地方の帳簿書類の保存義務違反状況でビックリ！しました。

某100名以上の地方の中企業ことです。

「帳簿」は紙出力をやってなく、電子帳簿保存法の申請もなく、税務調査時に、PDFで気になるページを持って帰ってもらっていて、とくに問題になっていないとのことでした。

さらにビックリしたのは、

仕入れの「請求書」も、7年保管していませんでした。

仕入れの「請求書」は、現場の確認後、未払い「請求書」を、支払い済み「請求書」として、処理が済むと、紙「請求書」を廃棄されているのでした。※

特に　顧問税理士は　そのことに関与していないような感じでした。

また、所轄の税務署は、そのことに対して、注意はするものの、大きな問題扱いはしていないようです。

税務署の担当者は反応は

・　経理の説明（※）に納得がいかずに、現場の説明（※）をもとめ

・　現場の説明（※）も　同様に　「請求書」の処理の仕方と、処理後に都度廃棄している。との回答に渋々状況を理解して

・　行政指導的なことや、保存義務違反から青色申告法人を取り消すなどとの、物騒なブラフは無かったようです。

こんなこと（大都市圏と地方の取扱の違い）をしているから電子帳簿保存法どころでなく、法人税法や所得税法や消費税法の帳簿書類の保存義務違反が無くならないのでしょうね！　

政府が”ＤＸ”とするなら、企業の中の過半数を占める、税関係の帳簿書類のデジタル化をしっかりできるように法整備を見直すべきではないだろうか？

皆さんは　如何ですか？

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
行政書士とは、https://www.gyosei.or.jp/information/ をご覧ください。
筆者が経営する株式会社ｅ－ＳＯＬは2019年1月8日の設立されました。

日経「紙の領収書 廃棄しやすく 電子保存の手続き簡素化」3

現在、スキャナ保存の導入企業が、経費精算時の運用で困っていることは
１　受領者等の読み取る場合（Ａ４以下の時に限り大きさ情報が不要）で、署名して、Ａ４以内で、特に速やか（おおむね３営業日以内）にタイムスタンプを付与することが
　　キツイということです。
２　これが駄目な場合は、基本入力方式の業務サイクル＋速やか方式で、紙と電子化ファイル全数確認と大きさ情報を保存をしなければなりません。
３　現実的にカメラで撮影している場合、大きさ情報の自動保存はできないので、縦横のメジャーを映し込むか、測定して＋入力するかになります。

こんな細かいことを規定しているから、解り辛く、
慎重に考えるところは、導入を躊躇するし
楽観的に運用するところは、グダグダな、要件義務違反に陥る
ように思います。

皆様は　どう思われますか？

・入力期間の制限
・一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
・タイムスタンプ付与
・読取情報の保存

これらの４つの要件が係るところのお話でした。

もっとシンプルに考えて欲しいものです。





筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。
Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。
特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。
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日経「紙の領収書 廃棄しやすく 電子保存の手続き簡素化」2

緩和に向けての緊急提言

１　「一の入力単位」と「検索」要件の見直し
　　取引が特定できる証憑であれば、複数の書類種類の電子化を認めるべき
　　例）「請求書」＋「納品書」等を電子化かして1ファイルにすることを認める
　　例）小さなレシートをＡ４用紙の裏表に複数貼り付けて、経費精算の仕訳をする際に、ここのレシートの「検索」は不要とする
２　「書類記載日の取引年月日検索」は、その他の日付で認めるべき
　　企業の多くは「書類記載日の取引年月日」のデータを持っていない。また、紙の証憑を保管する際に、「書類記載日の取引年月日」をもって検索できるような保管をしているのでH無く、仕訳等の業務処理年月日で処理している。
　　例）「請求書」等の検索結果から、画像を見れは「書類記載日の取引年月日」は確認できるから
３　所轄税務署の「承認」に関わらず、「届け出書」等で認めるべき
４　「大きさ情報」の保存要件を撤廃すべき
５　国税重要書類も国税一般書類と同様に「適時入力」を認めるべき

ざっと、思い当たるものを書いてみました。
皆様も、機会があれば、箇条書きにして、気付きがあればぜひ教えてください。

ご連絡お待ちしております。



筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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日経新聞「紙の領収書 廃棄しやすく 電子保存の手続き簡素化」

日経新聞「紙の領収書、廃棄しやすく　電子保存の手続き簡素化」を皆さん読まれましたか？
2020/11/7 23:00日本経済新聞　電子版
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO65967410X01C20A1MM8000
を込んでの考察など

