともに、帳簿書類を保存してください。

詳細は、下記税務調査に関するパンフレットにてご確認ください。
https://e-sol.tokyo/materials/158649037491101.pdf

２）上記の裏付けとなる関係法令について
例えば、
・法人税法を見てみると、
法人税法施行規則 第三章 青色申告法人は帳簿保存の保存義務が細かく規定されています。
https://e-sol.tokyo/materials/158649081927204.pdf

・所得税法_施行規則 青色申告法人 帳簿書類の保存
https://e-sol.tokyo/materials/158680711422801.pdf

・消費税法_第三章_税額控除等の帳簿書類の保存義務
抜粋「事業者が当該課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等を保存しない場合には、当該保存がない課税仕入れ、特定課税仕入れ又は課税貨物に係る課税仕入れ等の税額については、適用しない。」の件
https://e-sol.tokyo/materials/158680723118301.pdf

法人税法施行規則を抜粋すると
－－－ここから
（帳簿書類の整理保存）
第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。
一　第五十四条（取引に関する帳簿及び記載事項）に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二　棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
－－－－－－－－－－－ここまで

とあるように
この青色申告法人の帳簿書類の保存義務違反をすると、下記の様な「怖ーい！」ペナルティが待っています。

⑴ 期限内の正しい申告と納税
国税（所得税、法人税、消費税等）については、法令の規定に基づき、定められた期限内
に正しい内容の申告書類の提出及び納税を自発的に行っていただく必要があります。正しい
申告や納税のため、手続で必要となる書類などを日頃から保存してください。
期限内に正しく申告や納税をされない場合には、法令の規定に基づき加算税（過少申告
加算税、無申告加算税、不納付加算税又は重加算税をいいます。以下同じです。）、延滞税が
課される場合がありますので注意してください。
（参考） 申告や納税については、国税電子申告・納税システム（ｅ-Tax）により、インター
ネット等から手続をすることができます。
⑵ 記帳と帳簿書類の保存
事業等を行っている場合には、事業等に関する日々の取引を正確に記帳するとともに、
帳簿書類を保存してください。

以上　のことから　7年間　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し　を保管しなければ、保存義務違反になる訳です。

皆様は　大丈夫ですか？
また、なぜ、保存義務があり、どのような国税関係書類に保存が求められているか、ご理解いただけましたでしょうか？


３）次の学習には
「はじめませんか　書類のスキャナ保存」
https://e-sol.tokyo/materials/158649036185901.pdf
（上記は、以前のもの）

​​​​​
はじめませんか、書類のスキャナ保存！（令和３年11月）（PDF/1,373KB）


で、基本的な制度や裏面の要件表を確認してみてください。

４）電子帳簿保存法　法律
法律を読んでみたい方は、こちら
法律の建付けを理解しないと、軸が定まらないので、理解があやふやなままとなります。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索

５）電子帳簿保存法　施行規則（省令）
財務省令を読んでみたい方は、こちら
施行規則には要件が定められています。これを読めないと要件の基本がいつまでたっても理解できません。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則 | e-Gov法令検索

６）電子帳簿保存法　通達
通達を読んでみたい方は、こちら
各種要件の詳細が定められているものです。
1-2.pdf (nta.go.jp)

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

• 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。

筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

 

スマホ経費精算　本番直前で領収書撮影ミスのリカバリ方策は？

スマホによる経費精算サービスのテスト稼働２カ月経過して、本番が近づいて来た
お客様から、必ず質問される、運用上の問題は、

特に速やか３日以内に回付された添付の領収書画像に「指の映り込み」や「自署忘れ」
や「折れ」などの撮影（入力）ミスがあった場合の正しい運用はどうすればよいのか？

と言うものが、結構多いです。

結論は、特に速やか三日以内に再撮影（入力）すれば基本的に良いのですが、国税要件的に
３つの注意点があります。

皆様は、ご存じですか？
それは、以下のようなものです。

【前提】
以上　ご参考になりましたでしょうか？

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

• 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。

筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。
 

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備付け時期とレベル2

2023年2月22日：更新
最近、ポツポツ読む方が見受けられるので、更新します。
１　「適正事務処理要件」（相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等のことをいいます。）が
　　令和4年1月1日以降に撤廃されて、不要になっています。
２　その代わり「スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。」
３　「スキャナによる電子化保存規程」は、「業務処理サイクル方式」で行い際の要件として残っています。

「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。
・適正事務処理規程
・事務分掌細則
・スキャナによる電子化保存規程
・検査報告書
・検査不備報告書

