ESTAの申請 電子渡航認証システムは手こずりますよ！

公式
ESTAの申請

電子渡航認証システムへようこそ

https://esta.cbp.dhs.gov/

で申請手続きを行ってみましたが、正直手こずりました。

１　最初のページは英語表記！
２　未完了で保存しても1週間で削除される
３　事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
４　滞在ホテルの詳細情報が必須
５　緊急連絡先や両親のことまで質問がある
６　これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
７　クレジットカードの準備もお忘れなく
８　申請完了と承認の違いに注意

具体的に見てみましょう！
１　最初のページは英語表記！
　　https://esta.cbp.dhs.gov/
　　右上にカーソルを当てると日本語が選べます。

２　未完了で保存しても1週間で削除される
　　途中保存していたのですが、1週間期限を見落として、1か月後に再開しようとしたら
　　検索してもエラーになり、焦りました。

３　事前に入力予定情報をテキスト入力しておかないと大変
　　 ４　滞在ホテルの詳細情報が必須
ハワイ（米国内）での滞在先（ホテル名），住所，電話番号が書かれたもの（ツアー日程表など）

５　緊急連絡先や両親のことまで質問がある
両親が他界している場合はどうなるのでしょうかね？
私の場合は、存命でしたが・・・
また、両親の勤め先に関して記載欄があり、既にリタイアしているので適当に書いておきました。

６　これらの準備が悪いと、30分かけても申請完了まで到達しない
私の場合は、事前に準備していたので、何とか（リトライ時に）30分ぐらいで申し込みが完了しました。

７　クレジットカードの準備もお忘れなく
14ドルでした。

８　申請完了と承認の違いに注意

申し込み後の承認について
72時間以内に問題があなければ承認されると記載がありました。
しかし、72時間経過しても、メール通知はありませんでした。
当該URLから検索して、承認されていることが確認できました。

早めにやりましょうね！



 

残念ですがスキャンしても請求書や領収書をすてると大問題！

最近、電子化が簡単にできますよね！
テレビでも、スキャナーのＣＭが流れています。

請求書や領収書などを単にスキャンして、電子化ファイルを保管して、紙の請求書や領収書などを
廃棄している企業は、税務署から、法人税法上の保存義務違反を指摘されて
・消費税の仕入れ控除
・青色申告法人
などの取り消しと言う恐ろしいペナルティが待ち構えていまます。

えっ
「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」って声も聞こえてきそうですが

法人政法施行規則で下記の規定の通り
－－－－－－ 「スキャン際しないで注文書や見積書はどんどん捨てている」は、ズバリ！、保存義務違反です！

税務コンプライアンス向上に向けて、この際、国税関係帳簿書類の保存義務の履行状況を見直してみてはいかがでしょうか？

紙の国税関係書類を合法的に廃棄するためには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」を利用する必要があります。
詳しくは、こちら「国税関係書類のスキャナ保存制度創設の経緯」などをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/01.htm


不明点は、お問い合わせください。

 

上場製造業のシステム系の経理キーマンが考えるe-文書対応

東京国税局管轄で、東証一部上場企業の経理部所属のシステム担当キーマン曰く

電子帳簿保存法を帳簿・書類・スキャナ・電子取引と４つの制度を俯瞰して理解できたが
税法以外のその他法令で保存義務があるe-文書法全体の社内調査を重視している。

そのような中で、電子化サービスを行っている業者に、相談したところ、そのような調査
の支援やコンサルティングは実施出来ない。

との回答しか得られなかった。

筆者の方では、
可能です！
回答したところ、具体的な費用感や進め方について確認が即入りました。

具体的には、下記の様な進め方になります。
１　ヒアリングシートの記入
　　・基礎的な情報の収集
２　上記に基づいて、訪問しての調査対象の確認や調査条件などの確認
　　・調査対象の幅と奥行きなどの確認
３　２を持っちかえてっての、提案見積
　　・調査対象やその件数
　　・調査対象の関係する法令など
　　・関係省庁への問い合わせや確認
　　・関係する省庁の広さにより、専門家の招集検討
　　・調査期間の長短により、調査密度とスピードがどの程度影響が受けるのか
　　等を勘案しての見積提案書の提出
となります。

横断的なe-文書法対応を考える時がやってきたということなのでしょう！

腕が鳴ります！！

 

中堅顧問税理士2名同席でスキャナ保存導入を検討したが・・

某中堅企業の会長・社長・経理責任者・経理担当者と
その顧問税理士（公認会計士の資格保持者）2名同席で
3時間にじっくり
有料で
・電帳法スキャナ保存の制度と要件解説
・現状の仕訳入力方法や紙証憑の管理方法を確認
・現状の基幹システムと今後のリプレイス予定
・個社がスキャナ保存制度を活用する際の課題問題点
・個社がスキャナ保存制度を活用した際の期待効果
などをコンサルしてきました。

