株式会社e-SOL|シニア起業支援・ITコンサル|神奈川県藤沢市

行政書士・上級文書情報管理士による実績と、自らの起業経験に基いたシニア起業支援、ITコンサルをいたします。

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製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望が増えてきた!

製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望がどうも増えてきた!
 
 2018年からポツポツ感じていたことだが、今年の後半になって、製造業の「納品書」のペーパーレス化の要望がどうも増えてきた!
製造メーカーはEDIで協力会社に部品や加工の発注をペーパーレスでしているが、購買受け入れの際の検収時には「納品書」の
番号を端末にインプットして検収作業を行っているのが通常である。

 その際の納品書は紙でくる。OCR形式もあればバーコード付きのものもあり、企業によってその運用形態は微妙に異なる。
 しかしながら、検収時に検収データが作られて、その後に紙の納品書が購買経由で経理部門に回付されてくることは共通と言える。
では、その紙の納品書をどのようにすれば効率的にパーパーレス化できるのだろうか!?

方策など

1 納品書は非定型サイズで、厚みが薄いなどの特徴があるので、スキャナの性能に注意が必要
       残念ながら コピー機や複合機はやめた方が良いです。
   また、安価な専用スキャナもやめましょう!
   高級機で、エラー排出口が備わっていて、且つ高性能OCR・BC機能があるものがお勧めです。
2 企業規模に応じて、その枚数が大量にある場合があるので、スキャナの処理能力に注意が必要
   毎日数万枚のことを想定した運用設計が必要な企業もあります。
3 紙の納品書を電子化して、紙原本を廃棄するには、電子帳簿保存法対応が必須
   電子帳簿保存法4条3項 スキャナ保存制度
4 電子帳簿保存法対応には検索確保が必要で、検索用のデータと電子化ファイルと紐づけることが必要
   
スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目
5 検索用のデータは、検収済みデータよりCSVでエキスポート可能
6 CSVと電子化ファイルを結び付けられれば、検索用のデータと電子化ファイルと紐づけが可能
7 CSVと電子化ファイルを結び付けるには、電子化ファイル名がCSV内に書かれている納品書番号や注文書番号でユニークになっていること

が主のものです。
   ★ 対応可能な 電子文書管理システム  ← 一例
これらを頼りに、電子文書システムを選定していけば、大丈夫だと思います。
以上 ご参考になれば幸いです。

筆者紹介 益田康夫 関西大学商学部卒業 本籍地神奈川県 メアド masuda@e-sol.tokyo

1984年に社会人になり、IT業界一筋ながら3回の転職を経て現在に至っています。
特に2008年のリーマンショック後の不況の影響を受けて、2010年6月末にリストラ退社して現本業のアンテナハウス株式会社 https://www.antenna.co.jp/ に入社しました。

Sun MicrosystemsやOracleを中心にしたITインフラから、IAサーバとしてのCompaqやIBMなどや、文書管理システムやポータルシステムを販売していた前職と、現在のアンテナハウスでのPDF技術や電子ファイルの変換技術などを中心にした、e-ドキュメントソリューションを探求してノウハウを習得してきました。

特に、2011年以降、個人で学習時間をひねり出して、文書情報管理士資格2級、1級、上級と最短記録でレベルアップさせ、更に国家資格の行政書士※、日商簿記3級を2015年までに取得しました。

筆者が経営する株式会社e-SOLは2019年1月8日の設立されました。
2019年11月26日 08:35

税制調査会が考える「令和時代の税制」をつまみ食い

電子取引の推進
下記は、
令和元年9月 
経済社会の構造変化を踏まえた 令和時代の税制のあり方(案)より抜粋したも
のです。特に気になる点に色を付けてみました。

ここから読み取れるポイントは、2つです。
1)納税者への取引情報と帳簿情報をデータで積極的に開示させる動き
2)税務調査自体は、悪質事業者にフォーカスする
が大きな動きに今後なっていくと感じました。

皆さんは、如何でしょうか?