Ｑ１　役員会での承認されたものが必要なのか？
Ｑ２　税務署への申請前に確定しなければならないのか？
Ｑ３　申請書に添付が必要か？
Ｑ４　修正したら、税務署への届け出が必要か？


回答
Ｑ１　役員会での承認されたものが必要なのか？
Ａ１　特段不要です。
　　　組織責任者の承認で結構です。
　　　一般的には税務経理本部長など

Ｑ２　税務署への申請前に確定しなければならないのか？
Ａ２　本番運用までに確定していれば差し支えありません。

Ｑ３　申請書に添付が必要か？
Ａ３　国税局の場合、任意で添付を求められる場合があります。

Ｑ４　修正したら、税務署への届け出が必要か？
Ａ５　特段不要です。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

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筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

スマホ経費精算でのスキャナ保存本番前の緊張感！

2023年2月22日：更新
改正により令和4年1月1日以降は、
・受領者自らスキャナ保存する際の自署が不要となり
・「特に速やか３営業日のタイムスタンプ要件」もなくなり
・スマホ経費精算でのスキャナ保存の緊張感は、緩んだと言えます。
・さらに、紙のスキャンされた証憑は、即時廃棄も可能と「問３」に明記されています。

20200314追加コメント
・タクシーの領収書の扱い
　・法人クレジットカードでレシートを経費精算時に添付申請している中で、既存の経理ルールとして、
　　クレジット利用明細も合わせて（利用時間の証明の為）添付している場合がある。
　　・この場合「スキャナ保存」時に、両方対象にカメラ撮影すべきかどうか？の質問があった。
　　→個社の判断で、ルールを決めて運用して差し支えない。
・アマゾンなどの購入サイトで「領収書」を受け取っている際の扱い
　・今までは、印刷してから撮影添付する者と画面キャプチャで添付する者と電子領収書のPDFを添付する者など
　　様々であった
　　・「スキャナ保存」運用の中で、どうすべきか？の質問があった。
　　→これは、電帳法全体を俯瞰した判断が必要。
　　　→「電子領収書のPDFを添付」が電帳法10条「電子取引」ルールが使える。
ーーーーーーーーーここまで追記

スマホのカメラ機能を利用した
経費精算サービスで
５月から本番稼働を控えたお客様のプロジェクトに緊張感が走っています。

理由は
カメラ期の様による「レシート」の撮影方法について
国税要件を順守できるかどうかの不安です。

具体的な心配は、撮影時　次のような問題が発生する恐れがあるが、どう扱えばよいか？
１　ピンボケ　
２　折り曲げ
３　切り取り
４　指映り込み
５　丸まり
６　他のレシートの映り込み
７　読めない自署
８　異なる筆跡
９　異なる領収書

さて皆様は、どう考えますか？

指針は

スマホでの国税関係書類を記録する場合の注意事項（改訂版）
2017 年（平成 29 年）11 月 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/pdf/20171129_kokuzei_smartphone.pdf

になります。

筆者よりの
アドバイス
・内部統制の意識で
・紙の時の判断基準で
・申請者の上長の当たる承認者の責任のもと
・申請者や承認者によるバラつきが無いように
の観点で、「運用手順書」を作成することをお勧めします。

アドバイスを受けたい方は、お問い合わせください。

筆者紹介　
益田康夫　関西大学商学部卒業　 本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。


 

よく質問ある「適正事務処理規程」等の備え付け時期とレベル

2023年2月22日：更新
最近、ポツポツ読む方が見受けられるので、更新します。
１　「適正事務処理要件」（相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等のことをいいます。）が
　　令和4年1月1日以降に撤廃されて、不要になっています。
２　その代わり「スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。」
３　「スキャナによる電子化保存規程」は、「業務処理サイクル方式」で行い際の要件として残っています。

電帳法のスキャナ保存の
重要書類（契約書・領収書・請求書・納品書など）の場合
「適正事務処理」要件を確保するための
「適正事務処理規程」などの作成と、それに沿った運用と、その備付に関してのご質問をよく受けます。

Ｑ１　役員会での承認されたものが必要なのか？
Ｑ２　税務署への申請前に確定しなければならないのか？
Ｑ３　申請書に添付が必要か？
Ｑ４　修正したら、税務署への届け出が必要か？

さて皆さんは、分かりますか？

回答は、次のブログ
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20200313_tekisei_02.html
に記載しますね！