訪問の切っ掛けは、顧問税理士からの問合せでした。
・顧問税理士は、電帳法を調査しだしていて
・ＳＫ〇社の電帳法本を購入して
・JIIMA認証製品などを調査し
筆者への問い合わせに至りました。

当初顧問税理士は、電帳法に関して楽観的に考えておられていましたが
結構法令要件が難解で厳しい面もまだ残っており
業務システムを確実に効率向上できるかどうかは
経験豊富で要件知識をもった専門コンサルタントの力が必要だと
直ぐに気づかれました。

そして訪問した訳です。

課題問題点は
１　「取引年月日」
２　「一の入力単位」
３　「検索」
などの要件確保でした。

具体的に見てみると
現在の紙証憑での帳簿書類の扱いとその課題は、
１　「取引年月日」→会計システムに入力しているのは業務上の処理日
　　スキャナ保存制度では、債権債務が発生した期日である、書類の記載年月日での検索が必須要件
２　「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている
　　買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。
　　「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、
　　　お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって
　　　一の入力単位ということにはならない。」（通達4-21より引用）
３　「検索」→請求書単位でホチキス留め
　　書類種別・取引年月日・取引金額・取引先・一連番号もしくは伝票番号等による検索が必須
となりました。

意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。

しかし、当該企業は意気込みは低くなく
顧問税理士のアドバイスも受けながら
１　取引年月日の記載を検討
２　「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し
３　「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直し
にチャレンジしようとしています。

ただし、本チャレンジの前提は、次のものがあります。
（１）スキャナ保存制度の導入で業務効率があがること
　　・検索性の向上
　　・倉庫スペースの削減
　　・会計伝票画面から証憑画像を開く
（２）上記を実現することの実現の見通しがつくこと
（３）具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して
　　・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき
　　・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けること
が推進のポイントとなりました。

とても賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。

（４）他に質問として重要だったもの
　　？書類を限定して申請できるのか？→可能：限定列挙や限定除外など可能
　　？初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか？→可能：追加申請による
　　？取りやめは可能か？→可能：取りやめの届書がある
　　？変更はできるのか？→可能：変更の届書がある
　などでした。

課題が明確で、目的意識が強いお客様は大好きです！

さあ、実現に向けて頑張ります！！

ご参考になりましたでしょうか？
 

さあ！現場でスキャナ保存運用準備！何がポイントか？

専用スキャナで想定外のクレーム発生！その原因とは？

４０００名規模のお客様と同席しながら、目利きして
専用スキャナを選定して、ベンダーから納品していただきました。

納品当初で、付属アプリケーションの設定アドバイスをしてもらえない、事案が発生するものの
、後日、電話サポートを得て、何とか設定できたと思った矢先に

Ａ４を横にして読み取ると
端の画像が切れてしまう不具合が発生しました。

なんたることか？
ベンダーお薦めの設定なのに、どうしてと・・・
憤りを押さえつつ、調べてもらいましたが
その当日の解決はなされませんでした。

後日、仕切り直しで
同じ方に電話サポートをしてもらい
設定状態の確認と
設定変更の指示を受けて

結局のところ
入力設定をＡ３用紙にすることが
不具合現象は改善されました。

裏返すと
Ａ４での不具合現象の解消はなりませんでした。

これに突っ込みを入れると
・クロッピング（原稿サイズ自動切り出し）ミス
・原稿内のある罫線を、本来端でないにもかかわらず、端だとご認識して切り出す不具合
・このような不具合は少なからずある
とサポートから、？？？？と思うような回答が来ました。

本件は、メールの返信を見て、目を疑いました。

なお、回答者特有の問題かもしれないと、思い返して
再度、品質部門を巻き込んだ正式回答を求めているとことです。

今回の教訓は
・事前検証をしていても
・不測の不具合は起こるもの
・検証機を借用して、納得のいく検査機関を設けた方が良かった
・次回からは、クロッピング（原稿サイズ自動切り出し）機能については一番に検査すること！

皆様も　十分お気をつけてください。

以上　参考になれば幸いです。
 

会計サービスベンダー泣かせの電帳法！「一の入力単位」とは

東証一部上場の会計・人事パッケージやクラウドサービスをしている企業から次の質問が入りました。

質問
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保となるか？

皆さんは、どう思いますか？

つぎの可能性があるますよね？
１）要件確保となる
２）要件確保とならない
３）法令要件が明確でないのでわからない

どう思われましたか？

答えを見る前に通達を一つ見てみましょう！

（帳簿書類間の関連性の確保の方法）
4－36 規則第3条第5項第5号（（帳簿書類間の関連性の確保））に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

当該通達のポイントは、
相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則として全ての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
なので、ここだけ見れば、どうやら「１）要件確保となる」でもよさそうですよね？