4.デジタル時代における納税環境の整備と適正・公平な課税の実現
 
⑴ 基本的な考え方 デジタル経済の進展、働き方の多様化、国境を越えた取引
の増大といった経済社会の構造変化に対応し、申告納税制度の下、納税者及び
税務当局を含む社会全体のコストを最小限に抑えつつ、納税者の自発的な納税
義務の履行が適正かつ円滑に実現できるよう、制度上及び運用上の措置を講じ
ていくことが重要である。

そのためには、まず、ICTの活用により、納税者の利便性の更なる向上やコ
ンプライアンスコストの最小化を図りつつ、同時に取引や申告の段階から正確
な手続を行うことができるような仕組みを構築することを目指すべきである。

また、経済取引が複雑化する中、課税逃れの未然防止や早期是正等を図るた
めには、課税関係の判断に必要となる情報について、納税者による自主的な開
示を促すとともに、税務当局も広く参考となる情報を適時に提供するなど、納
税者の予見可能性を高めていくことが必要である。
税務調査などの事後的な対
応については、特に必要性の高い分野や悪質な事案等に重点化した上、それら
が効率的かつ効果的に実施されるよう環境を整備していくべきである。


これらの取組を進めていく際には、ICT化の進展や経済におけるデータの
集積・利活用の拡大を踏まえ、セキュリティの確保に万全を期すとともに、納税
者及び税務当局における税務関係手続の流れを大胆に、かつ、スピード感を持
って見直す業務改革の視点が重要である。その際、デジタルファースト(原則と
して、個々の手続・サービスが一貫してデジタルで完結する)の考え方の下、関
連する業務プロセスを抜本的に見直すべきである。このような税務関係手続の
思い切った見直しを梃子として、企業経営のICT化を後押しし、生産性の向
上を促すことが極めて重要である。

こうした考え方の下、税制や税務行政に対する国民の信頼を維持するととも
に、税の意義・役割等に対する理解を深めるための取組を充実させる必要があ
る。

全文を見見たい方は こちら!
2019年11月25日 08:00

タイムスタンプは古い!R5年インボイス制度前に変わる?

税制調査会(第28回総会)議事録 より抜粋すると

税制調査会(第28回総会)
日 時:令和元年9月26日(木)14時29分~16時00分
場 所:財務省第3特別会議室(本庁舎4階)

ー抜粋ー

(2)ICTを活用した納税者利便の向上

電子帳簿等保存制度の見直し

納税者の利便性の更なる向上を図りつつ、同時に取引や申告の段階から正確な手続
を行うことができるような仕組みを構築する観点からは、電子的に授受された請求書
や領収書等のデータがそのまま帳簿データに反映されることが望ましい。
また、事後
的な検証も可能となるよう、それらのデータが適正な形式で保存されることは、令和
5年 10 月以降、原則として全ての消費税課税事業者に適用される適格請求書等保存方
式(いわゆるインボイス制度)の円滑な実施にも資すると考えられる。


帳簿や請求書等のデータについては、平成 10 年に導入された電子帳簿等保存制度に
より、所定の要件の下、電子的に保存を行うことが認められている。例えば、取引相
手から電子的に受信した請求書等のデータは、タイムスタンプを付すなどデータの適
正性を確保するための所定の措置をとった上で、データのまま保存することが認めら
れている。
しかし、ICTの進展に伴い、現在ではこのほかにも多様な手段によりデ
ータの適正性を確保することが可能となっていると考えられる。
また、例えば、従業
員によるスマートフォンのアプリを利用したキャッシュレス決済や、アプリ提供業者
から直接提供されるデータを活用した経費精算など、電子帳簿等保存制度の導入時に
は想定していなかったデータの授受やその活用方法も見られるようになっている。
このようなICTの活用により、企業等の業務プロセスの簡素化・効率化や誤りの
未然防止等を図る観点から、企業等の規模や業種に応じた経理・税務手続の実態を踏
まえた上で、データの適正性の確保にも配慮しつつ、電子帳簿等保存制度の見直しを
進めるべきである。


-抜粋ここまで--

整理すると
1 令和5年10月からのインボイス制度が全ての
消費税課税事業者に適用される
2 電子的に授受された請求書や領収書等のデータがそのまま帳簿データに反映
  されることが望ましく、
事後的な検証も可能となるよう、それらのデータが
  適正な形式で保存されるなければならない

3 タイムスタンプを付すなどデータの適正性を確保するための所定の措置をと
  った上で、データのまま保存することが認められていたが
、ICTの進展に
  伴い、現在ではこのほかにも多様な手段によりデータの適正性を確保するこ
  とが可能となっていると考えられる。

4 電子帳簿等保存制度の導入時には想定していなかったデータの授受やその活
  用方法も見られるようになって同法の見直しが必要だ
と読めます。

大いに賛成です!
しかし、「
電子帳簿等保存制度の見直しを進めるべきである。」と結んでいる
ところに、疑問を呈せざるを得ない!