１　12月10日頃　発表の税制改正大綱に電帳法「スキャナ保存」制度の大胆な緩和が盛り込まれそうだ！
２　緩和のポイントは、「税務署の事前承認」「廃棄前のデータと紙の定期検査」などがどうなるかだ！
３　踏み切る切っ掛けはコロナ禍のテレワークにはペーパーレス化が急務だから！
４　財務省は本制度の普及が4000件程度に留まっていることに問題意識をもっている
５　日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプの付与要件は外れない模様だ！
６　気になる点は、要件が緩和される中で、改竄リスクがふえるので「重加算税」が通常よりも重くなる観測があるのは心配だ！

12月中旬の税制改正発表が待ち遠しい！

なお、今後のロードマップは

2021年3月末に電帳法施行規則改正
　　　6月末に取扱通達や一問一答の修正
　　　10月1日からの本番運用

などのスケジュールが予想される。

4,000件程度が400,000件程度と100倍になることを期待したいものである。



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スキャナ保存の「大きさ」情報の要件を撤廃して欲しい！

20230405更新：下記でも明らかになったように、「大きさ」要件は廃止されました。
→　これにより、いままでコピー機や複合機で「大きさ」情報の保存等が困難化していた問題は解消します。（但し、令和6年1月1日以降）
速報：電帳法_省令改正が公開された！
https://e-sol.tokyo/blog_articles/20230331_den_kisoku_kaisei.html

20221227更新：令和5年税制改正で下記の通り、廃止が発表されていますが、今後の法令の改正などを慎重に見極めましょう！

（２）国税関係書類に係るスキャナ保存制度について、次の見直しを行う。
①　国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度、階調、及び大きさに関する情報の保存要件を廃止する。

電子帳簿保存法　施行規則　
第3条
第5項
ハ　当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報をを保存すること。
（２） 当該国税関係書類の大きさに関する情報

上記抜粋の通り規定されているのですが
これが結構厄介なのです。

その理由は
１　カメラ機能では大きさ情報が大きさ情報の自動保存ができない
２　コピー機や複合機の場合、紙が非定型サイズの場合、正しい大きさ情報の保存ができない

細かい規定では

当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格Ａ列四番以下であるときは、当該国税関係書類の大きさに関する情報の保存は不要

と解釈できる規定が定められています。

と言うことは

上記に当てはまらない場合は、寸法を測り、大きさ情報を入力しなかればならないことになります。
または、専用スキャナの運用が必要となってきます。
→専用スキャナは自動で大きさ情報を書き込んでくれます。

こんな規定があるから、スキャナ保存は負担が大きく、普及が加速しないのです。

「大きさ」情報の保存要件は、早く、撤廃して欲しいものです。


筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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財務経理部門の証憑守備範囲と国税書類の全体のカバー率！？

中堅企業以上は部門ごとに業務担当範囲が分掌されている。
その為、経理部門は、「債権」「債務」「経費」関係の証憑の保管はするが、それ以外の証憑は別の部門が保管しているのが一般的である。

経理が保管する
「債権」：「請求書（控え）」「領収書」
「債務」：「請求書」
「経費」：「領収書」「レシート」
などである

別の部門が保管する
「債権」：「見積書（控え）」「注文書」「納品書（控え）」「契約書」
「債務」：「見積書」「注文書（控え）」「納品書」「契約書」
などは、主に「債権」関係は営業部門、「債務」関係は購買部門が保管していることが一般的である

なので、経理のペーパーレスを考えるのではなく、全社的な観点で、国税関係書類のペーパーレス化
を考える必要があると、筆者は考えます。

また、ペーパーレス化を推進するのは、ＣＥＯかＣＦＯが主導すべきと考えます！

何故ならば、推進するには一定の国税要件を確保するなどの負担が伴うからです。
主な負担は
・　専用の文書管理システムの追加
・　紙に替えての電子ファイル、電子化ファイル保管
・　電帳法5要件やスキャナ保存要件の確保

上記負担の見極めと、紙の保管と比較した、メリット＆デメリットの冷静な比較が必要だからです。
ポイントとして
・　国税関係書類のキャッシュレス、ペーパーレス化への潮流の把握
・　パーパーレス化の推進への近道の確認
・　専門家（アドバイザー）の選定
・　定量的効果のみで結論を出さずに、定性的効果との両面で
などえす。

参考になりましたでしょうか？
何なりと、ご相談をおしております。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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電帳法のセミナーに参加しても自社導入の検討方法が判らない