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

• 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。

筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

中堅企業の帳簿書類の相互関係性問題

中堅企業から相談を受けて
パーパーレス導入を前提にした業務分析をさせて頂きました。

売掛の「請求書」（発行控え）がターゲットです。

ここでのポイントは
１　電帳法4条3項「スキャナ保存」制度か
２　電帳法4条2項「書類」制度か
３　電帳法10条「電子取引」か
の確認判断が重要になります。

次に
１の場合の要件である「帳簿書類の相互関連性」の確保の具体的な確認が重要になります。

今回のお客様は
「請求書」と「主要簿」（総勘定元帳・仕訳帳）との関連性がなく、
補助簿としての「売掛管理表」と関連性を持っていることが判りました。

電帳法を提案する場合の、提案側のスキルとして
・仕訳の基本ルールが判っていること
・債権、債務、経費の処理に関する経験知識があること
・電帳法の4制度を俯瞰できていること
・消費税法上の領収書などの保存義務の根拠法を押さえていること
・法人税法上の青色申告法人の帳簿書類の保存義務の根拠法を押さえていること
・スキャナやカメラ、コピー機の特性に応じた知識と運用提案能力を持っていること
・業務システムや基幹システムとの連携提案ができること
など沢山あります。

これらを一人でこなすのか？
それともグループで対応するのか？

当然グループで行うと
・時間がかかる
・すぐに判断できない
・費用が余分にかかる
などのデメリットが多くなります。

依頼される前に、この点を十分確認して、後悔の無いようにしてください。


 

スマホで経費精算　本番開始のユーザーの疑問に答える

電帳法の知見がない電子請求書サービスの危うさ！

昨日びっくりしたことがありました。

筆者がコンサルしているお客様が、Ｍ社の「電子請求書サービス」を利用している中で
電子帳簿保存法の要件確保が正しくできているかチェックして欲しい！との要請の元、
Ｍ社に次のような質問をしていました。

回答は、以下のものでビックリ※しました。
ーーーーーーーーーーーーーーーー
お待たせしました　びっくりした※１，２，３を解説させていただきます。

※１
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
二　当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、
当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
の場合、具体的な内容として回答のあったURLは「スキャナ保存」用の規程のひな形であり、明らかな間違い。

※２
匿名にしている関係上、該当のマニュアルを添付していませんが、次の点に驚きました。
・電帳法の基本5が帳簿に対するものであることが理解できていなくて、施行規則8条の理解さえできていない。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
第八条　法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより
同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報（法
第二条第六号に規定する取引情報をいう。）に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたと
した場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の
規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げ
るいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号（同
号イに係る部分に限る。）及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
・帳簿相互関連性の間違った解釈と電子取引の場合は「相互関連性」は要件でないことが判っていない。

※３
税法上保存が求められている期間の解釈が明らかに間違っている
・単に「7年」保存では駄目！
・基本的に7年とは、施行規則59条にあるように「書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。」の起算日を見落としている。
・さらに、欠損金の繰越控除を行った場合は、「7年」が「10年」に変わるので、事業年度初月から全体期間を考慮すると11年2カ月間は少なくとも保存が必要になる。

如何でしょうか？
筆者としては、ビックリしてしまいました！！
この程度の知識と間違った解釈で
「弊社システムは電子帳簿保存法が規定する「電子取引の取引データ」に該当します。」
と言えたものです。

もっと真剣に電帳法に向き合って、正しい解釈と要件確保で、利用者が安心できるサービスを提供して欲しいものです。

 

スキャナ保存3年目の中堅企業の今更の気付きとは！？

1900名規模の東証一部上場企業の中小企業診断士資格保有のキーマンと
2年経過した中で、稼働状況や効果や要望についてお聞きしてきました。

１　600名規模でスキャナ保存システムを入力や検索で利用している
　　特に、令和緩和で「過去分重要書類」が認められたので、期間を設けて電子化している

２　紙の書類を電子化して、捨てれるだけでなく
　　拠点の統廃合などで、山積みになった段ボールの中から、該当の書類を探すことの重労働と時間から解放される
　　即時検索がとても役立っている。
　　事業特性上、20年間程度保管しているものが多く、例えば「契約書」の場合は、保証人が代替わりする際に、必ず
　　現契約の内容を確認する必要があり、今まで難渋していた。

３　検索し結果を、ExcelやAccessに出力して、加工できればもっと効率的だとの要望。
　　→　上記の件は、絞込検索後の出力機能も全データ出力機能も備えている電子文書管理システムなので
　　　いつでも利用できる旨を、画面操作でお伝え出来ました。

【反省】
お客様に、伝わっているつもりでも、全て伝えるのは困難！
お客さんがマニュアル全ページを読み込むことも困難！
マニュアルに１００％の機能や使い方を表現することも困難！
とは言え、努力が必要！
日々改善！

頑張り対応思います。

 

電帳法「スキャナ保存」サービス業の テスト稼働 奮闘記