それは、法人税法や消費税法の見直しが抜けている点である。

では、下記59条3項を見れば良くご理解いただけるだろう。
これをそのままにして、電子帳簿保存法を いじっても 

「納税者の利便性の更なる向上を図りつつ、同時に取引や申告の段階から正確
な手続
を行うことができるような仕組みを構築する観点」とは言えないと筆者は
強く考える。

 
第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
2019年11月24日 20:59

日経電子版「請求書、紙の保存不要に」記事が気になる方へ

日経電子版「請求書、紙の保存不要に」記事の骨子

・財務省が完全ペーパーレスを促進に舵を切ったこと
・クラウド会計サービスを利用すれば請求書や領収書をデータ化して自動で会計税務処理できる
・紙で請求書や領収書の保管が不要になる

という経理部門にはありがたく思える記事なのですが、本質はどこにあるのかを見極める必要があります。

https://www.nikkei.com/article/DGXMZO51047710W9A011C1EE8000/

筆者の私見ですが
・税務署は電子申請化を促進している。
・企業間取引もデータ化し帳簿に反映させることで、納税の元となる取引データの捕捉率アップができる。
・なので、キャッシュレス取引を拡大して、クラウド会計サービスを普及させて、相互にデータ連携することで、「適正公正な課税」の名の下に、税逃れの撲滅策に乗り出したのだと考えます。
・昔ながらの紙の領収書や請求書を指にゴムキャップをはめて、探し回る時代は終焉を迎えつつある。

税務コンプライアンス意識の高い企業には、ウエルカムな状態ですが、そうではない企業は、そろそろ考え方を変えなければならない時が来そうだと思います。
 

企業にとって
電子契約は印紙や切手代や紙運用の手間が削減できますし
電子請求書は上記に加えて、相手先が入手したかどうかの確認がリアルタイムにできるなど便利な機能があるサービスが続々と出てきています。

2019年11月23日 09:51

気軽に電子帳簿保存法スキャナ保存ができない要因

電子帳簿保存法の
(趣旨)
第一条 この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法(昭和四十年法律第三十三号)、法人税法(昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。

とあるにも関わらず、実質要件として、「負担」を新たに強いている点が多くあるから、気軽に「スキャナ保存」制度が
利用できません。

今後の要件緩和が必要な点について、下記をご覧ください。

・有料のタイムスタンプサービスの利用
・電子フォルダー保存ではだめで、訂正削除の履歴確認機能
・電子化ファイルの保存後、複数のキーワードでの検索が必要
・スキャンする単位は一取引毎に小分けして
・書類種類毎に検索できる必要があるのでプロジェクト単位ごとなどでまとめてスキャンが禁止
・取引年月日での検索は書類内の記載年月日が求められている

など 紙の証憑の保管では求められていないような特別な要件が「スキャナ保存」制度に求められています。

更に、スマホなどのカメラ機能で撮影も可能なのですが
・レシートなどへサイン(自署)が必要
・レシート一枚毎に検索が必要
・レシートを受領してからおおむね3営業日以内にタイムスタンプ付与が必要
など特別要件があります。

さらに共通要件として、電子化保存してタイムスタンプなど付与しても、領収書や請求書は直ぐに廃棄できない点が
負担になります。その理由は「定期検査」なるものが廃棄前に必要とされているからです。

下記が参考となる通達趣旨説明です。

 4-20 速やかに行うことの意義

4-21 業務の処理に係る通常の期間の意義

4-23 特に速やかに行うことの意義

4-28 日本産業規格A列4番以下の大きさの書類の解像度の意義

4-34 それぞれ別の者が行う体制の意義

4-38 4ポイントの文字が認識できることの意義

4-39 スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目

4-40 電磁的記録の作成及び保存に関する事務手続を明らかにした書類の取扱い

2019年11月23日 08:28

証憑ペーパーレス実現には電子帳簿保存法の要件対応が必須

電子帳簿保存法という法律があります。
1998年に法整備されていて、当時は帳簿の電子保存がメインでした。
それが2005年に取引関係書類である紙証憑のスキャナ保存制度が追加されました。
そこで現在の電子帳簿保存法の骨格が完成しました。
その後、電子帳簿保存法施行規則がH27年H28年R1年に改正されて今日に至っています。