中堅企業の経理の部門長と担当の方と3時間程度、打合せして見えてきたこと

電子帳簿保存法の法令要件や通達や一問一答などの解説セミナーを受けても、自社の証憑に照らして、どう判断すれば良いかが判らないようです。

例えば
１　対象の債権・債務・経費の各証憑で経理が紙保存している物の保管上の手間と電帳法対応した時の負担増加やメリットのイメージが湧かない
２　請求書で、受領した請求書と発行控えの請求書の扱いが良くわからない
３　立替払いの領収書やレシートの電帳法対応が判らない
４　タイムスタンプってなに？
５　どうしていろいろな項目で検索できないとならないの？
６　請求書の仕訳処理で振替伝票入力しているるが、伝票の扱いはづなるのか？
７　契約書の電帳法対応して、紙契約書を廃棄して大丈夫なのか？
８　電子の請求書などを受け取って紙に印刷して保管しているが、電子のまま保存して良いのか？
など沢山の疑問があり、セミナーでは自社の状況に踏み込んだ話ではないので、モヤモヤ感が大きいようです。

そんな　モヤモヤ　に　ズバリ　お答えするのが　手前味噌な話ですが　筆者のコンサルティング力となります。

筆者の強みは
１　10年以上電帳法を経験している
２　電帳法の申請件数は50件を超えている（2020年10月時点）
３　債権・債務・経費処理の実務が判る（筆者自身の経営している企業の帳簿を付けて、決算経験があるから）
４　複合機の課題や専用スキャナの知識に加えて、ＯＣＲやＡＩ－ＯＣＲの設定経験があるから
５　「行政書士」として法令の読込の基礎力があるから
などなど・・

さあ、モヤモヤ感が有ったり、現状のコンサルに不安な方は、是非ともお問い合わせください。


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「電子帳簿等保存制度の改正について」特別講演の聴講感想

以下JIIMA　HPより引用　特別講演の聴講感想は、下記引用の下から始まります。
ーーーここから
政府は本年を「デジタル元年」と位置づけており、これからデジタル化、オンライン化が加速されると期待されます。

本年4月より大法人における税の電子申告や一部の人事・労務手続きの電子申請が義務化されましたが、その後も個人向けおよび法人向けサービスのワンストップ化が計画されています。

このような環境の変化を踏まえ、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)では、「デジタルファースト時代の情報マネジメント～企業変革の切り札！電帳法対応、働き方改革、DX～」をテーマとし、オンラインイベント「デジタルドキュメント2020 ウェビナー」を開催致します。

本イベントはJIIMAの活動、最新の政策のご紹介や、業界のトップベンダーによる最新のビジネス事例・技術動向に関するご講演、第14回ベストプラクティス賞受賞団体によるご講演、JIIMA委員会ナレッジセミナーなどで構成されています。

・開催期間

2020年11月12日（木） ～ 30日（月）

※開催初日の10:00 から最終日17:00 まで

・開催方式

オンデマンド動画配信

－－－－ここまで

【特別講演と聴講感想の対象】

電子帳簿等保存制度の改正について
～令和２年度税制改正の解説～
国税庁 課税部 課税総括課
課長補佐

小倉　啓太郎 氏

【感想】
１　約30分に電子帳簿保存法の制度・その緩和の流れ・令和2年の緩和の趣旨説明を見事に盛り込んだ素晴らしい内容であった
２　30分を意識して、かなり早口だったこともあり、電帳法初級レベル者には、すこし聞き辛い面も否めない
３　本来電帳法には４制度あるものを「書類」（４条２項）を割愛して、その旨を断らずに３制度として説明していたことは残念だった
４　行政官として強調していた点は「帳簿」「スキャナ保存」「電子取引」とも「検索要件」の確保を重視していた
５　企業からの質問例として「電子取引で電子請求書を受領した上で、紙の請求書を合わせてもらってしまった時の紙の請求書の保存義務の扱いは？」
　　に対して「保存義務あり！」と申し訳なさそうに語っていたが、これは、個人的な見解のように聞こえたし、そのような義務は無いと
　　信じたいものである
６　言いぶりとして驚いた点が「通達」に関することで、「通達で色々お願いさせていただいています。」と感じられるような柔らかい表現を何度も使っていた。
　　筆者の勘繰りかもしれないが、JIIMA認証製品サービスを使ってもらえば、取扱説明書などから、電帳法の要件確保については行政側も安心できるので
　　今回の様な、柔らかい表現になったような気がする。なぜなら、Ｈ２７年緩和前の東京国税局の講演者は「電帳法のスキャナ保存は厳しい要件確保が
　　沢山あるので、申請する企業は覚悟して行うように！」と高圧的な発言をしていたことを思い出してのことである
７　今回の講師はまた次のように発言していた。「電帳法全体の承認件数は２２万件を超えて毎年増加しているが、スキャナ保存は３０００件程度と恥ずかしい」
　　と、これは、平成３０年度ベースの統計数字で、すでに令和元年ベースの統計が発表されているこの時期としては、フレッシュさに欠ける発表だった
　　と指摘せざるを得ない。
 