果たしてそれで良いのでしょうか？
このあたりが電帳法の複雑骨折的な難解な法令要件の見落とし地獄が待っている訳です。


それが「一の入力単位」です、
通達では
（一の入力単位の意義）
4－24 規則第3条第5項第2号ロ（（タイムスタンプ））に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、その全てのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類（レシート等）を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。（平17年課総4－5により追加、平成27年課総9－8により改正）
と規定されています。

さらに
通達趣旨説明の解説では

【解説】

　規則第3条第5項第2号ロでは、「一の入力単位」ごとにタイムスタンプを付すこととされている。この場合の「一の入力単位」とは、例えば、3枚で構成される請求書の場合には3枚で一つの国税関係書類を構成しているため、一度に読み取る3枚が一の入力単位となる。また、台紙に小さなレシートなどを複数枚貼付した場合は、複数の国税関係書類を一回のスキャニング作業で電子化することとなるため、台紙が一の入力単位となることを明らかにしたものである。
　したがって、ここにいう入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。
　なお、複数枚の国税関係書類を台紙に貼付してスキャニングした場合、それぞれの国税関係書類ごとに関連する帳簿の記録事項との関連性が明らかにされ、適切に検索できる必要があることに留意する。

とあります。

さらにさらに
検索機能確保要件が複雑に絡んでくるのです。

－－－－－－－－
ここまでついてこられた方は
上級の方です。

参考になりましたか！？

整理をすると
「帳簿書類の相互関連性」は
「一の入力単位」と
「検索要件確保上の請求書などの書類自体の掲載年月日検索」
の要件により
スキャナ保存で電子化書類と会計帳簿との相互関連性の要件確保の中で
例えば、「伝票仕訳」で売掛入力を複数の請求書に対して１伝票番号で実施している時
当該伝票番号と複数の請求書が１ファイルのPDF等で関連性付けても当該要件確保とならない！
となります。

これは、JIIMA認証ソフトを利用していても、保存義務違反となることなので、厳重に注意していただきたい点となります。

以上　皆様の参考になれば幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地 神奈川県　
メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら 3回の転職を経て現在に至っています。 特に2008年のリーマンショック後の不況の 影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。 Sun MicrosystemsやOracleを中心 にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムや ポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子 ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求して ノウハウを習得してきました。 特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して 、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格 の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。 行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。 筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

 

PDF請求書を受領しても結局印刷して管理している原因は？

電帳法スキャナ保存でコピー機の危険性！利用中止すべきか？

電子帳簿保存法　4条3項スキャナ保存制度の要件確保の中で
・大きさ情報
・解像度
・階調
・フルカラー
と言うものがあることは皆さん、ご認識の通りですよね！？

電子帳簿保存法　施行規則　第3条5項2号（以下抜粋）にスキャナの要件と電子化ファイルの情報保存の要件が規定されています。 　　→　国税重要書類はフルカラーで全ページ処理するように設定る

などを考慮して、対応を強化しないと、保存義務違反となります。

その他
コピー機や複合機の問題点として、次の機能には厳重な注意が必要です。

・修正液や修正テープの美形処理：改竄痕跡を消すことになるので違反です。
・高圧縮PDF処理：解像度階調違反です。

不安な　方は　お問い合わせください。

企業内で本来、国税関係書類の保管責任者はどこなのか？

本質的な問題を問います。

法人税法施行規則59条で青色申告法人の帳簿書類の保管について
納税地に7年間保管とされている中で
－－－－－（原文抜粋） －－－－

その保管対象は
同条第三号に
－－－－（原文抜粋）
　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
－－－－
規定されています。

しかしながら、
実態として

経理で保管されているのは
領収書
請求書
契約書
までで、他の書類の保管は、経理ではない、他部署に委ねられています。

当然、委ねられている他部署は
法令保存義務意識が低いので、適当な保存になっていることが散見されています。

そうです
実態として
見積書や注文書などは、決算が終了したら、廃棄されているケースが多いのです。

これは、法人税法上の書類保存義務違反になるのですが
国税一般書類（見積書や注文書など）は、重要度が低く、税務調査で対象になることが
殆どないため、書類保存義務違反自体が見過ごされていることが常態化されています。

本来であれば
・債権系は営業が保存責任
・債務系は購買が保存責任
・経理は、売掛＆未回収管理と買掛＆未払い管理と経費管理
の総合的な国税関係書類の管理体制を確立しておくことが、結果的に、
内部統制の強化になり、協業の信頼アップにつながり
税務コンプライアンス向上で良好な税務署とのつながり、評価アップになると考えます。

皆様も、他部署任せの、適当な国税関係書類の保管ではなく、この際考え直す機会にしてみては
いかがでしょうか？