○ 経済社会のICT化の進展を踏まえた電子帳簿等保存制度の見直し5
・電子帳簿等とスキャナ保存6
・国税関係帳簿書類の種類
・タイムスタンプの機能 8
・社外において領収書等を記録する場合のスキャナ保存の手続要件の見直し
・電子帳簿保存及びスキャナ保存制度の見直し(令和元年度(平成31年度)改正)10
・電子帳簿等保存制度の利用状況11
これらの詳細が下記URLより確認できます。

https://www.cao.go.jp/zei-cho/gijiroku/noukan/2019/1noukan4kai2.pdf

財務省が作成した公式資料なので 基本を押さえるには もってこいの資料です。

 
2019年11月23日 08:06

帳簿や書類の保存にかかる負担を軽減するスキャナ保存制度

スライド2
11月19日、国税庁ホームページの「WebTAXTV」に電帳法の動画が公開されました。
・動画は約10分ものです。
・国税庁が制作したものなので少し硬いですが、紙の請求書の保存で何が問題か
 電子化して「スキャナ保存制度」を利用するとどう変わるのかが把握しやすく
 なっています。


是非とも下記URLをご確認ください。

【バックオフィスの効率化】はじめませんか、電子帳簿保存・スキャナ保存
帳簿や書類の保存にかかる負担を軽減するための電子帳簿等保存・スキャナ保存制度
ついてご紹介しています。
http://www.nta.go.jp/publication/webtaxtv/index.html
 

電子帳簿保存法関係

  1. 制度創設等の背景
  2. 電子帳簿保存法の概要
  3. 関係法令集等
  4. 申請書等様式
  5. 電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
  6. 電子帳票システムを利用している場合の申請事例
  7. 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)
  8. 電子帳簿保存法関係パンフレット
  9. 令和元年度の税制改正による制度の見直しの概要
  10. 電子帳簿保存及びスキャナ保存制度における要件適合性に関する事前相談窓口のご案内


    追記
    ・上記 電帳法のメニューページを初めて見た時の、筆者の印象は
    ・「どこに何が書かれているのか よくわからない」が正直なところでした。
    ・それは何故か
     ・電子帳簿保存法は
       帳簿の電子保存が1998年に規定されたのが基本で
       スキャナ保存制度が2005年に付け足しされているから
       読み手がスキャナ保存にフォーカスすると、腑に落ちない点だらけになってしまうからです。
      専門家であるはずの税理士先生も熱心に勉強されている方が少ないので
      スキャナ保存を良く知り、実務経験を持つ専門家に是非聞いてください。

    筆者の経験では
    ・富士ゼロックス社のArcSuiteでのスキャナ保存コンサル
    ・楽楽精算でのスマホによる
    スキャナ保存コンサル
    ・リコーのRidocでのスキャナ保存コンサル
    ・ドクター経費精算でのスキャナ保存コンサル
    ・経費バンクでのスキャナ保存コンサル
    など多数ご相談をお受けしています。
2019年11月23日 07:04

法人としての はじめて 納税 

11月22日にメインバンクのMに株式会社e-SOLとしての、初納税に行ってきました。
納税種類は
・法人税
・地方法人税
・法人都民税
・法人事業税・地方法人特別税
と色々種類がありました。

たいした納税額ではないですが、すがすがしい気持ちになりました。
売上をあげて仕入れや経費を引いて、利益を出したものだからこそ
納税できる!という感じです。

青色申告法人としてのメリットは、やっと体感できましたし
会社を設立して、第2期を迎えて、得意先も拡大できそうな見通しが立ち
益々頑張っていきたいと考えています。

次の決算は9月末なので、そこで色々管理会計的な分析ができるのだろうと
漠然と考えていますが、早く基盤を拡大して、社会貢献できるように
励みたいと思います。
2019年11月23日 06:51

はじめての決算(第1期)を終えて

1月8日に株式会社を設立して お客様や 仕入れ先様の ご理解ご協力 ご支援のもと 無事 決算処理を終えることができました。

特に、ポイントとなったのは 池袋の田中税務会計事務所との出会いが大きかったです。
複数の税理士と面談しつつ、先に弥生会計を購入して、弥生の電話サポートを受けながら、仕訳帳などを付けましたが、フワフワしていて、自信が持てないまま2カ月程度経過しました。

最終的に 近場の会計事務所を2社比較した上で 契約させていただきましたが、田中先生は親切で、面倒見の良い方で助かりました。
私は 平成27年に簿記3級取っていたので、やればできると漠然と思っていましたが、実務経験がある無しで、大きな違いがあるのだなと、つくづく感じました。