デジタルドキュメント2020ウェビナー　参加申し込み　は　下記より
https://www.jiima.or.jp/dd2020entry/
 

以上　参考になれば　幸いです。

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サーフィンでの物損事故などの処理の仕方を知っていますか？

サーフィンは、初心者でも中級者でもレベルに応じて楽しめる身近なスポーツです。
安全確認をして、周囲への目配りやコミュニケーションを取っていれば、基本的に問題は無いです。

しかし、次のような時に、無理が原因で、衝突や物損事故が発生するリスクが潜んでいます。

・　この波は乗りたい
・　遅れて乗っても周囲の人が除けてくれるだろう
・　失敗しても　大丈夫だろう
・　みんな無理をしているから、私も大丈夫だろう

そうです、大小は別に、実は頻繁に接触事故はあるのです

では、事故が起こった場合はどうすればよいのでしょうか？

・　相手を確認する
・　接触を互いに確認する
・　海から上がる
・　名前や連絡先を交換する
・　けがの場合は、けがの程度で病院や救急車
・　物損の場合は、修理可能範囲か、その程度の確認
・　第三者の確認（後々大事！）

予備知識

・　海での事故は警察の管轄でなく、海上保安庁の管轄である
・　絶対に対人対物の保険に加入しておくこと
・　保険請求の際は「事故証明書」「第三者証明」などが必要になること
・　物損での保険査定評価は、購入金額証明が必要で、経過年数で査定率は減少する
・　近くのサーフショップに当事者で行き、事故報告をしておく

これらの知識を事前に持っておかないで、サーフィンすることは、良くないと思います。

しかしながら、初級者向け教室でも教えてくれるところは、少ないでしょうし、
レンタルや中級者向けスクールでも「自己責任」の承諾書にサインはさせられますが
詳しく教えてくれるところは無いのではと思います。

筆者がアドバイスした方（Ａさん）の場合は、
・相手が中級から上級の方（Ｂ）で
・スポンジボードで
・Ａさんが「前乗り」した結果、Ｂさんのボードを、ＡさんのＦｉｎでグサッと傷付け
・その傷が結構深くて
・傷を修理してくれる業者が、（複数当たっても）無く
・仕方なく、代替の中古ボードを提供して
・その後、保険会社と折衝して、査定額分を何とか回収した・・・
と、言うものでした。

この間
ＡさんＢさんのやり取りは
・電話でのやり取り
・メールでのやり取り
・事故部分の写真の確認
・事故証明書への記名押印
など約２週間程度かかりました。

Ａさんの教訓として
・「テイクオフ」前に再度左右の確認
・左右確認の際の視野を広げる癖
・上級者に良い波を譲り、自分の技量にあった波を選ぶこと
・中級上級者の事前動作を見ながら、自分が乗る波を選ぶ
・「ライディング」の終了時に、「ワイプアウト」しないように、「プルアウト」の技術を早めに付ける
などと、気を引きしてておられました。

皆様の　参考になれば　幸いです。

残念なＷＦ・ベンダー！スキャナ保存連携の要点が判らない！

電子決裁ワークフローをサービス展開している中堅ベンダーで、電帳法「スキャナ保存」機能を持っているところと
持っていないところに二極分化してきています。

持っているところの問題点は、領収書と請求書に特化しているところが多く、他の証憑の対応ができない点です。

持っていないところは、持っていないことが、そもそもの問題なのですが、
他の電子文書管理システム（「スキャナ保存」要件確保のもの）と連携することで、補完しあうことが可能です。

その時の条件として
１　添付ファイルのエキスポート
２　申請データのＣＳＶ形式でのエキスポート
３　ＣＳＶの列に添付ファイル名が書かれていること
４　ＣＳＶの仕様が電子文書管理システム対応であること
などが一般的に考えられます。

上記条件対応するためには
・　手作業
・　マクロ
・　ＲＰＡ
など様々な対応が可能ですので、これらのアドバイスが適切に受けられる
ベンダーもしくはコンサルタントがいる先を選択することが重要です。

以上　参考になれば　幸いです。

筆者紹介　益田康夫　関西大学商学部卒業　本籍地神奈川県　メアド　masuda@e-sol.tokyo
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