いまは、積極的に毎月記帳ができて、関連証憑の保管も、体系づけて整理ができるようになりました。
これらの実務経験は、私の本業であるアンテナハウス株式会社の営業やコンサル活動の大きな「糧」「ノウハウ」「武器」「信用力」につながっているとしみじみ感じている今日この頃です。

具体的に決算を終えて、手元に
・「決算報告書」
  「貸借対照表」「損益計算書」「個別注記表」など
・「勘定科目内訳書」
・「法人税確定申告書」
・「適用額明細書」
・「法人事業概況説明書」
・「納付税一覧表」
・「都道府県民税・事業税・地方法人特別税の内訳明細書」
などがあり、その詳しい解説を顧問税理士から受けて、
一定の売上(成績)から経費を引いて利益を出して、その利益から納税することが実務体験でできたことは
この上もない貴重な経験でした。

既に10月1日から第2期がスタートしていて、お客様も増える兆しがあり
順調な滑り出しができています。

これからは、設立前の苦労や困難や不安など乗り越えてきたことと、周囲の思いやりのある皆様のアドバイスを忘れることなく
頑張っていく所存です。

本ブログを読まれた方で、起業のお考えがあり、不安を感じている方がいらっしゃれば、少なからずアドバイスできますので
何なりとお申し付けください。
 
2019年11月17日 08:08

「楽楽明細」をお客様にお薦めして " 特長 " が明らかになりました!

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「楽楽明細」をお客様にお薦めして特長が明らかになりました!

紙の請求書発行は印刷代!紙代!郵送費!人件費!と電子に比べて余分なコストが沢山発生します。
「楽楽明細」で業務効率向上と経費削減を実現しましょう!!

● 製品の前提
・クラウドサービス(オンプレはない)
・既存の業務(販売管理)システムで内部承認を取得済みの帳票(国税関係書類)を対象にしている。
・請求書だけでなく納品書や支払い明細や領収書なども対応可能
・300件/月以上のお客様が効果を実感できる費用感である

● 特長
1 登録ユーザー数は無制限。発行帳票件数に応じた従量課金
  ・初期費用\100,000
  ・月額費用\21,000(300件)~
2 自社のロゴを入れられる
3 独自ドメインの利用も可能
4 TOPページのカスタマイズも可能
5 取引先もMyページが持てる(顧客ページ、担当ページなど)
  ・配信中止処理機能付き
  ・相互に書いたコメントの履歴が残る
   →聞いた、聞いてないの問題を回避できる
  ・「承認」ボタン機能あり
  ・遡って確認できる
6 Myページを持たない、url+pwの運用も可能
  ・ただし、当月分しか確認できない
7 宛先まとめ機能がある
8 未ダウンロード顧客への督促メール機能

● 制限事項
・帳票毎に取り込むCSVファイルは分ける必要がある
・上記の続きで、予約発行機能で異なる帳票をまとめて発行することも可能
・取込むファイル名の中に顧客コードを入れるなどの作法がある
・上記が不可の場合は、電子ファイルの中身のテキスト情報を解析することも可能
・基本的に国内ユーザー向けが主体であるが、海外のお客様との運用も可能
 ・メールテンプレートは1つなので、日英併記が必要
 ・Myページは日本語のみ

● その他
・帳票フォームは、標準(\0~\150,000)とカスタマイズ(\350,000)の両方がある
・「電子帳簿保存法」対応も可能であるが、電子文書管理システムがあれば、そちらに一元管理させた方が
 効率的な場合がある
・「楽楽明細」の考え方としては、税務調査時に個別帳票の確認依頼を受けた際は、即時印刷できるから問題ないという考え方
 → 税務コンプライアンス的に、やや難がある考え方である
   → あるべき姿としては「電子帳簿保存法-10条電子取引」の電子保存要件を確保して、電子ファイルで
     税務調査対応を受けた方が、ベターである!

弊社の 楽楽精算のご紹介のページ
https://e-sol.tokyo/rakuraku.html
 
お問い合わせは無料です。
こちらまでお気軽に・・・
2019年08月15日 08:30

株式会社e-SOL

〒251-0038
神奈川県藤沢市
鵠沼松が岡3丁目
19番17-201号

電話番号
090-9995-2233

営業時間 8:00~20:00

定休日 土曜日
(年末年始、GW、お盆)

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